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Auteur/Information:
Direction de la gestion des finances et de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
Téléphone: (613) 957-2542
Dernière révision: Novembre 1993
Plan d'édition et de diffusion
Communiqués et pochettes pour trousses d'information
Les meilleures pratiques: gérer la qualité et le design
Les présentes lignes directrices sont une consolidation des directives du Conseil du Trésor sur l'édition «sans superflu, qui ont été données pour composer avec les compressions annoncées dans le Budget de février 1992. Les directives prévoient la rationalisation de l'édition du gouvernement et l'adoption d'un «caractère»distinctif pour ce qui est des communiqués, des pochettes pour trousses d'information et de la couverture des rapports. Les présentes lignes directrices remplacent les directives du Conseil du Trésor publiées le 7 et le 30 juillet et le 29 septembre 1992.
Loin d'être limitatives, les lignes directrices ont été établies pour vous guider dans les pratiques de l'édition «sans superflu. Certes, il existe plus d'une façon de procéder mais, essentiellement, il s'agit d'adopter de saines méthodes de planification de sorte que les produits d'information soient peu coûteux, bien conçus et écologiques et qu'ils communiquent efficacement les messages. Chaque institution adaptera les lignes directrices en fonction de ses besoins.
Les demandes de renseignements sur la mise en oeuvre de ces lignes directrices peuvent être adressées à la Division des pratiques de gestion de l'information, Direction de la politique administrative, Secrétariat du Conseil du Trésor.
Questions et tendances. La société infoculturelle dans laquelle nous vivons aujourd'hui influe grandement sur l'édition du gouvernement, que ce soit en raison des percées technologiques, de la nécessité de protéger l'environnement, du passage à une culture axée sur la prestation de services ou de la rapidité à laquelle croît le volume d'information. Interviennent également la réforme de la fonction publique et le climat d'austérité, qui se poursuivent. Les questions et tendances sous-jacentes sont :
Tous ces éléments se répercutent de diverses manières sur les méthodes et les pratiques de diffusion de l'information. L'effet conjugué de ces éléments complique les activités liées à l'édition.
Application. Ces lignes directrices s'appliquent aux institutions figurant aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi qu'aux entités qui sont des ministères aux fins de cette loi.
Portée. Les lignes directrices et les directives s'appliquent aux publications gouvernementales destinées aux publics externes et internes, et à la présentation graphique des couvertures de rapports, des communiqués et des pochettes pour trousses d'information.
Exceptions. Certaines publications ou catégories de produits exigent une approche différente; les exceptions comprennent :
Même si une publication se trouve parmi l'une des exceptions énumérées ci-dessus, il faut soigneusement soupeser la décision d'opter pour une présentation plus coûteuse plutôt que d'appliquer l'approche «sans superflu.
Les lignes directrices sur l'édition «sans superflu»visent :
Ces objectifs viennent appuyer les orientations de la politique du gouvernement en matière de communications. L'exigence de publier dans les deux langues officielles est toujours la même, et les mesures prises en vue de réduire les coûts ne doivent pas empêcher les institutions de s'acquitter de leur obligation de servir le public en français ou en anglais.
Les institutions trouveront sans doute utile de faire appel à des comités d'examen internes pour la préparation d'un plan d'édition, et pour soulever des questions telles que :
Un plan de diffusion peut permettre d'accroître l'efficience des projets et de réaliser des économies. Il convient de soulever les questions suivantes :
La nécessité de mettre à la disposition du public de l'information qui soit facile à obtenir exige de bons documents de référence, dont les répertoires, les catalogues et l'index. Tous ces ouvrages de référence favorisent la diffusion de l'information et la prestation des services gouvernementaux. Il existe certains moyens pour faciliter la tâche des personnes qui cherchent à obtenir de l'information :
Le volume d'information croît rapidement; il semble donc indiqué de tenir compte de l'accessibilité à l'information au moment de la planification, c'est-à-dire de veiller à mettre les documents à la portée de tous (par l'entremise de catalogues, de répertoires, de listes de contenu, d'index) et à les rendre faciles à consulter (rubriques, structure, disposition).
Il s'agit tout d'abord de définir les besoins, prenant en ligne de compte tous les aspects en passant par la conception, la production et la diffusion, sans oublier les besoins des utilisateurs. Les principes de la planification des produits imprimés et électroniques sont rappelés ci-dessous. La section portant sur les meilleures pratiques, qui figure à la fin du présent document, contient des précisions à ce sujet.
Produits imprimés. La présentation et la dimension d'un produit ainsi que le papier et les couleurs de l'encre utilisés influent directement sur le coût et sur l'environnement. Bon nombre des facteurs entrant en jeu sont interdépendants; les économies éventuelles devraient donc être déterminées en comparant les coûts unitaires pour les diverses méthodes et procédés. Pour faire en sorte que le design du produit est conforme à l'approche «sans superflu, il importera :
Les coûts de production d'un produit et les répercussions sur l'environnement sont étroitement liés. En adoptant l'approche «sans superflu, les institutions montrent l'importance qu'elles accordent, dans le choix des matériaux et procédés utilisés, à la consommation d'énergie, au cycle de vie d'un produit et au recyclage. On devrait en effet soigneusement choisir les matériaux ou les procédés comme le papier, le couvrage de l'encre, les couchages, la reliure, l'emballage ainsi que la méthode de distribution. Une telle façon de concevoir et de planifier les documents témoigne d'un bon sens des responsabilités.
Produits électroniques. En raison des divers types d'utilisateurs, de la vaste gamme de produits sur le marché et du caractère interactif de l'éditique, il importe d'adopter une méthode de planification qui soit générale, et de tenir compte d'un grand nombre de facteurs, dont l'accessibilité pour l'utilisateur; la reproduction (textes, graphiques, sons); la capacité d'entreposage; les logiciels d'extraction de données; le manuel d'utilisateur; les normes applicables; et l'établissement de liens avec d'autres sources d'information.
Il est évident que les pratiques d'édition traditionnelle devraient être adaptées afin que soient mises à profit les capacités de transfert de données par voie électronique. L'organisation de l'information et la présentation des textes et des graphiques sont tout particulièrement touchés.
Le design de la couverture des rapports annuels, des rapports techniques et scientifiques et de toute autre publication interne doit être entièrement conforme à l'approche «sans superflu. En d'autres mots, les couvertures devraient être imprimées en une seule couleur, dotées d'une présentation typographique simple et dépourvues de toute illustration. Ces critères s'appliquent à toutes les présentations, qu'il s'agisse de produits imprimés ou électroniques. L'objectif est de présenter les rapports et les publications internes du gouvernement fédéral de façon cohérente et simple.
Ce qui en découle est un design fonctionnel qui comprend le titre du document et tous les renseignements nécessaires, notamment la qualité d'auteur, l'image de marque, le numéro du catalogue et la date. Le design typographique d'un rapport particulier ou d'une série de rapports peut être un moyen d'en traduire la nature et la portée.
Exigences. Les institutions (voir la note) doivent utiliser les formulaires normalisés pour tous les communiqués du gouvernement fédéral. Les pochettes standard pour trousses d'information doivent être utilisées pour fournir des renseignements aux médias ou à des événements publics.
Note : L'emploi des communiqués et des pochettes standard ne s'appliquent pas aux institutions identifiées par les armoiries, ni aux institutions exemptées du Programme de coordination de l'image de marque.
Entrée en vigueur. La directive du Conseil du Trésor émis le 7 juillet 1992, a énoncé que la politique entre en vigueur dès que les stocks actuels de formulaires et de pochettes sont épuisés.
Identification de l'institution. Vu le caractère universel de la signature «Gouvernement du Canada, il peut être nécessaire d'identifier l'institution qui publie le communiqué. Une telle identification devrait s'agir du nom de l'institution plutôt que de sa signature (seule la signature «Gouvernement du Canada»peut apparaître sur ces formulaires). On peut en imprimer au préalable le titre sur la bande supérieure du formulaire (dans l'espace prévu à cette fin) ou on peut le placer dans le titre ou dans le texte du communiqué.
Diffusion par voie électronique. Même si la normalisation des communiqués est axée sur l'emploi des imprimés, cette méthode n'est pas la seule qui soit utilisée ou préconisée. On invite les institutions à publier leurs communiqués par des moyens plus économiques (en direct ou par télécopieur par exemple). Lorsque l'on utilise de tels moyens il faut, dans la mesure du possible, appliquer les normes graphiques visant les imprimés.
Pochettes pour trousses d'information. Outre de contenir les renseignements destinés aux médias, les pochettes renferment l'information distribuée lors des conférences, des expositions ou des événements semblables. Pour identifier l'institution, on peut insérer une carte (de la taille d'une carte de visite) dans la partie gauche à l'intérieur de la pochette.
Acquisition. Les institutions peuvent faire imprimer ces articles, faire appel au Réseau d'impression automatisée, ou ils peuvent les commander auprès du service AAS (service d'approvisionnement en articles stockés). Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournira les maquettes, les fichiers électroniques et les spécifications d'impression, sur demande.
Les demandes de renseignements au sujet du Réseau d'impression automatisée devraient être adressées au Groupe Communication Canada
(tél. 613-941-5410).
Lorsqu'on commande les formulaires et les pochettes par le AAS, les demandes devraient être adressées au Centre d'approvisionnement de la région de la capitale, Approvisionnements et Services Canada, 1010, rue Somerset ouest, Ottawa (Ontario), K1A OT4 (tél. 613-957-3468).
Il convient d'utiliser les codes suivants pour commander ces articles en format unilingue ou bilingue :
Communiqué
GC 195 (92/06), 7540-21-886-3758
News release
GC 194 (92/06), 7540-21-886-3757
Communiqué/News release
GC 197 (92/06), 7540-21-886-4897
News release/Communiqué
GC 193 (92/06), 7540-21-886-3756
Pochette pour trousse d'information (français/anglais)
GC 225 (92/06), 7540-21-909-1812
Pochette pour trousse d'information (anglais/français)
GC 224 (92/06), 7540-21-909-1811
L'avènement de la technologie et l'évolution d'une société infoculturelle ont modifié un bon nombre des pratiques et des rôles dans le domaine de l'édition. Ces tendances émergentes débouchent sur de nouvelles façons de gérer la qualité et le design des produits. Énoncé ci-aprés sont des meilleures pratiques applicables à la planification des produits d'information.
Selon l'hypothèse de base, la qualité du produit fini est indissociable de la planification, et le design est à la fois un processus et un produit fini. Les meilleures pratiques misent sur une revue du design pour réunir les divers intérêts, pour tenir compte des besoins des usagers et pour veiller à ce que les objectifs de communications soient atteints et les exigences fonctionnelles satisfaites.
Une revue du design est un processus de gestion de la qualité qui comporte trois volets : les intrants / les extrants / la vérification. Plus précisément, une revue consiste en une analyse qui vise à évaluer les besoins et la pertinence du design en fonction de ces besoins, à déceler les problèmes et à proposer des solutions. La capacité du design comprend des aspects comme l'utilité, le rendement, le public cible, les besoins des utilisateurs, l'accessibilité et l'extraction, l'interface, le coût global, des facteurs environnementaux, les objectifs de marketing, la reproduction, l'entreposage et la diffusion.
Une telle revue est un outil pratique lors de l'élaboration de produits imprimés ou électroniques, et contribue à assurer que le design soit géré et utilisé d'une façon efficace. Parmi les avantages qu'elle présente, notons la meilleure coordination, la clarté de la procédure, l'amélioration du contrôle budgétaire et l'établissement de calendriers d'échéance. Bien que de telles revues attirent l'attention sur le processus de design, il devrait être clair qu'une revue n'est pas en soi une garantie d'un bon design.
Les revues du design sont utilisées dans plusieurs domaines et par de nombreuses industries. Le concept a été adopté par l'ISO (Organisation internationale de normalisation) et fait maintenant partie d'une série détaillée de normes mondiales sur la gestion de la qualité, la série ISO 9000.
Intrants. Les intrants comprennent habituellement les critères de rendement liés à la présentation de l'information et à la configuration du produit. Les intrants varieront selon la nature du projet, son envergure et sa complexité. Dans certains cas, il peut s'agir simplement d'une liste de vérification.
En plus des exigences fonctionnelles, les intrants peuvent aussi comprendre un énoncé de l'approche global du design. Il est souvent nécessaire d'aborder les questions de design d'un angle général et stratégique afin d'assurer que les communications visuelles soient cohérentes.
Un document appelé énoncé de projet devrait regrouper tous les intrants pertinents qui ont trait au rendement, et énoncer les exigences fonctionnelles, environnementales et politiques. L'énoncé de projet sert à établir une stratégie de design unifiée et à formuler un mandat clair. L'énoncé sert aussi à résoudre les problèmes dus à des exigences contradictoires et à dégager les aspects du design, les matériaux, les procédés ou les coûts qui exigent une analyse plus poussée. Selon le genre de projet, cette étape peut nécessiter la mise au point de prototypes et l'exécution d'essais afin de déterminer l'orientation appropriée.
Bref, l'énoncé de projet constitue une première étape importante du processus de design, et sert de document de référence définitif et à jour pour la durée du projet. Au cours du processus, on modifie l'énoncé à mesure que l'on tranche des questions.
Extrants. Les exigences formulées dans l'énoncé sont traduites par le designer en extrants, comme : grandes lignes de concept, systèmes de design, diagrammes, dispositions, films, fichiers électroniques, maquettes, prototypes, et spécifications relatives aux matériaux et procédés. Au volet approprié, les extrants de design devraient fournir l'information au sujet des prix, de l'acquisition, de la production, de l'inspection, de l'essai et de la diffusion d'un produit.
Vérification. La vérification consiste en une évaluation des extrants en fonction des intrants et soulève habituellement les questions suivantes :
En résumé, une analyse des facteurs pertinents aide à assurer que les solutions soient saines à tous les égards et peuvent être traduites en produits d'information de qualité.
Dumas, Angela and Mintzberg, Henry, Managing Design Designing Management, Design Management Journal, Vol. 1, No.1, Fall 1989, pp. 37-43, ISSN 1045-7194, Boston, MA.
Gouvernement du Canada, Communications : Un guide pour la bonne gestion de vos communications, N_ de cat. BT32-36/3-1992, ISBN 0-662-58909-2, Secrétariat du Conseil du Trésor et Bureau du Contrôleur général, mars 1992.
Information Design Journal, ISSN 0142-5471,
PO Box 185, Milton Keynes MK7 6BL.
ISO 9000 Compendium, International Standards for Quality Management, Organisation internationale de normalisation, ISBN 92-67-10172-2, 1992.
Whitney, Patrick et al, Design in the Information Environment: how computing is changing the problems, processes and theories of design, Random House of Canada Limited, Toronto, 1985, ISBN 0-8093-1251-4, (175 pp.).
