Les ministres qui projettent un voyage au Canada, à l'extérieur de la
région de la capitale nationale, doivent informer le bureau du premier ministre
de leur destination et du type d'événement auquel ils assisteront.
Les ministres ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive sur
les voyages du Conseil du Trésor à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv_f.asp,
comme le prévoient les Autorisations spéciales de voyager qui se
trouvent à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/TBM_113/STA_f.asp.
Ils doivent recourir plutôt aux services du Bureau de la modernisation des
services de voyage du gouvernement / de l'Initiative des services de voyage
partagés (BMSVG/ISVP) (anciennement le Service des voyages du gouvernement
[SVCO]) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada quand ils font des
réservations en vue d'un voyage concernant les affaires du ministère qui est
imputable au budget de fonctionnement du ministère ou lorsqu'ils ont besoin de
billets prépayés (pour pouvoir profiter des billets d'avion et assurances de
voyage à tarifs réduits négociés par le gouvernement).
Les ministres qui voyagent pour leur circonscription doivent recourir au
service des voyages de la Chambre des communes. Ou encore, les ministres peuvent
faire leurs réservations directement auprès d'un transporteur ou d'une agence
de voyage et présenter une demande de remboursement après chaque voyage,
pourvu que le fournisseur ne facture pas directement le ministère.
Les ministres peuvent utiliser leur carte de voyage désignée (CVD) ou leur
carte de crédit personnelle et se faire rembourser les dépenses effectivement
engagées, ou demander une avance à leur ministère pour les frais de voyage.
Les dépenses dont ils demandent le remboursement doivent toutefois avoir été
engagées selon les principes de la probité et de la prudence dans la conduite
des affaires du ministère ou de l'organisme.
Pour de plus amples renseignements sur les avances, les CVD et d'autres
questions financières, prière de s'adresser au dirigeant principal des
finances du ministère. Les CVD doivent être réservées aux fonctions
officielles seulement.
Même si les ministres ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive
sur les voyages du Conseil du Trésor, on leur recommande de se reporter à
ce document, car il renferme de bons exemples de dépenses jugées pertinentes
dans le cas des voyages liés à un programme.
Les ministres sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère toutes
les dépenses de voyage engagées pendant qu'ils sont en service commandé dans
le cadre d'un programme. Tous les frais de voyages seront affichés à chaque
trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre et
doivent inclure les renseignements suivants :
- la période visée par le voyage et les lieux visités;
- les frais de transport;
- les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).
Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel
exonéré d'un ministre sont également tenus d'afficher tous les frais de
voyage sur le site Web du ministère (voir la section 6.1.3).
Les dépenses de voyage que peuvent engager les ministres pendant qu'ils sont
en service commandé dans le cadre d'un programme comprennent les frais
suivants, imputés au budget de fonctionnement du ministre :
Frais de transport
- Coûts du service du BMSVG / de l'ISVP (par ex.,
billets d'avion);
- frais payés aux transporteurs commerciaux;
- frais d'utilisation de véhicules de l'État, ou de véhicules loués ou
particuliers;
- frais de location de train, d'avion ou de bateau;
- autres dépenses liées aux services.
Autres frais engagés pour
- l'hébergement;
- les repas et les faux frais;
- l'assurance sur les bagages lorsque celle-ci n'est pas fournie par le
transporteur;
- les passeports, les visas et les photos requises;
- les appels téléphoniques, les télécopies, les connexions Internet et
les services de messagerie;
- les services administratifs;
- les autres dépenses connexes.
Les procédures de remboursement des frais de voyage des ministres en service
commandé pour le ministère sont régies par une lettre du ministre des
Finances datant du 5 décembre 1963 qui renvoie à une directive du Cabinet
(jointe à l'annexe D). Conformément à ce document, les ministres sont priés
de présenter leur demande de remboursement de frais de voyage en produisant un
état des dépenses signé qui comporte les renseignements suivants :
- la période visée par le voyage et les lieux visités;
- les frais de voyage;
- les autres dépenses (notamment les frais d'hébergement et de repas).
Cet état des dépenses peut être présenté mensuellement (plutôt que pour
chaque voyage) et il doit comprendre la déclaration suivante, conformément à
l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques :
« J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour assumer
des fonctions gouvernementales officielles au cours de [mois][année]. »
[Signature du ministre]
Les ministres doivent soumettre avec leur lettre d'attestation signée les
reçus originaux et les documents à l'appui pour les demandes de remboursement
des frais d'accueil et de voyage aux représentants désignés des ministères.
Les reçus qui relèvent des institutions fédérales sont assujettis à la
législation sur l'accès à l'information (AI) et ils peuvent donc être
obtenus par suite d'une demande d'accès à l'information.
La lettre de 1963 susmentionnée précise également que si une avance est
supérieure aux dépenses effectivement engagées, le solde doit être remis au
ministère au comptant ou par chèque personnel libellé au nom du Receveur
général du Canada.
Lorsqu'un ministre envoie un secrétaire parlementaire, un membre de son
personnel ou de son personnel exonéré en service commandé pour le ministère,
les réservations devraient être faites par l'entremise du BMSVG/ISVP
et les dépenses doivent être conformes aux dispositions des Autorisations
spéciales de voyager du Conseil du Trésor et aux taux et indemnités
indiqués dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Les
frais de voyage sont imputables au budget de fonctionnement du ministre et
doivent être autorisés par le ministre ou le chef de cabinet (sauf dans le cas
des déplacements de ces personnes) et passés en revue par un dirigeant
principal des finances.
Les secrétaires parlementaires et tous les employés du ministère et les
membres du personnel exonéré qui sont tenus de voyager pendant qu'ils sont en
service commandé pour le ministère doivent afficher sur le site Web du
ministère toutes les dépenses de voyage engagées. Tous les frais de voyages
doivent être affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant
le dernier jour du trimestre et doivent inclure les renseignements suivants :
- la période visée par le voyage et les lieux visités;
- les frais de transport;
- les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).
Lorsqu'un membre du personnel exonéré accompagne le ministre, la signature
appropriée est nécessaire pour autoriser le surclassement en classe affaire si
le ministre n'a pas signé personnellement l'autorisation de voyager.
Les dépenses engagées par le chef de cabinet doivent être autorisées par
le ministre ou son délégué principal aux affaires financières. En matière
de voyages, les secrétaires parlementaires, les chefs de cabinet et les
conseillers principaux en politiques du ministre, les directeurs des
communications et les directeurs des affaires parlementaires ont les mêmes
droits que les membres du groupe de la direction, à partir du niveau EX-2 (voir
les Autorisations spéciales de voyager), sauf lorsqu'ils accompagnent
le ministre, auquel cas ils peuvent avoir droit à un surclassement si le
ministre en décide ainsi.
Des demandes distinctes doivent être présentées lorsqu'un membre du
cabinet du ministre demande le remboursement des frais de voyage qu'il a
engagés au nom du ministre et en son propre nom. Les dépenses engagées au nom
du ministre doivent être comptabilisées séparément et incluses dans les
rapports sur les dépenses de voyage du ministre.
À moins d'ordre contraire du ministre lui-même, le ministère fournit à
celui-ci un véhicule automobile pour les fonctions de service commandé liées
à son portefeuille, aux affaires de l'État, à ses attributions de ministre ou
à son usage personnel.
L'utilisation en service commandé s'applique à l'exercice efficace des
fonctions officielles, y compris les fonctions exercées dans la
circonscription, pour lesquelles les dépenses de voyage seraient normalement
remboursées par la Chambre des communes. L'utilisation officielle comprend,
entre autres, les activités suivantes :
- le déplacement entre le bureau du ministre, la Chambre des communes et
tout autre endroit où le ministre doit se rendre dans l'exercice de ses
fonctions;
- le déplacement pour se rendre à un aéroport et en revenir lorsqu'il
s'agit d'un voyage d'affaires ou lorsqu'il faut y accueillir des
dignitaires;
- le déplacement pour assister à une cérémonie diplomatique ou à un
événement mondain en qualité officielle de ministre;
- tout déplacement pour lequel la présence d'un agent de sécurité
s'impose pour des raisons de protection;
- le transport aller-retour de documents portant une cote de sécurité
entre différents lieux de travail, y compris la résidence du ministre;
- toute autre utilisation du véhicule par le ministre dans le cadre de ses
fonctions.
Les ministres sont autorisés à utiliser à des fins personnelles le
véhicule qui leur est fourni par le ministère. Cependant, ils doivent
rembourser ce privilège d'utilisation personnelle à raison de 1p. 100 (ou les
5/7 de cette somme si le véhicule n'est pas utilisé pendant les fins de
semaine) par mois du coût en capital du véhicule. Aux fins du calcul de
l'avantage imposable, ce paiement constitue un versement à l'employeur pour
l'utilisation du véhicule et est retenu à la source.
Le ministre, sa famille et les membres de son personnel de maison peuvent
également utiliser ce véhicule de fonction à leurs fins personnelles
lorsqu'il ne sert pas pour des fonctions officielles. Aux fins de l'application
de la Loi de l'impôt sur le revenu, cette possibilité d'usage
personnel constitue un avantage imposable.
Le prix maximum pour l'achat d'un véhicule de fonction est rajusté chaque
année par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à partir de l'Indice
des prix à la consommation produit par Statistique Canada. Le prix maximum
actuel de 32 100 $ est fondé sur le prix réel payé, c.-à-d., le prix
facturé par opposition au prix annoncé ou au prix de détail suggéré du
fabricant. Le prix maximum comprend toutes les options et tous les accessoires,
de même que la TPS, les taxes de vente et redevances provinciales et les frais
de préparation et de livraison. Sont exclues les primes liées à l'achat de
véhicules fonctionnant avec d'autres formes de carburant et dont le prix est
supérieur aux voitures à moteur à essence.
La norme pour les véhicules de fonction exige que les véhicules soient d'un
type et d'une configuration permettant le transport fiable, efficace et en toute
sécurité pour l'exercice des fonctions officielles, c.-à-d., une berline à
quatre portes, une mini-fourgonnette de tourisme ou une familiale. Pour qu'on
fasse preuve de leadership au titre de la réduction des émissions de gaz à
effet de serre, les véhicules de fonction seront de l'un des types suivants :
- munis d'un moteur hybride essence et électricité;
- munis d'un moteur pouvant être alimenté au gaz naturel, au gaz propane
ou au mélange d'éthanol E-85;
- parmi les meilleurs véhicules de leur catégorie.
Le Conseil du Trésor a approuvé des arrangements administratifs selon
lesquels le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux doit
refuser d'acquérir un véhicule de fonction dépassant la norme.
L'acquisition de véhicules de fonction doit se faire selon des modalités
d'acquisition établies par l'administration centrale de Travaux publics et
Services gouvernementaux Canada (TPSGC), comme le précise la Politique sur
les voitures de fonction qui se trouve à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/materielmanage/motorveh_f.asp,
Politiques sur les véhicules automobiles à l'adresse Internet
suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/materielmanage/motorveh_f.asp.
Une liste des véhicules de fonction qui peuvent être achetés par l'entremise
de TPSGC est présentée à l'adresse Internet suivante : http://publiservice.gc.ca/services/icpsss-spicsn/gmvog/executive2003-f.pdf.
Le personnel exonéré du ministre devrait consulter l'administration centrale
de TPSGC avant de prendre une décision concernant le type de véhicules de
fonction requis.
Le ministre qui acquiert un véhicule, de même que ses successeurs, doivent
utiliser ce véhicule pendant la durée de son cycle de vie. Selon la norme, les
véhicules de fonction ne seront pas remplacés avant trois ans ou avant d'avoir
fait au moins 150 000 kilomètres. Le prix maximum mentionné à la section
6.2.3 ci-dessus sera réduit de 15 p. 100 si le véhicule de fonction d'un
ministre est remplacé avant d'avoir atteint la norme de trois ans ou de 150 000
kilomètres, de même que si le véhicule de remplacement qui a été choisi
coûte plus cher que la proposition de prix la moins élevée qu'a reçue TPSGC
pour le véhicule du modèle demandé et son équipement. Si le véhicule d'un
ministre devient excédentaire avant la fin de sa vie utile, il est possible de
prendre des mesures pour l'affecter à un autre usage par l'intermédiaire de
TPSGC. Il ne faut pas céder le véhicule à l'extérieur du gouvernement
fédéral si d'autres cadres admissibles ont besoin d'un véhicule.
Tous les frais de fonctionnement et d'entretien de ces véhicules sont à la
charge du ministère visé. Cependant, les fonds publics ne doivent pas servir
à payer les amendes pour les infractions au code de la route, y compris le
stationnement interdit. Pour que l'avantage imposable découlant de
l'utilisation d'un véhicule de fonction soit calculé de façon uniforme, le
Conseil du Trésor a ordonné que toutes les données au sujet de son
utilisation et de ses frais de fonctionnement soient consignées de façon
systématique par le ministère.
Comme pour tous les véhicules de l'État, les véhicules des ministres
doivent être enregistrés auprès d'une société privée de gestion des parcs
automobiles, qui fournira le plein d'essence et qui en assurera l'entretien et
les réparations. Cette société est généralement la même que celle à
laquelle on a recours pour le parc automobiles du ministère. Une carte de
crédit est fournie pour couvrir tous les besoins d'essence, d'entretien et de
réparation du véhicule. L'utilisation de la carte permet de capter
immédiatement les données sur le véhicule dans la base de données du parc
automobile du ministère.
Nonobstant la pratique gouvernementale usuelle consistant à autoassurer les
véhicules gouvernementaux, tous les véhicules de fonction seront assurés
intégralement auprès d'un assureur commercial. TPSGC, qui a la responsabilité
de l'achat et de la gestion des assurances adéquates, assume les frais
d'assurance puis les facture annuellement à chaque ministère concerné.
D'autres renseignements au sujet des assurances sont présentés à la
section 6.5 de la Politique sur les voitures de fonction et à la
section 5 de ses lignes directrices.
Les ministres peuvent voyager sans frais sur des vols réguliers de la
Défense nationale (MDN). Dans certaines circonstances, ils peuvent utiliser des
appareils du service des vols d'affaires de ce ministère, uniquement quand le
service aérien commercial n'est pas disponible ou adéquat, et que le voyage
est effectué pour les affaires du ministre ou du ministère.
Les ministres, les hauts fonctionnaires et le personnel autorisé peuvent
voyager sans frais sur les avions Challenger du Service de vols d'affaires (SVA)
de la MDN qui sont utilisés pour des affaires ministérielles ou
gouvernementales. Tous les détails sur les vols d'affaires et la façon de les
organiser sont présentés à l'annexe C « Lignes directrices de la Défense
nationale sur l'utilisation des avions d'affaires du gouvernement ».
Lorsque les personnes qui voyagent en service commandé sur des lignes
commerciales ont droit à des avantages financiers liés au voyage en question
(tels que des billets gratuits ou un dédommagement pour les vols dont l'horaire
a été modifié), ces avantages sont la propriété de l'État. En ce qui a
trait aux programmes de fidélisation tels que le programme Air Miles, la Directive
sur les voyages du Conseil du Trésor inclut maintenant les ministres et
leur personnel exonéré. En vertu de la directive, les points de fidélisation
accumulés pendant les déplacements pour les affaires de l'État peuvent être
utilisés à des fins professionnelles ou personnelles. Lorsque ces points sont
utilisés pour des voyages personnels, ils constituent un avantage imposable.
Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter l'adresse
Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/itlp-ipfv_f.asp.
Un document renfermant une liste de questions et de réponses se trouve à
l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/qatmp-qrpmv_f.asp.
Il peut y avoir des restrictions sur les voyages à bord d'aéronefs non
commerciaux affrétés ou privés que peuvent effectués les ministres, les
secrétaires parlementaires et leurs proches. Pour plus de détails, veuillez
consulter le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique
en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat à
l'adresse Internet suivante: http://www.parl.gc.ca/oec/fr/public_office_holders/conflict_of_interest/.
À la suite de l'annonce faite dans le budget de février 1992 pour réduire
les dépenses du gouvernement, les voyages par avion en première classe pour
les ministres ont été éliminés. Il faut retenir des places en classe
économique ou en classe affaires sur des vols au Canada et sur le territoire
continental des États-Unis.
Pour les destinations outre-mer, on peut retenir des places en première
classe dans certaines circonstances, p. ex. lorsque les ministres doivent mener
des affaires peu après leur arrivée à destination, lorsqu'il n'y a pas de
classe affaires sur un vol en particulier, lorsque le vol dure plus de neuf
heures ou lorsque des raisons de santé le justifient.
Les ministres peuvent voyager gratuitement par train, comme tous les
députés et leurs familles.
Les ministres qui envisagent de voyager à l'étranger doivent demander
l'autorisation du Cabinet du premier ministre. Ils doivent également consulter
le ministre des Affaires étrangères à propos des questions de politique
étrangère, ainsi que le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le
leader adjoint du gouvernement à la Chambre des communes et le whip en chef du
gouvernement au sujet des exigences de la Chambre des communes.
Le cas échéant, le Cabinet du premier ministre autorise le voyage, au nom
de ce dernier, en tenant compte des priorités du gouvernement et de l'absence
d'autres ministres à Ottawa. Aucun voyage ne doit être ni préparé ni
confirmé tant que le Cabinet du premier ministre ne l'a pas approuvé.
Une fois le voyage approuvé, les dispositions administratives et
spécifiques de la visite, y compris les communications avec le gouvernement
hôte et l'élaboration du programme, doivent être prises par l'intermédiaire
du ministre des Affaires étrangères et d'Affaires étrangères Canada.
Les ministres qui envisagent d'effectuer un voyage privé à l'étranger
doivent, bien à l'avance, en informer par écrit le ministre des Affaires
étrangères afin de lui permettre de leur faire rapport des circonstances
particulières qui pourraient compliquer leur séjour. Cette pratique s'applique
tout particulièrement dans le cas des pays répertoriés par le Canada et qui
nécessitent un examen spécial ou l'application de mesures de sécurité.
Les ministres peuvent, à leur discrétion, se faire accompagner par leur
conjoint dans les aéronefs appartenant au gouvernement ou exploités par
celui-ci. Le voyage du conjoint est gratuit. Toutes les autres dépenses de
voyage engagées par les conjoints seront remboursées et imputées au budget de
fonctionnement d'un ministre lorsque ce budget est autorisé au préalable par
le Cabinet du Premier ministre et seulement si la présence du conjoint à cette
fonction officielle est essentielle pour des raisons de protocole. Pendant ces
événements, le conjoint remplit le rôle d'hôte ou d'hôtesse ou il aide le
ministre dans l'exercice de ses fonctions.
Lorsque les conjoints sont autorisés à voyager, leurs frais de voyage sont
remboursés par le ministère visé, conformément à la Directive sur les
voyages du Conseil du Trésor. Comme le signale le bulletin
d'interprétation IT-470R de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC),
ces remboursements peuvent, selon les circonstances, être imposables.
Lorsqu'un député voyage avec un ministre ou en son nom pour des fonctions
ministérielles, les frais peuvent, sous réserve de l'approbation du ministre,
être imputés au ministère. Conformément aux Autorisations spéciales de
voyager à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/STA_f.asp,
lorsqu'un député voyage pour des fonctions ministérielles, ses frais de
voyage sont régis par la Directive sur les voyages, notamment les
dispositions concernant les « voyageurs », bien que ces déplacements doivent
être aussi approuvés par le Bureau du Conseil privé. De plus, de tels
déplacements doivent être divulgués en conformité aux exigences liées à la
divulgation proactive.
Lorsqu'un membre du personnel exonéré est tenu de retourner ou de rester au
travail après les heures où est offert un service normal et raisonnable de
transport en commun, le ministre peut autoriser le paiement des frais de taxi ou
d'une indemnité de kilométrage entre le lieu de résidence et le lieu de
travail en fonction de la province où le véhicule est immatriculé (voir
l'annexe B de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor). Seul
le trajet entre le lieu de travail et la résidence est remboursé pour les
heures de travail suivies, et seulement si un service de transport public
raisonnable n'est pas offert.
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