Il existe différents moyens de produire un texte dans les deux langues officielles. Les institutions fédérales devraient alors choisir le moyen le plus efficace et s’assurer que les textes français et anglais sont de qualité égale. Elles sont responsables de la qualité linguistique de tous leurs textes.
Les institutions fédérales devraient recourir à un mécanisme de contrôle de la qualité de sorte que les textes, tels que ceux destinés au public, font l'objet d'un examen attentif. Les institutions qui disposent déjà de services de révision peuvent y faire appel afin d’assurer que les versions française et anglaise sont de qualité égale.
Les différents moyens de produire un texte dans les deux langues officielles
La traduction
C'est souvent le moyen le plus efficace de produire un document dans les deux langues officielles, notamment quand il s'agit d'un document long ou spécialisé.
Il est important de bien gérer les demandes de traduction afin :
- d'éviter les traductions inutiles telles que : traductions multiples d’un même texte (p. ex. un texte qui a déjà été envoyé par d’autres pour traduction), traductions existantes (p. ex. un texte provenant d’une agence centrale, les catalogues d'équipement commercial), traductions prématurées ou mal planifiées (p. ex. un texte traduit qui est changé de façon substantielle ou que l'on n'utilisera finalement pas dans les deux versions);
- d'établir des priorités de traduction et des niveaux d'autorisation appropriés afin de contrôler les dépenses;
- de prévoir dans le calendrier de travail le temps nécessaire pour la traduction.
Si un logiciel de traduction automatique est utilisé, le texte devrait être revu par un professionnel de la traduction afin d’assurer un contrôle rigoureux de la
qualité. En fin de compte, l'institution est responsable de ses textes finaux.
La rédaction parallèle
La rédaction du texte est confiée à deux rédacteurs, l’un écrivant en français et l’autre en anglais. Chacun est responsable de son texte et doit vérifier le texte dans l’autre langue afin de s'assurer que le message est le même dans les deux langues. Cette comparaison d'une langue à l'autre ajoute en général une valeur qualitative. La rédaction parallèle convient bien aux textes qui exigent une grande précision dans chaque langue, par exemple
les documents légaux, les exposés de politique et les documents d'information à l'intention du public.
La rédaction de textes courts au sein de l'unité de travail
La rédaction de textes dans les deux langues officielles est confiée à une personne qui travaille dans les deux langues et qui détient les compétences langagières nécessaires et démontrées, quitte à ce qu'un collègue ou le service de révision de l'institution révise le texte. Cette méthode est efficace et convient bien aux textes administratifs courants et relativement courts, ainsi que dans les cas où il est important d'utiliser le style ou la terminologie propres à un domaine. Il est possible que cette méthode ne soit pas l’option à envisager dans les régions unilingues.
L’acquisition de produits de communication
Les manuels d’utilisation qui accompagnent le matériel ou l'équipement acheté : il peut être avantageux d'acheter ces documents dans les deux langues lorsque des questions de droits d'auteur, ou encore de garanties et de responsabilité peuvent être liées à l'exploitation du matériel puisque le fabricant certifie alors les deux versions en même temps. Autre avantage, ce genre de documents comporte souvent des mises à jour, parfois fréquentes et volumineuses. On s'assure ainsi que les deux versions sont toujours parfaitement à jour. Ce moyen permet parfois de négocier et d’obtenir les meilleures modalités contractuelles, y compris le meilleur coût, pour l’acquisition de manuels bilingues et de matériel ou d’équipement.
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