Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents
Table
des matières
Introduction
Chaque année, les institutions de ladministration
fédérale créent et gèrent de linformation consignée sur divers supports au
soutien des politiques dordre public, de ladministration du gouvernement, de
lexécution de programmes et de la prestation de services à la population
canadienne.
La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004) impose à Bibliothèque et Archives Canada diverses obligations concernant l'élimination de l'information; elle leur confie notamment la responsabilité d'autoriser les institutions fédérales à détruire des documents (article 12) et celle de préserver les documents dotés d'une valeur archivistique ou historique (article 13).
Afin de répondre à ces exigences législatives, le Bibliothécaire et Archiviste du Canada émet des autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.
Le Bibliothécaire et Archiviste du Canada délivre les autorisations de disposer de documents de l'une ou l'autre des façons suivantes
:
- ou bien lautorisation sadresse à une institution fédérale en particulier;
ce type dautorisation vise les documents gérés par cette seule institution et
habilite linstitution à disposer de ses documents en autant quelle respecte
les modalités qui sont contenues dans un accord négocié entre le Bibliothécaire et Archiviste du Canada et linstitution;
- ou bien lautorisation sadresse à plusieurs institutions fédérales à la
fois; ce type dautorisation pluriinstitutionnelle vise les documents que gèrent
toutes les institutions fédérales ou du moins un bon nombre dentre elles et
habilite les institutions à disposer des documents en autant quelles respectent
certaines modalités.
La reliure à anneaux contient un répertoire dautorisations qui ne vise que les
consentements donnés par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada à plusieurs institutions fédérales
sinon à toutes afin de leur permettre de disposer de leurs documents.
Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents et les objectifs
visés
Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents contenues dans
ce répertoire sont délivrées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada afin de guider les
institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
qui désirent disposer des documents gérés par toutes les institutions fédérales ou du
moins un grand nombre dentre elles. Elles ont été conçues pour libérer les
institutions fédérales de lobligation de préparer individuellement des demandes
dautorisation et de négocier des accords avec le Bibliothécaire et Archiviste du Canada pour
pouvoir disposer de documents essentiellement de même nature quelle soit
administrative ou opérationnelle.
La reliure à anneaux contient également dautres documents rédigés ou
colligés par la Bibliothèque et Archives du Canada politiques, accords, lignes directrices, etc.
qui ont une application pluriinstitutionnelle en matière délimination des
documents à léchelle de ladministration fédérale.
Le cadre législatif de lélimination des documents de ladministration
fédérale : la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
Lélimination des documents que gèrent les institutions fédérales
seffectue aux termes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Toute
institution fédérale dont le nom figure à lAnnexe 1 de la Loi sur
laccès à linformation ou à lAnnexe de la Loi sur la protection
des renseignements personnels est assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Or, cest cette loi qui consacre lautorité de le Bibliothécaire et Archiviste du Canada de contrôler la destruction de documents par les institutions fédérales, de
préserver les documents dotés dune valeur archivistique ou historique et
dadopter les mesures jugées nécessaires pour atteindre ces objectifs. La loi
précise aussi quelles sont les responsabilités, les devoirs et les obligations de rendre
compte des institutions fédérales relativement aux processus délimination des
documents.
Il importe de noter que lautorisation de le Bibliothécaire et Archiviste du Canada de détruire
des documents ne constitue pas une exigence de détruire non plus quelle ne
comporte la moindre implication quant au moment approprié de détruire les documents.
Le fait que le Bibliothècaire et Archiviste accorde sa permission de détruire des documents
et cette permission ne peut être donnée quau moyen dune autorisation de
disposer de documents indique simplement que la Bibliothèque et Archives du Canada ont jugé que ces documents ne doivent pas être préservés pour lusage futur de la
population canadienne à des fins archivistiques ou historiques. Lobligation de
rendre compte concernant la décision de détruire les documents et le moment auquel les
documents sont détruits relèvent des institutions fédérales prises individuellement.
Les délais de conservation des documents
Les autorisations de disposer de documents délivrées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada aux institutions fédérales, y compris les autorisations pluriinstitutionnelles,
ne fixent pas les délais de conservation des documents non plus quelles ne
sanctionnent.
Lorsque des documents ont été identifiés comme possédant une valeur archivistique
ou historique et que leur transfert à la garde et au contrôle de Bibliothèque et Archives du Canada est exigé, le Bibliothécaire et Archiviste du Canada négocie plutôt des accords avec les institutions
fédérales concernant le moment où les transferts seront effectués (ou dautres
mesures prises) en tenant compte de ce qui est nécessaire pour assurer la préservation
des documents dotés de valeur archivistique.
Qui peut avoir recours aux autorisations pluriinstitutionnelles?
À moins dindication contraire, toutes les institutions fédérales assujetties
à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada peuvent avoir recours aux autorisations
pluriinstitutionnelles pour disposer de leurs documents dépourvus de valeur
archivistique ou historique.
Les exceptions à lapplication dune autorisation pluriinstitutionnelle
sont contenues dans les Modalités qui y sont annexées, notamment dans lénoncé
sur la Portée de lautorisation et dans celui sur lautorisation de
détruire.
Comment faut-il appliquer les autorisations pluriinstitutionnelles?
Les institutions fédérales doivent appliquer les autorisations pluriinstitutionnelles
dans lordre suivant :
- Les autorisations spécifiques qui visent exclusivement les documents gérés par
des institutions agissant à titre particulier. Les autorisations spécifiques ont
préséance sur toutes les autres autorisations de disposer de documents émises par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada.
- Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents
dexploitation (ou opérationnels) ou des documents consignés sur un support
particulier.
- Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents administratifs
communs.
Vous avez des questions?
Veuillez adresser toute question relative aux autorisations pluriinstitutionnelles
de disposer de documents au Centre de coordination des activités de disposition des
documents au Centre des activités des archives gouvernementales, au (819) 934-7305, qui la transmettra à
l'archiviste affecté à votre institution.
Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) Exclusions spécifiques selon les cinq APDD pour documents administratifs communs
APDD |
Exclusions spécifiques |
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APDD 98/001
La fonction administration générale |
98/001 Exclusions: Aucune |
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APDD 2001/002
La fonction de la gestion immobilière |
2001/002Exclusions: tous documents liés à -
- Tous les biens immobiliers désignés ou reconnus par le ministre du Patrimoine canadien comme un bien patrimonial ayant une importance nationale ou historique.
|
APDD 99/003
La fonction de la gestion du matériel |
99/003 Exclusions: tous documents liés à -
- Aéronef;
- Habillement - Règlements relatifs à la tenue et changement d'uniformes, etc.;
- Navires - grands; et
- Navires - océanique et brise-glace, etc. y compris les cales sèches.
N.B. Tous documents liés aux grands projets de l'État sont exclus non spécifiquement mais sous la provision des exclusions de bureaux de premier intérêt - Annexe 1. |
|
APDD 99/004
La fonction de contrôleur |
99/004 Exclusions: tous documents liés à -
- Vérification externes effectuées par des consultants externes (vérifications internes);
- Comptes en fiducie reliés aux fonctions opérationnelles reçues par mandat;
- Plans et projets d'immobilisations importants (planification et exécution seulement);
- Activité concernant le rémunération qui figure sur le dossier du personnel;
- Dossiers des rapports finaux de vérification interne et d'évaluation des programmes au sein de l'institution, qui font partie de l'activité d'examen de celle-ci;
- Diversification de modes de prestation des services;
- Accords et arrangements avec d'autres paliers de gouvernement quand l'institution est susceptible de jouer le rôle de bureau de premier intérêt; et
- Paiements de transfert, subventions et contributions.
|
APDD 98/005
La fonction de la gestion des ressources humaines |
98/005 Exclusions: Aucune |
Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) Exclusions de base selon les cinq APDD pour documents administratifs communs
Les Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) administratifs communs comprennent des exclusions de base selon les Modalités pour disposer des documents - Annexe 1. La portée de chaque APDD peut également décrire se qu'elle couvre et ne couvre pas, par ex. s'applique à tous les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, s'applique aux documents électroniques et bases de données au soutien d'une fonction spécifique couverte par l'APDD.
Les exclusions de base sont tous documents crées, recueillis ou conservés sur quelque support que ce soit par une institution fédérale au soutien de la fonction [spécifiquement couverte par un ASDD] administratif commun de l'administration fédérale qui :
- sont foncièrement des documents d'exploitation;
- sont de nature mixte, c'est-à-dire en partie documents administratifs et en partie documents d'exploitation;
- servent à étayer une fonction administrative dans un bureau de premier intérêt;
- sont soustraits à l'application de l'Autorisation [spécifique] en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figurent à la présente annexe;
- sont des documents antérieurs à 1946; et
- possèdent des délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction de ses exigences juridiques et opérationnelles - qui ne sont pas expirés.
Note: |
Cette liste d'exclusions spécifiques et de base ne doit pas remplacer l'ASDD particulière à une fonction comme étant la réponse qui fait jurisprudence aux questions afférentes pour disposer des documents administratifs communs de l'administration fédérale du Canada. Cette liste est sensée être tout simplement un sommaire des exclusions pour répondre aux questions les plus fréquemment posées par les institutions fédérales. Toutes les exclusions, qu'elles soient spécifiques ou de base, doivent être couvertes par des autorisations spécifiques de disposer des documents (ASDD) à chaque institution. |
1Quand il est question de disposer de documents,
« institution de ladministration fédérale » ou « institution
fédérale » sentend de tous les organismes assujettis à lapplication
de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
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Première partie : Documentation corrélative législation,
politiques et lignes directrices
Deuxième partie : les documents éphémères
Troisième partie : les documents administratifs communs
3.1 |
La fonction « administration
générale » (Autorisation no 98/001)
Annexe I
Annexe II |
3.2 |
La fonction « gestion immobilière » (Autorisation no 2001/002)
Annexe I
Annexe II |
3.3 |
La fonction « gestion du matériel »
(Autorisation no 99/003)
Annexe I
Annexe II |
3.4 |
La fonction « gestion financière et la fonction de
contrôleur » (Autorisation no 99/004)
Annexe I
Annexe II |
3.5 |
La fonction « gestion des
ressources humaines » (Autorisation no 98/005)
Annexe I
Annexe II |
Quatrième partie : les documents dexploitation communs et les
documents propres à un support particulier
4.1 |
Documents institutionnels dun
cabinet de ministre (Autorisation no 96/021)
Annexe |
4.2 |
Documents des responsables
dinstitutions fédérales (Autorisation no 96/022)
Annexe |
4.3 |
Documents afférents à des
systèmes dimagerie électronique (Autorisation no 96/023)
Annexe |
4.4 |
Les secteurs créateurs
daffiches des institutions fédérales (Autorisation no 96/024)
Annexe |
4.5 |
Les documents audio-visuels entreposés au nom be ministères clients
(Autorisation no 2001/004)
Application de lAPDD générique nº 2001/004
Annexe |
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