Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Fichiers de renseignements personnels particuliers

Courrier Internet
Description : Ce fichier contient les noms et/ou adresses de courrier électronique d'individus qui ont envoyé des commentaires ou des questions par l'intermédiaire d'un formulaire situé sur le site Internet ou intranet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Seule l'information contenue dans le message initial sera conservée dans ce fichier. Toute la correspondance reliée au processus interne du traitement des demandes sera conservée dans la base de donnée appropriée.
Catégorie de personnes : Le public et les employés fédéraux.
But : La compilation de cette information servira à assurer un suivi aux commentaires/questions. Le tout sera ainsi, si demandé, partagé avec le personnel du SCT, les autres ministères et agences de la couronne afin d'y répondre adéquatement et d'améliorer notre service à la clientèle sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Usages compatibles : L'information sera utilisée par divers membres du Secrétariat qui sont responsables de la mise à jour des pages sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Normes de conservation et de destruction : Destruction après 2 ans.
No. ADD : à déterminer
Renvoi au dossier # : SCT CSE 006
Enregistrement (SCT) : 005073
Numéro de fichier : SCT PPU 050

Demandes d'emploi
Description : Ce fichier contient des demandes d'emploi reçues au Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces demandes sont habituellement des lettres contenant des renseignements tels que le nom, l'adresse, les études et l'expérience. Elles sont triées lorsque les postes se libèrent.
Catégorie de personnes : Individus faisant une demande d'emploi au Secrétariat du Conseil du Trésor.
But : Il sert à réviser les applications des personnes demandant un emploi au Secrétariat du Conseil du Trésor, lorsqu'un poste est disponible.
Usages compatibles : Ce fichier est utilisé à des fins d'examen des demandes présentées par les personnes qui cherchent de l'emploi auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor selon la disponibilité des postes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux ans, puis détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : SCT DDA 920
Enregistrement (SCT) : 001956
Numéro de fichier : SCT PPU 020

Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Description : Ce fichier contient des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, par des particuliers désireux d'avoir accès à des dossiers contrôlés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada; les réponses à ces demandes, ainsi que tous les autres renseignements relatifs au traitement des demandes.
Catégorie de personnes : Particuliers désireux d'avoir accès à certains documents ou dossiers du Secrétariat du Conseil du Trésor.
But : Le fichier a été constitué afin de tenir le registre des demandes d'accès à l'information et de faciliter le traitement de ces demandes.
Usages compatibles : Les renseignements qui y sont contenus servent au traitement des demandes et à des fins de recherche et de statistique.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés deux ans après leur dernière utilisation administrative, après quoi, ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : SCT CSAM 005
Enregistrement (SCT) : 001953
Numéro de fichier : SCT PPU 005

Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Description : Cette banque de données contient les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par des particuliers désireux d'avoir accès à des dossiers contrôlés par le Secrétariat du Conseil du Trésor, les réponses aux demandes visées et tous les autres renseignements ayant trait au traitement de ces demandes.
Catégorie de personnes : Particuliers désireux d'avoir accès à certains documents ou dossiers du Secrétariat du Conseil du Trésor.
But : Cette banque de données a été constituée afin de tenir des registres des demandes d'accès aux renseignements personnels et de faciliter le traitement des demandes en question.
Usages compatibles : Les renseignements qui y sont contenus servent à traiter les demandes et à des fins de recherches et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés deux ans après leur dernière utilisation administrative, après quoi ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : SCT CSAM 005
Enregistrement (SCT) : 001954
Numéro de fichier : SCT PPU 010

Marchés de services avec les particuliers
Description : Cette banque de données contient des renseignements sur les contrats négociés, les catégories de services rendus, la durée des marchés et les dépenses engagées. La banque de données contient les contrats et les documents à l'appui.
Catégorie de personnes : Particuliers embauchés en vertu de marchés de services avec des particuliers par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
But : Cette banque de données vise à fournir des données sur le nombre de marchés négociés et sur les dépenses engagées à ce titre.
Usages compatibles : Cette banque de données sert à des fins de consultation interne. On peut également l'utiliser à des fins de recherches statistiques et à des fins de planification, de mise en oeuvre et d'évaluation des politiques gouvernementales.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers administratifs sont généralement conservés pendant six exercices, après l'achèvement et le non-renouvellement, ils sont détruits. Les dossiers concernant la politique d'adjudication de marchés de services avec des particuliers sont conservés pendant une période de 10 ans, après quoi ils sont transférés aux Archives nationales du Canada, à l'exclusion des dossiers portant sur les ministères et organismes, qui sont conservés pendant 10 ans puis détruits.
No. ADD : 91/009
Renvoi au dossier # : SCT RTOR 390
Enregistrement (SCT) : 001955
Numéro de fichier : SCT PPU 015

Programme de congé d'études et de remplacement coop (ETCO)
Description : Cette banque de données contient des renseignements personnels, notamment le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro d'assurance sociale, la classification, le ministère, les antécédents en matière d'emploi et d'études, le curriculum vitae, les relevés de notes, les lettres d'offre et le salaire.
Catégorie de personnes : Un premier groupe est composé d'employés de l'administration fédérale dans les domaines des finances, de la vérification interne, des ressources humaines et de la technologie de l'information et qui ont obtenu de leur ministère un congé d'études à temps plein. Un deuxième groupe est composé d'étudiants participant au programme d'études coopératif provenant d'universités canadiennes, qui sont assignés aux ministères participants.
But : La banque de données tient un répertoire des participants et des étudiants participant au programme d'enseignement coopératif aux fins de l'administration générale du programme.
Usages compatibles : La banque de données est utilisée à des fins statistiques et aux fins de la planification des ressources humaines.
Normes de conservation et de destruction : La destruction des dossiers sera établie par l'autorité supérieure directe des Archives nationales du Canada.
No. ADD : À déterminer
Renvoi au dossier # : SCT HRM0 380
Enregistrement (SCT) : 005047
Numéro de fichier : SCT PPU 035

Recrutement et perfectionnement des agents financiers et des vérificateurs internes (RPAF/RPVI)
Description : Cette banque de données contient des renseignements personnels, notamment, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro d'assurance sociale, la langue, l'appartenance à un groupe désigné, les antécédents professionnels, la classification, les études, le curriculum vitae et l'évaluation de l'entrevue.
Catégorie de personnes : Récents diplômés d'université ayant présenté une demande d'admission au programme RPAF/RPVI, dans le cadre de la campagne de recrutement post-secondaire de la Commission de la fonction publique.
But : La banque de données sert à tenir un répertoire des diplômés d'universités qualifiés afin de combler des postes d'agents financiers et de vérificateurs internes du niveau d'entrée au sein des ministères et organismes de l'administration fédérale.
Usages compatibles : Cette banque de données est utilisée à des fins de recrutement, de nomination, de formation et d'administration générale du programme RPAF/RPVI. Elle est également utilisée à des fins historiques et statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des participants sont conservés trois ans, après quoi ils sont détruits. La destruction des dossiers sur le recrutement, la sélection préliminaire et les demandes rejetées seront établies par l'autorité supérieure directe des Archives nationales du Canada.
No. ADD : À déterminer
Renvoi au dossier # : SCT HRMO 380
Enregistrement (SCT) : 005048
Numéro de fichier : SCT PPU 030

Régimes de pensions spéciaux
Description : Cette banque de données contient des renseignements minimaux sur la nomination à un poste, le traitement, la durée de service prévue par le régime, ainsi que des statistiques indispensables sur les cotisants aux régimes et leurs survivants.
Catégorie de personnes : Personnes assujetties à la Loi sur le Gouverneur général, à la Loi sur la pension de retraite des lieutenants-gouverneurs, aux régimes de pensions établis par la Société de caisse de retraite de la Commission internationale des pêcheurs, des employés engagés par le gouvernement hors du Canada, certains hauts fonctionnaires et certains députés et sénateurs.
But : Cette banque de données sert à calculer les prestations de retraite à verser aux cotisants aux régimes et à leurs survivants et à en autoriser le versement. Les renseignements sont recueillis conformément à l'obligation qui incombe au Conseil du Trésor d'administrer les lois sur la pension dont il est questions à la partie 4.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans la banque de données peuvent être utilisés par la Division des pensions pour établir des rapports statistiques et des feuillets d'information sur les systèmes connexes, et pour élaborer et évaluer les politiques du gouvernement sur les pensions. Cette banque de données peut servir de source d'information ou d'instrument de liaison avec les systèmes suivants : le Système d'information des titulaires, la Banque de données du système informatisé statistique (CFP/P-CE-761) de la Commission de la fonction publique, la Base de données du système des pensionnés aux termes de la Loi de la pension de la fonction publique (ASC/P-CE-701), et les chemises cartonnées sur les pensions de retraite (ACS/P-CE-702) tenues par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le Dossier des pensions (MDN/P-PE-859) de la Défense nationale, et les dossiers de service des membres de la GRC (GRC/P-PE-802) tenus par la Gendarmerie royale du Canada. Tous les liens établis en vue de perfectionner, d'administrer les plans de ressources humaines et les régimes de pensions sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers non historiques sont conservés 75 ans, après quoi ils sont détruits. Les dossiers jugés historiques sont transmis aux Archives nationales du Canada après 25 ans.
No. ADD : 93/031
Renvoi au dossier # : SCT DRH 380
Enregistrement (SCT) : 002572
Numéro de fichier : SCT PPU 025