Pour donner suite à la mise en oeuvre réussie de la nouvelle norme de
classification pour les employés du groupe Service extérieur (FS) ainsi
qu’au bon déroulement de la conversion comme telle, les membres de l’équipe
de projet, représentant l’AGRHFPC, le MAECI et CIC, aimeraient présenter les
enseignements qu’ils ont tirés de cet exercice, en vue de faciliter la réalisation
de projets futurs de modernisation de système de classification.
Caractère actuel et exact de l’information :
- Les descriptions de travail doivent être à jour et exactes.
- L’affectation au groupe professionnel et les niveaux de classification
doivent être pertinents.
- Les données incluses dans le système d’information sur les RH doivent
également être à jour et exactes.
- Une vérification du caractère actuel et exact de l’information et une
mise à jour de celle-ci, au besoin, doivent être effectuées le plutôt
possible lors de l’exécution d’un projet de modernisation de système
de classification. De préférence, cette étape devrait être réalisée
avant l’élaboration de la nouvelle norme.
- Si elles ne sont pas prises en compte au début du projet de modernisation,
les questions de l’actualité et de l’exactitude des données peuvent créer
de sérieux problèmes à différentes étapes du projet (notamment lors de
l’analyse de la relativité sur les plans interne et externe, de la
production de données d’évaluation aux fins de l’établissement des coûts,
de la NPP et de la NPO, des activités de conversion et de la présentation
de griefs.)
Le recours à une équipe multidisciplinaire :
- Tous les représentants des différents secteurs des RH et des cadres hiérarchiques
doivent posséder les connaissances requises pour le projet et participer à
celui-ci, que ce soit à titre de membre de l’équipe de projet ou de
personne-ressource qui sera informée, de façon régulière, sur les
activités et les progrès réalisés relativement au projet.
- Un projet de modernisation de système de classification a des répercussions
importantes sur toutes les fonctions relatives aux RH, et les activités liées
au projet doivent être réalisées et coordonnées avec le concours de
personnes issues de tous les secteurs.
- Le projet doit s’appuyer sur une composition équilibrée de représentants
des RH et des cadres hiérarchiques pour ce qui est de la participation
au projet et de la production d’un intrant relativement au projet. Selon
l’étape du projet en cours ou les activités devant être réalisées,
les RH ou les cadres hiérarchiques assumeront le rôle prépondérant;
toutefois, la participation des deux parties est requise tout au long du
projet.
Participation des cadres hiérarchiques :
- Il est essentiel que les cadres hiérarchiques prennent en charge
l’initiative de modernisation. Les RH peuvent assurer la direction du
projet lors de certaines étapes de celui-ci, mais la modernisation d’un
système de classification pour un groupe en particulier est une initiative
de la direction et doit être perçue comme tel.
- Tous les cadres hiérarchiques touchés par le projet doivent être bien
renseignés sur le projet et prendre les devants en renseignant à leur tour
leurs employés ou en communiquant avec eux à propos du projet.
Communications :
- La plus grande préoccupation des employés sera toujours de savoir en
quoi un projet de modernisation les touchera personnellement (tant au
chapitre du niveau de classification que de la rémunération.) Ce genre
d’information n’est toutefois pas disponible tout de suite. Les niveaux
de classification proposés seront communiqués, par voie de NPO, uniquement
lorsque les ministères et les organismes centraux seront satisfaits des résultats
de l’évaluation, que les données relatives aux négociations collectives
seront connues, et que l’incidence monétaire aura été établie par
suite de la conclusion d’une entente.
- Il est important de renseigner les employés sur les différents
calendriers d’exécution et étapes d’un projet de modernisation afin
qu’ils puissent savoir quand l’incidence du projet sur leur situation
personnelle sera connue.
- Bon nombre d’outils de communication sont disponibles pour renseigner
les employés, notamment des séances d’information, des messages à
diffusion générale ou des communiqués, la page de l’intranet portant
sur le projet de modernisation (où peuvent être affichés les principaux
messages, les calendriers d’exécution du projet ainsi qu’une foire aux
questions), et une boîte de courrier électronique pouvant recevoir les
questions des employés sur le sujet.
- Une fois qu’une entente est conclue dans le cadre d’une négociation
collective, il est primordial que les ministères reçoivent les avis en
matière de rémunération le plus tôt possible afin qu’ils puissent
afficher les scénarios de conversion dans leur page Web consacrée au
projet de modernisation. Cette mesure permettra de réduire le nombre de
demandes de renseignements que les bureaux de paie recevraient autrement.
- Tout au long d’un projet de modernisation, une étroite collaboration et
des échanges presque constants doivent avoir lieu entre l’AGRHFPC et le
personnel ministériel affecté au projet. Une tribune doit être établie
afin de permettre aux ministères de donner de la rétroaction, de faire
connaître les nouvelles questions concernant le projet et de discuter avec
l’AGRHFPC et les autres ministères des meilleures façons de régler ces
questions, le tout dans un contexte de collaboration.
- L’information doit circuler librement, dans les deux sens, entre l’équipe
de négociation de l’employeur et l’équipe de projet du ministère.
Certaines questions pouvant devenir épineuses, comme le traitement à
accorder à la suppléance et aux détachements, peuvent être réglées
directement à la table de négociation.
Capacité de réaliser le projet :
- La question de la capacité des RH et des cadres hiérarchiques de mener
le projet à terme se posera tout au long d’un projet de modernisation.
- Les ministères ne doivent pas sous-estimer la charge additionnelle de
travail qui découle d’un projet de modernisation de système de
classification. Ils doivent prévoir l’incidence qu’aura cette nouvelle
charge de travail. Il n’est pas toujours souhaitable d’aborder ce problème
en faisant appel à du personnel temporaire juste avant de débuter une
telle période de travail intensif.
- Il faut abattre beaucoup de travail pour former le personnel des RH et les
cadres hiérarchiques en ce concerne la nouvelle norme, revoir ou réécrire
les descriptions de travail, évaluer tous les postes qui sont touchés par
la nouvelle norme, concevoir et livrer les programmes de communications et
de gestion du changement, produire les NPO et les NPP destinés aux
employés et, enfin, convertir les données de tous les employés touchés
selon le nouveau système de classification et les nouveaux taux de rémunération.
Participation du syndicat :
- L’AGRHFPC doit indiquer clairement en quoi consistent le rôle et la
participation de l’agent négociateur.
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