Cette série d'évaluations, de guides de vérifications, d'examens et d'études a été conçue dans le but d'améliorer les politiques et les programmes du Conseil du Trésor.

Titres déjà parus dans cette série :

1.	Examen des budgets de fonctionnement – structure de délégation

2.	Examen de la mise en œuvre des plans d'activités au sein du gouvernement du Canada

3.	Examen du processus d'approbation du recouvrement des coûts et des frais d'utilisation

4.	Évaluation de la Politique sur la prestation de services aux employés handicapés

5.	Vérification sur le service au public dans les langues officielles – Phase I – Régions de Toronto et de Halifax

Numéro 6 : Vérification sur le recours à la traduction
Table des matières
	Page
Réponse de la direction	
1.	Introduction	
2.	But	
3.	Étendue	
4.	Approche	
5.	Sommaire des résultats	
6.	Conclusion	
7.	Recommandations	
Annexe A – Résultats de la vérification par région et institution fédérale	
Annexe B – Vérification sur le recours à la traduction – Critères et questionnaire de vérification	

Réponse de la direction
La Direction des langues officielles et de l'équité en emploi (DLOÉE) entend transmettre copie du rapport et des annexes pertinentes aux institutions fédérales concernées par l'intermédiaire des sous-ministres et des personnes responsables des langues officielles et de la vérification interne pour qu'ils donnent suite aux recommandations.  Elle entend également, de concert avec la Direction de la gestion des finances et de l'information, demander à ces institutions de lui faire rapport dans les six mois sur la mise en oeuvre des recommandations et sur les mesures prises pour corriger, le cas échéant, les faiblesses constatées.
Commentaires
Cette vérification a été effectuée avant le changement de statut du Bureau de la traduction et avant que le recours aux services du Bureau ne deviennent facultatifs.

1.	Introduction*
La politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles prévoit que les institutions fédérales adoptent des politiques concernant la production des textes dans les deux langues officielles.  Elle stipule que ces politiques doivent comprendre des mesures pour s'assurer que les textes sont bien requis dans les deux langues avant d'en commencer la traduction et qu’il existe des mécanismes pour en contrôler les coûts et éviter les traductions inutiles.
2.	But
L'objectif de la vérification était de déterminer si les politiques, procédures et directives internes sur la production de textes dans les deux langues officielles et les mesures de gestion s'y rattachant, permettent d'éviter que des textes soient inutilement traduits.
3.	Étendue
La Direction des langues officielles et de l'équité en emploi a choisi dix institutions fédérales dans la Région de la capitale nationale (RCN) et cinq dans les régions de Winnipeg et d'Halifax.  La qualité des textes produits n’a pas fait l’objet de cette vérification.
4.	Approche
Méthodologie de vérification :
	des entrevues avec les responsables des langues officielles, les coordonnateurs de la traduction, des clients des services de traduction et des responsables du Bureau de la traduction;
	l' examen des politiques internes sur la production de textes dans les deux langues officielles et des dossiers des services de coordination de la traduction et des services de traduction.
Une copie des critères de vérification et du questionnaire se trouve à l'annexe B.
5.	Sommaire des résultats
Toutes les institutions fédérales visitées, sauf le ministère du Patrimoine canadien, possèdent des directives sur la production des textes dans les deux langues officielles, y compris la traduction.  À Patrimoine Canada, qui a subi une réorganisation majeure, on continue d’utiliser les politiques des anciennes organisations.
Mis à part la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada, aucune des institutions vérifiées n’a de politique à jour sur la production de textes dans les deux langues officielles.  Par contre, certaines institutions s’appuient sur la politique même du Conseil du trésor en la matière.
Toutes les personnes que nous avons interviewées dans les ministères connaissent la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.  De plus, la majorité de ces personnes connaissent les directives internes de leur ministère.  Toutefois, nous avons constaté que les directives internes ne sont pas toujours reçues dans les régions.
Enfin, près de la moitié des institutions ne possèdent pas de mécanismes pour assurer le respect de leurs directives.  Par contre, les institutions fédérales n’ont indiqué aucun obstacle à se conformer à la politique du Conseil du Trésor.
Près de la moitié des institutions fédérales visitées n'ont pas de système formel de délégation de pouvoir d’approbation/signature des demandes de traduction.  Nous avons aussi constaté que, parmi les institutions fédérales qui possèdent un système formel d'autorisation, certaines n'ont pas de mesures en place pour s’assurer qu’on le respecte.
En général, les coordonnateurs de la traduction conseillent et cherchent à influencer les demandeurs de traduction mais, en dernière analyse, ils acceptent toutes les demandes et les acheminent au Bureau de la traduction.  Nous avons observé que les institutions fédérales visées n’ont pas toujours mis en place les contrôles nécessaires pour s’assurer que les textes traduits suivent le cheminement le plus efficace et le plus efficient.
La plupart des institutions fédérales encouragent la traduction de courts textes à l’interne.  À cet effet, les ministères ont mis sur pied des services de révision de textes.
Notre examen des dossiers des services de coordination de la traduction et de ceux du Bureau de la traduction n'a pas démontré qu’il pourrait y avoir des traductions inutiles.
Les dépassements des enveloppes de mots que nous avons notés ne seraient pas reliés à des traductions inutiles mais plutôt à l'obligation légitime de produire les textes dans les deux langues officielles.
6.	Conclusion
Les employés connaissent bien les politiques, procédures et directives internes sur la production de textes dans les deux langues officielles.  Quoiqu'un contrôle absolu ne soit pas formellement exercé, durant notre revue des dossiers, nous n’avons pas observé de traductions inutiles.
Le premier avril 1995, le Bureau de la traduction deviendra un organisme de service spécial.  A ce titre, l’organisme devra recouvrer ses coûts.  Les ministères seront alors facturés pour les services de traduction.  Conséquemment, les demandes de traduction seront sujettes aux contrôles financiers des ministères.
7.	Recommandations
Nous recommandons que les institutions faisant l’objet de cette vérification :
	mettent en place des mécanismes formels de contrôle du bien fondé des demandes de traduction afin de s’assurer que les textes soumis pour traduction sont effectivement requis dans les deux langues officielles, ainsi que des systèmes de vérification des demandes de traduction afin de s’assurer que les mêmes textes ne sont pas traduits plus d’une fois;
	mettent en place des mécanismes formels d’approbation/signature des demandes de traduction, étant donné que depuis le 1er avril 1995, la signature des demandes de traduction entraînera des déboursés de fonds publics; et
	mettent à jour des politiques internes sur la production de textes dans les deux langues officielles afin que celles‑ci tiennent compte de la politique révisée du Conseil du Trésor en la matière, datée de juin 1993.

Annexe A – Résultats de la vérification par région et institution fédérale
	Page
Région de la Capitale nationale
Santé Canada	
Secrétariat du Conseil du Trésor et Ministère des Finances	
Agriculture Canada	
Gendarmerie royale du Canada	
Statistique Canada	
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international	
Défense nationale	
Environnement Canada	
Patrimoine canadien	
Halifax
Patrimoine canadien	
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada	
Défense nationale	
Pêches et Océans	
Environnement Canada	
Winnipeg
Agriculture et Agro‑alimentaire	
Défense nationale	
Industrie Canada	
Patrimoine canadien	
Développement des ressources humaines Canada	

Critères	Résultats	
Le ministère de la Santé a assigné les responsabilités de la coordination de la traduction à dix personnes, lesquelles travaillent pour les différentes directions du Ministère.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions du Ministère.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Le Ministère se réfère aux trois documents suivants : la politique du Conseil du Trésor, une Directive administrative ministérielle sur la traduction datée de juillet 1989 et des lignes directrices.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Les directives décrivent les différents genres de textes et les circonstances dans lesquelles les communications doivent se faire dans les deux langues officielles.	
Connaissance des directives.	Le personnel interviewé est bien informé du contenu des directives.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Le suivi de la conformité aux directives est exercé par les coordonnateurs sous forme d'avis et de conseil.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Aucun obstacle n’a été identifié.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Les critères sont énoncés dans la Directive administrative ministérielle.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d'autorisation.	Le système formel d’autorisation est énoncé dans la Directive administrative ministérielle.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Les coordonnateurs assurent le suivi des longs textes.	
	Pour les textes courts, les coordonnateurs utilisent leur jugement.	
	A l'occasion ils posent des questions sur les demandes de traductions de textes administratifs.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Généralement, les demandes de traduction ne sont pas refusées.  Par contre, les coordonnateurs posent des questions sur la nécessité de faire traduire certains textes.  Ceci peut influencer les décisions de traduction de futurs textes similaires.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Il ne se fait pas de rédaction parallèle.	
Production de textes courts rédigés au sein de l'unité en régions bilingues.	Les coordonnateurs encouragent la rédaction de textes au sein de l'unité.  Le Ministère a mis un système de révision de textes à la disposition des unités.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les coordonnateurs encouragent les employés à traduire les textes dans la langue du destinataire.  Toutefois, la capacité de produire des textes techniques en français est limitée au sein des unités.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	L’acquisition de ces documents se fait à l'occasion lorsque ces derniers sont disponibles.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	La grande majorité des textes (95 %) sont traduits par le Bureau de la traduction.  Il n’existe pas de données mais ce pourcentage est reconnu de tous.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Le Bureau de la traduction est informé du nom des coordonnateurs de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il y a des mécanismes de contrôle en place.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Les textes sont transmis électroniquement au Bureau de la traduction.  Des ententes sont établies avec le Bureau de la traduction pour la traduction de textes longs et de textes urgents.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Les coordonnateurs informent les services.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les coordonnateurs surveillent ces situations et les usagers ont été sensibilisés aux difficultés qu’elles peuvent générer au Bureau de la traduction.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Lorsqu'il s'agit d'une modification à un texte déjà soumis, on indique le numéro de la demande de traduction antérieure et on indique les passages modifiés.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le Bureau de la traduction produit un rapport mensuel sur le volume de mots traduits.  Les dépassements de l'enveloppe de mots alloués résultent de l'obligation de produire les textes dans les deux langues officielles.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	S/O	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Nous avons noté plusieurs textes courts de moins de trois pages, des lettres adressées à des francophones, des publications techniques du domaine médical.  Les demandes de traduction sont toujours autorisées.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Nous avons observé que les énoncés de qualité sont régulièrement traduits.  Cependant, un coordonnateur est en train d’élaborer un lexique pour aider les unités opérationnelles à rédiger les énoncés de qualité dans les deux langues officielles.	

Critères	Résultats	
Le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère des Finances possèdent des services administratifs communs.  Les deux ministères possèdent les mêmes services de coordination de la traduction.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions pour les deux ministères.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La politique de ces deux organismes sur la traduction et les autres services connexes est datée de janvier 1991.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	La politique énumère les communications requises simultanément dans les deux langues officielles et les demandes de traduction qui ne peuvent être acceptées.	
Connaissance des directives.	Les personnes que nous avons interviewées ne connaissaient pas le document mais étaient au courant de la politique gouvernementale.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Le coordonnateur ministériel de la traduction est responsable de la mise en application de la politique.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il existe des mécanismes pour vérifier si un document a déjà été traduit ou pourrait être soumis simultanément par une autre direction du Ministère pour être aussi traduit.	
	L'urgence des situations, principalement attribuables à la nature même du travail des deux organismes, affecte les délais demandés du Bureau de la traduction.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	On se reporte aux critères énoncés dans la politique gouvernementale.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Il n'existe pas de système formel d'autorisation.  Les demandes de traduction sont souvent signées par des secrétaires, des étudiants CO‑OP, ou ne sont pas signées du tout.  Cependant, le coordonnateur à la traduction est autorisé à refuser toute demande de traduction qu’il juge injustifiée.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Dans les cas où le coordonnateur ne peut identifier la personne qui a autorisé la traduction du document, il confirme l’autorisation auprès du gestionnaire.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Le Bureau de la traduction refuse les demandes de traduction non justifiées.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode est peu utilisée.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Cette méthode est utilisée à l'occasion.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Nous avons constaté que les employés sont conscients de cette possibilité.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Cette méthode est utilisée à l'occasion.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Cette méthode est celle à laquelle on a recours le plus souvent.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Les deux organismes ont nommé un coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur ministériel de la traduction doit analyser et vérifier les demandes de traduction, sauf celles pour lesquelles une entente a été conclue.  Celles qui font l’objet d’une entente sont envoyées directement au Bureau de la traduction.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Les délais que les usagers exigent du Bureau de la traduction sont souvent trop courts et entraînent des frais additionnels en temps supplémentaires.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Le Service de coordination de la traduction a un système de suivi informatisé de toutes les demandes de traduction et le Bureau de la traduction garde une copie de tous les textes déjà traduits aux fins de référence et de vérification.  Cependant, le système ne peut identifier deux demandes similaires à moins que les coordonnées du document soient identiques.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les gestionnaires se disent conscients de cette situation et essaient de l’éviter.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les gestionnaires identifient ces textes et leurs modifications pour le Bureau de la traduction.	
Mécanisme de contrôle de l’enveloppe.	L’enveloppe des mots est contrôlée par le coordonnateur de la traduction de concert avec les gestionnaires des centres de responsabilité.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Les gestionnaires avertissent le Bureau de la traduction dès que possible.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Nous avons noté qu’il n’y a pas de processus formel d’approbation des traductions.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Nous avons observé que les demandes de traduction sont souvent signées par des secrétaires, des étudiants CO‑OP, ou ne sont pas signées du tout.	

Critères	Résultats	
Le Ministère a désigné un responsable ministériel de la traduction et des coordonnateurs.  Toutes demandes de traduction doivent être approuvées par les coordonnateurs, lesquels représentent les différentes directions du Ministère.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions du Ministère.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La politique ministérielle sur les services de traduction date de février 1990.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Ces directives indiquent les textes qui doivent être traduits dans les deux langues officielles.	
Connaissance des directives.	Les directives sont bien connues du personnel interviewé.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Le coordonnateur ministériel de la traduction est responsable de la mise en application de la politique.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il ne semble pas y avoir d'obstacle majeur à la production des textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d'autorisation.	Les demandes de traduction doivent être approuvées par les coordonnateurs avant d'être envoyées au Bureau de la traduction.  Cependant, on nous a indiqué que dans certaines directions, les documents sont acheminés directement par les gestionnaires au Bureau de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Il n'existe pas de contrôle afin de s'assurer que les demandes de traduction soient autorisées au préalable.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Les coordonnateurs ont pour responsabilité de refuser toutes demandes de traduction non justifiées.  Cependant, nos entrevues nous ont permis de constater que dans les faits, tout document reçu est envoyé à la traduction.  Il y a très peu de demandes de traduction refusées.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Aucune.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Les textes courts sont traduits dans la plupart des cas au sein de l'unité.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Dans la mesure du possible, les documents sont acquis dans les deux langues officielles.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Les textes sont traduits dans la majorité des cas par le Bureau de la traduction.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Le Ministère a nommé un coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Les textes à traduire sont acheminés directement au Bureau de la traduction.  Le contrôle est exercé par les coordonnateurs de la traduction.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Des normes ont été établies.  Cependant, ces normes ne sont pas toujours suivies par les usagers.  Les délais exigés du Bureau de la traduction sont souvent trop courts.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Le contrôle est exercé par les coordonnateurs de la traduction.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les usagers sont conscients de cette situation et ceci ne semble pas être un problème majeur sauf pour certains documents tels que les soumissions au Conseil du Trésor, les mémoires au Ministre et la Partie III du Budget des dépenses.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les textes modifiés semblent être clairement identifiés pour le Bureau de la traduction, spécialement ceux qui sont acheminés aux coordonnateurs de la traduction.  Dans plusieurs cas, ce travail est effectué à l'interne par les réviseurs.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	L'enveloppe des mots est contrôlée par le coordonnateur de la traduction de concert avec les gestionnaires des centres de responsabilité.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le Bureau de la traduction est avisé lorsqu'un texte n'a plus à être traduit.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	L'examen des dossiers du Bureau de la traduction n’a révélé aucune anomalie au niveau de la traduction des textes.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	L'examen des dossiers n'a révélé aucune anomalie.	

Critères	Résultats	
La Gendarmerie royale du Canada possède son propre service de traduction et ne gère donc pas d’enveloppe de traduction telles que celles allouées par le Conseil du Trésor aux différents ministères.  La Gendarmerie royale possède son propre personnel de traduction et a recours à l’occasion au secteur privé.  Les services sont composés de contrôleurs et d’un coordonnateur de la traduction, et de traducteurs.  Les contrôleurs recommandent la traduction des textes tandis que le coordonnateur approuve ces traductions.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La GRC possède ses propres politiques concernant les services de traduction.  Elles font partie du manuel d'administration et sont datées de mars 1994.  De plus, la GRC a émis des procédures concernant la traduction des textes.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Les directives décrivent bien les textes qui doivent être traduits dans les deux langues officielles.	
Connaissance des directives.	Les directives sont bien connues du personnel.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Les contrôleurs et le coordonnateur s'assurent de la conformité aux directives.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il ne semble pas y avoir d'obstacle à se conformer aux directives de la GRC pour la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Les demandes de traduction doivent être approuvées par le contrôleur des demandes de traduction et le coordonnateur de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Le suivi est exercé par le coordonnateur de la traduction qui examine toutes les demandes de traduction.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Les demandes de traduction non justifiées sont refusées. La difficulté n’est pas qu'il y ait des demandes de traduction non justifiées mais plutôt de s'assurer que tous les documents devant être traduits soient traduits.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	S/O	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Certains textes courts sont rédigés au sein de l'unité.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Dans la mesure du possible, on fait l’acquisition de documents dans les deux langues.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	S/O	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Un coordonnateur a été nommé ainsi que des contrôleurs de demande de traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il y a des contrôles exercés par le coordonnateur et les contrôleurs pour s'assurer de la nécessité de produire les textes dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Des normes ont été établies au niveau du temps requis pour la traduction.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Un suivi est effectué par les contrôleurs de demande de traduction et le coordonnateur de la traduction.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Un suivi est effectué par les contrôleurs de demande de traduction et le coordonnateur de la traduction.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les textes modifiés doivent être clairement identifiés sinon on les retourne à l'usager.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	S/O	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	On retourne ce document à l'usager lorsqu'un texte n'a plus à être traduit.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	S/O	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	L'examen des dossiers de la traduction n'a révélé aucune anomalie en ce qui a trait à la traduction des textes.	

Critères	Résultats	
Statistique Canada a donné la responsabilité de la coordination de la traduction à des coordonnateurs, représentant les différentes divisions du Ministère.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions du Ministère.  Certaines divisions ont recours aux ressources internes pour traduire de courts textes de nature administrative.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La politique interne du Ministère sur la gestion des services de traduction date du 12 janvier 1993.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Des critères spécifiques sont identifiés dans cette politique quant aux mesures à suivre avant d'envoyer un texte à la traduction.	
Connaissance des directives.	Cette directive a été distribuée à tous les statisticiens en chef adjoints, aux directeurs généraux et aux directeurs.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Les coordonnateurs des divisions assurent le contrôle à la conformité aux directives.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Aucun obstacle n'a été identifié sur la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Tous les coordonnateurs ont la responsabilité d'approuver les demandes de traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Les coordonnateurs assurent le suivi.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Les coordonnateurs retournent les demandes de traduction non justifiées.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas encore utilisée par les divisions vérifiées.  Mais certaines divisions responsables de sondages produisent l’ébauche des questionnaires en parallèle.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Dans chacune des directions générales, le coordonnateur ou des employés rédigent les textes courts dans la langue demandée.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles.	Les usagers rédigent les textes courts et ont recours à des réviseurs à l'interne pour la correction des textes.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Les documents requis par Statistique Canada sont uniques et ne peuvent être achetés dans les deux langues officielles.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction traduit la majorité des textes.  Certaines divisions ont recours de même qu’aux ressources internes pour traduire de courts textes de nature administrative.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Chaque division a un coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur assure le contrôle de la traduction.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur assure le contrôle pour prévenir la traduction de textes existants.  Une banque de données des textes déjà traduits est en place dans les divisions.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les textes sont envoyés au moment de la version finale et le coordonnateur en assure le contrôle.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Le coordonnateur s'assure que les modifications aux textes sont clairement identifiées.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Chaque coordonnateur gère l'enveloppe de traduction de sa division.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Nous n’avons trouvé aucune indication que des documents puissent être traduits deux fois.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Chaque division garde une banque de donnée des textes déjà traduits.  Ainsi, les coordonnateurs pourraient identifier un texte qui aurait été envoyé deux fois à la traduction.  Ceci ne s'est pas produit en 1994‑1995.	

Critères	Résultats	
Le Ministère des Affaires étrangères a assigné les responsabilités de la coordination de l’enveloppe de traduction à un coordonnateur de la traduction.  Les demandes de traduction sont autorisées par les gestionnaires.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions du Ministère.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La politique interne date de septembre 1988 et fut préparée par la direction des langues officielle.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Cette politique décrit bien quels textes doivent être envoyés à la traduction.	
Connaissance des directives.	Tous les employés ont reçu une copie de la politique interne.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Il n'y a pas de mesure en place pour s'assurer que les employés se conforment à la politique.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Aucun obstacle n'a été identifié sur la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Il existe un système formel d'autorisation.  Les responsabilités pour l’autorisation et le contrôle des traductions ont été déléguées aux directeurs généraux et aux directeurs.  Ces derniers s’assurent que les contrôles sont appropriés.  Ce système a été mis en place pour s’assurer qu’il n’y aurait aucune entrave compte tenu du grand nombre de demandes à traduire.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Il n’y a aucune mesure en place pour assurer le suivi du système d'autorisation.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Il n’existe aucun mécanisme de contrôle.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée par le Ministère.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Les unités rédigent de la correspondance et des textes courts dans la langue demandée.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les unités rédigent des textes courts dans la langue requise.  À la Direction des ressources humaines, un réviseur est disponible pour corriger les textes produits en français par les usagers.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Les directions générales essaient, dans la mesure du possible, d'obtenir des documents bilingues provenant d'organisations internationales.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction effectue toutes les traductions pour le Ministère.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Sur demande, le coordonnateur de la traduction répond aux questions des gestionnaires portant sur la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il n'existe pas de mécanisme de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire les textes dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification de la production des publications produites à long terme.  À cause de la nature politique du Ministère, beaucoup de textes sont traduits à la dernière minute (Communiqué de presse, correspondance, réponse à la Chambre etc.).	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Le Bureau de la traduction conserve tous les documents traduits.  Le Bureau n'a jamais décelé de textes traduits deux fois.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	On envoie au Bureau de la traduction la version finale des textes ou documents préparés en plusieurs versions.  Mais étant donné la nature politique des documents et les nombreuses urgences, le Bureau de la traduction peut recevoir des textes à des stages différents.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Le Bureau de la traduction demande que les modifications soient clairement identifiées sur les textes à traduire.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	L'enveloppe de traduction est gérée par la Direction de langues officielles.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	L'usager communique avec le Bureau de la traduction pour annuler la demande.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction conserve une copie électronique et physique des textes et de leurs modifications.  Tous les documents sont classés par sujet.  Notre revue des dossiers nous a démontré qu'il n'existe pas de dédoublement de traduction de textes.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Le coordonnateur ne voit aucune demande de traduction.  L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a montré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le Ministère de la Défense nationale a assigné les responsabilités de la coordination de la traduction à des coordonnateurs qui ont pour responsabilité de s’assurer de la mise en application de la politique au sein des Groupes (Directions générales) qu’ils représentent.  Les coordonnateurs font aussi la traduction de textes de moins de cinq cents mots et la révision de textes.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions de textes de plus de cinq cents mots.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Le Ministère a distribué à tout le personnel militaire et civil la politique ministérielle établie en conformité avec la politique du Conseil du Trésor.  Cette politique date du 16 février 1995.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Ces directives décrivent bien les textes qui doivent être traduits dans les deux langues officielles.	
Connaissance des directives.	Tout le personnel a reçu une copie de la politique interne.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Les coordonnateurs s'assurent de la mise en application de la politique.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Les agents responsables ou les gestionnaires approuvent la demande de traduction et l'envoient au coordonnateur responsable.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Le coordonnateur assure le suivi du système d'autorisation en examinant toutes les demandes.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Le coordonnateur fait le tri des demandes et peut refuser des demandes de traduction.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée par le Ministère.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Les coordonnateurs et leurs équipes traduisent les textes de moins de 500 mots provenant des usagers de leur Groupe.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les coordonnateurs agissent en tant que réviseurs des textes des usagers produits dans la langue requise.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Le Ministère achète des manuels et des documents dans les deux langues officielles, particulièrement les manuels techniques, lorsqu’ils sont disponibles.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction traduit tous les textes de plus de 500 mots.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Chacune des directions générales (Groupe) possède un coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur assure le contrôle sur la nécessité de produire un texte dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur assure un suivi.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les textes sont envoyés à la traduction à la version finale et les corrections mineures sont effectuées par les coordonnateurs.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les coordonnateurs s'assurent que tous les changements aux textes sont clairement indiqués.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Les coordonnateurs gèrent l'enveloppe de traduction de leur unité et produisent des statistiques pour les gestionnaires.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction conserve tous les documents produits.  Les documents n'ayant pas de cote de sécurité sont placés dans une banque de données «Naturel».  Tous les documents ou textes avec une cote de sécurité sont placés dans des classeurs verrouillés dont le personnel a un accès restreint.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Les coordonnateurs ne gardent pas de documents.  Ils ne conservent que les formulaires de demande et retournent les documents et les disquettes aux demandeurs.  L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a montré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le Ministère a assigné quarante trois coordonnateurs et coordonnatrices.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions du Ministère.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Les directives comprennent : la politique interne du Ministère, datée du 19 juin 1989, le Guide du coordonnateur de la traduction et la politique du Conseil du Trésor.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Le Guide du coordonnateur de la traduction fait mention de la politique du Conseil du Trésor et des directives ministérielles.	
Connaissance des directives.	Le personnel a été informé de ces directives.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Le coordonnateur assure la conformité aux directives.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il n’existe aucun obstacle à la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	On a mis en place un système formel d'autorisation.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Le coordonnateur de la traduction exerce un suivi sur tous les textes envoyés au Bureau de la traduction.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Les coordonnateurs approuvent les demandes de traduction tel que stipulé par les directives.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Il ne se fait pas de traduction parallèle.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Certaines unités produisent/rédigent des textes dans les deux langues officielles.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les usagers répondent à certaines lettres dans la langue requise mais les lettres de contenu technique sont envoyées au Bureau de la traduction.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Le Ministère essaie toujours d'acquérir des documents dans les deux langues officielles.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Aucune demande de traduction n'est refusée par les coordonnateurs.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Le Ministère a nommé 43 coordonnateurs et coordonnatrices.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Le Ministère a développé un guide du coordonnateur lequel présente des mécanismes appropriés.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Les mesures à respecter sont indiquées dans le guide du coordonnateur.  Il existe une bonne coordination entre le Bureau de la traduction et les coordonnateurs.  Cela assure un haut niveau de satisfaction.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Un sondage effectué pour le Sous‑ministre par la chef de la traduction n'a révélé aucun dédoublement de texte envoyé à la traduction.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	S/O	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les numéros de demandes de traduction servent à déterminer s'il y a eu traduction antérieure.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le Ministère contrôle l’enveloppe de mots. 	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Annulation de la demande.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction répond à 3,000 demandes de traduction par année.  Une cinquantaine de documents traduits ont été examinés et aucune anomalie n'a été révélée.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Nous n’avons examiné aucun dossier chez les coordonnateurs.	

Critères	Résultats	
Le Ministère n’a pas désigné de coordonnateur à la traduction.  Le Chef de la Division des langues officielles est responsable de la gestion de l’enveloppe de mots.  Les traductions sont autorisées, soit par les gestionnaires ou par les agents responsables.  Le Bureau de la traduction effectue les traductions du Ministère.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Le Ministère ne possède pas de politique interne sur la production de textes dans les deux langues officielles depuis la mise en place de sa nouvelle structure.  Les employés se reportent aux politiques internes du Secrétariat d'État (révisée en juin 93) et à celles de Communications Canada (non datées).  On prépare un guide sur les langues officielles couvrant l’aspect communication de la politique.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Les directives utilisées décrivent bien les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ce qui est exclus de la traduction.	
Connaissance des directives.	Les personnes que nous avons interviewées connaissent bien les obligations du Ministère quand aux communications orales et écrites dans les deux langues officielles.  Cependant, lors de la vérification, ces personnes n’avaient pas toutes sous la main les directives internes appropriées du Ministère.  Seuls les responsables de la Direction des ressources humaines en avaient une copie. 	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Il n'y a pas de mécanisme formel en place pour assurer la conformité aux directives.  On en prépare un présentement.  Il devrait être en vigueur à partir d'avril 1995.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Nous avons constaté aucun obstacle pour se conformer à la politique du SCT.  Étant donné la vocation du Ministère et suite à la demande du Ministre, on considère toujours le besoin de produire les textes dans les deux langues officielles.  On a établi une liste de critères pour déterminer quels textes doivent être traduits.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	En l’absence de directives, il existe des critères et ceux‑ci sont adéquats.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	En général, le gestionnaire approuve le contenu et l'envoie au Bureau de la traduction.  Quelques directions ont un coordonnateur qui exerce un contrôle sur les demandes.  Le Ministère ne possède pas de système formel d’autorisation des traductions.  Chaque direction a sa propre façon de procéder.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Il n’existe aucun système formel.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Il incombe au gestionnaire de juger de la pertinence de la demande.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	La gestion encourage ce principe.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Nous avons noté que les employés sont conscients de cette possibilité et on l'utilise lorsque c'est possible (court texte).	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	S/O	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Tous les documents de plus de 500 mots sont envoyés au Bureau de la traduction.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Le Ministère n’a pas nommé officiellement de coordonnateurs de la traduction.  L'autorisation des traductions se fait au niveau des directions (signatures soit des gestionnaires ou des agents responsables).  Dans certaines directions générales, la secrétaire ou un commis, conserve les dossiers des demandes.  Dans ce cas, toutes les demandes doivent être acheminées à cette personne.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il n'y a pas de mécanisme formel en place.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Les délais nécessaires pour la traduction des textes sont pris en considération, sauf en cas d’urgences.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Il n'existe aucun mécanisme pour vérifier si un document a déjà été traduit ou pourrait être soumis simultanément par une autre direction.  On se fie à la mémoire des gens.  Le Bureau de la traduction pourrait déceler ces dédoublement car il enregistre les demandes et les classe par sujet et par ministère.  De plus, on essaie le plus possible d'assigner au même traducteur les mêmes ministères et le même type de traduction.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les documents sont envoyés en version finale à la traduction.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les modifications mineures sont corrigées à l’interne.  Les modifications majeures sont exécutées par le Bureau de la traduction.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le chef de la Division des langues officielles est responsable de la gestion de l'enveloppe de mots.  Cette enveloppe est répartie entre les directions générales selon les besoins.  Cette année, aucun contrôle n’a été exercé en raison du changement au sein du Ministère.  Le chef des langues officielles a été informé du contenu de l'enveloppe au cours du mois de janvier 1995 seulement.  Cette année, on a dépassé l'enveloppe de 2,4 millions de mots.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	S/O	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Notre examen des dossiers au Bureau de la traduction nous indique que le Ministère se conforme à la politique du Conseil du Trésor en matière de traduction.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	S/O	

Critères	Résultats	
Le Ministère n’a pas désigné de coordonnateur à la traduction au Bureau régional.  Les traductions sont autorisées, soit par les gestionnaires ou les agents responsables.  Le Bureau de la traduction régional effectue les traductions du bureau régional.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Depuis la réorganisation du Ministère, il n'existe pas de politique interne sur la production de textes dans les deux langues officielles.  Des critères ont été identifiés dans chacune des unités du bureau régional pour identifier les types de documents qui devraient être traduits.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	S/O	
Connaissance des directives.	S/O	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	S/O	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Les employés ont indiqué qu'étant donné la vocation de leur Ministère, la plupart des documents sont traduits ou produits dans les deux langues officielles.  Certains critères ont été établis pour déterminer quels documents seront traduits	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Les critères existants sont adéquats	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Il n'existe pas de système formel d'autorisation.  Les demandes de traduction sont signées par le demandeur et envoyées directement au Bureau de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Comme il n'existe pas de coordonnateur au bureau régional, il n'y a pas de mesures formelles en place.  Dans certaines unités, le gestionnaire examine les documents à traduire les plus longs et s'assure du bien‑fondé des demandes.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Le gestionnaire assure un certain contrôle sur les demandes de traduction et peut refuser une demande de traduction.  Cette situation est très peu fréquente.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée au bureau régional.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	La direction des programmes possède un personnel bilingue qui peut rédiger correspondance et documents dans la langue seconde.  La direction des services exécutifs a un réviseur de textes sur place qui revoit les textes courts.  Les autres unités du bureau régional envoient tous leurs documents au Bureau de la traduction.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	La Direction des programmes produit des textes dans la langue requise.  Le personnel a la capacité de le faire.  Les autres directions ont recours au Bureau de la traduction.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	La nature des documents produits ne permet pas l'acquisition de documents dans les deux langues officielles.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.  La Direction des programmes possède une capacité bilingue adéquate qui lui permet de produire de courts documents dans les deux langues officielles.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Il n'y a pas de coordonnateur au bureau régional d’Halifax.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Seuls les gestionnaires assurent un contrôle sur la traduction des longs textes.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le demandeur prend toujours en considération l’élément temps pour la traduction dans la planification de ses projets.  Aucune demande de traduction n'a été refusée à cause du manque de temps.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Les documents produits par le bureau régional sont uniques et ne peuvent exister ou être produits par d'autres directions.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les demandes de traduction sont envoyées à l’étape finale du document et les corrections mineures, lorsqu’elles se présentent, sont effectuées par les employés.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Le Bureau de la traduction demande que les modifications majeures apportées à un texte soient identifiés clairement.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le bureau central d’Ottawa gère l’enveloppe de traduction.  Le bureau de Moncton reçoit un rapport d'utilisation du Bureau de la traduction.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le demandeur communique avec le Bureau de la traduction pour annuler la demande.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction d’Halifax ne conserve que le format électronique des documents.  Ce format est détruit après trois mois dans le cas des textes courts.  Le formulaire de demande de traduction est classé chronologiquement.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans les différentes unités n'a démontré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le bureau régional ne possède pas de coordonnateur de la traduction.  Les directions s’occupent de l’acheminement de leurs traductions au Bureau de la traduction régional.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Le ministère possède une directive ministérielle datée du mois d’octobre 1992.  Les personnes interviewées n’étaient pas au courant de cette politique.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Le bureau régional se conforme à ses obligations quant au service au public telles que stipulées pour la Nouvelle‑Écosse.  En ce qui a trait à la langue de travail, le bureau régional dessert les quatre provinces de l'est et respecte ses obligations dans les régions désignées bilingues.	
Connaissance des directives.	Les employés sont conscients de leurs obligations en matière de langues officielles.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Il n'y a pas de mécanisme en place pour assurer la conformité aux directives.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il n'existe pas de mécanisme pour vérifier si un document a déjà été traduit ou pourrait être soumis par une autre direction du ministère pour être aussi traduit.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Les gestionnaires déterminent et décident si un document doit être traduit.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Les gestionnaires approuvent le contenu du document et chacun des agents signe la demande de traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Il n’y a aucune mesure pour assurer le suivi du système d'autorisation.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Il n'y a pas eu de refus de traduction et il a été impossible de déterminer les demandes non justifiées étant donné la structure décentralisée du ministère dans les régions en matière de traduction.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Les unités ne rédigent pas de courts textes.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Seule la Direction des ressources humaines fait un peu de production de textes dans les deux langues officielles.  Les autres directions générales envoient leurs documents au Bureau de la traduction.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Le bureau régional n'a pas eu à acheter de document dans les deux langues officielles au cours de la dernière année.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	La majorité des documents sont traduits par le Bureau de la traduction.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Il n'y a pas de coordonnateur de la traduction.  Chaque gestionnaire est responsable des demandes au sein de son unité.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il n'existe pas de mécanismes en place pour s'assurer de la nécessité de traduire des textes dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Dans la mesure du possible, le temps de traduction est intégré dans la planification.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Il est impossible de déterminer la traduction de textes existants étant donné le système décentralisé du bureau régional.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les documents à traduire sont envoyés en version finale à la traduction et les corrections mineures sont faites par les employés bilingues.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Tout changement au texte est clairement indiqué, sinon le document est retourné par le Bureau de la traduction.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Il n’existe aucun contrôle d’enveloppe au bureau régional.  L'enveloppe de traduction est contrôlée par le bureau central à Ottawa.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le document est retourné au demandeur.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction d’Halifax ne conserve que le format électronique des documents.  Ce format est détruit après trois mois dans le cas des textes courts.  Le formulaire de demande de traduction est classé chronologiquement	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans les différentes unités n'a démontré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le bureau régional possède deux coordonnateurs de la traduction.  Le Bureau régional de la traduction effectue les traductions du bureau régional de la Défense nationale.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La politique ministérielle du 16 février 1995, établie en conformité avec la politique du Conseil du Trésor, a été distribuée à tout le personnel militaire et civil.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Cette politique décrit bien les textes qui doivent être traduits dans les deux langues officielles.	
Connaissance des directives.	Tout le personnel a reçu une copie de la politique ministérielle.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Les coordonnateurs s'assurent de la mise en application de la politique.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Les agents responsables ou les gestionnaires approuvent les demandes de traduction et les envoient aux coordonnateurs responsables.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Les coordonnateurs assurent le suivi du système d'autorisation en examinant toutes les demandes.	
Refus des demandes de traduction non justifiées. 	Les coordonnateurs font le tri des demandes et peuvent refuser des demandes de traduction.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Les coordonnateurs rédigent ou traduisent les textes courts à l'intérieur de leur unité.	
Autorisation (suite)		
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les coordonnateurs agissent en tant que réviseurs quand les usagers produisent des textes dans la langue requise.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Le bureau régional achète des manuels ou documents dans les deux langues officielles, particulièrement les manuels techniques.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Chacune des directions générales (Groupe) a un coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Les coordonnateurs assurent le contrôle sur la nécessité de produire un texte dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Un suivi est assuré par les coordonnateurs.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les textes sont envoyés à la traduction à l’étape de la version finale et les coordonnateurs effectuent les corrections mineures.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les coordonnateurs s'assurent que tous les changements aux textes sont clairement indiqués.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Les coordonnateurs gèrent l'enveloppe de traduction pour leur unité et produisent des statistiques pour les gestionnaires.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Les coordonnateurs communiquent avec le Bureau de la traduction.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction d’Halifax ne conserve que le format électronique des documents.  Ce format est détruit après trois mois dans le cas des textes courts.  Les formulaires de demande de traduction sont classés chronologiquement.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Les coordonnateurs ne gardent pas de documents.  Ils ne conservent que les formulaires de demande et retournent les documents et les disquettes aux demandeurs.  L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a démontré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le bureau régional de Pêches et Océans ne possède pas de coordonnateurs de la traduction.  Il y a cependant une personne responsable de l’enveloppe de mots.  Le Bureau de la traduction régional effectue les traductions.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il n'existe pas de directives internes sur la production de textes dans les deux langues officielles.  En général, les employés ne consultent pas la politique du Conseil du Trésor.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	S/O	
Connaissance des directives.	S/O	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	S/O	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	S/O	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Tous les documents destinés au public sont traduits dans les deux langues officielles de même que les documents destinés aux employés des régions désignées bilingues.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Il n'existe pas de système d'autorisation formel.  Le personnel de soutien administratif prépare les demandes et les signe avant de les faire parvenir au Bureau de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Une procédure interne que l'on retrouve dans le manuel d'acquisition de la région Scotia‑Fundy indique que toutes les demandes de traduction doivent passer par le bureau du coordonnateur.  Cette pratique n'est suivie que par quelques unités.  La majorité des usagers font parvenir leur demande directement au Bureau de la traduction.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Des demandes non justifiées n’ont pu être identifiées étant donné le processus décentralisé des demandes de traduction.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Très peu de textes rédigés à l'intérieur des unités de travail.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les usagers ne produisent pas de textes dans les deux langues officielles.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	La nature des sujets traités par le bureau régional rend l'acquisition de documents dans les deux langues officielles presque impossible.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Il n'y a pas de coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il n’existe aucun mécanisme pour s'assurer de la nécessité de produire des textes dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Il n’existe aucune mesure pour prévenir la traduction de textes déjà traduits.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les gestionnaires s'assurent que les documents soient envoyés à la traduction à l’étape finale seulement.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les usagers doivent identifier les changements.  Il n’y a aucune mesure en place pour identifier les textes qui seraient modifiés.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	La direction des communications est responsable de l’enveloppe.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le demandeur communique avec le Bureau de la traduction pour annuler la demande.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction d’Halifax ne conserve que le format électronique des documents.  Ce format est détruit après trois mois dans le cas des textes courts.  Le formulaire de demande de traduction est classé chronologiquement	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans les différentes unités n'a démontré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le bureau régional d' Environnement Canada ne possède pas de coordonnateurs de la traduction.  Le Chef de l’administration gère l’enveloppe de mots.  Le Bureau de la traduction régional effectue les traductions.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La politique interne du Ministère sur la traduction date du 19 juin 1989.  Le chef de l'administration coordonne cette politique.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Le guide du coordonnateur de la traduction fait mention de la politique du Conseil du Trésor et des directives ministérielles.	
Connaissance des directives.	Quoique les employés du bureau régional ne connaissent pas l'existence de cette politique interne, ils possèdent une connaissance générale de la politique du Conseil du Trésor et s’y conforment.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Le chef de l'administration s'assure que les employés se conforment à la politique interne.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Le bureau régional traduit tous les documents destinés au public.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Les gestionnaires approuvent les demandes de traduction et les font parvenir au chef de l'administration qui s'occupe de les faire parvenir au Bureau de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Le chef de l'administration reçoit les demandes de traduction et en assure le contrôle.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Le chef d'administration ne refuse aucune demande de traduction.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	On rédige très peu de textes dans les unités.  Tous les textes sont envoyés à la traduction.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les usagers ne rédigent pas de textes dans la langue requise car l’anglais est la langue principale dans cette région et les textes reflètent cette situation.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	La nature des sujets traités par le bureau régional rend l'acquisition de documents dans les deux langues très difficile.	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Tous les textes sont traduits par le Bureau de la traduction.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Il n'y a pas de coordonnateur officiel.  Le chef de l'administration gère l'enveloppe de traduction et maintient un registre d'utilisation des mots.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Les gestionnaires exercent le contrôle de première ligne afin de prévenir toute traduction non nécessaire.  Les employés ont soulevé la question qu'une politique interne à jour faciliterait l'identification des documents qui doivent être traduits.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Les gestionnaires exercent un contrôle pour prévenir la traduction de textes existants.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les textes sont envoyés à la version finale.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Le chef de l'administration s'assure que les modifications au texte sont clairement identifiées.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le chef de l'administration gère l'enveloppe de traduction.  Les excédants sont payés à même le budget des gestionnaires.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le chef de l'administration communique avec le Bureau de la traduction.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction d’Halifax ne conserve que le format électronique des documents.  Ce format est détruit après trois mois dans le cas des textes courts.  Le formulaire de demande de traduction est classé chronologiquement.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans les différentes unités n'a montré aucune anomalies au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le bureau régional d’Agriculture et Agro‑alimentaire Canada possède deux coordonnateurs de la traduction.  Le Bureau de la traduction de Winnipeg effectue les traductions du bureau régional.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	La politique ministérielle sur la traduction des textes date de février 1990.  Il n’existe pas de directives régionales.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	S/O	
Connaissance des directives.	S/O	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Toutes les demandes doivent passer par les coordonnateurs (2) qui s'assurent de la conformité à la Loi sur les langues officielles.  Selon le coordonnateur principal des communications en français, il n’est pas de sa responsabilité de refuser une demande, à moins que le texte ait déjà été traduit.  La majorité des textes à traduire proviennent de la Direction des communications et des publications.  Le gestionnaire de cette unité revoit chaque texte et donne son approbation avant de les transmettre aux coordonnateurs de la traduction.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il n’existe aucun obstacle à la conformité à la politique.  Les employés connaissent les obligations du bureau régional concernant la nécessité de produire les textes dans les deux langues et se conforment à la politique du Conseil du Trésor.  Certains critères ont été établis pour déterminer quels documents seront traduits.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Les critères existants sont adéquats.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Les gestionnaires, ou les responsables de chaque division, approuvent le texte et l’envoient aux coordonnateurs responsables.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Les coordonnateurs de la traduction assurent le suivi.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Les coordonnateurs vérifient si les traductions soumises n’ont n'a pas déjà été demandées.  Lorsque les coordonnateurs ont des doutes, ils discutent de la situation avec le demandeur ou le gestionnaire responsable.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	On rédige des coupures de presse tous les jours (150 mots); les corrections mineures sont apportées aux textes courts déjà traduits (textes de moins d'une page, lettres, etc.)	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les divisions n’ont pas de personnel ayant les compétences linguistiques appropriées.  Les coordonnateurs considèrent toujours la possibilité de traduire les textes avant de les faire parvenir au Bureau de la traduction.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	S/O	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Tous les textes non traduits par les coordonnateurs sont envoyés au Bureau de la traduction, ce qui représente environ 80 % des textes.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Le bureau régional a nommé deux coordonnateurs pour la région de Winnipeg.  Ces coordonnateurs remplissent aussi les rôles d’éditeur et traducteur de textes.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il y a des contrôles exercés par les coordonnateurs pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Les délais nécessaires pour la traduction des textes sont pris en considération lorsque c'est possible.  Lorsque l'on prévoit la traduction d'un projet majeur, on prend en considération des délais plus longs pour la traduction.  Dans le cas de la Direction des communications et des consultations, il est souvent difficile de planifier le temps requis, car beaucoup de textes sont demandés à la dernière minute : communiqués de presse, discours du ministre, etc.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Toutes les demandes sont acheminées au coordonnateur et au gestionnaire qui s’assurent que celles‑ci n'ont pas déjà été traduites.  Le Bureau de la traduction essaie, en général, de donner au même traducteur les demandes du bureau régional.  De plus, le Bureau de la traduction classe les dossiers par ministère et par sujet.  Ce personnel se rendrait compte de tout document déjà traduit.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les gestionnaires essaient de toujours donner la version finale.  Il y a des exceptions: les documents ou discours du ministre, les rapports assez volumineux, etc.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les corrections mineures sont faites à l'interne.  Les changements majeurs sont identifiés et exécutés par le Bureau de la traduction.  Le directeur intérimaire du Bureau de la traduction communique avec le coordonnateur si jamais on n'a pas identifié les modifications.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le contrôle de l'enveloppe de mots se fait à l'administration centrale du Ministère.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction pour arrêter le processus.  Cas très rare, i.e. discours du ministre (annulé).	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	L'examen des dossiers au Bureau de la traduction a démontré qu'il n’y a pas de traductions inutiles.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Le coordonnateur ne garde aucun texte; il ne garde que les demandes.  Les entrevues avec le personnel ont permis de constater que l’on suit la politique du Conseil du Trésor, sauf dans le cas mentionné à la question précédente.	

Critères	Résultats	
Le Ministère compte quatre coordonnateurs de traduction.  La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.  Un certain nombre de textes sont traduits à l’interne et à la pige.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il existe des directives ministérielles établies en conformité avec la politique du Conseil du Trésor.  Ces directives ont été distribuées au personnel militaire et civil de toutes les divisions régionales du ministère.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Ces directives décrivent bien les textes qui doivent être traduits dans les deux langues officielles.	
Connaissance des directives.	Toutes les divisions ont reçu une copie de la politique interne et le personnel est informé des directives.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Les coordonnateurs s'assurent de la mise en application de la politique.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité à la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	S/O	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Les agents responsables et les gestionnaires approuvent les demandes de traduction.  Le coordonnateur approuve les demandes et les envoie au Bureau de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Le coordonnateur assure le suivi du système d'autorisation en examinant toutes les demandes.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Le coordonnateur fait le tri des demandes et peut refuser des demandes de traduction.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode est très peu utilisée par le bureau régional (une demande par année).	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues..	Les coordonnateurs rédigent et/ou traduisent de courts textes au sein de leur unité.  Ils se chargent surtout des modifications aux textes.  Les unités sont encouragées à agir ainsi lorsqu'elles ont du personnel bilingue.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Le personnel des unités ne peut pas toujours rédiger des textes courts dans la langue requise en raison du manque de capacité linguistique bilingue adéquate.  La secrétaire et un commis à l’administration peuvent rédiger des textes courts et de la correspondance générale. 	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	Le bureau régional achète des manuels ou des documents dans les deux langues officielles (les écoles).	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.  Certains textes sont traduits par le coordonnateur. 	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Chacune des directions générales (Groupe) a un coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur assure le contrôle de la nécessité de produire les textes dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur assure le suivi.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	La version finale des textes est envoyée à la traduction autant que possible; cela peut dépendre de la nature du document et de l'urgence.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Le coordonnateur s'assure que tous changements aux textes sont clairement indiqués.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le coordonnateur gère l'enveloppe de traduction de son unité.  L’organisation n’a jamais vraiment connu de problème dans le passé car le budget de mots est sous‑utilisé.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction lorsque la situation se présente.  Il y a eu peu de cas.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	L'examen des dossiers au Bureau de la traduction de Winnipeg démontre qu'il n’y a pas eu de traductions inutiles.  Le formulaire de demande est classé chronologiquement et les textes sont classés par ministères et par sujets.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Le coordonnateur ne garde pas de documents.  Il ne conserve que le formulaire de demande et retourne le document et la disquette au demandeur.  L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a montré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.	

Critères	Résultats	
Le bureau régional ne compte pas de coordonnateur de la traduction.  Toutes les demandes doivent être approuvées par les gestionnaires.  Le Directeur des Affaires publiques du bureau régional est responsable de l'enveloppe de mots.   Le Bureau de la traduction régional effectue les traductions.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Industrie Canada a une directive interne non datée sur la production de textes dans les deux langues officielles.  La région dessert le Manitoba, la Saskatchewan et les Territoires du Nord‑Ouest.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	La directive décrit bien les textes qui doivent être traduits dans les deux langues officielles.	
Connaissance des directives.	A l’exception du Directeur des Affaires publiques du bureau régional, les personnes rencontrées n'avaient pas la politique interne en main mais étaient au courant des obligations du bureau régional face à la nécessité de traduire les textes.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Il n'y a pas de mécanisme en place pour assurer un suivi.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il ne semble pas y avoir d'obstacle  à se conformer à la politique du Conseil du Trésor pour la production de textes dans les deux langues officielles.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Dès que les documents sont destinés au public (grande diffusion) ou lorsque le correspondant est francophone, on fait traduire le texte.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	L’instrument de délégation d’approbation des ressources humaines et du pouvoir de signer constitue le système formel d’autorisation.  Les demandes de traduction sont approuvées par les gestionnaires et envoyées directement au Bureau de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Étant donné qu'il n'existe pas de coordonnateur de traduction à Winnipeg, il n'y a pas de mesures formelles.  Le gestionnaire voit toutes les demandes et s'assure de leur bien fondé.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Le gestionnaire assure un certain contrôle et peut refuser une demande de traduction quoique cette situation soit très rare.  La difficulté semble plutôt être à l’opposé : convaincre les utilisateurs de la nécessité de faire traduire les textes.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional de Winnipeg.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	On rédige peu de textes au sein de l’unité.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	La politique interne incite le personnel à rédiger les textes directement dans la langue requise mais on recourt aux Services de la traduction en tout temps.  Il y a peu de correspondance.  Le bureau fait surtout traduire des brochures et des textes longs.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	S/O	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Pratiquement toutes les lettres et les textes sont traduits par le Bureau de la traduction.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Aucun coordonnateur n’a officiellement été nommé au bureau régional de Winnipeg.  Les demandes de traduction sont adressées à une personne responsable de chaque direction, le gestionnaire ou un de ses adjoints.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Le gestionnaire responsable doit analyser le contenu et approuver les demandes.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	On planifie le temps requis par le Bureau de la traduction.  Aucune demande de traduction n'a été refusée en raison d’un manque de temps.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Les gestionnaires doivent approuver toutes les demandes.  Ces derniers croient que les possibilités de dédoublement sont minimes puisqu’il y a peu de demandes et qu’on se fie à sa mémoire.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les gestionnaires n'utilisent cette option que dans des cas d'urgence (communiqués de presse – corrections mineures faites à l'interne).	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Le Bureau de la traduction demande que les modifications majeures apportées à un texte soient identifiés clairement.  Les corrections mineures sont souvent faites à l'interne.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le Directeur des Affaires publiques du bureau régional est responsable de l'enveloppe de mots.  Il garde les statistiques et informe les gestionnaires de la situation.  Si les prévisions s'avèrent négatives, il communique avec le coordonnateur à l'administration centrale afin que le budget de mots soit augmenté.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le demandeur informe le Bureau de la traduction.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Nous avons noté aucune anomalie.  Les documents traduits s'adressaient à un public en général (dont on ne connaît pas la langue de préférence) ou étaient destinés à un francophone.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	S/O	

Critères	Résultats	
Le bureau régional compte un coordonnateur de la traduction.  De façon générale, les demandes de traduction doivent être approuvées par les gestionnaires.  Le Bureau de la traduction régional effectue les traductions.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Depuis la réorganisation du Ministère, il n'existe pas de politique interne sur la production de textes dans les deux langues officielles.  On se reporte à la politique de Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	S/O	
Connaissance des directives.	Le personnel connaît bien les obligations du bureau régional quant aux communications orales et écrites dans les deux langues officielles.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Toutes les demandes doivent passer par le coordonnateur des langues officielles qui s'assure de la conformité aux directives du Conseil du Trésor.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Il n'y a pas d'obstacle à la conformité à la politique du Conseil du Trésor.  Étant donné la vocation du bureau régional et suite à la demande du ministre, tous les textes sont traduits lorsque l'on s'adresse aux employés fédéraux de la région (Prairies‑TNO), même si la langue de travail est unilingue anglaise.  On a établi une liste de critères pour déterminer quels textes doivent être traduits.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	En l’absence de directives il existe des critères.  Ces derniers sont adéquats.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	En général, le gestionnaire approuve le contenu.  La demande est toujours envoyée au coordonnateur qui la vérifie, la signe et l'envoie au Bureau de la traduction.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Le suivi est exercé par le coordonnateur de la traduction qui examine toutes les demandes de traduction.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Les demandes de traduction non justifiées sont refusées. Lorsque le coordonnateur a des doutes, il en discute avec le demandeur. 	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	La production de textes en parallèle n'est pas utilisée à l'interne.  Lorsque nécessaire, on fait traduire le texte par le Bureau de la traduction.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	A la direction générale, Citoyenneté et Programme d'identité canadienne, on utilise le personnel à l'interne pour traduire de courts textes dans les deux langues officielles.  Un autre employé assure la qualité du texte traduit.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	On considère toujours cette possibilité avant d'envoyer un texte au Bureau de la traduction.	
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.	S/O	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Une très grande partie des textes sont envoyés au Bureau de la traduction, environ 85 %.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Le bureau régional a nommé un coordonnateur pour son bureau de Winnipeg.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Il y a des contrôles exercés par le coordonnateur pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	Les délais nécessaires pour la traduction des textes sont pris en considération, sauf dans le cas de demandes de dernière minute i.e. événements inattendus.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Toutes les demandes sont envoyées au bureau du coordonnateur qui vérifie si celles‑ci n'ont pas déjà été traitées.  Les gestionnaires responsables voient aussi toutes les demandes.  Le Bureau de la traduction essaie en général de donner au même traducteur les demandes du bureau régional.  Le Bureau de la traduction classe les demandes par ministère et par sujet.  Ainsi, on se rendrait compte de tout dédoublement.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les gestionnaires essaient de toujours donner la version finale.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	Les corrections mineures sont faites à l'interne.  Les modifications majeures son identifiées et traitées par le Bureau de la traduction.  Le directeur intérimaire du Bureau de la traduction communique avec le coordonnateur lorsque les modifications n’ont pas été soulignées.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le contrôle de l'enveloppe de mots se fait à l'administration centrale du ministère.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction pour arrêter le processus.  Le document est retourné à l'usager.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	L'examen des dossiers au Bureau de la traduction a démontré qu'il n’y a pas de traductions inutiles pour ce qui est des documents destinés au public. 	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	Le coordonnateur ne garde aucun texte; il ne garde que les demandes.  Des entrevues avec le personnel ont permis de constater que l’on suit la politique du Conseil du Trésor, sauf dans le cas mentionné à la question précédente.	

Critères	Résultats	
Le bureau régional a nommé un coordonnateur de la traduction.  Le Bureau de la traduction de Winnipeg effectue les traductions du bureau régional.		
Politiques, procédures, directives et lignes directrices		
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Le DRH possède une politique interne traitant des services de traduction et du rôle du coordonnateur.	
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que dans une seule langue officielle.	Les directives précisent quelles sont les communications requises (documents) simultanément dans les deux langues officielles ainsi que les circonstances pour lesquelles il n'est pas nécessaire de faire traduire un texte.	
Connaissance des directives.	Le personnel interviewé connaît bien la politique fédérale sur la traduction de textes dans les deux langues officielles.	
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux directives.	Le coordonnateur ministériel de la traduction est responsable de la mise en application de la politique.	
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues officielles.	Nous n’avons identifié aucun obstacle.  Les personnes interviewées n'avaient pas la politique en main mais étaient au courant de la politique gouvernementale.	
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les textes en l'absence de directives.	Tout document qui est destiné au public en général ou d'intérêt public est traduit.	
Autorisation		
Présence d’un système formel d’autorisation.	Le gestionnaire approuve tout document qui doit être traduit sans signer la demande de traduction.  Celle-ci est plutôt signée par le coordonnateur de la traduction qui vérifie la nécessité de traduire le texte.  On a délégué au coordonnateur l’autorité de signer toutes demandes de moins de 7 000 mots.  Les demandes supérieures à ce nombre doivent être approuvées par le directeur général régional.	
Mesures de conformité du système d'autorisation.	Le coordonnateur assure le suivi des demandes autorisées.	
Refus des demandes de traduction non justifiées.	Le coordonnateur communique avec le demandeur s'il croit que la traduction n'est pas justifiée.	
Production de textes		
Production de textes en rédaction parallèle.	Cette méthode n'est pas utilisée.	
Rédaction de textes courts au sein de l’unité en régions bilingues.	Cette méthode est peu utilisée.	
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les deux langues officielles	Les employés sont conscients de cette possibilité, mais le bureau régional ne possède pas suffisamment de personnel bilingue pour rédiger les textes directement dans la langue requise.  L’exception à cette situation serait le bureau de St‑Boniface où presque tout le personnel est bilingue.  On utilise très peu les services du Bureau de la traduction à cet endroit.	
Acquisition de documents dans les deux langues.	S/O	
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.	Le Bureau de la traduction traduit tous les textes qui doivent être distribués dans les deux langues officielles.	
Traduction		
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la traduction.	Le bureau régional de Winnipeg a nommé un coordonnateur de la traduction.	
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.	Le coordonnateur de la traduction doit analyser et vérifier les demandes de traduction.	
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.	En général, on planifie le délai nécessaire aux services de la traduction.	
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans les deux langues officielles.	Toutes les demandes doivent passer par le bureau du coordonnateur de traduction.  Celui‑ci en vérifie la justification, exerce un suivi sur les demandes antérieures et enregistre les demandes.	
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.	Les gestionnaires sont conscients de cette situation et ne le font qu'en cas d'urgence (Communiqués de presse) où dans un cas d'un texte très long et délai trop court.	
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.	S’il y a beaucoup de modifications, les utilisateurs les identifient; la disquette et le texte sont retournés au coordonnateur.  Si les modifications ne sont pas identifiées, le coordonnateur retourne le texte au demandeur.  Dans certains cas, lorsqu'il y a peu de modifications, les corrections sont apportées au sein de la Direction.	
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.	Le coordonnateur gère l’enveloppe régionale de mots.  A chaque mois, il produit un rapport sur le nombre de mots utilisés afin d’en informer les gestionnaires.  S'il prévoit que l'enveloppe de mots ne sera pas suffisante, il en informe le coordonnateur de l’administration centrale qui gère l'enveloppe totale du ministère.	
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin d'être traduit.	Le coordonnateur communique avec les Services de traduction pour annuler la demande.	
Examen		
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.	Notre examen des dossiers a démontré qu'il n’y a pas de traduction inutile.	
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues officielles/Coordonnateur de la traduction.	L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a démontré aucune anomalie.  Le coordonnateur ne garde que les demandes de traduction.	

Annexe B – Vérification sur le recours à la traduction – Critères et questionnaire de vérification
CRITÈRES DE VÉRIFICATION
Déterminer les mesures prises par les institutions fédérales pour s'assurer que les textes sont bien requis dans les deux langues officielles avant d'en commencer la traduction.		
Critères	RÉF.	
Les institutions fédérales visées s'assurent que les textes soumis à la traduction sont réellement requis dans les deux langues officielles.
	Existence de politiques, procédures et directives sur la production de textes dans les deux langues officielles;
	connaissance et communication de politiques, procédures et directives;
	conformité aux politiques, procédures et directives;
	système d'autorisation et d'approbation des textes soumis à la traduction;
	coordination de la traduction;
	autres mesures de contrôle ou de gestion de la traduction en place.		

QUESTIONNAIRE
GESTIONNAIRE FAISANT APPEL AUX SERVICES DE TRADUCTION
Dans laquelle des deux langues officielles désirez-vous que l’on vous interviewe?
Anglais  ______	Français  ______

PROFIL DE LA PERSONNE INTERVIEWÉE
Ministère  		Unité  		
Nom  		Lieu  		
Titre  			

Description des textes qui doivent être publiés dans les deux langues officielles
1.	a)	Votre organisation s'est-elle dotée de politiques, de procédures, de lignes directrices et de directives sur la publication de textes dans les deux langues officielles?
	b)	Ces instruments (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.) sont‑ils explicites quant à la nature des textes qui doivent être publiés dans les deux langues officielles?  Précisez.
	c)	Ces instruments (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.) sont‑ils explicites quant à la nature des textes qui doivent être publiés dans une seule des deux langues officielles?  Précisez.
	d)	Quelles mesures ont été prises pour assurer que les instruments (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.) sont compris par le personnel qui demande que son document soit publié dans les deux langues officielles?
	e)	Quelles mesures ont été prises pour assurer que les instruments (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.) sont respectés?
	f)	Obtenez une copie des instruments de référence (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.).
(Nota : Si vous avez déjà obtenu une copie de ces instruments d'une personne responsable des langues officielles ou du coordonnateur, il n'y a pas lieu d'en obtenir une autre.)
	g)	En l'absence d'instruments de ce genre, sur quels critères fondez‑vous votre décision de faire traduire ou non un document?
	h)	Les critères sont‑ils utilisés en conformité avec la politique du CT (chapitre 4‑5) concernant la publication de textes dans les deux langues officielles?
2.	a)	Qui autorise la traduction des textes?
au niveau du ministère?
au niveau de votre section/unité?
	b)	À quelle étape de la rédaction envoyez‑vous les textes à la traduction?
1re ébauche
2e ébauche
3e ébauche
Version finale
Pourquoi envoyez‑vous la version provisoire d'un texte à la traduction, le cas échéant?
	c)	Quelles sortes de textes sont censés être traduits?
3.	Les textes à traduire passent‑ils tous par le coordonnateur des services de traduction?
Oui  ______
Non  ______ --> Qui assure la coordination des autres demandes de traduction?
	Comment vous assurez‑vous que les mêmes textes ne sont pas envoyés à la traduction par d'autres personnes au sein de votre organisation?
4.	Lorsque vous rédigez des textes qui devront être traduits, tenez‑vous compte du délai de traduction pour planifier la date de la publication?
5.	a)	Certains textes sont‑ils traduits par des employés de votre unité?
Non  ______	Oui  ______
Dans la négative, précisez.
Dans l'affirmative
	b)	précisez le groupe (AS, CR, EX, etc.) et le niveau des personnes qui traduisent les textes.
	c)	Combien de documents ont été traduits au sein de votre unité en 1994‑1995?
	d)	Quels types de documents sont traduits au sein de votre unité et de quelle longueur sont‑ils?
	e)	À part la traduction à l'interne, quels autres moyens employez‑vous pour obtenir des textes dans les deux langues officielles?  Dans quelle mesure avez‑vous recours à ces moyens? (pourcentage de demandes de traduction)
6.	Vous a‑t‑on déjà refusé une demande de traduction?  Dans l'affirmative, qui vous l’a refusé et pour quel motif?
7.	Quelles mesures ont été mises en place pour prévenir les traductions inutiles?
(exemples de traductions inutiles : textes traduits à deux reprises; texte traduit en entier alors que l'on devait seulement y apporter des changements – on n'a pas précisé sur la demande de traduction que le texte avait déjà été traduit; traduction d'un texte qu'il n'est plus nécessaire de traduire – changements au programme/délais, etc.)
8.	Avez–vous constaté des difficultés à suivre la politique du CT sur la publication des textes dans les deux langues officielles?
9.	Pouvez-vous suggérer des moyens d'éviter les traductions inutiles?

QUESTIONNAIRE
PERSONNE RESPONSABLE DES LANGUES OFFICIELLES /COORDONNATEUR
Dans laquelle des deux langues officielles désirez-vous que l’on vous interviewe?
Anglais  ______	Français  ______

PROFIL DE LA PERSONNE INTERVIEWÉE
Ministère  		Unité  		
Nom  		Lieu  		
Titre  			

Description des fonctions et des responsabilités liées à la traduction de textes.
1.	a)	Votre organisation s'est-elle dotée de politiques, de procédures, de lignes directrices et de directives concernant la publication de textes dans les deux langues officielles?
	b)	Quelles mesures ont été prises pour assurer que les instruments (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.) sont respectés?
	c)	Obtenez une copie des instruments de l'organisation (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.) (Nota : Si ces instruments ont déjà été obtenus d'un gestionnaire, il n'y a pas lieu d'en obtenir une copie.)
	d)	Quand ces instruments (politiques, procédures, lignes directrices, directives, etc.) ont‑ils été mis à jour la dernière fois?
	e)	À qui la dernière version de ces instruments a‑t‑elle été fournie?
2.	Quelles méthodes sont utilisées pour produire des textes dans les deux langues officielles?
	Pourcentage %	
a)	rédaction parallèle	______	
b)	production de courts textes au sein de l'unité	______	
c)	achat du document dans les deux langues officielles	______	
d)	marché de services qui prévoit la production des textes dans les deux langues au besoin	______	
e)	traduction par le Bureau de la traduction	______	

3.	Y a‑t‑il d'autres moyens de produire les textes dans les deux langues officielles?  Dans l'affirmative, précisez.
4.	a)	Quels mécanismes de contrôle sont en place pour confirmer la nécessité de produire le document dans les deux langues officielles (autorisation/critères)?  Existe-t-il un mécanisme de filtrage des documents?
	b)	Prenez‑vous toujours en considération les autres moyens de faire traduire le document dans l'autre langue officielle avant de l'envoyer à la traduction?  Dans la négative, donnez‑en les raisons.
5.	a)	Décrivez les divers types de documents qui sont envoyés à la traduction.
(documents internes, documents externes destinés au public, description de travail, rapports annuels, documents juridiques, politiques, procédures, etc.).  Lorsque des documents internes sont envoyés à la traduction, demandez‑vous pourquoi?
	b)	Les politiques, les procédures, les lignes directrices et les directives tiennent‑elles compte de toutes sortes de textes?
6.	Quels sont les groupes qui ont le plus souvent recours aux services de traduction?
7.	Ceux qui ont souvent recours aux services de traduction ont‑ils pris des moyens d'accélérer le processus de la traduction?  Précisez.  (Ex., établir une liaison avec les ordinateurs du Bureau de la traduction, recourir toujours au même traducteur, planifier le délai du texte à traduire, etc.)
8.	a)	Existe-t-il un système d'approbation des demandes de traduction?
	b)	La nécessité d'obtenir une approbation dépend‑elle du genre de texte dont il s'agit?  Précisez.
Dans l’affirmative, à quel niveau devez‑vous demander l’approbation?		Nature du texte, le cas échéant.	
Coordonnateur : texte de ______ mots				
Sous-ministre: texte de ______ mots				
Directeur général : texte de ______ mots				
Directeur régional : texte de ______ mots				
Directeur : texte de ______ mots				
Gestionnaire : texte de ______ mots				
Autre : texte de ______ mots				
______: text of ______ words 				

9.	a)	Que faites‑vous pour ne pas excéder le volume de mots de l'enveloppe qui vous est attribuée?
	b)	Si vous dépassez le nombre de mots de l'enveloppe, attribuez‑vous ce fait à des demandes de traduction inutiles?
10.	Avez‑vous constaté des difficultés à observer la politique du CT sur la publication de textes dans les deux langues officielles?
11.	Que suggérez‑vous pour éviter les traductions inutiles?
12.	Existe-t-il un rapport sur le recours inutile à la traduction?
	Dans l'affirmative, obtenez une copie de la dernière version de ce rapport.
13.	Quels genres de textes ne doivent pas nécessairement être publiés dans les deux langues officielles (traduction inutile)?
14.	Que faites‑vous lorsque vous vous rendez compte qu'un texte a été envoyé inutilement à la traduction?
15.	Que faites‑vous lorsque la traduction d’un texte inutile est déjà en cours?

EXAMEN
Passez en revue les politiques, les procédures, les lignes directrices et les directives concernant la production de documents dans les deux langues officielles et énumérez les mesures de contrôle que la direction prend pour réduire les coûts liés à la production de ces documents.
Passez en revue les dossiers du coordonnateur afin de
a)	déterminer si certains documents ont été traduits inutilement
b)	prendre note du type de documents qui ont été traduits, alors qu'il n'était pas nécessaire qu'on les publie dans les deux langues officielles
c)	déterminer, dans la mesure du possible, si les dossiers du coordonnateur correspondent à ceux du Bureau de la traduction
QUESTIONNAIRE
PERSONNE RESPONSABLE DES LANGUES OFFICIELLES/COORDONNATEUR
Dans laquelle des deux langues officielles désirez-vous que l’on vous interviewe?
Anglais  ______	Français  ______
Lors de la vérification à Halifax et à Winnipeg, assurez‑vous que le gestionnaire du Bureau de la traduction est au courant des ministères de la région qui feront l'objet d'une vérification.  Halifax – MDN, TPSGC, Pêches et Océans, Patrimoine Canada et Environnement. Winnipeg – MDN, Patrimoine Canada, Agriculture et Agro‑alimentaire, DRH et Industrie Canada.

PROFIL DE LA PERSONNE INTERVIEWÉE
Ministère  		Unité  		
Nom  		Lieu  		
Titre  			

Description des fonctions et des responsabilités
1.	Est‑ce qu'un employé de votre ministère client a été désigné comme point de contact avec le bureau?  Donnez le nom du ministère et celui de l'employé désigné.
2.	Est‑ce qu'il arrive qu'un même texte soit envoyé à la traduction plus d'une fois?
Dans l'affirmative, par quel ministère?	Fréquence 
	Conséquences 
	Raison 
3.	Recevez‑vous toujours la version finale des textes à traduire?
Dans la négative, nommez le ministère client :	Nombre de versions soumises 
	Combien de fois cela arrive-t-il 
	Raison 
4.	Qu'arrive‑t‑il lorsque la version modifiée d'un texte déjà traduit est envoyée à la traduction sans que l'on ait indiqué où les changements ont été apportés?
5.	Quels types de documents sont envoyés à la traduction?
6.	Qui sont vos principaux clients?

EXAMEN
Passez en revue les dossiers du Bureau de la traduction afin de
a)	déterminer si certains documents ont été traduits inutilement
b)	prendre note du type de documents qui ont été traduits, alors qu'il n'était pas nécessaire qu'on les publie dans les deux langues officielles
c)	déterminer, dans la mesure du possible, si les dossiers du coordonnateur correspondent à ceux du Bureau de la traduction