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NSI - Courriel
Tous les messages envoyés par courriel par les employés du GdC doivent inclure le nom de
l'expéditeur, le nom de l'institution, les numéros de téléphone et de
télécopieur avec code régional et numéro de poste, l'adresse postale et
l'adresse électronique. Si l'adresse électronique est celle d'un programme
ou d'un service plutôt que celle d'une personne, il faut fournir de
l'information, c'est-à-dire le nom de l'institution, l'adresse postale,
l'adresse électronique et les numéros de téléphone et de télécopieur.
Justification
Avec l'utilisation accrue du courrier électronique comme outil de communication
de l'information du GdC, il est de
plus en plus important d'identifier la source de l'information au niveau individuel
et au niveau institutionnel. Les fonctionnaires qui communiquent l'information par
courriel ne peuvent pas présumer de l'utilisation finale de l'information. Les
destinataires de courriels peuvent répondre immédiatement, emmagasiner le message
indéfiniment, l'acheminer à d'autres destinataires, l'intégrer à d'autres
documents ou en faire une copie papier. Ainsi, tout message électronique doit
contenir suffisamment d'information pour identifier la personne et l'institution
qu'elle représente, ainsi que toutes les coordonnées nécessaires sur la
ressource pour faciliter toute communication
ultérieure par diverses méthodes (c.-à-d., téléphone, télécopieur, poste,
etc.).
Interprétation
Les messages courriels sortant qui doivent inclure un bloc-signature incluent
toute la correspondance acheminée aux clients institutionnels extérieurs du ministère.
Par exemple, ces clients peuvent être des entreprises ou des citoyens canadiens ou
de l'étranger, d'autres niveaux de gouvernement (provincial, municipal, territorial,
international), des organismes bénévoles ou du personnel d'autres ministères fédéraux.
décembre 2002
- Il est important d'inclure dans le bloc-signature de chaque employé le titre
d'usage de l'institution dans les deux langues officielles (on peut trouver
les titres d'usage à l'adresse
http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/sipubs/TB_FIP/titlesoffedorg1_f.asp).
Cette règle s'applique à tous les employés qui dispensent de l'information et
des services, que leur région soit désignée bilingue ou unilingue. Pour
obtenir des exemples de blocs-signatures, veuillez consulter Blocs-signatures.
- Il est recommandé d'inclure la mention « Government of Canada / Gouvernement
du Canada » dans le bloc-signature de toutes les institutions, pour les raisons
suivantes :
- Pour assurer l'identification du gouvernement du Canada lorsque les
identificateurs graphiques officiels ne sont pas présents ou INvisibles
- Pour assurer l'identification du gouvernement du Canada lorsqu'une
institution n'a pas de titre d'usage approuvé
- Pour appuyer les décisions des ministres du CT visant à assurer la prépondérance
de l'identité du gouvernement du Canada
- Pour veiller à ce que les clients étrangers identifient correctement
l'institution comme faisant partie du gouvernement du Canada
- Le numéro du téléscripteur (ATS) pour l'institution de l'envoyeur devrait
aussi faire partie de votre bloc-signature, avec les numéros de téléphone
et télécopieur.
Exemple :
Jean Dupond
613-123-4567 | télécopieur / facsimile 613-123-4567 | ATS/TTY 613-123-4567
dupond.jean@sc-hc.gc.ca
Santé Canada | 123 rue Green Ottawa ON K2P 1B2
Health Canada | 123 Green St Ottawa ON K2P 1B2
Gouvernement du Canada | Government of Canada
Juillet 2000
Une saine pratique consisterait à inclure un bloc-signature dans les courriels,
acheminés à l'intérieur du ministère, qui ont une incidence directe sur
l'administration gouvernementale et sur ses différentes activités. Par exemple, il
faut joindre un bloc-signature lorsque l'institution a besoin du contenu du message
pour contrôler, soutenir et documenter la prestation de ses programmes, pour
effectuer ses opérations, pour prendre des décisions, ou pour rendre compte des
activités du gouvernement.
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Norme 4.2