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Intégration de la communication d'information concernant le rendement : Projet de la fonction de contrôleur moderne

Rapport final

Préparé pour :
Bureau de la sécurité des transports et Agence canadienne d'évaluation environnementale

Préparé par :
Goss Gilroy Inc.
Conseillers en gestion
150, rue Metcalfe, bureau 900
Ottawa (Ontario) K2P 1P1
Tél. : (613) 230-5577
Téléc. : (613) 235-9592
Courriel : ggi@ggi.ca

31 mai 2003

1.0 Résumé

Au cours des dernières années, plusieurs des 60 petits organismes au sein du gouvernement fédéral ont exprimé des préoccupations concernant le nombre croissant de demandes de préparation et de présentation de rapports pour des parties externes (y compris les organismes centraux, diverses commissions, le Parlement, le public et d'autres). Bien que les petits organismes conviennent de l'importance et de la nécessité de présenter des rapports aux parties externes dans le but de démontrer des résultats, de rendre des comptes et de faire preuve de transparence, la collectivité des petits organismes est préoccupée par la quantité déjà limitée de ressources internes nécessaires pour produire les rapports demandés, ainsi que la quantité d'information et le type et la pertinence des renseignements demandés.

Objectif de l'étude

Cette étude fait partie des projets d'innovation pour la fonction de contrôleur moderne du Conseil du Trésor et est dirigée par un comité directeur formé des représentants de cinq petits organismes : le Bureau de la sécurité des transports (coprésident), l'Agence canadienne d'évaluation environnementale (coprésident), l'Office des transports du Canada (OTC), la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) et le Tribunal de la concurrence.

L'objectif de la présente étude consiste à définir des avenues visant la simplification des exigences internes et externes en matière de présentation de rapports pour les petits organismes, permettant ainsi de diminuer la charge administrative tout en continuant à répondre aux demandes d'information des cadres dirigeants, du Parlement, des organismes centraux et du public.

Ce rapport présente les conclusions de la première étape de l'étude. L'objectif de cette première étape était de dresser un inventaire des exigences externes en matière de présentation de rapports, de consulter l'ensemble des petits organismes et d'élaborer un modèle, ainsi que des méthodes recommandées pour simplifier, consolider et intégrer la production de rapports internes et externes. La deuxième étape de ce projet consistera à procéder à l'essai pilote des recommandations.

La première étape de cette étude comporte cinq méthodes de cueillette des données :

La publication de l'information à l'externe et la collectivité des petits organismes des entrevues auprès de représentants de petits organismes et d'organismes centraux sélectionnés, un sondage auprès de l'ensemble des petits organismes par l'entremise d'Internet, un examen des meilleures pratiques, des groupes de consultation et une étude de cas avec des représentants de petits organismes.

Conclusions

D'après les résultats du sondage, les petits organismes doivent préparer et soumettre environ 43 rapports externes différents (24 rapports de nature financière, 10 rapports concernant les ressources humaines et 9 rapports concernant la planification et le rendement), sans compter les présentations devant le Conseil du Trésor, les analyses de rentabilité et les autres demandes ad hoc pour le Conseil du Trésor et d'autres organismes centraux. Si l'on tient compte du fait qu'il faut soumettre les rapports tous les trimestres ou tous les mois, le nombre total de rapports externes devant être préparés et soumis à l'intérieur d'un exercice financier est de 107. La présentation de 10 rapports externes ou plus nécessite cinq mois sur dix. Les mois d'avril et de septembre sont ceux au cours desquels on soumet le plus grand nombre de rapports à l'externe; 12 en avril et 13 en septembre, sans compter la Confirmation journalière et le Rapprochement des dépôts.

Les rapports externes les plus fastidieux sont le Rapport annuel, suivi du RMR et du RPP. Une étude plus approfondie des résultats du sondage, portant sur le nombre d'heures nécessaires pour préparer les rapports externes, démontre ce qui suit :

• les organismes où les systèmes de TI ne sont pas intégrés ont tendance à exiger plus de temps pour préparer la plupart des rapports;
• les organismes qui présentent de l'information financière à l'interne moins de quatre fois par année, ou de façon ponctuelle, ont besoin de 33 % plus de temps pour préparer les rapports financiers demandés à l'externe comparativement aux organismes qui présentent des rapports à l'interne plus fréquemment; cette tendance est plus courante en ce qui concerne les rapports relatifs au rapprochement;
• les organismes qui disposent de bureaux régionaux ont tendance à exiger plus de temps pour préparer le RMR et le RPP;
• les organismes qui présentent à l'interne des rapports sur le rendement moins de quatre fois par année, ou de façon ponctuelle, ont besoin de plus de temps pour préparer le RMR;
• les organismes qui terminent leur planification d'activités avant le mois de février ont besoin de moins de temps pour préparer le RPP.

Six des dix principaux rapports externes, pour ce qui est de leur utilité en matière de gestion des organismes, sont des rapports de nature financière. Les rapports externes, que l'on a définis comme étant les moins utiles, regroupent trois types de rapports (financiers, RH et planification/rendement). Bien que plus de 20 rapports externes différents aient été définis comme étant l'un des trois plus gros fardeaux pour les petits organismes, le Rapport ministériel sur le rendement (RMR), le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), et le Rapport annuel au Parlement sont considérés par les petits organismes comme étant le plus gros fardeau. On a obtenu un large éventail de réponses lorsque l'on a demandé quels rapports représentaient le moins lourd fardeau. Toutefois, la plupart des rapports considérés comme tels étaient les rapports de nature financière.

Aller de l'avant

Pendant l'étude, plusieurs thèmes sont ressortis des types de préoccupations et de problèmes présentés par les petits organismes concernant « le fardeau lié à la production de rapports à l'externe ». Un modèle très clair que l'on a observé est que l'étendue réelle ou perçue de tout « fardeau relatif à la présentation de rapports à l'externe » dépend :

• des « facteurs internes », qui comprennent des questions liées aux opérations internes et aux pratiques de présentation de rapports de l'organisme;
• des « facteurs externes », qui comprennent des questions liées à la précision et à la plausibilité des besoins de l'utilisateur en matière d'information, le nombre de demandes de communication d'information et la nature de ces demandes (format, fréquence, moyens, etc.).

La publication de l'information à l'externe et la collectivité des petits organismes

Par conséquent, toute méthode ou tout modèle permettant de faire face au fardeau réel ou perçu doit tenir compte de ces deux facteurs. Le modèle global est le suivant :

• un modèle permettant de faire face au fardeau lié à la production de rapports à l'externe, qui démontre à un très haut niveau le lien entre les facteurs internes et externes et l'étendue du fardeau lié à la production de rapports à l'externe, de même que les méthodes suggérées pour aborder les facteurs externes et internes.

Les « facteurs externes »

• Définir les possibilités visant le changement des exigences en matière de production de rapports à l'externe, c'est-à-dire proposer une méthode permettant de définir quels rapports externes peuvent constituer une occasion de demander ou de négocier des modifications aux exigences en matière de production de rapports, en collaboration avec la partie requérante.
• Outil permettant de définir les besoins de l'utilisateur et les exigences en matière de production de rapports (et permettant d'étudier des changements possibles aux exigences en matière de production de rapports), c'est-à-dire présenter en détail les types de questions dont chaque utilisateur devrait tenir compte au moment de définir ses besoins en matière d'information et les exigences relatives à la production de rapports (y compris par exemple le format, la fréquence, le contenu, etc.). Cette liste de questions peut également être utilisée en tant qu'outil par les organismes au moment de demander ou de négocier des changements concernant une exigence en matière de production de rapports.

Les « facteurs internes »

• Deux outils peuvent être utilisés, soit un genre d'auto-évaluation permettant d'améliorer la production de rapports à l'interne et l'intégration entre les rapports internes et externes.
• Un survol de l'état des petits organismes dans la transition vers une gestion axée sur les résultats, certains des problèmes rencontrés et un profil détaillé des principales étapes à suivre.

Quant aux possibilités de simplification, de consolidation et d'intégration des rapports externes, les rapports relatifs aux RH sont considérés comme étant ceux exigeant le plus d'améliorations; on pense notamment à se limiter à une préparation biannuelle plutôt qu'annuelle afin de permettre suffisamment de temps pour mettre en oeuvre des changements importants. Les rapports de nature financière sont perçus comme ceux ayant connu le plus d'améliorations au cours des dernières années grâce aux efforts visant l'automatisation et la normalisation. On convient toutefois que d'autres améliorations sont nécessaires, particulièrement en ce qui concerne le nombre de rapports sur les transactions/rapprochements qui sont toujours en demande et les Comptes publics du Canada. Le RMR et le RPP ne sont pas considérés comme étant particulièrement utiles au public et aux parlementaires, par conséquent la préparation est vue dans l'ensemble comme un fardeau administratif plutôt qu'un rapport utile pour les utilisateurs externes ou la gestion interne. La nécessité d'un rapport autonome sur la planification ou le rendement est considérée comme étant inutile; on croit plutôt que les renseignements nécessaires devraient être consolidés dans le RMR ou le RPP, soit dans la partie principale du document ou en annexe.

L'objectif ultime des efforts visant à consolider, intégrer et simplifier la communication d'information à l'externe devrait, à long terme, viser l'exigence de produire un ensemble très limité de rapports annuels, par exemple, un rapport sur la gestion des ressources humaines, un rapport annuel traitant de la planification et de toutes les questions liées au rendement et aux résultats, ainsi que des états financiers.

Recommandations

Les « facteurs externes »

Recommandation n ^o 1 : On recommande que les petits organismes, grâce à un comité existant adéquat comme le Réseau des administrateurs de petits organismes, soumettent au Conseil du Trésor et aux autres organismes centraux une proposition visant à négocier des changements spécifiques aux rapports ou thématiques (c.-à-d., financiers, RH, planification/rendement) concernant les exigences en matière de communication d'information à l'externe, tel que présenté en détail à l'annexe E.

Recommandation n ^o 2 : On recommande que les petits organismes, grâce à un comité existant adéquat comme le Réseau des administrateurs de petits organismes, soumettent au Conseil du Trésor et aux autres organismes centraux une proposition visant l'élaboration à long terme d'un « organe d'archivage de données et de rapports Internet sur un site unique » qui ferait l'unanimité. (Voir la section 3.5 )

Les « facteurs internes »

Recommandation n ^o 3 : On recommande que les petits organismes songent à procéder à une auto-évaluation de leurs pratiques de communication d'information à l'interne (y compris la mesure dans laquelle les rapports internes et externes sont

intégrés) en utilisant les deux outils présentés à la section 4.3 , « Amélioration de la communication d'information à l'interne », afin de définir les possibilités d'amélioration.

Recommandation n ^o 4 : Si cela n'est déjà fait, on recommande que les petits organismes poursuivent leurs efforts visant à aligner les cycles de planification d'activités internes des agences au cycle parlementaire de façon à ce que le RPP et le RMR soient élaborés selon des rapports de résultats et des plans internes déjà préparés.

Recommandation n ^o 5 : Si cela n'est déjà fait, on recommande que les petits organismes poursuivent leurs efforts visant la transition vers une gestion axée sur les résultats. (Voir la section 4.4 ).

3.3 Modèle permettant de faire face au fardeau lié à la communication d'information à l'externe

Cette section présente le « Modèle permettant de faire face au fardeau lié à la communication d'information à l'externe » proposé. Ce modèle s'appuie principalement sur le fait que l'étendue du fardeau, réel ou perçu, lié à la communication d'information à l'externe est tributaire de facteurs externes et internes. Par conséquent, toute méthode permettant d'aborder le fardeau réel ou perçu nécessite que l'on tienne compte des deux facteurs.

Le modèle est le suivant :

• Annexe 3.3 : Modèle permettant de faire face au fardeau lié à la communication d'information à l'externe, qui illustre à un très haut niveau :
  • le lien entre les facteurs internes et externes et l'étendue du fardeau lié à la communication d'information à l'externe;
  • les méthodes suggérées pour aborder les facteurs internes et externes.

Les « facteurs externes »

• Annexe 3.4 : Définir les possibilités visant le changement des exigences en matière de production de rapports à l'externe, c'est-à-dire proposer une méthode permettant de définir quels rapports externes peuvent constituer une occasion de demander ou de négocier des modifications aux exigences en matière de production de rapports, en collaboration avec la partie requérante.
• Annexe 3.5 : Outil permettant de définir les besoins de l'utilisateur et les exigences en matière de production de rapports (et permettant d'étudier des changements possibles aux exigences en matière de production de rapports), c'est-à-dire présenter en détail les types de questions dont chaque utilisateur devrait considérer au moment de définir ses besoins en matière d'information et les exigences relatives à la production de rapports (y compris par exemple le format, la fréquence, le contenu, etc.). Cette liste de questions peut également être utilisée en tant qu'outil par les organismes au moment de demander ou de négocier des changements concernant une exigence en matière de production de rapports.

Les « facteurs internes » (Voir la section 4.0)

• Annexes 4.3.1 et 4.3.2 : Deux outils peuvent être utilisés, soit un genre d'auto-évaluation permettant d'améliorer la production de rapports à l'interne et l'intégration entre les rapports internes et externes.
• Section 4.4 : Un survol de l'état des petits organismes dans la transition vers une gestion axée sur les résultats, certains des problèmes rencontrés et un profil détaillé des principales étapes à suivre.

Annexe 3.3

Modèle permettant de faire face au fardeau lié à la communication 'information à l'externe : Facteurs internes et externes

Méthode permettant de faire face au fardeau lié à la communication d'information à l'externe

Annexe 3.4 : Définir les possibilités de changement des exigences liées à la communication d'information à l'externe

Exigences liées à la production de rapports prévues par la loi

Non-exigences liées à la production de rapports prévues par la loi

Annexe 3.5 Outil permettant de définir les besoins des utilisateurs

La détermination du type d'information et du type de rapport requis par l'utilisateur doit tenir compte de chacune des questions suivantes de façon à ce que le rapport réponde aux besoins de l'utilisateur, tout en tenant également compte du rapport coût-avantage lié à la préparation du rapport ainsi que l'importance, la pertinence et la réalité opérationnelle des « préparateurs » du rapport demandé.

Ces mêmes questions peuvent être utilisées par les « préparateurs » pour définir les possibilités de changement et pour ouvrirla porte aux discussions et négociations avec les utilisateurs afin de modifier les exigences en matière de production de rapports.

Pourqoi

1. Pourquoi l'information est-elle nécessaire?
2. Quelles décisions seront prises après avoir reçu cette information? (Par exemple, la réaffectation du budget, la DMPS ou àl'interne, la réaffectation de la charge de travail, le changement ou la modification du plan stratégique ou du plan d'activités, lesoutien à l'analyse des tendances historiques, le suivi de l'état du rendement, le risque ou l'indicateur financier permettant dedéterminer la nécessité d'une action, la location par rapport à l'achat, l'évaluation de l'efficacité d'une politique, d'un projet oud'un programme, etc.)
3. Si l'information n'est pas nécessaire pour la prise de décision à un certain niveau, la raison pour laquelle l'information ou lerapport est requis (Par exemple, pour répondre à une demande d'un membre du Parlement, pour être utilisé comme outil visantl'accroissement des capacités, etc.)
4. Qu'arrivera-t-il si on n'obtient pas l'information?

Qui

1. Qui devrait soumettre l'information?
2. Est-ce que tous les répondants potentiels doivent fournir de l'information ou est-ce que les besoins des utilisateurspourraient être satisfaits par un échantillon de répondants?
3. Est-ce possible que le « préparateur » potentiel soit exempt de l'exigence en raison de l'importance ou de la non pertinencede ses activités et de son mandat compte tenu du type d'information demandé par l'utilisateur?
4. Est-ce possible que le « préparateur » doive fournir moins d'information ou de l'information moins courante en raison del'importance ou de la non pertinence de ses activités et de son mandat compte tenu du type d'information requis parl'utilisateur?

Quoi

1. Quels types de renseignements doivent être demandés, en ce qui concerne le type de données (c.-à-d., donnéesnumériques/statistiques par rapport aux données qualitatives)?
2. Quel type d'information doit être demandé, en ce qui concerne le type d'information (c.-à-d. sommaire ou liste détaillée,activités ou résultats, résultats par rapport aux prévisions, tous les résultats ou certains seulement, tous les résultats ou lesexceptions seulement, tous les résultats ou les changements importants seulement, certification, etc.)?
3. Quel type d'information doit être demandé, en ce qui concerne la « tranche d'information » (c.-à-d., présenter au total, parrégion, par période, par secteur d'activités, par activité, etc.)?
4. Quel type de format est requis (c.-à-d., narratif, style libre, à compléter, questions fermées, choix multiples, etc.)?
5. Quelles lignes directrices doivent être fournies au « préparateur » pour éviter la confusion ou la mauvaise interprétationconcernant ce qui est requis et ce qui ne l'est pas, production excessive de rapports, etc.?
6. Le préparateur doit-il inclure l'information type à propos de son organisation? Si oui, pourquoi? Cette exigence ne pourrait-elle pas être satisfaite en se référant au site Web de l'organisme ou à tout autre texte déjà préparé?
7. Dans quelle mesure l'information doit-elle être intégrée (c.-à-d., de nature financière seulement, de nature non financièreseulement, de nature financière et non financière)?
8. Quelle information est essentielle plutôt qu'utile?

Quand

1. . À quel moment et à quelle fréquence les rapports doivent-ils être soumis (c.-à-d., fréquence de présentation période écoulée,l'atteinte d'un certain plafond en dollars ou en chiffres, atteinte d'un certain point de repère dans un cycle ou un projet, etc.)
2. Combien de temps est nécessaire pour qu'un changement important ait lieu, de façon à ce que des décisions ou desmesures soient requises? Est-ce conforme au point 1 ci-dessus?

Comment

1. Comment cette information doit être soumise/fournie à la partie requérante? (Par exemple, par voie électronique, en copiepapier, sur Internet, par courriel, etc.)?
2. Est-ce que l'information doit être soumise sous forme de rapport autonome ou peut-elle être fournie à l'intérieur d'un autrerapport du même genre?

4.3.1 Un modèle permettant d'intégrer la production d'information à l'interne et à l'externe

L'annexe 4.3.1 démontre :

• les dix étapes concernant le processus de communication d'information à l'interne;
• les dix étapes concernant le processus de communication d'information à l'externe (l'organisme produisant le rapport n'a qu'un contrôle limité, voire aucun, sur quatre de ces étapes, tel qu'indiqué par les lignes pointillées et le texte en gris);
• les étapes à l'intérieur des deux processus où il y a possibilité d'intégrer la préparation de rapports internes et externes.

La complexité entourant les dix étapes pour chaque rapport peut varier. Dans le cas d'un rapport simple, la réalisation des dix étapes peut ne nécessiter que 30 minutes d'efforts, alors que d'autres rapports plus complexes peuvent nécessiter beaucoup plus de réflexion, de temps et d'attention.

En ce qui concerne l'intégration des processus de communication d'information à l'interne et à l'externe, il existe, tel qu'illustré sur la page suivante à l' annexe 4.3.1 , au moins six points pendant le processus de production du rapport où les processus de communication d'information à l'interne et à l'externe peuvent être intégrés de façon à ce que les ressources des organismes soient utilisées le plus efficacement possible. Par exemple :

• l'étape 2 des processus de communication d'information à l'externe et à l'interne est la suivante : « Révision de la demande ». Pendant cette étape, la partie responsable révise la demande de rapport interne ou externe afin d'évaluer la plausibilité et le rapport coût-avantage de la demande, de préciser les besoins de l'utilisateur en matière d'information et de définir quels autres rapports déjà préparés ou autres données sont disponibles afin d'appuyer la préparation du rapport demandé. La prise en compte de toutes les exigences de communication d'information à l'externe et à l'interne à cette étape du processus contribuera à maximiser l'intégration entre les deux processus;
• l'étape 3 du processus de communication d'information à l'interne et à l'externe est la suivante : « Délégation de la responsabilité pour répondre à la demande ». Pendant cette étape, des efforts doivent être déployés afin de s'assurer que la ou les personnes responsables de répondre à la demande particulière sont au courant de rapports existants semblables, de tout système de collecte de données pertinent existant et de toute autre information pertinente qui contribueront à s'assurer que le niveau d'effort nécessaire pour préparer le rapport est minimisé. Lorsque possible, la ou les personnes chargées de produire le rapport doivent être la ou les mêmes personnes responsables des rapports externes ou internes semblables existants.

Annexe 4.3.1 : Modèle permettant d'intégrer la communication d'information à l'interne et à l'externe

Possibilité d'intégrer et de consolider les processus de production de rapports externes et internes