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Politique sur les paiements de transfert - questions de mise en oeuvre et éclaircissement


S'il y avait incompatiblité entre une version mprimée et la version électronique de ce document, la version électronique prévaudra.

DATE :

Le 9 mars 2001

  

AUX :

Agents principaux des finances/Agents principaux des finances à temps plein

  

OBJET :

Politique sur les paiements de transfert - Questions de mise en oeuvre
et éclaircissement

Ce Bulletin d'information a été publié en réponse à des demandes présentées par des ministères en vue de clarifier un certain nombre d'exigences énoncées dans la version révisée de la Politique sur les paiements de transfert. Les modifications qui ont été apportées dans ce bulletin seront rendues officielles dans la Politique et la clarification des questions sera documentée dans le Guide sur les paiements de transfert, à venir.

  1. Exigences applicables à l'accord concernant une contribution - Appendice C

Question : Les exigences énumérées à l'Appendice C doivent-elles être comprises dans tous les accords concernant une contribution?

La clause 8.2.1 de la politique prévoit que « Les accords concernant une contribution doivent être conclus entre le ministère et le bénéficiaire en tenant compte des dispositions de l'Appendice C.  »

On incite les ministères à intégrer les conditions de l'Appendice C à leurs accords concernant une contribution. Toutefois, sauf si les politiques du CT comportent des dispositions à l'effet contraire, les ministères ont le choix d'inclure les conditions associées à l'Appendice C dans les accords concernant une contribution. Si un ministère n'inclut pas une ou plusieurs de ces exigences, il doit justifier sa décision. Elle doit être entièrement documentée dans les fichiers du programme.

  1. Niveau de financement modifié par le Parlement - Clause 7.3.6

Question : Certains ministères se sont butés à de la résistance de la part des bénéficiaires éventuels lorsqu'ils ont tenté d'inclure la condition suivante dans un accord de paiements de transfert :

« les dispositions relatives à l'annulation ou à la réduction des transferts advenant que les niveaux de financement ministériels seraient modifiés par le Parlement ».

Bien que la clause 7.3.6 prévoit que « Les conditions, la documentation rattachée aux programmes et les ententes doivent comprendre les dispositions d'annulation ou de réduction des paiements de transfert advenant que les niveaux de financement ministériels seraient modifiés par le Parlement »,l'article 40 de la Loi sur la gestion des finances publiques porte que tout contrat stipule que le paiement est subordonné à l'existence d'un crédit (c.-à-d. qu'un crédit doit exister pour le paiement en particulier). En fait, toute entente ou tout contrat comprend donc implicitement une telle clause.

Toutefois, il est entendu, pour des fins de divulgation, que les ministères doivent inclure la clause du « niveau de financement modifié par le Parlement » dans tous les accords de paiements de transfert. Dans les cas où un bénéficiaire éprouve un problème particulier avec son inclusion, des représentants du ministère doivent déterminer si l'opposition est justifiée et si l'exclusion de la condition est justifiée Afin d'exclure l'exigence, une exemption du CT est requise.

Il est à noter qu' à l'Appendice C, cette exigence de politique apparait aussi, de façon éronnée, comme une exigence de procédure. Pour une plus grande précision, l'exigence est obligatoire, et non facultative.

  1. Déclaration des montants exigibles - Appendice C (1) xvii)

Question : Les ministères n'établissent pas clairement la justification de cette exigence.

La Politique prévoit que les accords concernant une contribution devraient comprendre une clause exigeant que les bénéficiaires déclarent les sommes exigibles par le gouvernement fédéral et reconnaissant que les sommes dues au bénéficiaire puissent être compensées *. Les « montants exigibles » et les « sommes dues » se réfèrent aux dettes échues et non aux dettes en bonne et due forme.

La raison d'être de cette exigence est fondée sur le principe selon laquelle les créances exigibles par la Couronne devraient être réglées avant que les paiements de transfert (qui représentent généralement des fonds discrétionnaires) soient autorisés et versés aux bénéficiaires éventuels.

Néanmoins, les représentants ministériels peuvent se servir de leur pouvoir discrétionnaire pour choisir une ligne de conduite appropriée. Voici les résultats les plus probables :

Le demandeur n'est pas tenu de déclarer les sommes exigibles par la Couronne. Dans ce scénario, un ministère conclurait qu'il serait préférable, pour le bien public, d'autoriser un paiement de transfert malgré la créance possible du demandeur envers la Couronne. De plus, les responsables du programme seraient d'avis que la compensation d'un paiement de transfert mettrait le projet en péril. On s'attendrait donc à ce que la compensation ne soit pas approuvée par le ministre responsable.

  1. Le demandeur est informé que si le(s) paiement(s) de transfert est autorisé, le montant exigible peut être compensé. Dans ce cas, le demandeur est réputé valoir la peine d'être appuyé financièrement, même s'il a une créance due à la Couronne. Cependant, contrairement à ce que prévoyait l'ancien scénario, le ministre responsable approuverait la compensation du paiement de transfert si elle était demandée par un autre ministère. Il est présumé, dans ce cas, que le projet ou l'initiative ne serait pas mis en péril si la créance était compensée.
  2. Le demandeur est informé que la créance doit être réglée avant qu'une demande puisse être approuvée. Dans ce scénario, le ministère ne peut pas justifier de fournir de l'aide tant que la créance n'est pas réglée.

Processus

  1. Si les demandeurs ne se font pas demander une déclaration des montants exigibles et/ou si le programme est considéré par le ministre responsable non assujetti à une compensation, le ministère doit justifier exhaustivement la décision et la documenter dans le fichier du programme.
  2. Pour en arriver à une des deux autres décisions (options B ou C), le ministère devrait suivre le processus ci-dessous :

2.1. Établir que le programme de paiement de transfert est admissible à la compensation (c.-à-d. que le ministre responsable approuverait probablement la compensation) ;

2.2. Exiger des demandeurs qu'ils déclarent toutes les créances dues au gouvernement, la nature de la créance et le nom du ou des ministères créancier(s) ;

2.3. Exiger des demandeurs l'autorisation de partager ces renseignements avec le ou les ministères en question ;

2.4. Informer les demandeurs des conséquences d'une omission de fournir les renseignements demandés (p. ex. la demande sera rejetée) ;

2.5.Informer les demandeurs des conséquences possibles si une créance est échue (p. ex. les paiements de transfert peuvent être compensés et/ou la demande peut être rejetée).

2.6. Informer les demandeurs que la remise de tout renseignement trompeur ou incorrect une fois qu'une contribution a été autorisée constitue un manquement qui entraînera le recouvrement du paiement de transfert.

Note : Si le demandeur est un particulier, toutes les demandes présentées par le ministère en vue d'obtenir des renseignements personnels doivent être conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques du CT sur la protection des renseignements personnels.

* La compensation consiste à prendre un remboursement gouvernemental ou un paiement dû à une personne ou à une société et à appliquer le paiement à une créance dûe à la Couronne par cette même personne ou société. Il peut y avoir compensation à l'intérieur du ministère et entre ministères.

  1. Exemptions à la gestion de trésorerie - Exigence de retenue des contributions - Clauses 7.6.3 et 7.6.4

Question : Un paiement anticipé peut-il représenter le montant complet d'une contribution quand la valeur de celle-ci est limitée?

L'un des éléments clés d'une contribution est que généralement, le paiement prend la forme d'un remboursement des coûts prévus (c.-à-d. que seules les dépenses admissibles convenues sont remboursées). Comme les paiements anticipés devraient être accordés uniquement sur une base exceptionnelle, une disposition de retenue :

  • minimisera le risque associé au fait que le bénéficiaire puisse utiliser l'argent à des fins autres que celles pour lesquelles la contribution a été faite, et
  • incitera le bénéficiaire à justifier complètement toutes les dépenses engagées, entraînant une diminution de la charge de travail du ministère.

Si les gestionnaires responsables des programmes de paiements de transfert estiment qu'une exemption à une disposition de retenue est justifiée, ils doivent demander une exemption spéciale dans les conditions de leur programme de paiement de transfert lorsqu'ils demandent l'approbation ou le renouvellement de ces conditions du Conseil du Trésor.

  1. Sources des fonds - Clause 7.13 et Appendice C (1) (vi)

Question : Il existe une incohérence entre la clause 7.13.1 et l'Appendice C (1) (vi) en ce qui a trait à la déclaration des sources de financement. Cette incohérence finira par être corrigée dans la Politique.

La clause 7.13.1 prévoit que toutes les sources de financement devraient être déclarées avant l'approbation d'une contribution dépassant 100 000 $ ou l'octroi d'une subvention dépassant 100 000 $. Toutefois, la disposition (1) (vi) de l'Appendice C prévoit que dans le cas des contributions excédant 100 000 $, la déclaration peut être faite avant ou peu après l'entrée en vigueur de l'accord, ainsi qu'une fois le projet achevé.

Les cas dans lesquels la déclaration est faite peu après le début du projet devraient être rares et exceptionnels. Généralement, ces circonstances extraordinaires s'appliqueraient lorsqu'elles sont cruciales pour l'atteinte des objectifs du programme. Les motifs doivent être justifiés et entièrement documentés dans les fichiers du programme.

Note : Quand la déclaration doit être faite « peu après », les responsables du programme devraient faire preuve de prudence en rédigeant l'accord pour que le ministère ne soit pas tenu de débourser des fonds avant que toutes les sources de fonds aient été déclarées et vérifiées.

  1. Rapports sur les plans et priorités/Rapports sur le rendement du ministère (RPP/RRM) - Clause 7.4.7

Question : Il règne une certaine confusion concernant les attentes du SCT quant aux exigences de RRM et de RPP et quant aux niveaux de déclaration du programme de transferts.

La clause 7.4.7 prévoit notamment que «Les ministères doivent englober dans le Rapport sur le rendement du ministère une preuve des résultats obtenus, liée aux engagements en matière de résultats et aux résultats précis prévus dans les Rapports sur les plans et priorités pour chaque programme de transfert dont la somme excède cinq millions de dollars.  »

Les ministères devraient se reporter à la Partie III - Rapports sur les plans et priorités (RPP) de 2001-2002 et aux directives qui s'y trouvent. Le tableau 5.5 clarifie les exigences de la clause 7.4.7 (« en énonçant que de l'information additionnelle sur les subventions, les contributions et les autres paiement de transferts est de mise seulement quand la valeur globale dans un secteur d'activités excède 5 millions de dollars »). Donc, on ne s'attend pas à ce que les ministères préparent une planification annuelle ou un rapport des résultats pour chaque transfert (d'importance).

Les directives des RRM compléteront celles des RPP.

  1. Propriété intellectuelle (PI) - Sous-section 7.10

Question : Questions relatives à la propriété intellectuelle.

La sous-section 7.10 de la Politique sur les paiements de transfert prévoit : « Le cas échéant, le potentiel de partage des droits de propriété intellectuelle doit être défini dans les conditions du programme.  »

Les ministères devraient connaître le risque potentiel que représente l'acquisition de PI par paiements de transfert. Il peut entraîner la transformation d'un accord concernant une contribution en un contrat d'acquisition ou en une licence qui peut être assujettie au Règlement sur les marchés gouvernementaux et aux accords commerciaux. Par exemple, des questions de licence peuvent être soulevées quand les ministères stipulent, dans les accords de transferts , qu'ils peuvent utiliser la PI développée par le bénéficiaire à leurs propres fins.

Afin de s'assurer que les accords demeurent des accords de transfert plutôt que de devenir des contrats d'acquisition ou des ententes de licence, les ministères devraient demander des conseils juridiques quand de la PI est acquise ou couverte dans des accords de transfert.

  1. Représentation ministérielle au sein des comités/conseils consultatifs

Question : Il faut faire preuve de prudence quand des responsables d'un ministère ou du gouvernement participent à des comités consultatifs ou à des conseils d'administration.

Les bénéficiaires de paiements de transfert doivent demeurer indépendants de tout contrôle exercé par les responsables du gouvernement*. La participation des responsables d'un ministère ou du gouvernement à des comités consultatifs ou des conseils d'administration ne doit pas faire en sorte qu'ils exercent ou qu'ils soient considérés comme exerçant un contrôle sur l'utilisation de fonds. Une influence indue ou un contrôle sur des comités consultatifs ou des conseils d'administration peut entraîner des responsabilités financières ou juridiques de la part de la Couronne.

Lorsqu'ils participent à de tels comités consultatifs ou conseils d'administration, les ministères devraient contacter leur personnel juridique s'il existe des problèmes de contrôle potentiels.

*Un contrôle peut être exercé même en l'absence de participation gouvernementale à des comités et des conseils. Des conseils juridiques devraient être demandés afin de s'assurer que des associations de partenariat avec les bénéficiaires ne sont pas mises en place, implicitement ou explicitement, dans les accords.

  1. Lobbying - Clause 7.5.1

Question : Clarifier l'exigence selon laquelle il faut inclure une clause sur le lobbying dans un accord sur les paiements de transfert.

La clause 7.5.1 de la politique exige que les ministères établissent des politiques et des procédures afin de s'assurer que toute personne qui fait du lobbying pour le compte d'un demandeur est enregistrée conformément à la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes. Les ministères devraient connaître les dispositions d'exemption de cette Loi. Les questions peuvent être transmises au Bureau du conseiller en éthique.

En général, la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes, (http://lois.justice.gc.ca/fr/L-12.4/) adoptée en 1985, exige que les gens, rémunérés par leurs clients pour influencer les politiciens fédéraux ou des responsables du gouvernement en vue d'obtenir des avantages financiers ou de faire modifier des lois, déposent un rapport détaillé auprès d'Industrie Canada dans lequel ils divulguent leurs activités de lobbying et leurs clients. De plus, l'Appendice M de la Politique sur les marchés, intitulé Lobbyistes et marchés, prévoit que les honoraires versés à un lobbyiste ne devraient pas être proportionnels au montant de la subvention ou de la contribution obtenue. L'Appendice M se trouve à http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_m_f.asp.

Dans les cas où les activités liées aux projets des paiements de transfert peuvent inclure des lobbyistes, les ministères peuvent donc exiger une attestation de la part du bénéficiaire lors de la demande. Une approche fondée sur le risque est un moyen efficace de surveiller l'application de cette exigence.

  1. Langues officielles - Sous-section 8.6

Question : Incohérence entre les libellés anglais et français

Les libellés des versions anglaise et française du paragraphe 8.6 de la politique, « Langues officielles », ont été modifiés afin qu'ils deviennent cohérents.

Les ministères devraient connaître la teneur de la politique sur les langues officielles intitulée « Subventions et contributions ». On peut accéder à cette politique à http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/offlang/chap1_4_f.asp.

  1. Cadre de responsabilisation fondé sur les résultats et cadre fondé sur les risques servant à la vérification - Clauses 8.1.1 (xv) et (xvi)

Question : La nécessité d'un cadre de responsabilisation fondé sur les résultats et d'un cadre fondé sur les risques servant à la vérification a constitué un défi pour certains ministères.

Le Guide sur les paiements de transfert à venir, qui doit être achevé en mars ou avril 2001, comportera d'autres conseils sur les exigences relatives aux cadres. Compte tenu du fait qu'il s'agit un défi pour certains ministères, le chapitre porvisoire du Guide qui s'applique aux cadres est joint comme Appendice A. L'Appendice B est également joint à titre de complément d'information au cadre de vérification. On rappelle aux ministères que ces pièces jointes demeurent des textes provisoires.

  1. Admissibilité des sociétés d'État - Clause 7.2.2

Question : Correction au libellé

La clause 7.2.2 se lit en partie comme suit « Lorsqu'un ministère envisage l'octroi d'une subvention ou d'une contribution à une société d'État figurant à l'article 85 et à la partie I de l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, il doit consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer s'il faut obtenir une approbation précise du Conseil du Trésor.  »

La conjonction « et » devrait se lire « ou » car aucune société mentionnée à l'article 85 de la LGFP n'est énumérée dans la partie 1 de l'Annexe III.

La version corrigée est ainsi rédigée : « Lorsqu'un ministère envisage l'octroi d'une subvention ou d'une contribution à une société d'État figurant à l'article 85 ou à la partie I de l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, il doit consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer s'il faut obtenir une approbation précise du Conseil du Trésor.  »

Les ministères sont invités à identifier d'autres questions de mise en oe uvre relatives à la Politique sur les paiements de transfert et/ou à présenter leurs observations au sujet de ce Bulletin d'information.

Demandes de renseignements

Toute demande de renseignement peut être acheminée à la Division des politiques de gestion financière, Direction de la fonction de contrôleur, SCT.

Téléphone : (613) 957-7233

Télécopieur : (613) 952-9613

_________________________

Rod Monette

Secrétaire adjoint / contrôleur général adjoint/

ÉBAUCHE

Annexe « A »

Cadres et plans obligatoires

Le présent chapitre vise à clarifier les exigences du CT pour ce qui est des nouvelles présentations ou des présentations renouvelées qui touchent les programmes de transfert. Il s'adresse essentiellement aux gestionnaires de programmes des ministères qui élaborent de nouveaux programmes de transfert ou qui gèrent les programmes existants et aux analystes de programmes du Conseil du Trésor qui approuvent ces programmes.

La Politique sur les paiements de transfert prévoit que les présentations au Conseil du Trésor visant à faire approuver, au titre d'un programme, les conditions de subventions pour une catégorie ou des bénéficiaires ou pour des contributions devraient inclure un cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats et un cadre fondé sur les risques servant à la vérification qui couvre les plans de vérification et d'évaluation.

On s'attend à ce que la plupart des ministères aient en place certains des éléments exigés pour l'établissement des cadres mentionnés plus haut. Sauf si c'est la première fois qu'un ministère s'engage dans des paiements de transfert, les cadres ou les plans ministériels disposent peut-être déjà des clauses qui couvrent expressément les programmes de transfert actuels.

Dans ces cas, le cadre pertinent devrait être ajusté au nouveau programme ou au programme modifié et actualisé de manière à refléter les exigences actuelles de la politique. S'il n'existe pas de tel cadre pour le programme étudié, il devra être élaboré avant que la présentation soit envoyée au CT pour approbation.

Cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats

La politique sur les paiements de transfert exige que toute présentation au Conseil du Trésor, portant sur des programmes ou des initiatives comportant des paiements de transfert, comprenne un cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats (CGRFR) qui traite les exigences en matière de responsabilisation, d'évaluation et de rapport. Le cadre devrait effectivement contribuer à l'atteinte de certains objectifs liés au programme de gestion fondé sur les résultats :

  • Établir clairement les rôles et les responsabilités des principaux partenaires oeuvrant à l'exécution du programme ou de l'initiative - une structure de gestion saine.
  • Assurer une conception claire et logique qui lie les ressources aux résultats prévus - il s'agit d'un modèle logique fondé sur les résultats qui établit une séquence logique des ressources, d'activités, d'extrants et résultats clés pour le programme ou l'initiative.
  • Disposer d'une solide stratégie de mesure du rendement qui permet aux gestionnaires d'assurer le suivi du progrès, de mesurer les résultats, d'appuyer les travaux d'évaluation ultérieurs, d'apprendre et, par cette entremise, d'apporter de façon continue des ajustements pour procéder à des améliorations.
  • De présenter les travaux d'évaluation qui devraient être faits au cours d'un cycle de vie.
  • D'assurer un rapport adéquat des résultats.

S'il est élaboré avec succès, le cadre devrait représenter :

  • une entente entre les partenaires sur ce qu'ils visent à réaliser, la façon dont ils prévoient travailler ensemble à cette fin, et la façon dont ils mesureront les résultats et en feront rapport;
  • un outil de gestion, d'apprentissage et de responsabilité améliorés tout au long du cycle de vie du programme ou de l'initiative;
  • une indication anticipée selon laquelle le programme ou l'initiative est établi avec logique - et accompagné d'un engagement ferme à obtenir des résultats - et a une bonne chance de succès.

Le cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats peut être appliqué aux programmes ou aux initiatives qui comportent des paiements de transfert, qu'ils soient gérés dans les limites d'un seul ministère ou qu'ils comprennent des partenariats externes. Il inclut :

  • un énoncé clair des rôles et des responsabilités des principaux partenaires qui se consacrent à l'exécution du programme ou de l'initiative;
  • un exposé clair des ressources devant être appliquées aux objectifs, aux activités, aux extrants et aux résultats clés à obtenir, de même que leurs liens;
  • un aperçu de la stratégie de mesure du rendement, y compris les coûts et les données sur le rendement (indicateurs clés) dont le suivi sera assuré;
  • le calendrier des principaux travaux d'évaluation prévus;
  • un aperçu des dispositions de rapport qui conviennent pour les bénéficiaires du financement et pour ceux du ministère, y compris le rapport parlementaire.

Un cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats devrait établir avec conviction l'intention et la capacité d'un ministère de mesurer le rendement par rapport aux principaux engagements visant l'obtention de résultats, de façon continue (mesure continue du rendement) et périodique, au moyen de l'évaluation de programme. Une stratégie solide de mesure du rendement devrait couvrir :

  • les activités principales du programme (qu'est-ce qui sera fait?)
  • les clients ou les publics cibles (qui en profitera?)
  • les résultats prévus (que parviendra-t-on à réaliser?)
  • les indicateurs de rendement (comment le saurons-nous objectivement?)
  • les sources de données (où obtiendrons-nous l'information?)
  • les considérations méthodologiques (comment mesurerons-nous et analyserons-nous, et à quels coûts?)

Il sera possible d'obtenir bientôt d'autres renseignements et conseils, sur la mise en place de cadres de gestion et de responsabilisation fondés sur les résultats, dans un guide distinct du SCT produit expressément à cette fin.

Cadre de vérification fondé sur les risques et plan de vérification interne

La teneur d'un plan de vérification est fonction de nombreux facteurs, comme les demandes de la direction, les obligations légales, les cycles, les besoins et les attentes établis au préalable des organismes centraux ou d'autres partenaires. Cependant, afin utiliser les ressources de vérification interne où elles sont le plus nécessaires, le risque devrait constituer une force motrice dans l'élaboration du plan. Un cadre de vérification fondé sur le risque constitue une façon efficace d'atteindre cet objectif. Un cadre de vérification fondé sur le risque représente une approche cohérente et rigoureuse de détection, d'évaluation et de traitement du risque.

En ce qui a trait aux programmes de transfert, les vérificateurs tiendront compte des procédures et des mesures de contrôle en place pour cerner et évaluer les risques. Ils doivent déterminer une stratégie de vérification applicable à ce programme qui se reflétera dans le plan annuel de vérification, ou dans un document autonome, si le nouveau programme ou le programme renouvelé a été élaboré après la publication du plan annuel de vérification. La gestion des risques fait l'objet du chapitre 7.

Il faut garder à l'esprit que le rôle principal de la fonction de vérification consiste à garantir la gestion et l'administration appropriées des programmes, ce qui s'applique aux programmes de transfert conditionnels et non conditionnels, nouveaux ou renouvelés. Tel que mentionné à la section 8.5 de la Politique sur les paiements de transfert, il incombe à la gestion de programme d'effectuer des vérifications des bénéficiaires.

Dans certaines circonstances, la vérification interne peut se pencher sur certains accords concernant une contribution. Cela survient généralement à la demande des gestionnaires de programme lorsqu'un problème est soupçonné et que les mesures internes de contrôle des programmes, comme la surveillance financière et opérationnelle, ont échoué ou quand les agents de programme accessibles n'ont pas la capacité ou le savoir-faire nécessaires pour s'occuper d'une question ou qu'ils font peut-être eux-mêmes partie du problème.

Par conséquent, le plan de vérification interne inclus dans une présentation au CT devrait traiter surtout de comment et de quand la vérification interne déterminera si le programme de transfert est bien géré et administré. Il peut également indiquer quand et comment il vérifiera certains accords concernant une contribution si c'est jugé nécessaire pour compléter ou évaluer l'efficacité de la surveillance du programme.

Le chapitre 9 traite de la vérification interne des programmes et des accords de transfert.

Il importe de souligner que la vérification interne des accords ne libère pas les gestionnaires de programmes de leurs responsabilités à l'égard de la surveillance efficace des accords concernant une contribution dont ils sont chargés.

ÉBAUCHE

Annexe « B »

Diligence raisonnable dans la gestion et l'administration des programmes de transfert

La Politique sur les paiements de transfert prévoit que les présentations pour approbation de conditions de subventions accordées à une catégorie de bénéficiaires ou de contributions d'un programme devraient comprendre « l'assurance que l'on a mis en oe uvre des systèmes, des procédures et des ressources ministériels pour accorder une diligence raisonnable dans l'approbation des transferts et la vérification de leur admissibilité, ainsi que la gestion et l'administration des programmes  ».

Ce paragraphe souligne le fait que la diligence raisonnable au niveau de la gestion et de l'administration d'un programme de transfert est tout aussi importante que l'obtention des résultats prévus.

La diligence raisonnable dans la gestion et l'administration d'un programme de transfert bénéficie de l'assurance que l'on a mis en oe uvre les systèmes, les procédures, les ressources et les mesures de contrôle appropriés. Ces éléments sont souvent intégrés à un cadre de gestion et de contrôle.

Que les programmes de transfert se trouvent dans un cadre ou qu'ils soient élaborés séparément, ils devraient mettre en oe uvre les systèmes, les procédures, les ressources et les mesures de contrôle pour garantir ou promouvoir :

  • l'observation de la législation, des politiques et des procédures applicables;
  • l'efficience, l'efficacité et l'économiey au niveau de l'utilisation des ressources;
  • l'intégrité financière.

Plus précisément, le programme de transfert devrait être conçu pour inclure les éléments suivants.

  • Une identification claire de la législation et des politiques essentielles qui doivent être observées, des procédures qui devraient être suivies, du niveau de qualité, du niveau d'efficacité opérationnelle et de l'économie nécessaires dans l'administration du programme de transfert et de l'efficacité prévue au niveau de son exécution.
  • Un ensemble d'indicateurs opérationnels qui couvrent les éléments qui précèdent, tel que décrit plus loin.
  • Des mesures de contrôle internes qui appuient la réalisation des objectifs administratifs en termes d'observation et de qualité, des objectifs opérationnels en termes d'efficience et d'économie, et des objectifs de programme en termes d'efficacité.
  • Un mécanisme de rapport qui fournit aux gestionnaires de programmes des renseignements opportuns, fiables et complets sur ce qui précède.

Indicateurs opérationnels

Les indicateurs de conformité fournissent des renseignements sur la question de savoir si les conditions législatives et procédurales obligatoires sont respectées. Les indicateurs de qualité reflètent le degré d'observation des normes de qualité opérationnelle et administrative.

Les indicateurs d'efficience mesurent le rapport entre la valeur d'un extrant opérationnel et le coût des ressources utilisées pour le produire alors que les indicateurs d'économie indiquent si la solution la plus économique a été retenue, lorsqu'elle était accessible et adéquate.

Les indicateurs d'efficacité révèlent si un processus donné produit ou non l'extrant opérationnel prévu.

Exemples d'indicateurs :

Conformité  : Des demandes de remboursement sont approuvées par un agent autorisé

Qualité : La justification de l'approbation de projet est bien documentée

Rendement (efficacité) : Les problèmes importants concernant les accord sont détectés pendant les visites de suivi

Rendement (efficience) : Les étapes administratives superflues ont toutes été supprimées

Rendement (économie) : Les agents de programme ont recours aux conférences téléphoniques lorsqu'ils le peuvent pour éviter des coûts élevés de déplacement