OBJET |
Les présentes lignes directrices renferment une orientation, des conseils et des explications accompagnant la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir en ce qui a trait au processus d’évaluation.
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DÉFINITIONS |
Comité de classification – groupe composé d'au moins trois personnes autorisées par leurs ministères respectifs à évaluer le travail. Les membres du comité devraient connaître le travail à évaluer et l'organisation au sein de laquelle le travail est effectué. Dans la mesure du possible, les comités de classification devraient comprendre des hommes et des femmes. Évaluation – processus consistant à évaluer un travail par rapport à une norme de classification et servant à déterminer la valeur relative du travail, en fonction des exigences de celui-ci. Niveau –indicateur numérique du rang pertinent d’un poste au sein de son groupe professionnel, selon la valeur qui lui a été attribuée lors de son évaluation au moyen de la norme de classification appropriée. Groupe professionnel – ensemble de professions ou d’emplois liés de façon générale par la nature des fonctions accomplies. (Source : Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir)
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VALEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE |
Le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique met de l’avant les valeurs et l’éthique de la fonction publique pour guider et soutenir les fonctionnaires dans toutes leurs activités professionnelles. Les valeurs démocratiques, professionnelles, liées à l’éthique et liées aux personnes y sont énoncées. De plus, le Cadre de surveillance de la classification définit un certain nombre de valeurs plus spécifiques à la classification qui vont de pair avec ces valeurs de l’ensemble de la fonction publique. Les administrateurs généraux, les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines doivent exercer leurs pouvoirs de classification en respectant toutes ces valeurs.
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PRINCIPES D'ÉVALUATION |
Le processus d’évaluation doit respecter les principes de la cohérence et du non-sexisme. Seules les personnes ayant suivi une formation en évaluation du travail doivent être choisies comme évaluateurs. Les évaluateurs devront étudier les faits et veiller à disposer de toute l’information dont ils ont besoin. Ils doivent pouvoir dire avec confiance que selon les faits étudiés, leur décision est justifiable. Le niveau et le groupe professionnel ainsi que le taux de rémunération actuels ne doivent pas influencer les évaluateurs ni influer sur l’évaluation. La rémunération obtenue par une personne influe habituellement sur la perception que l’on a de l’importance du poste de cette personne. Des études ont révélé que le fait pour l’évaluateur de connaître le taux de rémunération a un effet statistiquement important sur les évaluations, le travail moins bien rémunéré obtenant de moins bonnes évaluations. Les évaluateurs doivent faire attention de ne pas céder à de telles idées préconçues. Les évaluateurs ne doivent pas faire de suppositions au sujet d’un travail ou des rapports hiérarchiques actuels. Le fait de faire des suppositions au sujet d’un travail amène un élément de subjectivité au sujet de sa valeur dans le cadre du processus d’évaluation. Les évaluateurs doivent faire preuve de neutralité et d’objectivité. Ils doivent appliquer les normes de classification de manière objective en fonction de la description de travail et des autres renseignements pertinents fournis et requis selon la norme de classification. Le rendement personnel (sauf si un plan d’évaluation orienté sur l’employé est utilisé), les difficultés de recrutement, les salaires ou le niveau de classification actuel du poste ne doivent pas être pris en considération dans le cadre du processus d’évaluation.
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RÔLES ET REPONSABILITÉS |
L’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) détient toujours la responsabilité générale d’assurer l’intégrité du système de classification, y compris le processus d’évaluation. Aux termes de la Politique concernant le système de classification et la délégation de pouvoir, les administrateurs généraux peuvent classer les postes au sein de leur ministère respectif conformément à la politique, à la norme de classification pertinente et aux lignes directrices émises par l’AGRHFPC. Les représentants des ministères devraient sélectionner les pratiques de gestion et les mesures qui leur permettront de répondre à leurs besoins selon les paramètres du cadre de travail prescrit dans la politique et les renseignements fournis dans ces lignes directrices. Il incombe aux administrateurs généraux de garantir :
Il incombe aux gestionnaires de garantir :
Il incombe aux gestionnaires et aux conseillers en ressources humaines détenant des pouvoirs délégués de classification de garantir :
Il revient aux membres des comités de classification de garantir :
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PROCESSUS D'ÉVALUATION |
L’évaluation d’un travail consiste à déterminer la valeur des emplois au sein d’une organisation. Le processus d’évaluation est le même, qu’il relève d’un comité de classification ou d’un seul évaluateur. En bout de ligne, le processus d’évaluation d’un travail établit une hiérarchie des emplois au sein de l’organisation qui fait état de la valeur relative de chacun d’eux pour l’organisation. Le processus d’évaluation est constitué des étapes suivantes : 1. Un gestionnaire délégué ou un conseiller en ressources humaines ayant suivi la formation qui s’impose examine la description de travail afin de vérifier qu’elle renferme toute l’information pertinente et qu’elle est accompagnée d’un organigramme à jour et complet et des autres pièces justificatives requises selon la norme de classification. 2. Une fois que tous les renseignements nécessaires ont été recueillis et que les pièces justificatives ont été fournies, l’évaluateur examine la description de travail et attribue le travail à un groupe professionnel et à un sous-groupe (le cas échéant). Les pourcentages de temps ne doivent pas faire partie de la description de travail et ne constituent pas un indicateur fiable de l’objet principal du travail. 3. Une fois que le travail a été attribué à un groupe professionnel et à un sous‑groupe, le cas échéant, les étapes suivantes à observer sont celles qui sont détaillées dans la norme de classification qui s’impose. L’attribution à un groupe professionnel et les cotes doivent être opportunes compte tenu de l’organigramme du ministère, et elles doivent être harmonisées avec le mandat de l’organisation. Avant qu’une décision finale soit prise, il faut tenir compte de la relativité interne et externe des postes semblables. Il n’est pas acceptable de faire des suppositions. Les évaluateurs doivent s’assurer de disposer de toute l’information requise pour appliquer objectivement la norme de classification qui s’impose. Ils ne doivent pas utiliser leurs connaissances plutôt que celles du gestionnaire, de l’employé qui occupe le poste ou que l’information contenue dans la description de travail. S’il leur manque l’information requise, les évaluateurs ne doivent pas évaluer le travail tant qu’elle ne leur est pas fournie. Les renseignements additionnels fournis dans le cadre du processus d’évaluation doivent être consignés.
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OUTILS DE MISE EN CORRESPONDANCE DES NORMES DE CLASSIFICATION |
Des outils de mise en correspondance des normes de classification ont été mis au point dans de nombreux groupes professionnels afin de promouvoir l’uniformité d’application des normes de classification conformément aux descriptions de travail établies selon la NGC. Ils permettent aussi de déterminer et de recueillir l’information susceptible de manquer dans ces descriptions de travail. Les outils orientent les évaluateurs vers les éléments, dans la description de travail établie selon la NGC, les plus susceptibles de renfermer la plus grande partie de l’information nécessaire pour évaluer le poste relativement à chacun des facteurs de la norme de classification. |
Pratiques exemplaires – Évaluation
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MAINTIEN DE LA RELATIVITÉ INTRAMINISTÉRIELLE ET INTERMINISTÉRIELLE |
La relativité et le savoir‑faire technique aux fins de l’application des normes de classification constituent la clé de la cohérence et de la pertinence des décisions de classification. Le maintien de la relativité exige l’adoption d’une démarche objective et uniforme en matière d’évaluation du travail. Afin de faire observer les valeurs de la fonction publique, les évaluateurs doivent se concentrer sur les faits, et ne rien présupposer au sujet de la valeur d’un travail. La relativité est interne et externe. Il est important de pouvoir comparer des emplois faisant partie de différentes composantes organisationnelles d’un ministère et avec des emplois semblables, dans des contextes organisationnels semblables, dans d’autres ministères afin de veiller à ce que des cotes semblables soient attribuées à des emplois semblables. L’évaluation des emplois ne se fait toutefois pas en vase clos. Lors de la comparaison des descriptions de travail et des résultats d’évaluation, dans différentes organisations, il faut tenir compte du contexte organisationnel dans lequel le travail est effectué. Au moment d’« emprunter » des descriptions de travail qui ont été rédigées et évaluées dans une autre organisation ou un autre ministère, il importe d’évaluer la description de travail dans le nouveau contexte organisationnel dans lequel elle est appliquée. Il faut consulter l’AGRHFPC relativement à toute décision de classification susceptible d’avoir une incidence notable sur la relativité interministérielle. Le recours à des comités interministériels de classification est encouragé dans les situations où la décision de classification est liée à des postes que l’on trouve dans de nombreux ministères ou dans la plupart d’entre eux, ou si un ministère n’a pas suffisamment de membres de comité pour soumettre un point de vue objectif dans le cadre des délibérations. |
Pratiques exemplaires – Maintien de la relativité
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CODES DE LA CLASSIFICATION NATIONALE DES PROFESSIONS (CNP) |
Pratiques exemplaires – Codes de la CNP
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VALEUR D'UTILISATION DES COMITÉS DE CLASSIFICATION |
L’AGRHFPC favorise le recours aux comités de classification. Celui‑ci contribue à l’intégrité du système de classification en :
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QUAND RECOURIR AUX COMITÉS DE CLASSIFICATION |
Il faut recourir à un
comité de classification :
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COMITÉS INTERMINISTÉRIELS |
Le recours à un comité
interministériel de classification est encouragé
quand :
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COMPOSITION DES COMITÉS |
Les personnes responsables du choix des membres des comités d’évaluation doivent pouvoir prouver aux tiers que leur choix est logique et pratique, qu’il est gage d’une décision digne de foi, et qu’il est conçu pour en arriver à une évaluation juste et équitable du travail. La composition du comité doit être acceptable pour le gestionnaire parrain comme pour le conseiller en ressources humaines. Les points suivants doivent être pris en considération au moment du choix des membres d’un comité de classification :
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Pratiques exemplaires – Membres des
comités ayant suivi
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PROCESSUS D'ÉVALUATION - COMITÉS DE CLASSIFICATION |
Les mesures suivantes doivent être observées pour veiller à ce qu’un comité de classification fonctionne avec efficience et efficacité : 1. Chacun des membres évalue d’abord indépendamment la description de travail. 2. Le gestionnaire responsable du poste en processus de classification peut assister aux travaux du comité afin de fournir des renseignements et de répondre aux questions des membres du comité. Les renseignements additionnels fournis par le gestionnaire doivent être consignés. 3. Le conseiller en ressources humaines fournit des renseignements additionnels, s’il y a lieu, comme les résultats d’un examen sur place le cas échéant, l’information sur la relativité intraministérielle et interministérielle, et le savoir‑faire technique au sujet de l’application de la norme de classification. 4. Les décisions sont prises par consensus, plutôt que sur la foi d’un vote majoritaire. Comme le processus d’évaluation constitue une recherche de la cote qui s’impose, le comité doit s’efforcer d’étudier les différends et d’y remédier, et d’en arriver à une entente sur la cote. 5. Si les membres du comité ne peuvent s’entendre sur la cote, le ou les membres dont l’opinion diffère de celle de la majorité doivent rédiger un rapport minoritaire. La personne à laquelle le pouvoir de classification est délégué prend la décision d’évaluation finale.
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COMMUNICATION DE L'INFORMATION |
En raison du caractère délicat de l’information, toutes les personnes qui participent au processus d’évaluation doivent accepter de ne pas communiquer l’information obtenue dans le cadre du processus ou au sujet de celui-ci, ou les résultats de l’évaluation, sans l’autorisation des fonctionnaires ministériels responsables.
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DOCUMENTATION |
Les ministères devraient conserver dans le dossier du poste les documents suivants (exemplaire imprimé ou électronique) relativement au processus d’évaluation :
Le rapport du comité de classification, la décision de classification autorisée, la justification ou les autres renseignements pertinents peuvent se trouver dans le même document. Les données d’évaluation de la classification sont inscrites dans le système ministériel de gestion des ressources humaines pour être transférées dans le SIPC en temps opportun. |