Cette série d'évaluations, de guides de vérifications, d'examens
et d'études a été conçue dans le but d'améliorer les politiques et
les programmes du Conseil du Trésor.
Titres déjà parus dans cette série :
1. Examen des budgets de fonctionnement - structure de délégation
2. Examen de la mise en œuvre des plans d'activités au sein du
gouvernement du Canada
3. Examen du processus d'approbation du recouvrement des coûts et des
frais d'utilisation
4. Évaluation de la Politique sur la prestation de services aux
employés handicapés
5. Vérification sur le service au public dans les langues officielles
- Phase I - Régions de Toronto et de Halifax
|
La Direction des langues officielles et de l'équité en emploi (DLOÉE)
entend transmettre copie du rapport et des annexes pertinentes aux institutions
fédérales concernées par l'intermédiaire des sous-ministres et des personnes
responsables des langues officielles et de la vérification interne pour qu'ils
donnent suite aux recommandations. Elle entend également, de concert avec la
Direction de la gestion des finances et de l'information, demander à ces
institutions de lui faire rapport dans les six mois sur la mise en oeuvre des
recommandations et sur les mesures prises pour corriger, le cas échéant, les
faiblesses constatées.
Commentaires
Cette vérification a été effectuée avant le changement de statut du
Bureau de la traduction et avant que le recours aux services du Bureau ne
deviennent facultatifs.
(La présente étude a été rédigée à l'externe.)
La politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux
langues officielles prévoit que les institutions fédérales adoptent des
politiques concernant la production des textes dans les deux langues
officielles. Elle stipule que ces politiques doivent comprendre des mesures pour
s'assurer que les textes sont bien requis dans les deux langues avant d'en
commencer la traduction et qu'il existe des mécanismes pour en contrôler les
coûts et éviter les traductions inutiles.
L'objectif de la vérification était de déterminer si les politiques,
procédures et directives internes sur la production de textes dans les deux
langues officielles et les mesures de gestion s'y rattachant, permettent
d'éviter que des textes soient inutilement traduits.
La Direction des langues officielles et de l'équité en emploi a choisi dix
institutions fédérales dans la Région de la capitale nationale (RCN) et cinq
dans les régions de Winnipeg et d'Halifax. La qualité des textes produits n'a
pas fait l'objet de cette vérification.
Méthodologie de vérification :
- des entrevues avec les responsables des langues officielles, les
coordonnateurs de la traduction, des clients des services de traduction et
des responsables du Bureau de la traduction;
- l' examen des politiques internes sur la production de textes dans les
deux langues officielles et des dossiers des services de coordination de la
traduction et des services de traduction.
Une copie des critères de vérification et du questionnaire se trouve à
l'annexe B.
Toutes les institutions fédérales visitées, sauf le ministère du
Patrimoine canadien, possèdent des directives sur la production des textes dans
les deux langues officielles, y compris la traduction. À Patrimoine Canada, qui
a subi une réorganisation majeure, on continue d'utiliser les politiques des
anciennes organisations.
Mis à part la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada, aucune
des institutions vérifiées n'a de politique à jour sur la production de
textes dans les deux langues officielles. Par contre, certaines institutions
s'appuient sur la politique même du Conseil du trésor en la matière.
Toutes les personnes que nous avons interviewées dans les ministères
connaissent la politique du Conseil du Trésor sur la production de textes dans
les deux langues officielles. De plus, la majorité de ces personnes connaissent
les directives internes de leur ministère. Toutefois, nous avons constaté que
les directives internes ne sont pas toujours reçues dans les régions.
Enfin, près de la moitié des institutions ne possèdent pas de mécanismes
pour assurer le respect de leurs directives. Par contre, les institutions
fédérales n'ont indiqué aucun obstacle à se conformer à la politique du
Conseil du Trésor.
Près de la moitié des institutions fédérales visitées n'ont pas de
système formel de délégation de pouvoir d'approbation/signature des demandes
de traduction. Nous avons aussi constaté que, parmi les institutions
fédérales qui possèdent un système formel d'autorisation, certaines n'ont
pas de mesures en place pour s'assurer qu'on le respecte.
En général, les coordonnateurs de la traduction conseillent et cherchent à
influencer les demandeurs de traduction mais, en dernière analyse, ils
acceptent toutes les demandes et les acheminent au Bureau de la traduction. Nous
avons observé que les institutions fédérales visées n'ont pas toujours mis
en place les contrôles nécessaires pour s'assurer que les textes traduits
suivent le cheminement le plus efficace et le plus efficient.
La plupart des institutions fédérales encouragent la traduction de courts
textes à l'interne. À cet effet, les ministères ont mis sur pied des services
de révision de textes.
Notre examen des dossiers des services de coordination de la traduction et de
ceux du Bureau de la traduction n'a pas démontré qu'il pourrait y avoir des
traductions inutiles.
Les dépassements des enveloppes de mots que nous avons notés ne seraient
pas reliés à des traductions inutiles mais plutôt à l'obligation légitime
de produire les textes dans les deux langues officielles.
Les employés connaissent bien les politiques, procédures et directives
internes sur la production de textes dans les deux langues officielles.
Quoiqu'un contrôle absolu ne soit pas formellement exercé, durant notre revue
des dossiers, nous n'avons pas observé de traductions inutiles.
Le premier avril 1995, le Bureau de la traduction deviendra un organisme de
service spécial. A ce titre, l'organisme devra recouvrer ses coûts. Les
ministères seront alors facturés pour les services de traduction.
Conséquemment, les demandes de traduction seront sujettes aux contrôles
financiers des ministères.
Nous recommandons que les institutions faisant l'objet de cette vérification
:
- mettent en place des mécanismes formels de contrôle du bien fondé des
demandes de traduction afin de s'assurer que les textes soumis pour
traduction sont effectivement requis dans les deux langues officielles,
ainsi que des systèmes de vérification des demandes de traduction afin de
s'assurer que les mêmes textes ne sont pas traduits plus d'une fois;
- mettent en place des mécanismes formels d'approbation/signature des
demandes de traduction, étant donné que depuis le 1er avril 1995, la
signature des demandes de traduction entraînera des déboursés de fonds
publics; et
- mettent à jour des politiques internes sur la production de textes dans
les deux langues officielles afin que celles-ci tiennent compte de la
politique révisée du Conseil du Trésor en la matière, datée de juin
1993.
Région de la Capitale nationale
Halifax
Winnipeg
Santé Canada
Région de la Capitale nationale
Critères
|
Résultats
|
Le ministère de la Santé a assigné les responsabilités de la
coordination de la traduction à dix personnes, lesquelles travaillent
pour les différentes directions du Ministère. Le Bureau de la traduction
effectue les traductions du Ministère.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices>
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Le Ministère se réfère aux trois documents suivants : la politique
du Conseil du Trésor, une Directive administrative ministérielle sur la
traduction datée de juillet 1989 et des lignes directrices.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Les directives décrivent les différents genres de textes et les
circonstances dans lesquelles les communications doivent se faire dans les
deux langues officielles.
|
Connaissance des directives.
|
Le personnel interviewé est bien informé du contenu des directives.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Le suivi de la conformité aux directives est exercé par les
coordonnateurs sous forme d'avis et de conseil.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Aucun obstacle n'a été identifié.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
Les critères sont énoncés dans la Directive administrative
ministérielle.
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Le système formel d'autorisation est énoncé dans la Directive
administrative ministérielle.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Les coordonnateurs assurent le suivi des longs textes.
|
|
Pour les textes courts, les coordonnateurs utilisent leur jugement.
|
|
A l'occasion ils posent des questions sur les demandes de traductions
de textes administratifs.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Généralement, les demandes de traduction ne sont pas refusées. Par
contre, les coordonnateurs posent des questions sur la nécessité de
faire traduire certains textes. Ceci peut influencer les décisions de
traduction de futurs textes similaires.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Il ne se fait pas de rédaction parallèle.
|
Production de textes courts rédigés au sein de l'unité en régions
bilingues.
|
Les coordonnateurs encouragent la rédaction de textes au sein de
l'unité. Le Ministère a mis un système de révision de textes à la
disposition des unités.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles
|
Les coordonnateurs encouragent les employés à traduire les textes
dans la langue du destinataire. Toutefois, la capacité de produire des
textes techniques en français est limitée au sein des unités.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
L'acquisition de ces documents se fait à l'occasion lorsque ces
derniers sont disponibles.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
La grande majorité des textes (95 %) sont traduits par le Bureau de la
traduction. Il n'existe pas de données mais ce pourcentage est reconnu de
tous.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Le Bureau de la traduction est informé du nom des coordonnateurs de la
traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il y a des mécanismes de contrôle en place.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Les textes sont transmis électroniquement au Bureau de la traduction.
Des ententes sont établies avec le Bureau de la traduction pour la
traduction de textes longs et de textes urgents.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Les coordonnateurs informent les services.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les coordonnateurs surveillent ces situations et les usagers ont été
sensibilisés aux difficultés qu'elles peuvent générer au Bureau de la
traduction.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Lorsqu'il s'agit d'une modification à un texte déjà soumis, on
indique le numéro de la demande de traduction antérieure et on indique
les passages modifiés.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Le Bureau de la traduction produit un rapport mensuel sur le volume de
mots traduits. Les dépassements de l'enveloppe de mots alloués
résultent de l'obligation de produire les textes dans les deux langues
officielles.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
S/O
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Nous avons noté plusieurs textes courts de moins de trois pages, des
lettres adressées à des francophones, des publications techniques du
domaine médical. Les demandes de traduction sont toujours autorisées.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Nous avons observé que les énoncés de qualité sont régulièrement
traduits. Cependant, un coordonnateur est en train d'élaborer un lexique
pour aider les unités opérationnelles à rédiger les énoncés de
qualité dans les deux langues officielles.
|
Secrétariat du Conseil du Trésor et Minstère des
Finances
Région de la Capitale nationale
Critères
|
Résultats
|
Le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère des Finances
possèdent des services administratifs communs. Les deux ministères
possèdent les mêmes services de coordination de la traduction. Le Bureau
de la traduction effectue les traductions pour les deux ministères.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La politique de ces deux organismes sur la traduction et les autres
services connexes est datée de janvier 1991.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
La politique énumère les communications requises simultanément dans
les deux langues officielles et les demandes de traduction qui ne peuvent
être acceptées.
|
Connaissance des directives.
|
Les personnes que nous avons interviewées ne connaissaient pas le
document mais étaient au courant de la politique gouvernementale.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Le coordonnateur ministériel de la traduction est responsable de la
mise en application de la politique.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il existe des mécanismes pour vérifier si un document a déjà été
traduit ou pourrait être soumis simultanément par une autre direction du
Ministère pour être aussi traduit.
|
|
L'urgence des situations, principalement attribuables à la nature
même du travail des deux organismes, affecte les délais demandés du
Bureau de la traduction.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
On se reporte aux critères énoncés dans la politique
gouvernementale.
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Il n'existe pas de système formel d'autorisation. Les demandes de
traduction sont souvent signées par des secrétaires, des étudiants
CO-OP, ou ne sont pas signées du tout. Cependant, le coordonnateur à la
traduction est autorisé à refuser toute demande de traduction qu'il juge
injustifiée.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Dans les cas où le coordonnateur ne peut identifier la personne qui a
autorisé la traduction du document, il confirme l'autorisation auprès du
gestionnaire.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Le Bureau de la traduction refuse les demandes de traduction non
justifiées.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode est peu utilisée.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Cette méthode est utilisée à l'occasion.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Nous avons constaté que les employés sont conscients de cette
possibilité.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Cette méthode est utilisée à l'occasion.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Cette méthode est celle à laquelle on a recours le plus souvent.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Les deux organismes ont nommé un coordonnateur de la traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur ministériel de la traduction doit analyser et
vérifier les demandes de traduction, sauf celles pour lesquelles une
entente a été conclue. Celles qui font l'objet d'une entente sont
envoyées directement au Bureau de la traduction.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Les délais que les usagers exigent du Bureau de la traduction sont
souvent trop courts et entraînent des frais additionnels en temps
supplémentaires.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Le Service de coordination de la traduction a un système de suivi
informatisé de toutes les demandes de traduction et le Bureau de la
traduction garde une copie de tous les textes déjà traduits aux fins de
référence et de vérification. Cependant, le système ne peut identifier
deux demandes similaires à moins que les coordonnées du document soient
identiques.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les gestionnaires se disent conscients de cette situation et essaient
de l'éviter.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les gestionnaires identifient ces textes et leurs modifications pour le
Bureau de la traduction.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
L'enveloppe des mots est contrôlée par le coordonnateur de la
traduction de concert avec les gestionnaires des centres de
responsabilité.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Les gestionnaires avertissent le Bureau de la traduction dès que
possible.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Nous avons noté qu'il n'y a pas de processus formel d'approbation des
traductions.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Nous avons observé que les demandes de traduction sont souvent
signées par des secrétaires, des étudiants CO-OP, ou ne sont pas
signées du tout.
|
Agriculture Canada
Région de la Capitale nationale
Critères
|
Résultats
|
Le Ministère a désigné un responsable ministériel de la traduction
et des coordonnateurs. Toutes demandes de traduction doivent être
approuvées par les coordonnateurs, lesquels représentent les
différentes directions du Ministère. Le Bureau de la traduction effectue
les traductions du Ministère.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La politique ministérielle sur les services de traduction date de
février 1990.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Ces directives indiquent les textes qui doivent être traduits dans les
deux langues officielles.
|
Connaissance des directives.
|
Les directives sont bien connues du personnel interviewé.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Le coordonnateur ministériel de la traduction est responsable de la
mise en application de la politique.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il ne semble pas y avoir d'obstacle majeur à la production des textes
dans les deux langues officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation>
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les demandes de traduction doivent être approuvées par les
coordonnateurs avant d'être envoyées au Bureau de la traduction.
Cependant, on nous a indiqué que dans certaines directions, les documents
sont acheminés directement par les gestionnaires au Bureau de la
traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Il n'existe pas de contrôle afin de s'assurer que les demandes de
traduction soient autorisées au préalable.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Les coordonnateurs ont pour responsabilité de refuser toutes demandes
de traduction non justifiées. Cependant, nos entrevues nous ont permis de
constater que dans les faits, tout document reçu est envoyé à la
traduction. Il y a très peu de demandes de traduction refusées.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Aucune.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Les textes courts sont traduits dans la plupart des cas au sein de
l'unité.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Dans la mesure du possible, les documents sont acquis dans les deux
langues officielles.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Les textes sont traduits dans la majorité des cas par le Bureau de la
traduction.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Le Ministère a nommé un coordonnateur de la traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Les textes à traduire sont acheminés directement au Bureau de la
traduction. Le contrôle est exercé par les coordonnateurs de la
traduction.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Des normes ont été établies. Cependant, ces normes ne sont pas
toujours suivies par les usagers. Les délais exigés du Bureau de la
traduction sont souvent trop courts.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Le contrôle est exercé par les coordonnateurs de la traduction.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les usagers sont conscients de cette situation et ceci ne semble pas
être un problème majeur sauf pour certains documents tels que les
soumissions au Conseil du Trésor, les mémoires au Ministre et la Partie
III du Budget des dépenses.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les textes modifiés semblent être clairement identifiés pour le
Bureau de la traduction, spécialement ceux qui sont acheminés aux
coordonnateurs de la traduction. Dans plusieurs cas, ce travail est
effectué à l'interne par les réviseurs.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
L'enveloppe des mots est contrôlée par le coordonnateur de la
traduction de concert avec les gestionnaires des centres de
responsabilité.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le Bureau de la traduction est avisé lorsqu'un texte n'a plus à être
traduit.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
L'examen des dossiers du Bureau de la traduction n'a révélé aucune
anomalie au niveau de la traduction des textes.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
L'examen des dossiers n'a révélé aucune anomalie.
|
Gendarmerie royale du Canada
Région de la Capitale natinale
Critères
|
Résultats
|
La Gendarmerie royale du Canada possède son propre service de
traduction et ne gère donc pas d'enveloppe de traduction telles que
celles allouées par le Conseil du Trésor aux différents ministères. La
Gendarmerie royale possède son propre personnel de traduction et a
recours à l'occasion au secteur privé. Les services sont composés de
contrôleurs et d'un coordonnateur de la traduction, et de traducteurs.
Les contrôleurs recommandent la traduction des textes tandis que le
coordonnateur approuve ces traductions.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices>
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La GRC possède ses propres politiques concernant les services de
traduction. Elles font partie du manuel d'administration et sont datées
de mars 1994. De plus, la GRC a émis des procédures concernant la
traduction des textes.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Les directives décrivent bien les textes qui doivent être traduits
dans les deux langues officielles.
|
Connaissance des directives.
|
Les directives sont bien connues du personnel.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Les contrôleurs et le coordonnateur s'assurent de la conformité aux
directives.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il ne semble pas y avoir d'obstacle à se conformer aux directives de
la GRC pour la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les demandes de traduction doivent être approuvées par le contrôleur
des demandes de traduction et le coordonnateur de la traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Le suivi est exercé par le coordonnateur de la traduction qui examine
toutes les demandes de traduction.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Les demandes de traduction non justifiées sont refusées. La
difficulté n'est pas qu'il y ait des demandes de traduction non
justifiées mais plutôt de s'assurer que tous les documents devant être
traduits soient traduits.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
S/O
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Certains textes courts sont rédigés au sein de l'unité.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Dans la mesure du possible, on fait l'acquisition de documents dans les
deux langues.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
S/O
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Un coordonnateur a été nommé ainsi que des contrôleurs de demande
de traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il y a des contrôles exercés par le coordonnateur et les contrôleurs
pour s'assurer de la nécessité de produire les textes dans les deux
langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Des normes ont été établies au niveau du temps requis pour la
traduction.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Un suivi est effectué par les contrôleurs de demande de traduction et
le coordonnateur de la traduction.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Un suivi est effectué par les contrôleurs de demande de traduction et
le coordonnateur de la traduction.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les textes modifiés doivent être clairement identifiés sinon on les
retourne à l'usager.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
S/O
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
On retourne ce document à l'usager lorsqu'un texte n'a plus à être
traduit.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
S/O
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
L'examen des dossiers de la traduction n'a révélé aucune anomalie en
ce qui a trait à la traduction des textes.
|
Statistique Canada
Région de la Capitale nationale
Critères
|
Résultats
|
Statistique Canada a donné la responsabilité de la coordination de la
traduction à des coordonnateurs, représentant les différentes divisions
du Ministère. Le Bureau de la traduction effectue les traductions du
Ministère. Certaines divisions ont recours aux ressources internes pour
traduire de courts textes de nature administrative.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La politique interne du Ministère sur la gestion des services de
traduction date du 12 janvier 1993.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Des critères spécifiques sont identifiés dans cette politique quant
aux mesures à suivre avant d'envoyer un texte à la traduction.
|
Connaissance des directives.
|
Cette directive a été distribuée à tous les statisticiens en chef
adjoints, aux directeurs généraux et aux directeurs.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Les coordonnateurs des divisions assurent le contrôle à la
conformité aux directives.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Aucun obstacle n'a été identifié sur la production de textes dans
les deux langues officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Tous les coordonnateurs ont la responsabilité d'approuver les demandes
de traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Les coordonnateurs assurent le suivi.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Les coordonnateurs retournent les demandes de traduction non
justifiées.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas encore utilisée par les divisions
vérifiées. Mais certaines divisions responsables de sondages produisent
l'ébauche des questionnaires en parallèle.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Dans chacune des directions générales, le coordonnateur ou des
employés rédigent les textes courts dans la langue demandée.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les usagers rédigent les textes courts et ont recours à des
réviseurs à l'interne pour la correction des textes.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Les documents requis par Statistique Canada sont uniques et ne peuvent
être achetés dans les deux langues officielles.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction traduit la majorité des textes. Certaines
divisions ont recours de même qu'aux ressources internes pour traduire de
courts textes de nature administrative.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Chaque division a un coordonnateur de la traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur assure le contrôle de la traduction.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur assure le contrôle pour prévenir la traduction de
textes existants. Une banque de données des textes déjà traduits est en
place dans les divisions.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les textes sont envoyés au moment de la version finale et le
coordonnateur en assure le contrôle.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Le coordonnateur s'assure que les modifications aux textes sont
clairement identifiées.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Chaque coordonnateur gère l'enveloppe de traduction de sa division.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Nous n'avons trouvé aucune indication que des documents puissent être
traduits deux fois.
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Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Chaque division garde une banque de donnée des textes déjà traduits.
Ainsi, les coordonnateurs pourraient identifier un texte qui aurait été
envoyé deux fois à la traduction. Ceci ne s'est pas produit en
1994-1995.
|
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce
international
Région de la Capitale nationale
Critères
|
Résultats
|
Le Ministère des Affaires étrangères a assigné les responsabilités
de la coordination de l'enveloppe de traduction à un coordonnateur de la
traduction. Les demandes de traduction sont autorisées par les
gestionnaires. Le Bureau de la traduction effectue les traductions du
Ministère.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La politique interne date de septembre 1988 et fut préparée par la
direction des langues officielle.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Cette politique décrit bien quels textes doivent être envoyés à la
traduction.
|
Connaissance des directives.
|
Tous les employés ont reçu une copie de la politique interne.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Il n'y a pas de mesure en place pour s'assurer que les employés se
conforment à la politique.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Aucun obstacle n'a été identifié sur la production de textes dans
les deux langues officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation>
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Il existe un système formel d'autorisation. Les responsabilités pour
l'autorisation et le contrôle des traductions ont été déléguées aux
directeurs généraux et aux directeurs. Ces derniers s'assurent que les
contrôles sont appropriés. Ce système a été mis en place pour
s'assurer qu'il n'y aurait aucune entrave compte tenu du grand nombre de
demandes à traduire.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Il n'y a aucune mesure en place pour assurer le suivi du système
d'autorisation.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Il n'existe aucun mécanisme de contrôle.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée par le Ministère.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Les unités rédigent de la correspondance et des textes courts dans la
langue demandée.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les unités rédigent des textes courts dans la langue requise. À la
Direction des ressources humaines, un réviseur est disponible pour
corriger les textes produits en français par les usagers.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Les directions générales essaient, dans la mesure du possible,
d'obtenir des documents bilingues provenant d'organisations
internationales.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction effectue toutes les traductions pour le
Ministère.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Sur demande, le coordonnateur de la traduction répond aux questions
des gestionnaires portant sur la traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il n'existe pas de mécanisme de contrôle pour s'assurer de la
nécessité de produire les textes dans les deux langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification de
la production des publications produites à long terme. À cause de la
nature politique du Ministère, beaucoup de textes sont traduits à la
dernière minute (Communiqué de presse, correspondance, réponse à la
Chambre etc.).
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Le Bureau de la traduction conserve tous les documents traduits. Le
Bureau n'a jamais décelé de textes traduits deux fois.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
On envoie au Bureau de la traduction la version finale des textes ou
documents préparés en plusieurs versions. Mais étant donné la nature
politique des documents et les nombreuses urgences, le Bureau de la
traduction peut recevoir des textes à des stages différents.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Le Bureau de la traduction demande que les modifications soient
clairement identifiées sur les textes à traduire.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
L'enveloppe de traduction est gérée par la Direction de langues
officielles.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
L'usager communique avec le Bureau de la traduction pour annuler la
demande.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction conserve une copie électronique et physique
des textes et de leurs modifications. Tous les documents sont classés par
sujet. Notre revue des dossiers nous a démontré qu'il n'existe pas de
dédoublement de traduction de textes.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Le coordonnateur ne voit aucune demande de traduction. L'examen des
dossiers dans les différentes unités n'a montré aucune anomalie au
niveau de la traduction de textes.
|
Défense nationale
Région de la Capitale nationale
Critères
|
Résultats
|
Le Ministère de la Défense nationale a assigné les responsabilités
de la coordination de la traduction à des coordonnateurs qui ont pour
responsabilité de s'assurer de la mise en application de la politique au
sein des Groupes (Directions générales) qu'ils représentent. Les
coordonnateurs font aussi la traduction de textes de moins de cinq cents
mots et la révision de textes. Le Bureau de la traduction effectue les
traductions de textes de plus de cinq cents mots.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Le Ministère a distribué à tout le personnel militaire et civil la
politique ministérielle établie en conformité avec la politique du
Conseil du Trésor. Cette politique date du 16 février 1995.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Ces directives décrivent bien les textes qui doivent être traduits
dans les deux langues officielles.
|
Connaissance des directives.
|
Tout le personnel a reçu une copie de la politique interne.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Les coordonnateurs s'assurent de la mise en application de la
politique.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité de la politique
du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues
officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les agents responsables ou les gestionnaires approuvent la demande de
traduction et l'envoient au coordonnateur responsable.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Le coordonnateur assure le suivi du système d'autorisation en
examinant toutes les demandes.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Le coordonnateur fait le tri des demandes et peut refuser des demandes
de traduction.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée par le Ministère.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Les coordonnateurs et leurs équipes traduisent les textes de moins de
500 mots provenant des usagers de leur Groupe.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les coordonnateurs agissent en tant que réviseurs des textes des
usagers produits dans la langue requise.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Le Ministère achète des manuels et des documents dans les deux
langues officielles, particulièrement les manuels techniques, lorsqu'ils
sont disponibles.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction traduit tous les textes de plus de 500 mots.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Chacune des directions générales (Groupe) possède un coordonnateur
de la traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur assure le contrôle sur la nécessité de produire un
texte dans les deux langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur assure un suivi.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les textes sont envoyés à la traduction à la version finale et les
corrections mineures sont effectuées par les coordonnateurs.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les coordonnateurs s'assurent que tous les changements aux textes sont
clairement indiqués.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Les coordonnateurs gèrent l'enveloppe de traduction de leur unité et
produisent des statistiques pour les gestionnaires.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction conserve tous les documents produits. Les
documents n'ayant pas de cote de sécurité sont placés dans une banque
de données «Naturel». Tous les documents ou textes avec une cote de
sécurité sont placés dans des classeurs verrouillés dont le personnel
a un accès restreint.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Les coordonnateurs ne gardent pas de documents. Ils ne conservent que
les formulaires de demande et retournent les documents et les disquettes
aux demandeurs. L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a
montré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.
|
Environnement Canada
Région de la Capitale nationale
Critères
|
Résultats
|
Le Ministère a assigné quarante trois coordonnateurs et
coordonnatrices. Le Bureau de la traduction effectue les traductions du
Ministère.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Les directives comprennent : la politique interne du Ministère, datée
du 19 juin 1989, le Guide du coordonnateur de la traduction et la
politique du Conseil du Trésor.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Le Guide du coordonnateur de la traduction fait mention de la politique
du Conseil du Trésor et des directives ministérielles.
|
Connaissance des directives.
|
Le personnel a été informé de ces directives
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Le coordonnateur assure la conformité aux directives.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il n'existe aucun obstacle à la production de textes dans les deux
langues officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
On a mis en place un système formel d'autorisation.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Le coordonnateur de la traduction exerce un suivi sur tous les textes
envoyés au Bureau de la traduction.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Les coordonnateurs approuvent les demandes de traduction tel que
stipulé par les directives.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Il ne se fait pas de traduction parallèle.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Certaines unités produisent/rédigent des textes dans les deux langues
officielles.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les usagers répondent à certaines lettres dans la langue requise mais
les lettres de contenu technique sont envoyées au Bureau de la
traduction.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Le Ministère essaie toujours d'acquérir des documents dans les deux
langues officielles.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Aucune demande de traduction n'est refusée par les coordonnateurs.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Le Ministère a nommé 43 coordonnateurs et coordonnatrices.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Le Ministère a développé un guide du coordonnateur lequel présente
des mécanismes appropriés.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Les mesures à respecter sont indiquées dans le guide du
coordonnateur. Il existe une bonne coordination entre le Bureau de la
traduction et les coordonnateurs. Cela assure un haut niveau de
satisfaction.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Un sondage effectué pour le Sous-ministre par la chef de la traduction
n'a révélé aucun dédoublement de texte envoyé à la traduction.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
S/O
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les numéros de demandes de traduction servent à déterminer s'il y a
eu traduction antérieure.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Le Ministère contrôle l'enveloppe de mots.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Annulation de la demande.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction répond à 3,000 demandes de traduction par
année. Une cinquantaine de documents traduits ont été examinés et
aucune anomalie n'a été révélée.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Nous n'avons examiné aucun dossier chez les coordonnateurs.
|
Patrimoine canadien
Région de la Capital nationale
Critères
|
Résultats
|
Le Ministère n'a pas désigné de coordonnateur à la traduction. Le
Chef de la Division des langues officielles est responsable de la gestion
de l'enveloppe de mots. Les traductions sont autorisées, soit par les
gestionnaires ou par les agents responsables. Le Bureau de la traduction
effectue les traductions du Ministère.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Le Ministère ne possède pas de politique interne sur la production de
textes dans les deux langues officielles depuis la mise en place de sa
nouvelle structure. Les employés se reportent aux politiques internes du
Secrétariat d'État (révisée en juin 93) et à celles de Communications
Canada (non datées). On prépare un guide sur les langues officielles
couvrant l'aspect communication de la politique.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Les directives utilisées décrivent bien les textes qui doivent être
produits dans les deux langues officielles et ce qui est exclus de la
traduction.
|
Connaissance des directives.
|
Les personnes que nous avons interviewées connaissent bien les
obligations du Ministère quand aux communications orales et écrites dans
les deux langues officielles. Cependant, lors de la vérification, ces
personnes n'avaient pas toutes sous la main les directives internes
appropriées du Ministère. Seuls les responsables de la Direction des
ressources humaines en avaient une copie.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Il n'y a pas de mécanisme formel en place pour assurer la conformité
aux directives. On en prépare un présentement. Il devrait être en
vigueur à partir d'avril 1995.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Nous avons constaté aucun obstacle pour se conformer à la politique
du SCT. Étant donné la vocation du Ministère et suite à la demande du
Ministre, on considère toujours le besoin de produire les textes dans les
deux langues officielles. On a établi une liste de critères pour
déterminer quels textes doivent être traduits.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
En l'absence de directives, il existe des critères et ceux-ci sont
adéquats.
|
Autorisation>
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
En général, le gestionnaire approuve le contenu et l'envoie au Bureau
de la traduction. Quelques directions ont un coordonnateur qui exerce un
contrôle sur les demandes. Le Ministère ne possède pas de système
formel d'autorisation des traductions. Chaque direction a sa propre façon
de procéder.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Il n'existe aucun système formel.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Il incombe au gestionnaire de juger de la pertinence de la demande.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
La gestion encourage ce principe.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Nous avons noté que les employés sont conscients de cette
possibilité et on l'utilise lorsque c'est possible (court texte).
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
S/O
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Tous les documents de plus de 500 mots sont envoyés au Bureau de la
traduction.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Le Ministère n'a pas nommé officiellement de coordonnateurs de la
traduction. L'autorisation des traductions se fait au niveau des
directions (signatures soit des gestionnaires ou des agents responsables).
Dans certaines directions générales, la secrétaire ou un commis,
conserve les dossiers des demandes. Dans ce cas, toutes les demandes
doivent être acheminées à cette personne.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il n'y a pas de mécanisme formel en place.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Les délais nécessaires pour la traduction des textes sont pris en
considération, sauf en cas d'urgences.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Il n'existe aucun mécanisme pour vérifier si un document a déjà
été traduit ou pourrait être soumis simultanément par une autre
direction. On se fie à la mémoire des gens. Le Bureau de la traduction
pourrait déceler ces dédoublement car il enregistre les demandes et les
classe par sujet et par ministère. De plus, on essaie le plus possible
d'assigner au même traducteur les mêmes ministères et le même type de
traduction.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les documents sont envoyés en version finale à la traduction.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les modifications mineures sont corrigées à l'interne. Les
modifications majeures sont exécutées par le Bureau de la traduction.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Le chef de la Division des langues officielles est responsable de la
gestion de l'enveloppe de mots. Cette enveloppe est répartie entre les
directions générales selon les besoins. Cette année, aucun contrôle
n'a été exercé en raison du changement au sein du Ministère. Le chef
des langues officielles a été informé du contenu de l'enveloppe au
cours du mois de janvier 1995 seulement. Cette année, on a dépassé
l'enveloppe de 2,4 millions de mots.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
S/O
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Notre examen des dossiers au Bureau de la traduction nous indique que
le Ministère se conforme à la politique du Conseil du Trésor en
matière de traduction.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
S/O
|
Patrimoine canadien
Halifax
Critères
|
Résultats
|
Le Ministère n'a pas désigné de coordonnateur à la traduction au
Bureau régional. Les traductions sont autorisées, soit par les
gestionnaires ou les agents responsables. Le Bureau de la traduction
régional effectue les traductions du bureau régional.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Depuis la réorganisation du Ministère, il n'existe pas de politique
interne sur la production de textes dans les deux langues officielles. Des
critères ont été identifiés dans chacune des unités du bureau
régional pour identifier les types de documents qui devraient être
traduits.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
S/O
|
Connaissance des directives.
|
S/O
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
S/O
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Les employés ont indiqué qu'étant donné la vocation de leur
Ministère, la plupart des documents sont traduits ou produits dans les
deux langues officielles. Certains critères ont été établis pour
déterminer quels documents seront traduits.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
Les critères existants sont adéquats.
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Il n'existe pas de système formel d'autorisation. Les demandes de
traduction sont signées par le demandeur et envoyées directement au
Bureau de la traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Comme il n'existe pas de coordonnateur au bureau régional, il n'y a
pas de mesures formelles en place. Dans certaines unités, le gestionnaire
examine les documents à traduire les plus longs et s'assure du
bien-fondé des demandes.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Le gestionnaire assure un certain contrôle sur les demandes de
traduction et peut refuser une demande de traduction. Cette situation est
très peu fréquente.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée au bureau régional.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
La direction des programmes possède un personnel bilingue qui peut
rédiger correspondance et documents dans la langue seconde. La direction
des services exécutifs a un réviseur de textes sur place qui revoit les
textes courts. Les autres unités du bureau régional envoient tous leurs
documents au Bureau de la traduction.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
La Direction des programmes produit des textes dans la langue requise.
Le personnel a la capacité de le faire. Les autres directions ont recours
au Bureau de la traduction.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
La nature des documents produits ne permet pas l'acquisition de
documents dans les deux langues officielles.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.
La Direction des programmes possède une capacité bilingue adéquate qui
lui permet de produire de courts documents dans les deux langues
officielles.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Il n'y a pas de coordonnateur au bureau régional d'Halifax.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Seuls les gestionnaires assurent un contrôle sur la traduction des
longs textes.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le demandeur prend toujours en considération l'élément temps pour la
traduction dans la planification de ses projets. Aucune demande de
traduction n'a été refusée à cause du manque de temps.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Les documents produits par le bureau régional sont uniques et ne
peuvent exister ou être produits par d'autres directions.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les demandes de traduction sont envoyées à l'étape finale du
document et les corrections mineures, lorsqu'elles se présentent, sont
effectuées par les employés.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Le Bureau de la traduction demande que les modifications majeures
apportées à un texte soient identifiés clairement.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Le bureau central d'Ottawa gère l'enveloppe de traduction. Le bureau
de Moncton reçoit un rapport d'utilisation du Bureau de la traduction.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le demandeur communique avec le Bureau de la traduction pour annuler la
demande.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction d'Halifax ne conserve que le format
électronique des documents. Ce format est détruit après trois mois dans
le cas des textes courts. Le formulaire de demande de traduction est
classé chronologiquement.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans
les différentes unités n'a démontré aucune anomalie au niveau de la
traduction de textes.
|
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Halifax
Critères
|
Résultats
|
Le bureau régional ne possède pas de coordonnateur de la traduction.
Les directions s'occupent de l'acheminement de leurs traductions au Bureau
de la traduction régional.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Le ministère possède une directive ministérielle datée du mois
d'octobre 1992. Les personnes interviewées n'étaient pas au courant de
cette politique.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Le bureau régional se conforme à ses obligations quant au service au
public telles que stipulées pour la Nouvelle-Écosse. En ce qui a trait
à la langue de travail, le bureau régional dessert les quatre provinces
de l'est et respecte ses obligations dans les régions désignées
bilingues.
|
Connaissance des directives.
|
Les employés sont conscients de leurs obligations en matière de
langues officielles.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Il n'y a pas de mécanisme en place pour assurer la conformité aux
directives.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il n'existe pas de mécanisme pour vérifier si un document a déjà
été traduit ou pourrait être soumis par une autre direction du
ministère pour être aussi traduit.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
Les gestionnaires déterminent et décident si un document doit être
traduit.
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les gestionnaires approuvent le contenu du document et chacun des
agents signe la demande de traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Il n'y a aucune mesure pour assurer le suivi du système
d'autorisation.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Il n'y a pas eu de refus de traduction et il a été impossible de
déterminer les demandes non justifiées étant donné la structure
décentralisée du ministère dans les régions en matière de traduction.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Les unités ne rédigent pas de courts textes.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Seule la Direction des ressources humaines fait un peu de production de
textes dans les deux langues officielles. Les autres directions
générales envoient leurs documents au Bureau de la traduction.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Le bureau régional n'a pas eu à acheter de document dans les deux
langues officielles au cours de la dernière année.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
La majorité des documents sont traduits par le Bureau de la
traduction.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Il n'y a pas de coordonnateur de la traduction. Chaque gestionnaire est
responsable des demandes au sein de son unité.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il n'existe pas de mécanismes en place pour s'assurer de la
nécessité de traduire des textes dans les deux langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Dans la mesure du possible, le temps de traduction est intégré dans
la planification.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Il est impossible de déterminer la traduction de textes existants
étant donné le système décentralisé du bureau régional.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les documents à traduire sont envoyés en version finale à la
traduction et les corrections mineures sont faites par les employés
bilingues.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Tout changement au texte est clairement indiqué, sinon le document est
retourné par le Bureau de la traduction.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Il n'existe aucun contrôle d'enveloppe au bureau régional.
L'enveloppe de traduction est contrôlée par le bureau central à Ottawa.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le document est retourné au demandeur.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction d'Halifax ne conserve que le format
électronique des documents. Ce format est détruit après trois mois dans
le cas des textes courts. Le formulaire de demande de traduction est
classé chronologiquement.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans
les différentes unités n'a démontré aucune anomalie au niveau de la
traduction de textes.
|
Défense nationale
Halifax
Critères
|
Résultats
|
Le bureau régional possède deux coordonnateurs de la traduction. Le
Bureau régional de la traduction effectue les traductions du bureau
régional de la Défense nationale.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La politique ministérielle du 16 février 1995, établie en
conformité avec la politique du Conseil du Trésor, a été distribuée
à tout le personnel militaire et civil.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Cette politique décrit bien les textes qui doivent être traduits dans
les deux langues officielles.
|
Connaissance des directives.
|
Tout le personnel a reçu une copie de la politique ministérielle.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Les coordonnateurs s'assurent de la mise en application de la
politique.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité de la politique
du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues
officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les agents responsables ou les gestionnaires approuvent les demandes de
traduction et les envoient aux coordonnateurs responsables.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Les coordonnateurs assurent le suivi du système d'autorisation en
examinant toutes les demandes.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Les coordonnateurs font le tri des demandes et peuvent refuser des
demandes de traduction.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Les coordonnateurs rédigent ou traduisent les textes courts à
l'intérieur de leur unité.
|
Autorisation (suite)
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les coordonnateurs agissent en tant que réviseurs quand les usagers
produisent des textes dans la langue requise.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Le bureau régional achète des manuels ou documents dans les deux
langues officielles, particulièrement les manuels techniques.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Chacune des directions générales (Groupe) a un coordonnateur de la
traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Les coordonnateurs assurent le contrôle sur la nécessité de produire
un texte dans les deux langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Un suivi est assuré par les coordonnateurs.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les textes sont envoyés à la traduction à l'étape de la version
finale et les coordonnateurs effectuent les corrections mineures.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les coordonnateurs s'assurent que tous les changements aux textes sont
clairement indiqués.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Les coordonnateurs gèrent l'enveloppe de traduction pour leur unité
et produisent des statistiques pour les gestionnaires.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Les coordonnateurs communiquent avec le Bureau de la traduction.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction d'Halifax ne conserve que le format
électronique des documents. Ce format est détruit après trois mois dans
le cas des textes courts. Les formulaires de demande de traduction sont
classés chronologiquement.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Les coordonnateurs ne gardent pas de documents. Ils ne conservent que
les formulaires de demande et retournent les documents et les disquettes
aux demandeurs. L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a
démontré aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.
|
Pêches et Océans
Halifax
Critères
|
Résultats
|
Le bureau régional de Pêches et Océans ne possède pas de
coordonnateurs de la traduction. Il y a cependant une personne responsable
de l'enveloppe de mots. Le Bureau de la traduction régional effectue les
traductions.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il n'existe pas de directives internes sur la production de textes dans
les deux langues officielles. En général, les employés ne consultent
pas la politique du Conseil du Trésor.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
S/O
|
Connaissance des directives.
|
S/O
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
S/O
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
S/O
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
Tous les documents destinés au public sont traduits dans les deux
langues officielles de même que les documents destinés aux employés des
régions désignées bilingues.
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Il n'existe pas de système d'autorisation formel. Le personnel de
soutien administratif prépare les demandes et les signe avant de les
faire parvenir au Bureau de la traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Une procédure interne que l'on retrouve dans le manuel d'acquisition
de la région Scotia-Fundy indique que toutes les demandes de traduction
doivent passer par le bureau du coordonnateur. Cette pratique n'est suivie
que par quelques unités. La majorité des usagers font parvenir leur
demande directement au Bureau de la traduction.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Des demandes non justifiées n'ont pu être identifiées étant donné
le processus décentralisé des demandes de traduction.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Très peu de textes rédigés à l'intérieur des unités de travail.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les usagers ne produisent pas de textes dans les deux langues
officielles.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
La nature des sujets traités par le bureau régional rend
l'acquisition de documents dans les deux langues officielles presque
impossible.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Il n'y a pas de coordonnateur de la traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il n'existe aucun mécanisme pour s'assurer de la nécessité de
produire des textes dans les deux langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Il n'existe aucune mesure pour prévenir la traduction de textes déjà
traduits.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les gestionnaires s'assurent que les documents soient envoyés à la
traduction à l'étape finale seulement.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les usagers doivent identifier les changements. Il n'y a aucune mesure
en place pour identifier les textes qui seraient modifiés.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
La direction des communications est responsable de l'enveloppe.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le demandeur communique avec le Bureau de la traduction pour annuler la
demande.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction d'Halifax ne conserve que le format
électronique des documents. Ce format est détruit après trois mois dans
le cas des textes courts. Le formulaire de demande de traduction est
classé chronologiquement.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans
les différentes unités n'a démontré aucune anomalie au niveau de la
traduction de textes.
|
Environnement Canada
Halifax
Critères
|
Résultats
|
Le bureau régional d' Environnement Canada ne possède pas de
coordonnateurs de la traduction. Le Chef de l'administration gère
l'enveloppe de mots. Le Bureau de la traduction régional effectue les
traductions.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La politique interne du Ministère sur la traduction date du 19 juin
1989. Le chef de l'administration coordonne cette politique.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Le guide du coordonnateur de la traduction fait mention de la politique
du Conseil du Trésor et des directives ministérielles.
|
Connaissance des directives.
|
Quoique les employés du bureau régional ne connaissent pas
l'existence de cette politique interne, ils possèdent une connaissance
générale de la politique du Conseil du Trésor et s'y conforment.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Le chef de l'administration s'assure que les employés se conforment à
la politique interne.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité de la politique
du Conseil du Trésor.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
Le bureau régional traduit tous les documents destinés au public.
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les gestionnaires approuvent les demandes de traduction et les font
parvenir au chef de l'administration qui s'occupe de les faire parvenir au
Bureau de la traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Le chef de l'administration reçoit les demandes de traduction et en
assure le contrôle.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Le chef d'administration ne refuse aucune demande de traduction.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
On rédige très peu de textes dans les unités. Tous les textes sont
envoyés à la traduction.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les usagers ne rédigent pas de textes dans la langue requise car
l'anglais est la langue principale dans cette région et les textes
reflètent cette situation.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
La nature des sujets traités par le bureau régional rend
l'acquisition de documents dans les deux langues très difficile.
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Tous les textes sont traduits par le Bureau de la traduction.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Il n'y a pas de coordonnateur officiel. Le chef de l'administration
gère l'enveloppe de traduction et maintient un registre d'utilisation des
mots.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Les gestionnaires exercent le contrôle de première ligne afin de
prévenir toute traduction non nécessaire. Les employés ont soulevé la
question qu'une politique interne à jour faciliterait l'identification
des documents qui doivent être traduits.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Les gestionnaires exercent un contrôle pour prévenir la traduction de
textes existants.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les textes sont envoyés à la version finale.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Le chef de l'administration s'assure que les modifications au texte
sont clairement identifiées.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Le chef de l'administration gère l'enveloppe de traduction. Les
excédants sont payés à même le budget des gestionnaires.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le chef de l'administration communique avec le Bureau de la traduction.
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Le Bureau de la traduction d'Halifax ne conserve que le format
électronique des documents. Ce format est détruit après trois mois dans
le cas des textes courts. Le formulaire de demande de traduction est
classé chronologiquement.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Étant donné l'absence de coordonnateur, l'examen des dossiers dans
les différentes unités n'a montré aucune anomalies au niveau de la
traduction de textes.
|
Agriculture et Agro-alimentaire
Winnipeg
Critères
|
Résultats
|
Le bureau régional d'Agriculture et Agro-alimentaire Canada possède
deux coordonnateurs de la traduction. Le Bureau de la traduction de
Winnipeg effectue les traductions du bureau régional.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
La politique ministérielle sur la traduction des textes date de
février 1990. Il n'existe pas de directives régionales.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
S/O
|
Connaissance des directives.
|
S/O
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Toutes les demandes doivent passer par les coordonnateurs (2) qui
s'assurent de la conformité à la Loi sur les langues officielles. Selon
le coordonnateur principal des communications en français, il n'est pas
de sa responsabilité de refuser une demande, à moins que le texte ait
déjà été traduit. La majorité des textes à traduire proviennent de
la Direction des communications et des publications. Le gestionnaire de
cette unité revoit chaque texte et donne son approbation avant de les
transmettre aux coordonnateurs de la traduction.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il n'existe aucun obstacle à la conformité à la politique. Les
employés connaissent les obligations du bureau régional concernant la
nécessité de produire les textes dans les deux langues et se conforment
à la politique du Conseil du Trésor. Certains critères ont été
établis pour déterminer quels documents seront traduits.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
Les critères existants sont adéquats.
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les gestionnaires, ou les responsables de chaque division, approuvent
le texte et l'envoient aux coordonnateurs responsables.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Les coordonnateurs de la traduction assurent le suivi.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Les coordonnateurs vérifient si les traductions soumises n'ont n'a pas
déjà été demandées. Lorsque les coordonnateurs ont des doutes, ils
discutent de la situation avec le demandeur ou le gestionnaire
responsable.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée.
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
On rédige des coupures de presse tous les jours (150 mots); les
corrections mineures sont apportées aux textes courts déjà traduits
(textes de moins d'une page, lettres, etc.)
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les divisions n'ont pas de personnel ayant les compétences
linguistiques appropriées. Les coordonnateurs considèrent toujours la
possibilité de traduire les textes avant de les faire parvenir au Bureau
de la traduction.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
S/O
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
Tous les textes non traduits par les coordonnateurs sont envoyés au
Bureau de la traduction, ce qui représente environ 80 % des textes.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Le bureau régional a nommé deux coordonnateurs pour la région de
Winnipeg. Ces coordonnateurs remplissent aussi les rôles d'éditeur et
traducteur de textes.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il y a des contrôles exercés par les coordonnateurs pour s'assurer de
la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Les délais nécessaires pour la traduction des textes sont pris en
considération lorsque c'est possible. Lorsque l'on prévoit la traduction
d'un projet majeur, on prend en considération des délais plus longs pour
la traduction. Dans le cas de la Direction des communications et des
consultations, il est souvent difficile de planifier le temps requis, car
beaucoup de textes sont demandés à la dernière minute : communiqués de
presse, discours du ministre, etc.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Toutes les demandes sont acheminées au coordonnateur et au
gestionnaire qui s'assurent que celles-ci n'ont pas déjà été
traduites. Le Bureau de la traduction essaie, en général, de donner au
même traducteur les demandes du bureau régional. De plus, le Bureau de
la traduction classe les dossiers par ministère et par sujet. Ce
personnel se rendrait compte de tout document déjà traduit.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
Les gestionnaires essaient de toujours donner la version finale. Il y a
des exceptions: les documents ou discours du ministre, les rapports assez
volumineux, etc.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Les corrections mineures sont faites à l'interne. Les changements
majeurs sont identifiés et exécutés par le Bureau de la traduction. Le
directeur intérimaire du Bureau de la traduction communique avec le
coordonnateur si jamais on n'a pas identifié les modifications.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Le contrôle de l'enveloppe de mots se fait à l'administration
centrale du Ministère.
|
Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
|
Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction pour
arrêter le processus. Cas très rare, i.e. discours du ministre
(annulé).
|
Examen
|
Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
L'examen des dossiers au Bureau de la traduction a démontré qu'il n'y
a pas de traductions inutiles.
|
Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
Le coordonnateur ne garde aucun texte; il ne garde que les demandes.
Les entrevues avec le personnel ont permis de constater que l'on suit la
politique du Conseil du Trésor, sauf dans le cas mentionné à la
question précédente.
|
Défense nationale
Winnipeg
Critères
|
Résultats
|
Le Ministère compte quatre coordonnateurs de traduction. La majorité
des textes sont traduits par le Bureau de la traduction. Un certain nombre
de textes sont traduits à l'interne et à la pige.
|
Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il existe des directives ministérielles établies en conformité avec
la politique du Conseil du Trésor. Ces directives ont été distribuées
au personnel militaire et civil de toutes les divisions régionales du
ministère.
|
Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
Ces directives décrivent bien les textes qui doivent être traduits
dans les deux langues officielles.
|
Connaissance des directives.
|
Toutes les divisions ont reçu une copie de la politique interne et le
personnel est informé des directives.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Les coordonnateurs s'assurent de la mise en application de la
politique.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
|
Il ne semble pas y avoir d'obstacle à la conformité à la politique
du Conseil du Trésor sur la production de textes dans les deux langues
officielles.
|
Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
S/O
|
Autorisation
|
Présence d'un système formel d'autorisation.
|
Les agents responsables et les gestionnaires approuvent les demandes de
traduction. Le coordonnateur approuve les demandes et les envoie au Bureau
de la traduction.
|
Mesures de conformité du système d'autorisation.
|
Le coordonnateur assure le suivi du système d'autorisation en
examinant toutes les demandes.
|
Refus des demandes de traduction non justifiées.
|
Le coordonnateur fait le tri des demandes et peut refuser des demandes
de traduction.
|
Production de textes
|
Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode est très peu utilisée par le bureau régional (une
demande par année).
|
Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
|
Les coordonnateurs rédigent et/ou traduisent de courts textes au sein
de leur unité. Ils se chargent surtout des modifications aux textes. Les
unités sont encouragées à agir ainsi lorsqu'elles ont du personnel
bilingue.
|
Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Le personnel des unités ne peut pas toujours rédiger des textes
courts dans la langue requise en raison du manque de capacité
linguistique bilingue adéquate. La secrétaire et un commis à
l'administration peuvent rédiger des textes courts et de la
correspondance générale.
|
Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
|
Le bureau régional achète des manuels ou des documents dans les deux
langues officielles (les écoles).
|
Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
|
La majorité des textes sont traduits par le Bureau de la traduction.
Certains textes sont traduits par le coordonnateur.
|
Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Chacune des directions générales (Groupe) a un coordonnateur de la
traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur assure le contrôle de la nécessité de produire les
textes dans les deux langues officielles.
|
Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Le temps requis pour la traduction est inclus dans la planification.
|
Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur assure le suivi.
|
Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
|
La version finale des textes est envoyée à la traduction autant que
possible; cela peut dépendre de la nature du document et de l'urgence.
|
Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
|
Le coordonnateur s'assure que tous changements aux textes sont
clairement indiqués.
|
Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
|
Le coordonnateur gère l'enveloppe de traduction de son unité.
L'organisation n'a jamais vraiment connu de problème dans le passé car
le budget de mots est sous-utilisé.
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Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
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Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction lorsque la
situation se présente. Il y a eu peu de cas.
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Examen
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Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
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L'examen des dossiers au Bureau de la traduction de Winnipeg démontre
qu'il n'y a pas eu de traductions inutiles. Le formulaire de demande est
classé chronologiquement et les textes sont classés par ministères et
par sujets.
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Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
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Le coordonnateur ne garde pas de documents. Il ne conserve que le
formulaire de demande et retourne le document et la disquette au
demandeur. L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a montré
aucune anomalie au niveau de la traduction de textes.
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Industrie Canada
Winnipeg
Critères
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Résultats
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Le bureau régional ne compte pas de coordonnateur de la traduction.
Toutes les demandes doivent être approuvées par les gestionnaires. Le
Directeur des Affaires publiques du bureau régional est responsable de
l'enveloppe de mots. Le Bureau de la traduction régional effectue les
traductions.
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Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
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Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
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Industrie Canada a une directive interne non datée sur la production
de textes dans les deux langues officielles. La région dessert le
Manitoba, la Saskatchewan et les Territoires du Nord-Ouest.>
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Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
|
La directive décrit bien les textes qui doivent être traduits dans
les deux langues officielles.
|
Connaissance des directives.
|
A l'exception du Directeur des Affaires publiques du bureau régional,
les personnes rencontrées n'avaient pas la politique interne en main mais
étaient au courant des obligations du bureau régional face à la
nécessité de traduire les textes.
|
Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
|
Il n'y a pas de mécanisme en place pour assurer un suivi.
|
Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
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Il ne semble pas y avoir d'obstacle à se conformer à la politique du
Conseil du Trésor pour la production de textes dans les deux langues
officielles.
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Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
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Dès que les documents sont destinés au public (grande diffusion) ou
lorsque le correspondant est francophone, on fait traduire le texte.
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Autorisation
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Présence d'un système formel d'autorisation.
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L'instrument de délégation d'approbation des ressources humaines et
du pouvoir de signer constitue le système formel d'autorisation. Les
demandes de traduction sont approuvées par les gestionnaires et envoyées
directement au Bureau de la traduction.
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Mesures de conformité du système d'autorisation.
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Étant donné qu'il n'existe pas de coordonnateur de traduction à
Winnipeg, il n'y a pas de mesures formelles. Le gestionnaire voit toutes
les demandes et s'assure de leur bien fondé.
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Refus des demandes de traduction non justifiées.
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Le gestionnaire assure un certain contrôle et peut refuser une demande
de traduction quoique cette situation soit très rare. La difficulté
semble plutôt être à l'opposé : convaincre les utilisateurs de la
nécessité de faire traduire les textes.
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Production de textes
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Production de textes en rédaction parallèle.
|
Cette méthode n'est pas utilisée par le bureau régional de Winnipeg.
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Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
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On rédige peu de textes au sein de l'unité.
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Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
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La politique interne incite le personnel à rédiger les textes
directement dans la langue requise mais on recourt aux Services de la
traduction en tout temps. Il y a peu de correspondance. Le bureau fait
surtout traduire des brochures et des textes longs.
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Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
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S/O
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Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
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Pratiquement toutes les lettres et les textes sont traduits par le
Bureau de la traduction.
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Traduction
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L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
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Aucun coordonnateur n'a officiellement été nommé au bureau régional
de Winnipeg. Les demandes de traduction sont adressées à une personne
responsable de chaque direction, le gestionnaire ou un de ses adjoints.
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Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
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Le gestionnaire responsable doit analyser le contenu et approuver les
demandes.
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Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
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On planifie le temps requis par le Bureau de la traduction. Aucune
demande de traduction n'a été refusée en raison d'un manque de temps.
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Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
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Les gestionnaires doivent approuver toutes les demandes. Ces derniers
croient que les possibilités de dédoublement sont minimes puisqu'il y a
peu de demandes et qu'on se fie à sa mémoire.
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Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
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Les gestionnaires n'utilisent cette option que dans des cas d'urgence
(communiqués de presse - corrections mineures faites à l'interne).
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Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
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Le Bureau de la traduction demande que les modifications majeures
apportées à un texte soient identifiés clairement. Les corrections
mineures sont souvent faites à l'interne.
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Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
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Le Directeur des Affaires publiques du bureau régional est responsable
de l'enveloppe de mots. Il garde les statistiques et informe les
gestionnaires de la situation. Si les prévisions s'avèrent négatives,
il communique avec le coordonnateur à l'administration centrale afin que
le budget de mots soit augmenté.
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Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
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Le demandeur informe le Bureau de la traduction.
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Examen
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Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
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Nous avons noté aucune anomalie. Les documents traduits s'adressaient
à un public en général (dont on ne connaît pas la langue de
préférence) ou étaient destinés à un francophone.
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Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
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S/O
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Patrimoine canadien
Winnipeg
Critères
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Résultats
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Le bureau régional compte un coordonnateur de la traduction. De façon
générale, les demandes de traduction doivent être approuvées par les
gestionnaires. Le Bureau de la traduction régional effectue les
traductions.
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Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
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Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
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Depuis la réorganisation du Ministère, il n'existe pas de politique
interne sur la production de textes dans les deux langues officielles. On
se reporte à la politique de Conseil du Trésor sur la production de
textes dans les deux langues officielles.
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Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
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S/O
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Connaissance des directives.
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Le personnel connaît bien les obligations du bureau régional quant
aux communications orales et écrites dans les deux langues officielles.
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Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
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Toutes les demandes doivent passer par le coordonnateur des langues
officielles qui s'assure de la conformité aux directives du Conseil du
Trésor.
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Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
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Il n'y a pas d'obstacle à la conformité à la politique du Conseil du
Trésor. Étant donné la vocation du bureau régional et suite à la
demande du ministre, tous les textes sont traduits lorsque l'on s'adresse
aux employés fédéraux de la région (Prairies-TNO), même si la langue
de travail est unilingue anglaise. On a établi une liste de critères
pour déterminer quels textes doivent être traduits.
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Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
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En l'absence de directives il existe des critères. Ces derniers sont
adéquats.
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Autorisation
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Présence d'un système formel d'autorisation.
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En général, le gestionnaire approuve le contenu. La demande est
toujours envoyée au coordonnateur qui la vérifie, la signe et l'envoie
au Bureau de la traduction.
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Mesures de conformité du système d'autorisation.
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Le suivi est exercé par le coordonnateur de la traduction qui examine
toutes les demandes de traduction.
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Refus des demandes de traduction non justifiées.
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Les demandes de traduction non justifiées sont refusées. Lorsque le
coordonnateur a des doutes, il en discute avec le demandeur.
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Production de textes
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Production de textes en rédaction parallèle.
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La production de textes en parallèle n'est pas utilisée à l'interne.
Lorsque nécessaire, on fait traduire le texte par le Bureau de la
traduction.
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Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
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A la direction générale, Citoyenneté et Programme d'identité
canadienne, on utilise le personnel à l'interne pour traduire de courts
textes dans les deux langues officielles. Un autre employé assure la
qualité du texte traduit.
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Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
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On considère toujours cette possibilité avant d'envoyer un texte au
Bureau de la traduction.
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Acquisition de documents dans les deux langues officielles.
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S/O
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Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
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Une très grande partie des textes sont envoyés au Bureau de la
traduction, environ 85 %.
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Traduction
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L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
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Le bureau régional a nommé un coordonnateur pour son bureau de
Winnipeg.
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Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Il y a des contrôles exercés par le coordonnateur pour s'assurer de
la nécessité de produire le texte dans les deux langues officielles.
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Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
Les délais nécessaires pour la traduction des textes sont pris en
considération, sauf dans le cas de demandes de dernière minute i.e.
événements inattendus.
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Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
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Toutes les demandes sont envoyées au bureau du coordonnateur qui
vérifie si celles-ci n'ont pas déjà été traitées. Les gestionnaires
responsables voient aussi toutes les demandes. Le Bureau de la traduction
essaie en général de donner au même traducteur les demandes du bureau
régional. Le Bureau de la traduction classe les demandes par ministère
et par sujet. Ainsi, on se rendrait compte de tout dédoublement.
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Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
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Les gestionnaires essaient de toujours donner la version finale.
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Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
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Les corrections mineures sont faites à l'interne. Les modifications
majeures son identifiées et traitées par le Bureau de la traduction. Le
directeur intérimaire du Bureau de la traduction communique avec le
coordonnateur lorsque les modifications n'ont pas été soulignées.
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Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
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Le contrôle de l'enveloppe de mots se fait à l'administration
centrale du ministère.
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Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
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Le coordonnateur communique avec le Bureau de la traduction pour
arrêter le processus. Le document est retourné à l'usager.
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Examen
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Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
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L'examen des dossiers au Bureau de la traduction a démontré qu'il n'y
a pas de traductions inutiles pour ce qui est des documents destinés au
public.
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Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
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Le coordonnateur ne garde aucun texte; il ne garde que les demandes.
Des entrevues avec le personnel ont permis de constater que l'on suit la
politique du Conseil du Trésor, sauf dans le cas mentionné à la
question précédente.
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Développement des ressources humaines Canada
Winnipeg
Critères
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Résultats
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Le bureau régional a nommé un coordonnateur de la traduction. Le
Bureau de la traduction de Winnipeg effectue les traductions du bureau
régional.
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Politiques, procédures, directives et lignes
directrices
|
Existence de directives (politiques, procédures, lignes directrices et
guides) sur la production de textes dans les deux langues officielles.
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Le DRH possède une politique interne traitant des services de
traduction et du rôle du coordonnateur.
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Les directives décrivent les textes qui doivent être produits dans
les deux langues officielles et ceux qui ne peuvent être produits que
dans une seule langue officielle.
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Les directives précisent quelles sont les communications requises
(documents) simultanément dans les deux langues officielles ainsi que les
circonstances pour lesquelles il n'est pas nécessaire de faire traduire
un texte.
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Connaissance des directives.
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Le personnel interviewé connaît bien la politique fédérale sur la
traduction de textes dans les deux langues officielles.
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Mise en place de mécanismes pour assurer la conformité aux
directives.
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Le coordonnateur ministériel de la traduction est responsable de la
mise en application de la politique.
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Obstacle à la conformité de la politique du Conseil du Trésor sur la
production de textes dans les deux langues officielles.
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Nous n'avons identifié aucun obstacle. Les personnes interviewées
n'avaient pas la politique en main mais étaient au courant de la
politique gouvernementale.
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Existence de critères pour déterminer la nécessité de traduire les
textes en l'absence de directives.
|
Tout document qui est destiné au public en général ou d'intérêt
public est traduit.
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Autorisation
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Présence d'un système formel d'autorisation.
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Le gestionnaire approuve tout document qui doit être traduit sans
signer la demande de traduction. Celle-ci est plutôt signée par le
coordonnateur de la traduction qui vérifie la nécessité de traduire le
texte. On a délégué au coordonnateur l'autorité de signer toutes
demandes de moins de 7 000 mots. Les demandes supérieures à ce nombre
doivent être approuvées par le directeur général régional.
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Mesures de conformité du système d'autorisation.
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Le coordonnateur assure le suivi des demandes autorisées.
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Refus des demandes de traduction non justifiées.
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Le coordonnateur communique avec le demandeur s'il croit que la
traduction n'est pas justifiée.
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Production de textes
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Production de textes en rédaction parallèle.
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Cette méthode n'est pas utilisée.>
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Rédaction de textes courts au sein de l'unité en régions bilingues.
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Cette méthode est peu utilisée.>
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Les usagers sont incités à rédiger les textes directement dans la
langue requise lorsqu'il n'est pas nécessaire de les produire dans les
deux langues officielles.
|
Les employés sont conscients de cette possibilité, mais le bureau
régional ne possède pas suffisamment de personnel bilingue pour rédiger
les textes directement dans la langue requise. L'exception à cette
situation serait le bureau de St-Boniface où presque tout le personnel
est bilingue. On utilise très peu les services du Bureau de la traduction
à cet endroit.
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Acquisition de documents dans les deux langues.
|
S/O
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Traduction de textes par le Bureau de la traduction.
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Le Bureau de la traduction traduit tous les textes qui doivent être
distribués dans les deux langues officielles.
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Traduction
|
L'institution fédérale a nommé un/des coordonnateur(s) de la
traduction.
|
Le bureau régional de Winnipeg a nommé un coordonnateur de la
traduction.
|
Mécanismes de contrôle pour s'assurer de la nécessité de produire
le texte dans les deux langues officielles.
|
Le coordonnateur de la traduction doit analyser et vérifier les
demandes de traduction.
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Mesures prises pour planifier le temps nécessaire à la traduction.
|
En général, on planifie le délai nécessaire aux services de la
traduction.
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Mesures prises pour prévenir la traduction de textes existants dans
les deux langues officielles.
|
Toutes les demandes doivent passer par le bureau du coordonnateur de
traduction. Celui-ci en vérifie la justification, exerce un suivi sur les
demandes antérieures et enregistre les demandes.
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Mesures prises pour prévenir les demandes de traduction prématurées.
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Les gestionnaires sont conscients de cette situation et ne le font
qu'en cas d'urgence (Communiqués de presse) où dans un cas d'un texte
très long et délai trop court.
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Mesures prises pour identifier les textes modifiés.
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S'il y a beaucoup de modifications, les utilisateurs les identifient;
la disquette et le texte sont retournés au coordonnateur. Si les
modifications ne sont pas identifiées, le coordonnateur retourne le texte
au demandeur. Dans certains cas, lorsqu'il y a peu de modifications, les
corrections sont apportées au sein de la Direction.
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Mécanisme de contrôle de l'enveloppe.
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Le coordonnateur gère l'enveloppe régionale de mots. A chaque mois,
il produit un rapport sur le nombre de mots utilisés afin d'en informer
les gestionnaires. S'il prévoit que l'enveloppe de mots ne sera pas
suffisante, il en informe le coordonnateur de l'administration centrale
qui gère l'enveloppe totale du ministère.
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Mesures prises lorsqu'un texte soumis à la traduction n'a plus besoin
d'être traduit.
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Le coordonnateur communique avec les Services de traduction pour
annuler la demande.
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Examen
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Résultats de l'examen des dossiers au Bureau de la traduction.
|
Notre examen des dossiers a démontré qu'il n'y a pas de traduction
inutile.
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Résultats de l'examen des dossiers du Responsable des langues
officielles/Coordonnateur de la traduction.
|
L'examen des dossiers dans les différentes unités n'a démontré
aucune anomalie. Le coordonnateur ne garde que les demandes de traduction.
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