1.
Date d'entrée en vigueur
Ce document contient le texte complet de la politique qui a
été révisée le 15 juillet 1996. Cette politique remplace la
Circulaire 1996-1.
Garantir que tous les paiements et toutes les autres
imputations au Trésor soient effectués à temps, soient légaux et
dûment autorisés.
Le gouvernement a pour politique de payer à la date
d'échéance, conformément au contrat ou à la loi, les montants qui
représentent une obligation légitime, y compris les intérêts sur
les paiements en retard et qui sont conformes à l'article 33 de
la LGFP.
La présente politique s'applique à tous les organismes
considérés comme un ministère selon l'article 2 de la Loi sur
la gestion des finances publiques (LGFP), ainsi qu'aux
sociétés d'État qui doivent utiliser le Trésor.
a) Toutes les demandes de paiement ou de règlement doivent
être certifiées, par écrit ou par voie électronique, par un agent
autorisé par le ministre responsable, en vertu de l'article 33(1)
de la LGFP.
b) Le pouvoir de payer doit être exercé seulement lorsque la
demande a été certifiée, par écrit ou par voie électronique,
conformément à l'article 34 de la LGFP, par une personne dûment
autorisée à le faire. L'agent payeur doit être suffisamment
assuré que la certification prévue par l'article 34 a été
fournie.
c) Le pouvoir de payer et de dépenser relativement à une
transaction ne doit être exercé que par une personne qui ne peut
en bénéficier personnellement.
d) Personne ne devra exercer le pouvoir de signature aux
termes des deux articles 33 et 34 de la LGFP pour un paiement en
particulier.
e) Les fournisseurs de biens et de services doivent être payés
à la date d'échéance comme le prévoient, dans le contrat, les
modalités de paiements normalisés, soit 30 jours à compter de la
date de réception d'une facture ou d'acceptation des marchandises
ou des services, la dernière de ces éventualités étant
retenue.
f) La politique du paiement normalisé aux fournisseurs dans
les 30 jours ne s'applique pas :
- lorsque, avec l'approbation du Conseil du Trésor, les
modalités de paiement stipulées dans le contrat sont différentes
de la norme de 30 jours, comme c'est le cas de certains marchés
de construction, qui par exemple, prévoient actuellement une
période de paiement de 45 jours, et du marché avec le Corps
canadien des commissionnaires, qui prévoit un paiement
immédiat;
- lorsque des organismes de réglementation approuvent les
tarifs et les modalités de paiement, par exemple les comptes des
services publics qui doivent être payés à une certaine date
chaque mois;
- aux comptes interministériels;
- aux paiements aux employés, tels que les remboursements de
frais de déplacement, qui doivent être effectués le plus tôt
possible;
- aux loyers pour les biens immobiliers, qui doivent être
versés selon les conditions du bail ou de l'entente de location,
mais non avant; et
- lorsqu'il est plus rentable de faire un seul paiement pour
plusieurs factures de fournisseurs d'un montant inférieur à 2 500
$ qui sont exigibles la même semaine. Ces factures peuvent être
payées en un seul versement à la date de facturation la plus
rapprochée.
g) Les intérêts doivent être payés sur les paiements en retard
selon une disposition à cet effet dans le contrat, dans une loi
ou lorsqu'ils ont été octroyés à la suite de poursuites légales
contre la Couronne. En ce qui a trait aux services publics
réglementés, si le marché n'exclut pas spécifiquement le paiement
d'intérêts, les ministères doivent payer de l'intérêt ou une
pénalité en cas de paiement en retard si c'est ce que le
régulateur de taux a approuvé.
h) Un paiement peut être fait avant la date d'échéance
uniquement lorsque des remises sont offertes et qu'il est
avantageux pour le gouvernement, après avoir pris en
considération le coût d'emprunt pour un paiement anticipé et tous
les frais supplémentaires engagés pour faire le paiement plus
tôt, de faire le paiement avant la date d'échéance.
i) Les comptes interministériels doivent être réglés
immédiatement à l'aide du Système des règlements
interministériels après confirmation que les marchandises ou les
services ont déjà été reçus, ou les autres obligations ont été
remplies (par ex. le remboursement des salaires).
j) Les ministères doivent fournir au receveur général les
moyens d'authentifier les transactions devant faire l'objet d'une
autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP et les données
requises pour faire le paiement à la date d'échéance.
k) Le receveur général doit reconnaître une cession de dette
de l'État ou une procuration avant qu'une somme ne soit versée au
cessionnaire.
l) Lorsque le receveur général a reconnu la cession d'une
dette de l'État, tous les paiements futurs à valoir sur la dette
doivent être adressés au cessionnaire.
a) Le libellé de la certification aux termes de l'article 33
de la LGFP est prescrit par le Conseil du Trésor dans le
paragraphe 7(1) du Règlement sur les demandes de paiement.
Il varie selon qu'il s'agit d'un paiement ou règlement unique, ou
d'un paiement ou règlement périodique, et doit être respecté
:
- pour un paiement ou règlement unique :
«Demandé pour paiement ou règlement unique conformément à
l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances
publiques, et certifié aux termes de l'article 7 du
Règlement sur les demandes de paiement»;
- pour un paiement ou règlement périodique :
«Demandé conformément à l'article 33 de la Loi sur la
gestion des finances publiques, pour paiement ou règlement
périodique sauf avis contraire ou jusqu'à ce que la demande soit
périmée, et certifié aux termes de l'article 7 du Règlement
sur les demandes de paiement».
b) Si un ministère détermine qu'un problème se pose en ce qui
a trait aux marchandises, aux services ou à la facture, il doit
en informer le fournisseur dans un délai de 15 jours après la
réception. L'échéance de 30 jours commence à partir de la date où
le ministère a reçu des biens, des services de remplacement, une
facture révisée ou des renseignements supplémentaires. En cas de
poursuite, l'évidence que le fournisseur a été informé doit être
disponible.
c) Si seulement certains articles d'une facture combinée sont
en cause, les ministères doivent payer dans le délai initial de
30 jours la partie de la facture qui n'est pas contestée.
d) Les frais d'intérêt et les pénalités pour paiement en
retard doivent être payés à même le budget de fonctionnement du
programme visé.
a) Les ministères feront évaluer la façon dont ils observent
et appliquent cette politique par leur service de vérification
interne.
b) Le Secrétariat du Conseil du Trésor se servira des rapports
ministériels de vérification interne pour déterminer l'efficacité
de la politique.
c) Le Secrétariat du Conseil du Trésor élaborera une base
centrale de données sur les paiements fondée à partir des
rapports périodiques soumis par les ministères.
8.1 Lois
Loi sur la gestion des finances publiques, article 33
et articles 66 à 71;
Règlement sur les demandes de paiement conformément aux
articles 10 et 33 de la Loi sur la gestion des finances
publiques (DORS/85-999, tel que modifié par DORS/86-68 et
93-258);
Règlement sur la cession des dettes de la Couronne
conformément à l'article 71 de la Loi sur la gestion des
finances publiques (C.R.C. c.675, tel que modifié par
DORS/81-339, 82-726 et 91-35).
Autorisation et authentification électroniques, Chapitre 2-2,
volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du
Trésor;
Vérification des comptes, Chapitre 2-5, volume «Fonction de
contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.
Directive du receveur général 1986-7, Paiement à la date
d'échéance, versement automatique de l'intérêt sur les comptes
fournisseurs en souffrance, 1986-7R1, révision no 1, du 15
septembre 1989;
Directive du receveur général 1986-12, Conception des formules
d'entrée pour le système central de comptabilité;
Directive du receveur général 1989-5, Pièces de journal du
système central de comptabilité;
Directive du receveur général 1990-3, Procédures de règlement
interministériel;
Directive du receveur général 1994-6, Procédures concernant la
cession des dettes de la Couronne ainsi que leur paiement
ultérieur.
Les demandes de renseignements relatives à cette politique
doivent être adressées à l'administration de votre ministère.
L'administration centrale des ministères doivent communiquer avec
:
Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction de la gestion des finances et de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A OR5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
a) Les ministères sont invités à établir des normes précisant
le délai fixé pour chaque étape du traitement d'une facture et,
lorsque cela est rentable, à considérer la répartition du montant
des intérêts à payer entre les divers organismes concernés, dans
la mesure où ils sont responsables des retards qui ont entraîné
des frais d'intérêt. D'habitude, des intérêts sont payés
seulement si le gouvernement est responsable du retard et que le
contrat inclut une disposition prévoyant le paiement
d'intérêts.
b) Les ministères sont invités à s'entendre avec le ministère
des Travaux publics et des Services gouvernementaux en vue de
soumettre leurs demandes de paiement sur support électronique et
d'incorporer dans leurs systèmes des caractéristiques d'intégrité
des données automatisées, comme une signature numérique.
c) Le Règlement sur la cession des dettes de la
Couronne reconnaît le receveur général comme la seule
personne habilitée à déterminer si une cession ou une procuration
particulière sera reconnue par l'État. Si un paiement est fait à
une autre personne que le cessionnaire reconnu, l'État peut,
d'après la loi, rester obligé envers le cessionnaire en ce qui
concerne le paiement, et le recouvrement du paiement non autorisé
peut lui incomber.
d) Une signature originale est requise dans les cas de
certification ou d'attestation officielle tel les réclamations de
voyage ou les documents de délégation du pouvoir décisionnel. À
moins qu'un règlement ou une loi spécifique le permette, (par ex.
les chèques du receveur général, les garanties du gouvernement du
Canada), l'utilisation d'un fac-similé produit par une machine à
signer doit être réservée à la correspondance de routine et à
d'autres documents qui ne requièrent pas l'exercice de la
discrétion et du pouvoir ministériel et qui ne requièrent pas une
certification ou une attestation.
e) Lorsqu'un lot, imprimé à l'aide d'une imprimante par points
ou d'une imprimante laser à feuilles simples, est produit pour
étayer une demande sur support électronique, comme une bande
magnétique, la personne chargée de l'attestation doit s'assurer
qu'il existe un lien direct entre le support électronique et le
lot. À cette fin, toutes les pages du lot devraient être
attachées et chaque page devrait renfermer les renseignements
suivants : le numéro de lot, le numéro de la demande, la date, la
«page X de Y» et un numéro de renvoi pour faciliter le repérage
de la bande magnétique ou de la disquette qui renferme la
demande. La personne chargée de l'attestation devrait signer les
première et dernière pages du lot.
f) Lorsqu'un paiement est en retard et qu'un intérêt doit être
payé, c.àd. lorsque le contrat prévoit le paiement d'intérêt, le
taux à payer sera le taux d'escompte quotidien moyen de la Banque
du Canada du mois précédent, majoré de 3 p. 100. Le taux
d'intérêt sera affiché sur la page d'accueil de TPSGC sur
Internet. L'adresse de TPSGC sur Internet est
http://www.pwgsc.gc.ca/text/poddf.html pour la version française
et http://www.pwgsc.gc.ca/text/podde.html pour la version
anglaise. TPSGC a aussi mis à votre disposition un numéro de
téléphone pour connaître le taux d'intérêt du PADE. Celuici est
le (613) 9533830. Le taux d'intérêt imputé pour les paiements en
souffrance est le taux d'intérêt en vigueur à la date de paiement
de la créance en question.
g) Un paiement est considéré en retard ou en souffrance au 31e
jour suivant la date de réception des biens ou des services, ou
la date de réception d'une facture en règle si celleci est
présentée plus tard.
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