Introduction
La définition des termes employés dans cet appendice est donnée
dans le glossaire qui fait partie de ce volume.
Lorsque la valeur actuelle d'un projet qui suppose
principalement une location dépasse les pouvoirs du ministre, le ministère
doit obtenir une APL avant de faire un appel d'offres. L'APL regroupe
efficacement les demandes d'APP et d'AEP en un même processus d'approbation.
La présentation doit être faite au tout début de la phase de
planification de sorte que les décideurs disposent de solutions de rechange réalistes.
En conséquence, elle ressemble à une demande d'APP. La demande d'APL doit en
outre contenir des renseignements basés sur les prix du marché et des hypothèses
claires sur les coûts probables à prévoir pour adapter le bien loué aux
exigences opérationnelles. Le processus officiel d'approbation par le Conseil
du Trésor peut être adapté à chacun des projets et des ministères selon la
nature des risques que comportent ces projets. Les ministères doivent planifier
et coordonner leurs demandes d'approbation de projet de manière à réduire au
minimum les frais administratifs généraux.
La demande d'APL doit être préparée conformément au Guide
des présentations au Conseil du Trésor du Manuel du Conseil du Trésor
et comprendre des renseignements sur chacune des sections suivantes :
Proposition
1. La proposition doit énumérer toutes les autorisations
demandées au Conseil du Trésor pour la mise en oeuvre d'un projet de location.
2. La proposition doit inclure un objectif relatif au coût basé
sur une estimation fondée (voir l'appendice G), pour le projet de location,
ayant un valeur totale précise.
2.1 L'objectif relatif au coût doit comprendre une estimation
du coût prévu de l'entente de location. L'estimation doit préciser le coût
prévu par mètre carré de superficie utilisable et la valeur nette actuelle
des frais de location nets pour la période de location. Elle doit également préciser
les coût de construction (aménagement et amélioration), de mise en service,
de conception, de déménagement et d'autres coûts ponctuels associés à la
mise en inventaire de locaux, y compris les honoraires, les coûts
d'enregistrement et les taxes qui s'appliquent.
2.2 Les coûts indiqués sur la demande d'APL doivent reposer
sur des éléments comparables du marché étant donné que les coûts réels ne
seront pas connus avant les appels d'offres et la négociation des marchés.
2.3 Pour la demande d'APL, les périodes d'option de location
doivent être exclues de l'estimation des coûts et des autorisations demandées.
Toutefois, il faut divulguer aux autorités chargées d'approuver la présentation
la totalité des options pour lesquelles on demande une autorisation pour qu'ils
soient considérés lors de l'étape de sélection ou d'évaluation. Chacune des
options fera l'objet d'une approbation distincte.
2.4 Une fois les soumissions d'offres sont reçus, et lorsque
une demande d'autorité de marché pour une location est soumise au Conseil du
Trésor, le coût global du projet qui figure dans la demande d'approbation du
projet de location doit être révisé, le cas échéant, pour tenir compte des
coûts réels. Il faut faire une nouvelle demande d'APL si le coût dépasse
celui prévu dans l'APL initiale ou si le coût révisé du projet ne cadre plus
avec le but original et le niveau de qualité précisés dans l'APL.
3. Même s'ils ne font pas partie des coûts du projet, les
frais d'opération et d'entretien ainsi que les impôts fonciers associés à ou
inclus dans le marché de location doivent être indiqués séparément à titre
d'information pour qu'on puisse identifier les coûts totaux associés au projet.
Documentation à l'appui
4. Cet information peut figurer soit dans le corps de la présentation,
soit dans le rapport d'analyse des investissements qui l'accompagne.
4.1 Le contexte décrit le besoin de location d'espaces du
programme et explique que le projet proposé permet de répondre à ce besoin.
4.2 La section des renseignements sur les coûts démontre
comment les coûts (éléments comparables du marché) ont été établis.
4.3 La section réservée à l'échéancier présente les jalons
essentiels du projet, notamment le calendrier concernant les appels d'offres de
location, l'approbation des marchés, l'aménagement, les exigences
fondamentales et l'occupation des locaux.
4.4 Il faut rédiger un sommaire des diverses options possibles.
Il précisera les autres possibilités de location qui permettraient de répondre
aux besoins du programme de même que les autres stratégies d'acquisition
telles une construction par l'État. Le coût et les répercussions de chaque
option sur le programme doivent être inscrits.
4.5 La section des hypothèses, des risques et des incertitudes
décrit les hypothèses qui ont été faites au sujet du marché et les risques
et incertitudes qui accompagnent le projet de location proposé. Elle doit en
outre préciser les mesures qui ont été prises pour gérer ces facteurs.
4.6 La section des questions en suspens donne un aperçu de
toute autre question qui doit être résolue avant les appels d'offres et la négociation
des marchés.
Approbation
5. L'approbation du projet de location par le Conseil du Trésor
prendra la forme d'une lettre de décision qui pourrait indiquer des changements
aux objectifs proposés et d'autres instructions de sa part. Le ministère doit
rendre compte au Conseil du Trésor du respect des objectifs du projet et de
toute autre instruction donnée dans la lettre de décision.
|
