1. Manuel du Conseil du
Trésor
Le Manuel du Conseil du Trésor regroupe les
politiques et les lignes directrices en matière de gestion
qui relèvent du Conseil du Trésor.
Il est constitué de six grands modules. Chacun regroupe
essentiellement les volumes des politiques et peut
également comprendre d'autres volumes qui traitent surtout
des procédures.
La liste complète des volumes est la suivante :
Module - Gestion du personnel
Administration de la paye (supplémentaire)
Assurances et avantages sociaux connexes
Classification
Directive sur les postes isolés
Directives sur le service extérieur
Groupe de la direction
Guide de formation (supplémentaire)
Pensions
Relations de travail
Rémunération
Ressources humaines
Sécurité et santé au travail
Services aux employés
Module - Gestion de l'information et gestion
administrative
Accès à l'information
Acquisition et gestion des projets
Communications
Gestion de l'information
Biens immobiliers
Marchés
Matériel, services et gestion des risques
Normes sur les technologies de l'information
(supplémentaire)
Sécurité
Module - Gestion des dépenses
Gestion des dépenses
Politiques et initiatives de gestion
Procédures budgétaires (supplémentaire)
Module - Gestion financière
Gestion financière
Plan comptable (supplémentaire)
Module - Langues officielles
Module - Gestion générale
évaluation et vérification
Guide des présentations au Conseil du Trésor
(supplémentaire)
2. Volume Gestion de
l'information
Description
Le volume renferme les orientations stratégiques qu'a
approuvées le Conseil du Trésor, la politique sur
la gestion des technologies de l'information et ses lignes
directrices, et la politique sur la gestion des fonds de
renseignements du gouvernement.
Genre
Pour ne pas alourdir le texte, nous nous conformons à
la règle qui permet d'utiliser le masculin avec une valeur
de neutre.
Date d'entrée en vigueur
La date au bas de chaque page indique la date de publication
et non la date d'entrée en vigueur. Les chiffres
représentent dans l'ordre, le jour, le mois et
l'année.
Exemple : 05-02-93 veut dire le 5 février 1993.
La date d'entrée en vigueur de toute modification ou
ajout à ce volume sera indiquée dans le texte
même ou dans l'avis de modification.
Vente et distribution de la version imprimée
Le Groupe Communication Canada - édition (GCC-E)
est chargé de la vente et de la distribution de la version
imprimée du Manuel du Conseil du Trésor.
Les chefs fonctionnels de l'administration ainsi que les
fonctionnaires désignés aux fins de la politique de
gestion des technologies de l'information et agents des
ministères chargés des fonds de renseignements de
chaque ministère ont droit à un abonnement gratuit
au volume Gestion de l'information.
Tous les autres abonnements doivent être achetés
par l'entremise du Groupe Communication Canada -
édition.
Téléphone : (819) 956-4802
Télécopieur : (819) 994-1498
Modifications
Le GCC-E enverra automatiquement les modifications aux
abonnés qui ont retourné leur formulaire de
"commande permanente" inclus dans chaque volume. Les
abonnés seront facturés pour toutes les
modifications émises.
Les demandes de renseignements à ce propos doivent
être adressées au Groupe Communication Canada -
édition.
Médias de substitution
Cette publication est disponible sur des médias de
substitution. Veuillez consulter à cet effet la rubrique
"Demandes de renseignements".
Diffusion électronique
Plusieurs projets pilotes sont en cours afin d'évaluer
différentes technologies tels les disques compacts, la
télédiffusion et l'accès en direct.
Entre-temps, les disquettes peuvent être achetées
en prenant un abonnement annuel.
Pour plus de renseignements sur ce service, s'adresser
à :
Ashley Fraser Inc.
Markham (Ontario)
Téléphone : (416) 415-0683
Télécopieur : (416) 415-0686
Droit d'auteur
Le Manuel du Conseil du Trésor est
protégé par des droits de la Couronne en vertu
desquels on peut le reproduire et le distribuer gratuitement au
sein du gouvernement fédéral canadien et des autres
ordres de gouvernement au Canada uniquement.
Circulaires
Exceptionnellement, une politique ou une modification peut
faire l'objet d'une circulaire.
La circulaire sera annulée dès que la
révision sera incorporée au Manuel du Conseil du
Trésor; les documents la modifiant indiqueront
l'annulation de la circulaire.
Bulletins "Information"
Les bulletins "Information" servent à
communiquer :
- les mesures ponctuelles;
- les renseignements qui seront rapidement
périmés;
- les rappels.
La distribution des bulletins "Information" qui
traitent de la gestion de l'information se limite aux chefs
fonctionnels de l'administration ainsi que les fonctionnaires
désignés aux fins de la politique de gestion des
technologies de l'information et agents des ministères
chargés des fonds de renseignements de chaque
ministère et toute autre distribution dépend du
sujet traité. à part ce groupe principal, personne
ne reçoit systématiquement tous les bulletins.
Les bulletins ne serviront pas à modifier le contenu du
volume.
Demandes de renseignements
Toute demande de renseignements sur le contenu des chapitres
doit être adressée aux agents responsables au sein
de l'administration centrale du ministère. Ceux-ci
pourront acheminer leurs demandes de renseignements aux personnes
autorisées mentionnées sous la rubrique
"Demandes de renseignements" du chapitre.
Les questions concernant la publication de ce volume doivent
être adressées au :
Collin Boyd
Analyste de la politique
Secrétariat du Conseil du Trésor
Téléphone : (613) 946-6290
Le Guide des gestionnaires résume les politiques
et les processus clés qui figurent dans le Manuel du
Conseil du Trésor (MCT). Vous pouvez vous procurer ce
guide au même endroit que le MCT.
Le présent volume du Manuel du Conseil du
Trésor renferme trois parties soit :
- l'orientation stratégique, qui comprend les
orientations stratégiques qu'a approuvées le
Conseil du Trésor en matière de gestion de
l'information;
- La partie 2, Technologies de l'information, qui comprend la
politique sur la gestion des technologies de l'information. Cette
politique vise à assurer l'utilisation stratégique
des technologies de l'information afin d'appuyer les
priorités du gouvernement et l'exécution des
programmes, d'accroître la productivité et
d'améliorer le service au public;
- La partie 3, Fonds de renseignements du gouvernement, qui
comprend la politique sur la gestion des renseignements
détenus par le gouvernement et ses lignes directrices.
Cette politique vise à assurer la gestion rentable et
coordonnée de tous les fonds de renseignements au sein de
l'administration fédérale.
Le fait d'unir les orientations stratégiques et les
deux politiques dans un même volume intitulé La
gestion de l'information démontre la
complémentarité qui existe entre l'information et
les technologies de l'information. Ces politiques, ainsi que les
principes énoncés dans cette préface,
constituent la position du gouvernement en matière de
gestion de l'information. Cette position se fonde sur les
nouveautés dans le domaine des technologies de
l'information, sur les pratiques acceptées en
matière d'information et sur la gestion de l'information
en général, de même que sur
l'évolution des institutions fédérales comme
telles.
Utilisés à l'origine pour réduire le
coût de tâches répétitives comme le
traitement des commandes, les ordinateurs servaient, à la
fin des années 60, à exploiter des systèmes
d'information intégrée, et ainsi suivre les
progrès vers la réalisation des buts et objectifs
des institutions. Au milieu des années 70, les coûts
élevés et les longs délais
nécessitaient la planification à long terme des
systèmes informatiques. Cette planification a donné
lieu à l'examen des besoins en information par
rapport aux objectifs opérationnels, à
l'étude du cheminement de l'information et
à la mise au point de modèles de données et
de stratégies technologiques à long terme. La
gestion des données a dû être appliquée
pour assurer l'uniformité et éviter le double
emploi dans les grandes bases de données et les importants
systèmes intégrés. Ainsi, tout au long de
l'évolution des systèmes informatiques, on a
eu tendance à insister de plus en plus sur les besoins en
information et sur la gestion coordonnée des ressources
d'information.
Au cours des années 80, la distinction qui existait
entre l'informatique et les télécommunications
s'est estompée progressivement compte tenu de la
fusion des technologies sous-jacentes. Ainsi, dans bon
nombre d'institutions, un rapport plus étroit
s'est établi entre les deux fonctions. La
communication et l'échange d'information entre
différentes pièces de matériel et
différents logiciels a eu tendance à prendre de
l'importance au cours de cette décennie.
L'accent s'est déplacé, portant surtout
sur l'information traitée et communiquée
plutôt que sur la technologie, et la planification
coordonnée des ressources liées à
l'information dans les institutions et à
l'échelle de l'administration
fédérale a pris beaucoup d'importance.
La gestion de la collecte, de la création, de
l'organisation et de la saisie des fonds de renseignements
des institutions fédérales a toujours
été perçue comme essentielle à la
prise de décisions judicieuses, à
l'exécution efficace des programmes et à la
prestation de services de qualité. Compte tenu de
l'importance que revêt l'information pour la
société moderne, les exigences législatives
et stratégiques régissant l'administration des
documents du gouvernement n'ont cessé de
s'accroître au cours des deux dernières
décennies. Par exemple :
- au début des années 60, Statistique Canada a
été autorisé à améliorer les
méthodes de collecte de l'information et à
réduire le double emploi;
- le Décret sur les documents publiés de
1966 indiquait l'intention du gouvernement de
répertorier, de contrôler et d'organiser les
documents de l'administration fédérale et
introduisait la notion qui consiste à déterminer
les documents ayant une valeur permanente du point de vue
administratif ou historique;
- en 1978, les services de gestion des documents commencent
à accorder aux données la même importance
qu'ils attribuent aux documents imprimés;
- la partie IV de la Loi canadienne sur les droits de la
personne exige le contrôle et le répertoriage de
tous les renseignements personnels utilisés à des
fins administratives, peu importe le support sur lequel ils se
trouvent;
- en 1983, la Loi sur l'accès à
l'information obligeait les institutions à rendre
compte des renseignements qu'elles détiennent et
à les rendre accessibles, sauf dans des cas exceptionnels
très restreints. La politique relative aux communications
gouvernementales établie en 1988 élargit encore
davantage les droits de consultation, les institutions
étant tenues d'offrir les renseignements provenant de
leurs bases de données en vente au public, sous
réserve d'une demande suffisante;
- en 1983, la Loi sur la protection des renseignements
personnels imposait des contrôles sur la collecte,
l'utilisation et la divulgation des renseignements
personnels;
- en 1986, la Politique sur la sécurité du
gouvernement fédéral exigeait un examen de tous les
fonds de renseignements afin d'en déterminer le
niveau de protection approprié;
- depuis 1986, les politiques du gouvernement tentent de
réduire le fardeau administratif imposé au public
en exigeant l'utilisation la plus répandue possible
des renseignements, sous réserve des contraintes
législatives, et en éliminant toute collecte
inutile de données;
- en 1987 la Loi sur les Archives nationales du Canada
imposait des contrôles législatifs sur
l'élimination des documents du gouvernement. Les
institutions sont tenues de faire approuver par l'archiviste
fédéral l'élimination de documents
gouvernementaux, peu importe le support d'information sur
lequel ils se trouvent.
Cette évolution des lois et des politiques en
matière d'information démontre
l'importance accrue qui est accordée à la
gestion des fonds de renseignements du gouvernement compte tenu
de leur valeur tant pour l'administration
fédérale que pour le public.
La gestion des ressources liées à
l'information est maintenant généralement
reconnue, tant dans le secteur public que dans le secteur
privé, comme étant aussi essentielle que la gestion
des ressources financières et humaines. On accepte
maintenant comme fonction bien distincte la gestion de
l'information, notamment la gestion coordonnée des
ressources liées à l'information d'une
organisation, y compris ses fonds de renseignements et ses
investissements dans les technologies connexes. Cette fonction
consiste en la planification, la direction et le contrôle
de toutes les ressources liées à l'information
de l'organisation de manière à ce que
celle-ci puisse atteindre ses objectifs, exécuter ses
programmes et offrir ses services. Elle découle de la
prémisse selon laquelle les fonds de renseignements
d'une organisation et ses investissements dans les
technologies de l'information constituent des ressources
précieuses et des facteurs critiques dans la
réalisation de ses objectifs.
Les plans du gouvernement relatifs à l'information
et aux technologies de l'information lui permettent de
s'assurer que ses systèmes d'information
répondront aux besoins opérationnels futurs. Ils
devraient s'inspirer des processus de planification
existants en matière des technologies de
l'information et tenir compte éventuellement de la
fusion des fonctions axées sur les technologies de
l'information (traitement des données et
télécommunications) et des fonctions axées
sur l'information (gestion des données informatiques,
gestion des documents, bibliothèques, gestion des
formules, collecte d'information) dans les institutions et
à l'échelle de l'administration
fédérale.
à l'heure actuelle, il existe des
différences au niveau des institutions en ce qui a trait
à leur participation à la gestion de
l'information. Celles qui ont déterminé
l'importance de la gestion de l'information pour les
aider à atteindre leurs objectifs ont
réalisé d'énormes progrès, et
elles en tirent de nombreux avantages. On met les autres au
défi d'évaluer l'importance de la gestion
de l'information pour leur organisation et de
procéder à sa mise en application.
Une corrélation utile et significative entre les
technologies de l'information et les fonds de renseignements
doit être établie. Voici certaines
corrélations qui valent la peine d'être
envisagées :
- l'organisation et le stockage de l'information dans
d'importants systèmes de bureautique afin d'en
assurer la saisie rapide sous une forme utilisable, et le respect
des normes appropriées pour garantir
l'intégrité et la permanence des
renseignements;
- la détermination des importantes collectes
d'information à effectuer auprès du public
à des fins d'examen et l'étude des
répercussions sur le plan de la paperasserie;
- l'inclusion des restrictions sur l'utilisation et
la diffusion des renseignements dans les plans de conception des
systèmes d'information. Il faudrait tenir compte, par
exemple, de la protection des renseignements personnels et de la
sécurité, ce qui éviterait des travaux
d'adaptation onéreux par la suite;
- l'intégration du besoin d'assurer
l'utilisation la plus répandue possible de
l'information (pour assurer l'économie,
l'efficience et la réduction du fardeau
administratif) dans la conception, entre autres, de
systèmes de gestion des bases de données et de
systèmes de communications;
- l'inclusion de normes de conservation et
d'élimination dans les plans de conception des
systèmes d'information;
- l'application de nouvelles technologies pour mettre en
oeuvre les nombreuses exigences de la politique du Conseil du
Trésor sur la gestion des renseignements détenus
par le gouvernement;
- l'automatisation du répertoire des renseignements
détenus par le gouvernement, afin d'en
accroître l'efficacité.
Les institutions élaborent des plans relatifs aux
technologies de l'information depuis le milieu des
années 70 (Plans des systèmes et techniques
d'information). La politique sur la gestion des technologies
de l'information poursuit dans la même veine que ce
plan, mais insiste davantage sur l'établissement de
directives applicables à l'échelle de
l'administration fédérale. Dans cette
politique, on parle de "plans de gestion de
l'information" - une nouvelle désignation
qui reflète les progrès accomplis par les
institutions qui appliquent la gestion de l'information et
incite les autres institutions à aller de l'avant.
Comme les institutions ont besoin de ces plans pour
répondre à leurs besoins opérationnels
futurs, ceux-ci devraient être conçus de
manière à répondre aux besoins particuliers
de chaque institution et être adaptés à leur
situation unique. En outre, ce n'est que grâce
à ces plans que le Secrétariat du Conseil du
Trésor peut s'acquitter de son mandat qui consiste
à assurer la direction et la coordination dans
l'ensemble de l'administration
fédérale.
3. Infrastructure de la
gestion de l'information au sein de l'administration
fédérale
L'appendice A illustre l'infrastructure qui est en
train d'être mise en place en vue de la planification
et de la coordination efficaces et efficientes des ressources
reliées à l'information de
l'administration fédérale. Cette
infrastructure comprend:
- les organismes centraux, qui sont responsables de la gestion
globale et de l'élaboration de politiques dans des
secteurs particuliers;
- les organismes de services communs auxquels on a
confié la responsabilité d'assurer un service
de contrôle ou de soutien particulier à toutes les
institutions;
- les organismes qui détiennent des
responsabilités législatives ou des pouvoirs
délégués à l'égard de
fonctions particulières touchant la gestion de
l'information au sein de l'administration
fédérale (organismes
compétents);
- des comités et d'autres groupes qui fournissent
des conseils et des renseignements dans des domaines particuliers
de la gestion de l'information à un organisme
appartenant à l'une des trois catégories
précédentes;
- des institutions individuelles chargées de la
coordination et de la gestion des ressources reliées
à l'information servant à
l'exécution de leurs programmes.
Le Conseil du Trésor, par l'entremise de son
Secrétariat, continuera d'assurer la direction et la
coordination dans le domaine de la gestion de l'information
à l'échelle de l'administration
fédérale. Le premier énoncé
général de l'orientation du gouvernement dans
ce domaine à être approuvé par le Conseil du
Trésor a été promulgué dans
l'Aperçu de la politique de gestion de
l'information - Orientation stratégique en
matière de gestion de la technologie de l'information
dans le gouvernement fédéral, 1987.
Le gouvernement a adopté les principes suivants pour la
mise en oeuvre fructueuse de la gestion de l'information
:
- la gestion de l'information constitue un outil essentiel
pour appuyer, améliorer et accroître la
capacité de chaque organisme de s'acquitter de son
mandat, d'exécuter ses programmes et d'offrir
ses services à l'aide de méthodes novatrices
d'application des technologies de l'information;
- les fonds de renseignements et les technologies de
l'information sont des aspects complémentaires de la
gestion des ressources liées à
l'information;
- les ressources humaines jouent un rôle essentiel dans
la mise en oeuvre efficace de la gestion de l'information;
c'est pourquoi la consultation et la communication sont
absolument nécessaires et la formation est perçue
comme un atout;
- il est essentiel que les cadres supérieurs participent
à l'établissement de l'orientation et des
objectifs en matière de gestion de
l'information;
- les ressources liées à l'information
constituent des investissements importants et des avoirs
précieux qui doivent être gérés au
niveau de l'institution;
- la valeur marchande des produits et services
d'information du gouvernement est un facteur dont il faut
tenir compte dans leur gestion.
Les deux politiques contenues dans ce volume, soit La gestion
des technologies de l'information et La gestion des
renseignements détenus par le gouvernement, devraient
être mises en application dans le contexte de
l'orientation du gouvernement fédéral en
matière de gestion de l'information
énoncée dans ce chapitre.
Appendice A - Infrastructure
de la gestion de l'information
![Appendice A - Infrastructure de la gestion de l'information](/web/20061202115405im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/im-gi/sdg-osg1_tm_f.gif)
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