Préciser les cas où les cotisations et les droits
d'inscription peuvent être remboursés.
Le gouvernement a pour politique de ne payer les
cotisations ministérielles que lorsque l'adhésion à une
organisation particulière bénéficie directement à un programme
gouvernemental ou constitue une condition d'une loi fédérale que
l'employé doit remplir pour exercer ses fonctions.
La présente politique s'applique aux ministères
et organismes énumérés à l'annexe I, I.1 et II de la Loi sur
la gestion des finances publiques (LGFP). La politique vise
tous les types de cotisations, droits d'inscription et frais de
permis. Elle entre en vigueur le 1er juin 1993 et
remplace les autorisations antérieures du Conseil du Trésor
concernant les cotisations.
Le gouvernement contribue au perfectionnement des
employés par le truchement de ses politiques sur la formation,
l'éducation, les affectations de perfectionnement, les échanges
de cadres, les congés de formation, les conférences, etc., mais
il n'assume pas toutefois les frais de l'adhésion des
particuliers à des organisations professionnelles,
para-professionnelles et spécialisées à moins que les paiements
soient prévus par cette politique.
C'est à l'employé lui-même qu'il incombe
d'assurer son perfectionnement personnel, de réaliser ses
aspirations professionnelles et de se tenir au courant des
derniers développements dans les domaines qui se rattachent à son
emploi. Par conséquent, que le ministère concerné en retire ou
non des avantages accessoires, l'employeur n'autorisera pas le
paiement des frais d'adhésion des particuliers à des
organisations professionelles pour les raisons précitées.
L'administrateur général peut déléguer le pouvoir d'approuver le
paiement des cotisations lorsque l'adhésion constitue une
condition d'une loi fédérale. Ces cotisations peuvent être
remboursées seulement lorsque l'employé exerce activement des
fonctions professionnelles dont il ne pourrait s'acquitter
légalement s'il n'était membre actif d'une organisation
professionnelle reconnue. (Voir appendice A a).
Il faut obtenir l'approbation personnelle de l'administrateur
général dans les cas suivants :
- tous les autres droits d'inscription et les cotisations au
nom d'un particulier. Ils sont payables seulement lorsque les
fonctions professionnelles d'un employé ne pourraient être
légalement exercées à moins qu'il soit un membre actif d'une
organisation professionnelle reconnue. (Voir appendice A b))
Dans tous les autres cas, il incombe à chaque
employé de maintenir la validité de ses titres professionnels,
para-professionnels ou autres.
- plus d'une adhésion à une organisation située dans un secteur
géographique donné lorsque les adhésions ne constituent pas une
condition d'une loi fédérale;
- les droits d'inscription ou les adhésions qui bénéficient
principalement à l'employé;
- les adhésions qui ne sont pas directement liées aux
programmes du ministère;
- les adhésions générales de plus de 700 $.
L'administrateur général peut déléguer le pouvoir d'approuver les
adhésions générales jusqu'à concurrence de 700 $ dans les cas
suivants :
- lorsque, pour recevoir des informations spécialisées qui sont
liées directement aux programmes du ministère, il faut adhérer à
une organisation, l'adhésion se fait au nom de la bibliothèque du
ministère;
- lorsque, comme il est indiqué en a), l'adhésion ne peut se
faire au nom du ministère ou d'un poste du ministère, elle doit
se faire au nom d'un employé, mais il faut indiquer clairement
dans ce cas que les avantages et les publications qui en
découlent reviennent au ministère;
- lorsque les adhésions aux organisations fournissent au
ministère des occasions de contacts avec les secteurs du public
les plus intéressés par ses activités, p. ex. une chambre de
commerce. Les adhésions doivent, si possible, se faire au nom du
ministère.
Les cotisations et les droits d'inscription ne sont pas payés (ou
remboursés) à l'égard des associations, des sociétés, etc.
auxquelles adhèrent les employés ou les personnes nommées dans le
but d'être admissibles à un poste.
Il ne faut autoriser qu'exceptionnellement les adhésions à des
organisations à caractère surtout social, récréatif ou fraternel,
et ces adhésions doivent donc être approuvées personnellement par
le ministre.
Il faut que le gestionnaire du centre de responsabilité
compétent examine les adhésions avant de les renouveler afin de
s'assurer que leurs fins restent valides.
On ne peut pas sous-déléguer le pouvoir d'approuver les
adhésions exigeant l'approbation personnelle du ministre ou de
l'administrateur général, visée aux paragraphes deux et cinq qui
précèdent. Le pouvoir de renouveler les adhésions qui ont été
initialement approuvées par le ministre ou l'administrateur
général peut être sous-délégué par la suite sous réserve que les
conditions de l'approbation initiale demeurent les mêmes et que
la liste principale des membres soit mise à jour périodiquement.
Toutefois, lorsqu'il y a changement de ministre ou
d'administrateur général, il faut que le renouvellement soit
approuvé personnellement par le nouveau ministre ou par le nouvel
administrateur général, comme pour une nouvelle adhésion.
Les ministères et les organismes doivent inscrire
les adhésions et les droits d'inscription sous le code d'article
économique 0483 et conserver l'information suivante pour chaque
exercice aux fins de l'évaluation ou de la vérification :
- le montant total dépensé pour toutes les adhésions;
- à des associations, des sociétés, etc.;
- à des institutions internationales ou nationales;
- le nombre d'adhésions en cours ainsi que l'objectif général
de chaque adhésion :
- au nom des employés,
- au nom du ministère.
De temps à autre, le Secrétariat du Conseil du
Trésor évaluera l'application de cette directive.
Les demandes de renseignement au sujet de cette
politique devraient être adressées aux agents responsables de
l'administration centrale des ministères. Les agents peuvent
demander une interprétation de la politique auprès du :
Groupe de la sécurité, de la santé et des
services aux employés
Division des relations de travail
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier ouest
6e étage, tour ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
613 952-3263 (Télécopieur)
Adhésions à des organisations professionnelles ou
para-professionnelles
Aux fins de cette politique, il y a
essentiellement trois sortes d'adhésions : les adhésions au nom
d'un particulier découlant d'une condition d'une loi fédérale
qu'il doit remplir pour exercer ses fonctions, les autres
adhésions professionnelles connexes; et les autres adhésions à
une association qui est plus générale que professionnelle mais de
telles adhésions doivent être faites au nom d'un
particulier :
Adhésions légales
Les seuls cas où il est absolument nécessaire
qu'un employé adhère à ces organisations sont ceux pour lesquels
la condition est établie par une loi fédérale par exemple, la
Loi sur les aliments et drogues. Seuls les groupes
professionnels, Arts dentaires, Arpentage, Droit, Médecine,
Pharmacie, Médecine vétérinaire sont, assortis d'une telle
condition, et celle-ci ne s'applique qu'aux employés qui exercent
activement les fonctions de ces groupes professionnels.
Conformément à cette politique, les frais sont remboursés et l'on
ne fournit pas la formule T-4A supplémentaire dans ces cas-là.
Les adhésions ne sont pas payées pour les membres de ces groupes
professionnels qui exercent des fonctions administratives ou
travaillent dans un domaine connexe mais à l'extérieur des
groupes professionnels susmentionnés.
Autres adhésions professionnelles
Cette catégorie comprend les adhésions qui ne
constituent pas une condition d'une loi fédérale mais qui sont
considérées nécessaires par l'employeur parce que l'employé
serait incapable d'exercer les fonctions du poste d'un point de
vue légal à moins que le titulaire ne soit un membre actif d'un
organisme professionnel reconnu. Ces cas-là sont rares mais
comprendraient notamment l'ingénieur ou l'architecte qui doit
utiliser un titre professionnel pour authentifier des plans ou
des dessins.
Ces adhésions ne sont pas imposables lorsque
celles-ci découlent d'un exigence légale selon les fonctions du
poste.
Adhésions générales faites au nom d'un particulier
Cette catégorie inclut les adhésions liées au
travail et à des organisations qui ne sont pas professionnelles
et qui ont été faites au nom d'un particulier, ou d'un titre de
poste et ce, lorsqu'il est impossible de le faire au nom de la
bibliothèque ministérielle. De telles adhésions ne sont pas
imposables, par exemple l'adhésion au Cercle des journalistes,
lorsque le ministère est le principal bénéficiaire.
Titres professionnels
Puisque la compétence fédérale a préséance sur la
compétence provinciale et municipale, il conviendrait de noter
qu'une association provinciale ne peut pas contrôler les employés
de l'administration fédérale. Dans le secteur privé, les employés
sont tenus d'adhérer à une association professionnelle pour :
- utiliser un titre professionnel;
- apposer un seau ou un cachet authentifiant des documents en
vue d'obtenir l'approbation d'une autorité municipale ou
provinciale ou un financement;
- prouver qu'ils ont satisfait aux normes de scolarité;
- entrer au service d'une entreprise du secteur privé ou
s'établir à leur compte;
- assurer que le nombre des personnes faisant partie d'une
profession est limité pour contrôler les possibilités
d'emploi;
- garantir l'observation des normes de scolarité et du système
d'éthique du travail;
- adhérer aux régimes d'assurance-vie collective et
responsabilité offerts par l'association professionnelle à ses
membres;
- exercer des pressions au nom de la profession, le cas
échéant.
Les employés de l'administration fédérale n'ont
pas besoin de normes imposées de l'extérieur, de régimes
d'assurance ou de protection contre les risques puisqu'ils leur
sont offerts par le gouvernement. Ils n'ont pas besoin non plus
de titre professionnel sauf s'il existe une exigence légale.
(Voir 1. A) & B)) Dans l'exercice privé, il faut exiger des
titres professionnels pour protéger le public lors du recrutement
d'un membre d'une profession libérale. Le public doit être
certain que la personne qui déclare appartenir à cette profession
est réellement qualifiée. On peut déterminer ses compétences en
s'informant auprès d'une association provinciale d'accréditation
professionnelle. Il n'est pas nécessaire de prendre ces
précautions pour les employés de l'administration fédérale.
La décision d'adhérer ou de renouveler une
adhésion à une association professionnelle est donc une décision
personnelle, et il appartient à l'employé, et non au
contribuable, d'en assumer la responsabilité financière.
La direction devrait savoir que conformément à la
plupart des conventions collectives :
L'employeur rembourse à l'employé les cotisations
ou les droits d'inscription à une organisation ou à un conseil
d'administration lorsque le paiement de ces frais est nécessaire
pour la continuation de l'exercice des fonctions du poste.
Contrairement au gouvernement fédéral, d'autres
paliers de gouvernement et le secteur privé doivent se conformer
aux règlements provinciaux exigeant l'adhésion continue aux
organisations professionnelles ou paraprofessionnelles. Il est
aussi important de noter que ce n'est pas l'employeur mais
l'employé qui paie normalement les dépenses connexes.
On peut autoriser le paiement d'autres dépenses
découlant d'une adhésion, dont celles qui sont engagées pour
assister à une conférence, à un séminaire, le prix des repas,
etc. quand le ministère en est le vrai bénéficiaire et quand
elles ne dépassent pas les limites qui sont fixées par les
directives sur les conférences, les réceptions officielles et les
voyages.
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