Objectif de la
politique
Veiller à ce que la gestion des ressources humaines
repose sur des données exhaustives, exactes et bien
administrées.
Les ministères et organismes doivent appuyer la gestion
des ressources humaines avec des données pratiques et
efficaces. Les ressources humaines sont suffisamment importantes
pour qu'on les gère de façon efficace.
La présente politique s'applique à tous les
ministères et autres éléments de la fonction
publique énumérés à la partie I de
l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la
fonction publique.
Les ministères et organismes doivent :
- se doter de données leur permettant d'appuyer, de
façon efficace et économique, l'exécution de
décisions en matière de gestion du personnel et
l'administration quotidienne de la rémunération,
des avantages sociaux et des dossiers du personnel et de rendre
compte à la direction, rapidement et avec exactitude, des
ressources humaines en veillant à la
confidentialité des renseignements personnels comme il est
stipulé dans la Loi sur la protection des
renseignements personnels;
- fournir, dans les délais prescrits, aux organismes
centraux, notamment le Secrétariat du Conseil du
Trésor et la Commission de la fonction publique, des
données sur la gestion des ressources humaines;
- appliquer les normes sur l'administration des fonds de
renseignements personnels qui ont été
établies pour l'ensemble de la fonction publique, tout au
moins celles figurant dans la politique sur la gestion des
renseignements détenus par le gouvernement et le
Dictionnaire des éléments de données sur le
personnel.
Les ministères et organismes doivent
régulièrement évaluer leurs fonds de
renseignements (au moins une fois tous les cinq ans) pour
confirmer que leur gestion des ressources humaines repose
effectivement sur des données utiles, exhaustives et
exactes. Le Secrétariat du Conseil du Trésor peut
exiger de revoir les résultats de ces
évaluations.
Loi sur l'accès à l'information
Loi sur la protection des renseignements personnels
Couplage des données et contrôle du numéro
d'assurance-chômage
Code de la protection des renseignements personnels concernant
les employés
Manuel du Conseil du Trésor, volume Gestion de
l'information :
- Chapitre 1, Gestion de la technologie de l'information
- Chapitre 2, Gestion des fonds de renseignements
détenus par le gouvernement
Ce chapitre remplace le chapitre 14 du volume 1 du MGP.
Toute demande de renseignement concernant la présente
politique doit être soumise à l'agent
ministériel responsable qui peut, à son tour,
s'adresser au service suivant :
Gestion de l'information sur le personnel
Division de la classification, des systèmes d'information
sur les ressources humaines et de la paye
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Appendice A - Lignes directrices
concernant le code d'identification de dossier personnel
L'objectif des présentes lignes directrices est de
fournir un cadre pour l'attribution, l'utilisation, la
divulgation, la collecte et la protection du code
d'identification de dossier personnel (CIDP).
Le CIDP est considéré comme un renseignement
personnel selon la Loi sur la protection des renseignements
personnels (article 3). L'utilisation, la divulgation, la
collecte et la protection de ce numéro doivent donc
être effectuées de telle sorte qu'il soit tenu
compte des pratiques équitables en matière de
traitement de l'information de la Loi sur la protection des
renseignements personnels.
Historique
Pour tenir compte des préoccupations voulant qu'un
emploi abusif du numéro d'assurance sociale (NAS) puisse
menacer la vie privée des personnes, il a
été décidé d'en limiter la collecte
et l'utilisation, au sein du gouvernement fédéral,
aux activités formellement autorisées par le
Cabinet. Cette décision témoigne du désir du
Comité parlementaire de la justice et du Solliciteur
général exprimé dans le rapport
intitulé Une question à deux volets selon
laquelle l'utilisation du NAS soit davantage conforme
à l'intention originale du Parlement.
Les institutions fédérales abandonnent
progressivement l'utilisation du NAS à des fins
administratives. Le CIDP a été conçu pour
répondre à la nécessité d'identifier
les employés.
Définitions
Banque de données (data bank) - banque de renseignements
personnels qui est organisée ou prévue de
façon à être interrogée au moyen du
nom d'une personne ou d'un numéro d'identification, d'un
symbole ou d'un autre élément d'identification qui
a été attribué à cette personne;
code d'identification de dossier personnel (CIDP)
(Personal Record Identifier (PRI)) - numéro attribué afin
d'associer un employé à ses dossiers personnels
dans la fonction publique fédérale;
employé (employee) - personne employée par le
gouvernement fédéral qui est assujettie à
l'appendice I, partie I de la Loi sur les relations de travail
dans la fonction publique (LRTFP I-I) ou personne
nommée par décret en conseil dans une institution
fédérale qui est assujettie à la
LRTFP I-I;
fichier central (FC) (Central Index (CI) - système administré
par Approvisionnements et Services Canada qui gérera
l'attribution des CIDP aux employés admissibles.
numéro individuel d'organisme (NIO)
(Individual Agency Number (IAN)) - numéro attribué afin
de transmettre des renseignements concernant les employés
à des organismes de l'extérieur;
renseignements personnels (personal information) - renseignements concernant
une personne identifiable qui est enregistrée sous
n'importe quelle forme décrite à l'article 3 de la
Loi sur la protection des renseignements personnels.
Attribution
Les institutions fédérales doivent s'assurer que
leurs employés se sont vu attribuer un CIDP et qu'on les
renseigne à ce sujet.
Le fichier central sera utilisé pour créer et
attribuer le CIDP. Ce code sera utilisé pour la
rémunération et les autres dossiers des
employés au sein du gouvernement
fédéral.
Le CIDP sera attribué aux employés assujettis
à l'appendice I, partie I de la Loi sur les relations
de travail dans la fonction publique (LRTFP I-I). Les
personnes qui travaillent pour des employeurs distincts et pour
des sociétés d'État, qui ne sont pas
assujetties à la LRTFP I-I, se verront attribuer un code
d'identification différent.
Utilisation et divulgation
Les institutions fédérales utilisent le CIDP
toutes les fois qu'il est nécessaire d'identifier des
employés.
Les institutions fédérales, qui sont assujetties
à la LRTFP I-I, auront accès aux codes
d'identification des employés concernant ces effectifs.
Les employeurs distincts et les sociétés
d'État n'y auront toutefois pas accès.
Les institutions fédérales ne devront pas
divulguer le CIDP aux organismes de l'extérieur, à
savoir les syndicats, les banques et les compagnies d'assurances.
À cette fin, on utilisera un code d'identification
complètement distinct, le numéro individuel
d'organisme, pour transmettre des renseignements sur les
employés.
Si elles en font la demande, les employés doivent
fournir leur CIDP à l'institution qui les emploie ou
à une autre institution du gouvernement
fédéral et ce, à des fins liées
à l'emploi. Les employés ne sont pas cependant
obligés, pour quelque raison que ce soit, de fournir leur
CIDP aux organismes de l'extérieur du gouvernement
fédéral et ne devraient pas permettre qu'il soit
utilisé à l'extérieur du gouvernement
fédéral.
Il se peut que le fichier central et les banques de
données approuvées dans la décision du
Conseil du Trésor de 1988 contiennent à la fois le
NAS et le CIDP. Les autres banques de données ne doivent
pas contenir le NAS et le CIDP. Toute autre demande d'exception
doit être soumise au Conseil du Trésor pour
approbation.
Collecte du CIDP
Comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements
personnels, au moment de la demande de collecte du CIDP, les
institutions fédérales doivent informer la personne
de la raison pour laquelle le code est demandé et des
droits, avantages sociaux et privilèges qui peuvent lui
être retirés si elle refuse de le divulguer à
une institution du gouvernement fédéral.
Références
Loi et Règlements sur la protection des
renseignements personnels
La Gestion des renseignements détenus par le
gouvernement
Politique et lignes directrices sur la protection des
renseignements personnels (Couplage des données et
contrôle du NAS)
Code de la protection des renseignements personnels concernant
les employés
Demandes de renseignements
Prière de soumettre toute demande de renseignements
concernant ces lignes directrices à :
Paye et information
Division de la classification, des systèmes d'information
sur les ressources humaines et de la paye
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Appendice B - Lignes directrices concernant
le numéro individuel d'organisme
Objectif
L'objectif des présentes lignes directrices est de
fournir aux institutions fédérales un cadre pour
l'attribution, l'utilisation, la divulgation, la protection et la
collecte du numéro individuel d'organisme (NIO).
Le NIO est considéré comme un renseignement
personnel selon la Loi sur la protection des renseignements
personnels (article 3). L'attribution, l'utilisation, la
divulgation, la protection et la collecte de ce numéro
doivent donc être effectuées, dans les institutions
fédérales, en tenant compte des pratiques
équitables en matière de traitement de
l'information énoncées dans la Loi sur la
protection des renseignements personnels.
Historique
L'introduction du NIO est la dernière de deux mesures
que le gouvernement fédéral a prises pour limiter
l'utilisation du numéro d'assurance sociale (NAS) pour
identifier l'employé.
La première mesure a consisté à mettre en
oeuvre le code d'identification de dossier personnel (CIDP) qui
est utilisé pour les besoins de l'administration interne
du gouvernement et qui n'est pas communiqué aux
organisations de l'extérieur. La deuxième mesure
est la mise en oeuvre du NIO, qui est utilisé pour
contrôler la communication de renseignements personnels
à des organismes de remise tels que les syndicats, les
institutions financières, les compagnies d'assurance et
les organismes de charité.
Définitions
Code d'identification de dossier personnel (CIDP)
(Personal Record Identifier (PRI)) - numéro attribué afin
d'associer un employé à ses dossiers personnels
dans la fonction publique fédérale
employé (employee) - personne qui est ou a
été employée par une institution
gouvernementale fédérale, et pour qui le
gouvernement fédéral doit transmettre des
renseignements à un organisme de remise
fichier central (FC) (Central Index (CI)) - système
administré par Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada pour gérer l'attribution des CIDP et des NIO;
numéro individuel d'organisme (NIO)
(Individual Agency Number (IAN)) - numéro attribué afin
de transmettre des renseignements concernant les employés
à des organismes de remise;
Organisme de remise (remittance agency) - organisation de l'extérieur
de la fonction publique fédérale à laquelle
les institutions gouvernementales fédérales
remettent des sommes d'argent pour le compte des employés
(c.-à.-d. les organismes de bienfaisance, les institutions
financières, les administrateurs d'assurance, etc.);
renseignements personnels (personal information) -
renseignements, quels que
soient leur forme et leur support, concernant une personne
identifiable, tels qu'ils sont définis à
l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements
personnels
type d'employeur (employer type) - aux fins de ces lignes directrices,
il y a deux types d'employeurs : soit les institutions
fédérales pour lesquelles le Conseil du
Trésor est l'employeur et qui figurent à
l'appendice I, partie I de la Loi sur les relations de travail
dans la fonction publique (LRTFP) ou celles pour lesquelles
le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur et qui ne
figurent pas à l'appendice I, partie 1, de la LRTFP
(c'est-à-dire employeurs distincts et
sociétés d'État)
Attribution des NIO
Le fichier central sera utilisé pour créer et
attribuer des NIO dans les situations où il est
jugé nécessaire d'employer un numéro pour
identifier des employés pour les besoins d'organismes de
remise. Un NIO différent sera utilisé pour
identifier un employé auprès de chaque organisme de
remise. À la différence du CIDP, les
employés conserveront les mêmes NIO s'ils changent
de type d'employeur au cours de leur carrière.
Comme il s'agit d'un numéro destiné aux
organismes de remise, il n'est pas nécessaire que les
employés connaissent leurs NIO. Toutefois, les
institutions fédérales doivent le leur communiquer
s'ils en font la demande.
Utilisation et divulgation
Le gouvernement fédéral a créé le
NIO pour remplacer le NAS dans les rapports avec les organismes
de remise.
Sous réserve des dispositions du paragraphe 8(2) de
la Loi sur la protection des renseignements personnels,
les NIO ne peuvent être divulgués qu'à
l'organisme de remise pour lequel ils ont été
créés.
Collecte du NIO
Les institutions fédérales n'ont pas besoin de
demander aux employés leurs NIO.
Références
Loi et Règlements sur la protection des
renseignements personnels
Politique et lignes directrices sur la protection des
renseignements personnels (Couplage des données et
contrôle du NAS)
Code de la protection des renseignements personnels concernant
les employés
Lignes directrices concernant le code d'identification de
dossier personnel (CIDP)
Demandes de renseignements
Prière de présenter toute demande de
renseignements concernant ces lignes directrices aux :
Services d'information stratégique
Bureau de la gestion, des systèmes et des technologies de
l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
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