Norme de Service
Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la
sécurité (DPIPRPS)
Normes de service de la Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la
sécurité
I. Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité
(DPIPRPS)
Nous sommes responsables de la prestation de conseils stratégiques et de soutien auprès des institutions du gouvernement et des
centres de décisions du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) concernant les politiques, les lignes directrices et les normes
relativement à l'accès à l'information, la protection des renseignements personnels, la normalisation des sites Internet
(NSI), la divulgation proactive, la sécurité et l'accessibilité. Nous participons également à divers comités
interministériels et appuyons d'autres gouvernements qui tentent d'adopter des lois sur l'accès à l'information et la
protection des renseignements personnels (AIPRP).
Nous jouons un rôle consultatif prépondérant auprès de trois communautés de pratique : l'AIPRP, la sécurité et la NSI.
Nous donnons également des conseils stratégiques internes aux centres de décisions du SCT sur des dossiers connexes d'intérêt
pour le gouvernement fédéral. En raison de l'importance de ce rôle, nous sommes engagés à offrir un service de haute
qualité, efficace et ponctuel, tant à nos clients internes que nos clients externes.
II. Nos normes de service
Les normes de services suivantes portent sur trois principaux éléments qui font qu'un service est efficace : la qualité, la
rapidité d'exécution et la disponibilité.
De façon générale et autant que possible, nous ferons en sorte que la réponse aux demandes des institutions clientes soit
adaptée aux circonstances et aux besoins de celles ci. Cependant, il serait bon de noter qu'en ce qui a trait à la prestation
de directives et de recommandations auprès des institutions clientes concernant des dossiers d'AIPRP, de sécurité ou de NSI,
nous n'offrons strictement qu'un service conseil. À ce titre, les institutions clientes sont entièrement responsables des
décisions prises dans ces dossiers. Par conséquent, c'est à vous de juger si des consultations additionnelles auprès d'autres
sources pertinentes, comme l'unité des services juridiques, la haute direction et les autres intervenants, sont nécessaires.
1) Qualité
Nous fournirons des conseils stratégiques et des renseignements fiables et réguliers sur des dossiers entourant :
-
la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels,
et les politiques et lignes directrices connexes du Conseil du Trésor;
- Info Source;
- la Normalisation des sites Internet (NSI);
- la divulgation proactive des renseignements gouvernementaux;
- la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS); et
-
la Politique de gestion de l'infrastructure à clé publique au gouvernement du Canada.
Objectifs de prestation
-
Nous préciserons et nous assurerons de comprendre la nature du service requis ainsi que le délai de
réponse.
-
Nous nous assurons que nos conseils sont fiables, réguliers et qu'ils portent sur le dossier en question.
À cette fin, il est possible que des consultations soient nécessaires auprès des collègues de la DPIPRPS et/ou des
ressources internes ou externes selon les conclusions de l'analyste de la DPIPRPS.
2) Rapidité d'exécution
Nous fournirons des conseils et des renseignements aux institutions clientes conformément aux délais de réponse soulignés aux
objectifs de prestation.
Objectifs de prestation
-
Nous répondrons aux messages et accuserons réception des demandes dans un délai d'une journée ouvrable.
À ce moment, si la situation le permet, nous répondrons à votre demande.
-
Nous négocierons avec vous un délai de réponse approprié.
-
Les dossiers urgents seront traités en priorité, ce qui pourrait avoir des répercussions sur un délai de
réponse déjà convenu. Dans un tel cas, nous vous informerons dès que possible de tout changement à ce délai.
3) Disponibilité
Nous vous informerons de nos responsabilités et des personnes-ressources et ferons en sorte que vous puissiez bénéficier des
services d'un analyste qui pourra répondre à vos questions et demandes.
Objectifs de prestation
-
Nous vous ferons part des changements importants concernant nos responsabilités.
-
Nous vous fournirons les services d'une personne-ressource substitut lors d'absences prolongées (plus d'une
journée ouvrable).
-
Nous utiliserons un langage clair.
-
Nous fournirons nos services dans la langue officielle de votre choix.
-
Nous serons disponibles pour répondre aux employés qui travaillent au sein des communautés de pratiques
désignées. Les questions et demandes provenant d'autres fonctionnaires seront acheminées à leur spécialiste
ministériel respectif qui se chargera de communiquer avec la DPIPRPS, au besoin. Toutes les institutions devraient
communiquer avec les analystes de la DPIPRPS selon le sujet de leur question ou demande.
-
En temps normal, la journée de vendredi sera réservée aux dossiers internes de la DPIPRPS.
III. Outils de mesure et rapports
Les commentaires de nos institutions clientes sont les bienvenus.
Nous demanderons aux membres des divers comités de nous faire part de leurs commentaires.
Nous effectuerons des sondages périodiques auprès des clients. Un résumé des résultats en matière de
rendement sera ensuite transmis à la collectivité intéressée, et un rapport détaillé du rendement de la DPIPRPS sera remis
au(x) comité(s) touché(s) aux fins de discussion.
IV. Aidez-nous à vous aider
Afin de pouvoir remplir les engagements soulignés dans la présente, nous vous recommandons d'examiner ce qui
suit avant de demander conseil auprès des analystes de la DPIPRPS.
1) Déterminez quel genre de conseil vous recherchez :
-
des commentaires et des discussions d'ordre général concernant un dossier précis;
-
des documents précis ou des renseignements statistiques;
-
de l'aide afin de dégager des solutions de rechange et des options concernant un dossier en particulier;
-
des directives ou des recommandations concernant la façon d'aborder un dossier en particulier; ou
-
une démonstration sur la façon d'accomplir une tâche précise ou de mener à bien un dossier en
particulier (par exemple, directives, formation).
2) Profitez de l'expertise interne et des documents du Conseil du Trésor, comme les politiques, les normes,
les lignes directrices et les rapports de mise en œuvre. Assurez-vous d'avoir discuté du dossier avec le coordonnateur de l'AIPRP
de l'institution, l'agent de sécurité du ministère ou le spécialiste de la NSI, et qu'une recherche préliminaire a
été effectuée. Les institutions clientes devraient au moins consulter les politiques, les normes, les lignes directrices et
les rapports de mise en œuvre pertinents avant de demander de l'aide auprès d'un analyste de la DPIPRPS.
3) Coordonnez les demandes en nommant une ou deux personnes au sein de votre bureau à titre d'agent de
liaison auprès de la DPIPRPS. Cela évitera les situations où différentes personnes demandent conseil auprès de différents
analystes de la DPIPRPS concernant le même dossier et permettra ainsi d'éliminer le dédoublement d'efforts et le
chevauchement de réponses entre les analystes de la DPIPRPS.
4) Ne communiquez qu'avec un seul analyste concernant un dossier. Veuillez consulter notre site Web pour
obtenir la liste des personnes-ressources.
5) Assurez-vous, lorsque vous demandez conseil, de fournir tous les renseignements pertinents, comme les
positions ou les politiques précises du ministère, un résumé des discussions qui ont eu lieu relativement au dossier et les
échéanciers. Ces renseignements sont cruciaux à la DPIPRPS afin de déterminer le niveau d'urgence de la demande et la
nature exacte du conseil recherché.
6) La date limite pour répondre à une demande ou une question devrait prendre en considération les besoins de
l'institution ainsi que la charge de travail et l'horaire de l'analyste.
Vos commentaires sont très importants pour nous. Si vous avez des préoccupations ou des commentaires positifs
concernant notre service, communiquez avec l'analyste des politiques ou le gestionnaire de l'unité. Lorsque nous vous
demandons votre point de vue concernant nos services, n'hésitez pas à nous en faire part.
Novembre 2005
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