S'assurer que les projets soumis à l'approbation du ministre parrain ou, le cas échéant, du
Conseil du Trésor peuvent être pris en considération d'une manière éclairée et efficace.
La politique du gouvernement s'énonce comme suit :
- Il faut demander l'approbation des projets d'investissement, de location et de technologie de
l'information chaque fois :
- que le coût estimatif total du projet dépasse le niveau que peut approuver le ministre parrain;
- qu'au cours de la mise en oeuvre d'un projet, les coûts prévus pour mener à bien le projet dépassent le niveau que
peut approuver le ministre parrain ou les limites antérieurement approuvées par le Conseil du Trésor;
- qu'on apporte un changement important au modèle de base présenté aux fins d'approbation initiale du projet par le
Conseil du Trésor.
- Tous les projets dont on demande l'approbation doivent être étayés d'une documentation qui présente adéquatement
toute la portée du projet, y compris le cadre de gestion qui s'y rattache.
- Tous les projets dont on demande l'approbation doivent être examinés afin de déterminer s'ils représentent bien une
réponse efficace et efficiente aux besoins opérationnels tels qu'ils sont énoncés dans les priorités définies ou dans
le plan d'investissement à long terme (PILT) du gouvernement.
Cette politique s'applique aux ministères énumérés dans les annexes I et II de la Loi
sur la gestion des finances publiques.
La politique s'applique aux projets et aux projets d'investissement, de
location et de technologie de l'information définis dans le glossaire qui fait partie de ce volume. Elle
s'applique à tous les projets de ce genre qui sont financés en tout ou en partie par le gouvernement fédéral, quelle
que soit la méthode d'acquisition.
Aux fins de la présente politique, le Conseil du Trésor se réserve le droit de désigner
comme projet d'investissement tout regroupement d'activités qu'il juge devoir ainsi désigner.
Cette politique ne s'applique pas à certaines activités analogues à des projets financées
par le gouvernement au moyen de paiements de transfert (subventions ou contributions). Les politiques du Conseil du
Trésor concernant les aspects financement, gestion et approbation de ces activités sont présentées dans le volume
Gestion financière du Manuel du Conseil du Trésor.
1. Identification : Les ministères doivent identifier les regroupements
d'activités qui constituent des projets aux fins de cette politique et les gérer en conséquence.
2. Rentabilité : Toutes les propositions de projets doivent manifestement
représenter une façon rentable de répondre aux besoins opérationnels qui sont présentés dans le PILT ou tout autre
document pertinent du ministère.
3. Processus : Pour s'assurer que les projets sont planifiés et exécutés
efficacement, au moment opportun, les ministères doivent établir un processus d'approbation et d'examen efficient de
projets.
4. Autorité du pouvoir d'approbation : Au moment d'approuver le projet,
l'autorité détentrice du pouvoir d'approbation établira les éléments de base du le projet. Tout écart important par
rapport à ces éléments devront être approuvés par cette autorité.
5. Portée du projet : Toutes les propositions de projets doivent être
appuyées par des documents appropriés qui décrivent la portée du projet, soit les principaux produits à livrer, la mise
en oeuvre par étapes aux fins de la gestion des risques, le calendrier, la stratégie de négociation des marchés, les
exigences spéciales et la gestion du projet. Lorsque les ministères ont déjà rédigé des énoncés de projet, ces derniers
constituent des documents appropriés.
6. Phases de projets : Pour assurer une approbation et un contrôle
adéquats par le ministère, la mise en oeuvre du projet doit être répartie en étapes correspondant à des points de
décision naturels. Les chapitres 2-2 et 2-3 de ce volume renferment des instructions sur ce sujet et d'autres aspects
de la gestion de projet.
7. Approbation du Conseil du Trésor : Le ministère doit faire approuver un
projet d'investissement (y compris ceux de location et ceux de technologie de l'information) par le Conseil du Trésor
lorsque le coût estimatif total du projet dépasse le niveau que le ministre parrain peut approuver (voir l'appendice
E). Seules les phases particulières du projet qui ont été convenablement définies et dont le coût a été estimé peuvent
être approuvées.
8. Propositions : Trois types de propositions peuvent être soumises à
l'approbation du Conseil du Trésor.
8.1 Normalement, la première présentation d'un ministère vise à obtenir une approbation
préliminaire de projet (APP) et l'autorisation d'aller de l'avant avec la totalité ou une partie de la phase de
définition du projet. À l'appui d'une demande d'APP, les ministères doivent clairement démontrer qu'il existe un besoin
directement relié à la réalisation des objectifs et à l'exercice des responsabilités du programme et que la conception
et la mise en oeuvre du projet proposé sont la meilleure façon de répondre à ce besoin. Vous trouverez à l'appendice A
plus de détails sur les exigences relatives à l'APP.
8.2 Une fois le projet entièrement défini, le ministère présente la demande d'approbation
effective du projet (AEP) pour obtenir l'autorisation de mettre le projet en oeuvre. L'AEP établit en outre le coût et
autres objectifs essentiels qui deviendront les éléments de base du projet. L'appendice B renferme des détails sur les
exigences relatives à une demande d'AEP.
8.3 Les projets qui comportent principalement une location doivent faire l'objet d'une
approbation de projet de location (APL), avant de passer aux appels d'offres. L'APL est un moyen efficace de regrouper
les données de l'APP et de l'AEP en un même processus d'approbation. L'appendice C renferme des détails sur les
exigences d'une APL.
9. Présentation unique : Certains projets n'ont pas besoin de phase
détaillée de définition de projet. En pareils cas, les ministères peuvent demander uniquement une AEP. Cette
présentation unique doit réunir tous les renseignements nécessaires à une APP et à une AEP.
10. Présentation d'ensemble : Les ministères peuvent regrouper plusieurs
projets semblables en une présentation d'ensemble. Ils peuvent également, le cas échéant, demander une APP, une AEP, ou
une APL par l'intermédiaire du PILT ou du plan opérationnel pluriannuel.
11. Les projets de technologie de l'information : Les projets de
technologie de l'information doivent être élaborés et mis en oeuvre conformément à la politique sur la gestion de la
technologie de l'information et aux orientations stratégiques établies par le gouvernement. Vous trouverez à
l'appendice D des détails sur les exigences particulières des présentations relatives à des projets de technologie de
l'information. On peut en savoir davantage en consultant le volume du Manuel du Conseil du Trésor qui traite
de la gestion de la technologie de l'information ou en communiquant avec le Bureau de la gestion, des systèmes et des
technologies de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor.
12. Énoncé de projet : L'énoncé de projet est une description détaillée du
projet, notamment de sa portée. Il montre la relation entre le projet, les priorités du ministère et le PILT. De plus,
l'énoncé de projet résume l'analyse des options qui ont été examinées et des raisons pour lesquelles le projet proposé
est la solution privilégiée. Il donne également un aperçu du cadre de gestion du projet. Un énoncé de projet doit
accompagner toutes les présentations relatives aux grands projets de l'État; tous les autres projets doivent être
appuyés par un énoncé de projet ou d'autres documents appropriés qui rencontre les exigences des appendices A à D. Le
détail des exigences relatives à l'énoncé de projet est donné à l'appendice F.
13. Dépassement de coût : Il y a dépassement de coût quand l'«estimation à
l'achèvement» courante dépasse l'objectif de coût actuellement approuvé, sans changement correspondant dans la portée
du projet. Si le coût estimatif total du projet dépasse dorénavant le niveau que le ministre parrain peut approuver, le
ministère doit soumettre le projet à l'approbation du Conseil du Trésor. Si une demande d'AEP a déjà été présentée au
Conseil du Trésor, celui-ci exigera une AEP révisée.
14. Les Rapports ministériels sur le rendement doivent contenir les renseignements relatifs
aux projets selon les critères du Guide pour la préparation des rapports ministériels sur le rendement et du Guide pour
la préparation des rapports sur les plans et priorités.
En ce qui concerne la réalisation des objectifs de la présente politique, la performance du
ministère sera évaluée en fonction des critères suivants :
- compatibilité entre les projets soumis à l'approbation et les stratégies que renferme un PILT examiné par le
Conseil du Trésor, de même qu'avec tous les autres objectifs du gouvernement;
- respect des délais fixés pour les présentations au Conseil du Trésor aux fins d'approbation d'un projet;
- respect des besoins en information énoncés dans la présente politique, notamment la qualité de l'information que
renferme la présentation au Conseil du Trésor. L'intégralité, l'exactitude et la facilité de compréhension des
renseignements déterminent la qualité de l'information. Une attention particulière sera accordée à l'analyse des
options, à la description de la portée du projet et aux estimations de coûts.
Cette politique est publiée en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des
finances publiques. Cette politique remplace les parties consacrées à l'approbation des projets du chapitre 540 du
Manuel de la politique administrative, et la circulaire 1983-25 du CT datée du 1er mai 1983
intitulée Approbation des projets d'investissement et des plans d'investissement à long terme.
Cette politique doit être lue de concert avec les autres chapitres de ce volume et les
autres politiques, en particulier celles qui concernent la gestion des risques, la gestion du matériel, l'immobilier,
la gestion de la technologie de l'information, les marchés et les organismes de services communs.
Exigences de la politique
Pour tout renseignement concernant les interprétations de la politique, communiquer avec la
directrice exécutive, Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, Direction générale de
la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor.
Présentations au Conseil du Trésor
Pour toute question concernant les présentations au Conseil du Trésor et les programmes ministériels, les ministères
sont priés de s'adresser à leur analyste de programme aux Secteurs des programmes du SCT et, s'il y a lieu, à leur
analyste spécialiste de la Direction de la politique des biens immobiliers et du matériel ou de la Direction du
dirigeant principal de l'information.
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