La présente vérification a été
menée pour évaluer le degré de
conformité de certaines institutions
fédérales présélectionnées en
ce qui a trait à leurs obligations, en vertu de la Loi
sur les langues officielles en matière de service au
public, de service au public dans les deux langues
officielles, et ce, en particulier pour l'octroi de subventions
et de contributions tel que requis par la politique du Conseil du
Trésor sur les subventions et contributions
(chapitre 1-4). Étant donné la portée des
activités et des événements d'envergure
nationale et internationale ainsi que le niveau de financement
qui est accordé par les institutions
fédérales à des organismes
bénévoles non gouvernementaux, il est important de
veiller à ce que les institutions fédérales
respectent l'esprit de la Loi sur les langues officielles
lorsqu'elles leur redistribuent des fonds publics.
Ce rapport présente les objectifs de la
vérification, la portée, la démarche
adoptée et les résultats de notre étude.
Les objectifs de la vérification ont été
fixés en vertu de la Partie IV de la Loi sur les
langues officielles et plus précisément du
chapitre 1-4 de la politique du Conseil du Trésor en
matière de langues officielles :
- Déterminer si, et dans quelle mesure, les institutions
fédérales visées qui accordent des
subventions (transfert de paiement sans conditions) ou des
contributions (transfert de paiement avec conditions) à
des organismes bénévoles non gouvernementaux pour
des activités, des projets ou des programmes qui touchent
les deux collectivités de langues officielles :
- connaissent les dispositions de la politique en
matière de langues officielles qui sont liées
à l'attribution de telles subventions et
contributions;
- appliquent cette politique;
- surveillent l'inclusion de clauses linguistiques dans les
ententes avec les sociétés
bénéficiaires;
- assurent un suivi sur l'application des obligations
linguistiques incluses dans les ententes et la mise en oeuvre des
clauses linguistiques dans l'attribution de subventions et de
contributions.
- Examiner les circonstances et les motifs si la politique
n'est pas appliquée comme il se doit.
Les institutions(2)
fédérales sélectionnées par le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sont les
suivantes :
Agence canadienne de développement international
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Citoyenneté et Immigration Canada
Condition féminine Canada
Développement des ressources humaines Canada
Ministère du Patrimoine canadien, y compris Sport
Canada
Santé Canada
Service correctionnel du Canada.
Il avait d'abord été convenu que la
vérification ne porterait que sur les subventions et les
contributions qui sont octroyées aux organismes
bénévoles non gouvernementaux par les
administrations centrales de ces différentes institutions.
Cependant, nous avons dû ensuite apporter quelques petites
modifications à cette démarche initiale et tenir
compte de la vocation régionale de deux organisations.
Nous avons aussi convenu de ne considérer que les
subventions et les contributions pour des
événements ou des activités à
portée nationale, internationale ou qui s'adressaient au
moins aux deux communautés linguistiques. Aux fins de la
présente étude, la portée nationale d'un
événement a été définie comme
étant un événement ou une activité
auquel prennent part plusieurs provinces dont, dans la mesure du
possible, une des provinces suivantes : le Québec, le
Nouveau-Brunswick et l'Ontario.
Nous devions examiner les octrois selon une répartition
prédéterminée à savoir, 90 % de
contributions et 10 % de subventions. Toutefois, il n'a pas
toujours été possible de maintenir cette
répartition car, entre autres, l'une des institutions de
notre échantillon n'a pratiquement versé que des
subventions.
Les subventions et les contributions qui étaient
inférieures à 10 000 $ n'ont pas été
considérées lors de la présente
vérification.
En ce qui a trait au ministère du Patrimoine canadien,
la vérification n'a pas porté sur les subventions
et les contributions qui ont été octroyées
dans le cadre de la mise en oeuvre de l'article 43 de la Loi
sur les langues officielles.
Les étapes suivantes ont été suivies lors
de la présente vérification :
- examen de la législation et des politiques applicables
au SCT et aux neuf organismes sélectionnés;
- élaboration de questionnaires pour la collecte
d'informations et de données;
- examen des ententes en matière de contributions et de
subventions dans les institutions fédérales;
- entrevues en personne ou au téléphone avec les
responsables des langues officielles et les agents chargés
de préparer et d'approuver les documents liés aux
subventions et aux contributions;
- entrevues au téléphone avec les
bénéficiaires de subventions et de
contributions;
- formulation, au besoin, de recommandations pour chaque
ministère;
- analyse des résultats et rédaction du
rapport;
- intégration des commentaires des institutions
fédérales après la transmission de
l'ébauche de leur fiche.
Politiques ministérielles
Notre vérification nous a permis de constater que la
moitié des institutions visées n'avaient pas de
politique ministérielle en matière de langues
officielles; il s'agit de l'Agence canadienne de
développement international, de l'Agence de promotion
économique du Canada atlantique, du Développement
des ressources humaines Canada et de Santé Canada. Ces
institutions utilisent la politique du Conseil du Trésor
à laquelle les réseaux informatiques leur
permettent facilement d'avoir accès.
Condition féminine Canada et le Service correctionnel
du Canada ont une politique ministérielle en
matière de langues officielles mais elle ne comporte pas
de dispositions liées aux subventions et aux
contributions. Ces deux organismes utilisent eux aussi la
politique du Conseil du Trésor.
Sport Canada fait partie du ministère du Patrimoine
canadien qui est doté d'une politique en matière de
langues officielles. Cette politique ne contient cependant qu'un
paragraphe d'intention selon lequel le ministère doit
veiller à ce que les bénéficiaires de fonds
publics assurent la prestation de services dans les deux langues
officielles. Il est également à noter qu'à
Sport Canada toutes les dispositions de la politique du Conseil
du Trésor en matière de langues officielles
(chapitre 1-4) sont bien connues et qu'elles sont publiées
dans une brochure qui est destinée aux
sociétés bénéficiaires. De plus,
Sport Canada utilise le chapitre 1-3 qui porte sur les
événements d'envergure nationale et internationale
à l'intention du grand public. Enfin, Sport Canada a
une politique interne intitulée, Politique
fédérale concernant l'accueil de manifestations
sportives internationales.
Citoyenneté et Immigration Canada n'a pas de politique
ministérielle interne en matière de langues
officielles et utilise la politique du Conseil du Trésor
sauf en ce qui a trait aux subventions et aux contributions. Le
Ministère a élaboré sa propre politique,
Politique concernant les services fournis par les tiers, les
subventions et les contributions. Cette politique reprend
toutes les obligations qui sont décrites dans la politique
du Conseil du Trésor et elle est même plus
précise à certains égards car elle
prévoit diverses particularités associées
à différents types d'ententes. La politique
prévoit même que les gestionnaires doivent veiller
à ce que les paiements de subventions ou de contributions
soient conditionnels au respect de la clause sur les langues
officielles. La mise en place de cette politique n'est pas
complètement en place mais il s'agit néanmoins d'un
pas dans la bonne direction.
Subventions et contributions
Les institutions fédérales n'ont pas de
politique ministérielle interne en matière de
subventions et de contributions. Ils ont recours à la
politique du Conseil du Trésor sur les paiements de
transfert que l'on retrouve dans le Guide de
l'administration financière. Cette politique
comporte une section sur les langues officielles (clause 12) qui
stipule que ce qui suit :
a) « La politique du Conseil du Trésor
(circulaire C.T. 1977-46) précise que lorsqu'ils donnent
une contribution ou une subvention à un organisme non
gouvernemental dont les activités impliquent le service au
public, les ministères et organismes doivent voir à
l'application des dispositions portant sur le service
au public.
b) De plus la circulaire C.T. 1980-49 comporte une section
traitant de l'aide financière accordée aux
organismes bénévoles qui enjoint les institutions
fédérales à tenir compte des questions
relatives aux langues officielles dans la mesure où
cela est possible ». (notre soulignement)
Cette politique fait donc référence à des
circulaires qui sont désuètes et qui ne sont pas
conformes au chapitre 1-4 de la politique sur les langues
officielles. Ainsi, des gestionnaires qui ne connaîtraient
pas ce chapitre 1-4 et qui consulteraient uniquement la politique
sur les paiements de transfert pour préparer leurs
ententes en matière de contributions ne disposeraient pas
des éléments appropriés pour prendre des
décisions éclairées en matière de
langues officielles.
Partage des rôles et responsabilités
Responsables ministériels des langues
officielles
Les représentants des langues officielles des
institutions fédérales que nous avons
rencontrés considèrent généralement
que ce sont les agents responsables de l'attribution des
subventions et contributions qui doivent veiller à la mise
en oeuvre du chapitre 1-4 de la politique du Conseil du
Trésor. D'ailleurs, quand ils examinent la teneur de leur
mandat, ils ne reconnaissent pas avoir de responsabilités
précises à l'égard de ce chapitre de la
politique. En outre, on constate que les divisions des langues
officielles n'ont pas élaboré de mesures de suivi
pour la mise en oeuvre de la politique. Les gestionnaires et les
organismes bénéficiaires ne les consultent
pratiquement pas pour déterminer les répercussions
du chapitre 1-4 de la politique ou obtenir des avis
d'interprétation à ce sujet.
En ce qui a trait à l'élaboration des clauses
uniformisées que l'on trouve dans les ententes en
matière de contributions de certaines institutions
fédérales, il semble que ce sont les conseillers
juridiques qui ont contribué davantage à la
rédaction de celles-ci. Plusieurs représentants des
langues officielles n'étaient pas en mesure de dire si les
ententes en matière de contributions de leurs institutions
comportaient une clause linguistique. À l'exception de
Sport Canada où la Division des langues officielles a
participé activement à l'organisation de
séances d'information pour les organismes
bénéficiaires et de Citoyenneté et
Immigration où la Division des langues officielles a pris
part à l'élaboration d'une politique
ministérielle reliée aux subventions et de
contributions en matière de langues officielles, on peut
dire que les divisions des langues officielles ont joué un
rôle plutôt mitigé dans la mise en oeuvre du
chapitre 1-4 de la politique dans les autres organismes.
Les agents de programmes de contributions et de subventions
doivent mettre en oeuvre la politique du Conseil du Trésor
sur les subventions et les contributions. Dans les secteurs
opérationnels, les agents de programmes sont responsables
de faire connaître aux sociétés
bénéficiaires les objectifs de leurs programmes,
les critères d'admissibilité au financement de
l'État, les critères d'évaluation des
demandes, etc. Ils doivent aussi analyser les propositions,
recommander l'octroi ou le refus du financement demandé et
préparer les protocoles d'entente.
La question des langues officielles est tributaire du niveau
de connaissance qu'en ont les agents de programmes. Dans la
plupart des cas, ils sont conscients de la Loi sur les langues
officielles mais ils ne sont pas nécessairement au
fait de l'existence d'une politique en cette matière. Il
s'ensuit souvent que lorsque l'on se préoccupe de langues
officielles, on se limite à la traduction de certains
documents ou à l'interprétation simultanée.
Rares sont les situations où on a vu des agents de
programmes se soucier de la participation des deux groupes
linguistiques. À Sport Canada, le secteur
opérationnel a adopté une approche
systématique pour intégrer, grâce à un
contrat de responsabilités négocié avec les
sociétés bénéficiaires conjointement
avec les ententes financières, les éléments
de bilinguisme lors de d'événements de
portée nationale ou internationale. De plus, l'organisme a
aussi prévu des mécanismes de suivi pour la mise en
oeuvre de ces contrats de responsabilités.
Les Services financiers des organismes sont souvent
chargés d'établir les dossiers et de s'assurer que
les paiements effectués correspondent aux engagements du
ministère tels que décrits dans les protocoles
d'ententes. Ce sont les agents de programmes qui les informent du
respect des clauses de l'entente et du moment opportun pour
verser les contributions.
Les institutions fédérales, qui versent des
contributions ou des subventions, possèdent
différents outils pour informer les organismes
bénévoles de l'existence de leurs programmes. Ils
publient des lignes directrices à l'intention des
organismes qui sont à la recherche de financement, des
guides à l'intention des requérants, des
modalités d'applications à des contributions, des
appels de propositions, etc. Chaque ministère a donc son
propre mode d'emploi. Ce dernier utilise des formulations
différentes mais requiert sensiblement le même type
de renseignements de la part des organismes participants :
l'objectif du programme auquel il s'adresse, les champs
d'application, les catégories de
bénéficiaires, la documentation d'accompagnement de
la demande (la description, la pertinence et l'importance du
projet, le plan des activités, les résultats
escomptés, etc), les modalités de paiement, la
durée du mandat, etc.
Les propositions qui sont soumises dans le cadre des
programmes de contributions sont ensuite analysées par les
agents de programmes. Certaines institutions
fédérales utilisent des grilles d'analyse mais ces
dernières ne comportent pas d'éléments
liés au chapitre 1-4 de la politique, et ce, même si
des éléments linguistiques figurent dans l'appel de
propositions. Lorsque l'analyse est achevée, l'agent
recommande l'acceptation ou le refus de la proposition. Lorsque
la proposition est acceptée, le requérant
reçoit une lettre, généralement
signée par le Ministre, lui annonçant la nouvelle
et le fait qu'un agent de programmes communiquera avec lui pour
préparer le contenu d'une entente.
Certains agents de programmes entrent en contact avec les
représentants des sociétés
requérantes et, suite à des discussions portant sur
les langues officielles, les réfèrent au programme
de Promotion des langues officielles de Patrimoine Canada en ce
qui a trait à la traduction et l'interprétation
simultanée. Les processus ministériels de certaines
institutions fédérales qui font
référence aux langues officielles ne s'appuient pas
sur tous les éléments que l'on retrouve dans le
chapitre 1-4 et ont plutôt tendance à être
rédigés en termes très
généraux. Ainsi par exemple, on exige d'une
société qui organise une conférence
internationale qu'elle respecte le caractère bilingue du
Canada ou bien on exige d'un requérant qu'il respecte
l'esprit et la lettre de la Loi sur les langues
officielles. Dans ce dernier cas, cet énoncé
nous laisse perplexe étant donné que la Loi sur
les langues officielles comprend plusieurs sections dont une
sur la langue de travail et une autre sur la participation
équitable. Il va de soi qu'on ne peut pas exiger des
sociétés requérantes qu'elles appliquent ces
sections de la loi mais bien qu'elles s'en tiennent à la
partie IV de la loi concernant le service au public.
On retrouve parfois certaines exigences un peu plus
spécifiques. Pour un type de contributions, un
ministère exige que l'organisme participant soit un
organisme d'envergure nationale et qu'il soit capable de
dispenser une partie ses services dans les deux langues
officielles. Par ailleurs, Sport Canada est la seule institution
qui informe systématiquement les sociétés
requérantes de leurs obligations en matière de
langues officielles. En effet, on retrouve à la partie 8
des lignes directrices une section complète relative aux
langues officielles. Tous les éléments du
chapitre 1-4 de la politique y sont repris de sorte que la
société requérante est au fait de ses
obligations avant même de remplir sa demande de
financement.
Nous avons examiné un total de 152 dossiers qui sont
répartis comme suit : 18 subventions et 134 contributions.
Nous avons éliminé 29 de ces contributions car
elles se situaient en dehors des paramètres définis
dans la portée (par exemples, des contributions
inférieures à 10 000 $; des contributions
versées à des organismes à but lucratif; des
contributions versées pour des activités qui
s'adressaient à un seul groupe linguistique, etc.). Nous
avons donc retenu 105 ententes de contributions aux fins
d'analyse. Nos principales constatations en matière de
langues officielles sont les suivantes :
- environ 25 % des ententes en matière de contributions
contiennent une clause linguistique qui énonce clairement
tous les éléments du chapitre 1-4 de la politique
lorsqu'il s'agit d'événements d'envergure nationale
ou internationale;
- environ 15 % des ententes en matière de contributions
contiennent une clause selon laquelle le
bénéficiaire doit tenir compte de la Loi sur les
langues officielles ou de la langue de choix du client lors
de la prestation des services. De plus, ces ententes comprennent
généralement une autre clause parmi les trois
clauses mentionnées ci-après;
- un peu plus de 10 % des ententes en matière de
contributions comportent l'une ou l'autre des trois clauses
suivantes : une clause relative à la traduction du
sommaire du rapport de la société
bénéficiaire; une clause relative à la
pertinence de traduire le rapport intégral de la
société bénéficiaire; une clause
figurant à la section des droits d'auteur et
autorisant le ministère à traduire, à ses
frais, le produit de l'activité financée;
- enfin, environ 5 % des ententes en matière de
contributions ne comportent qu'une clause de nature linguistique
dans la section de la reconnaissance. Cette clause incite
la société bénéficiaire à
faire connaître, dans les deux langues officielles, la
participation du ministère concerné au financement
de l'activité;
- environ 40 % des ententes en matière de contributions
ne comportent aucune clause linguistique.
La clause susmentionnée sur les droits d'auteur, qui
est utilisée par trois institutions
fédérales (neuf ententes), ne crée pas
d'obligations monétaires à la société
bénéficiaire qui n'est pas obligée de
traduire son produit. Cette clause permet néanmoins
à l'institution fédérale de se doter d'une
porte de sortie au cas où elle devrait utiliser le produit
fini à ses propres fins. L'institution
fédérale pourrait ainsi respecter ses obligations
en matière de service au public et ce, tout en respectant
le droit à la propriété intellectuelle de la
société bénéficiaire. À notre
avis, cette solution constitue un pis-aller car elle a pour
avantage d'être économique puisque l'on ne fait pas
de traduction systématique mais elle a comme
désavantage de déroger à l'esprit du
chapitre 1-4 de la politique qui exige tout produit ayant une
portée nationale ou internationale et financé par
l'État soit immédiatement disponible dans les deux
langues officielles.
Toutes les ententes en matière de contributions
comportent une section voulant que l'institution
fédérale se réserve le droit de faire une
vérification. Il s'agit d'une vérification qui est
principalement financière. Seul Sport Canada
procède à une vérification du contrat de
responsabilités en matière de langues
officielles.
Nous aimerions souligner qu'une institution
fédérale a pris une initiative en ce qui a trait au
site Web alors que le chapitre 1-4 de la politique ne mentionne
pas ce sujet. Compte tenu que les sociétés
bénéficiaires utilisent de plus en plus les
communications électroniques pour faire connaître
les résultats de leurs recherches ou la teneur de leurs
activités financées par l'État, demande,
cette institution fédérale a demandé aux
autres sociétés d'avoir des sites Web bilingues.
Cette pratique est exemplaire et est tout à fait conforme
à l'esprit de la Loi sur les langues officielles.
L'étude des dossiers nous a révélé
que plusieurs sociétés bénéficiaires
précisent, lors de la présentation de leur demande
de contributions, que le produit ou le processus de consultation
ou d'information se fera grâce à l'informatique.
Certaines sociétés bénéficiaires se
glorifient, à juste titre, que leur site soit bilingue. En
ce sens, les sociétés elles-mêmes
dépassent les exigences du chapitre 1-4 de la politique.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
devrait se pencher sur cette question afin de donner des
directives claires à ce sujet. En effet, la politique
du Conseil du Trésor sur les réseaux
informatisés qui est basée sur l'obligation
d'avoir des bureaux bilingues ne saurait s'appliquer dans le cas
des subventions et des contributions. Les sociétés
bénéficiaires ne peuvent pas être
considérées comme des bureaux.
Nous avons examiné 18 dossiers de subventions. Dans les
cas des subventions, il n'y a pas d'ententes comme dans le cas
des contributions et il n'y a pas non plus de grilles d'analyse
où seraient mentionnées des données sur les
langues officielles. Nous avons examiné les pièces
versées aux dossiers afin de vérifier si les
bénéficiaires de subventions respectaient le
chapitre 1-4 de la politique en matière de services au
public, et ce, lors de la tenue d'activités ou
d'événements à portée nationale ou
internationale.
La moitié des organismes bénéficiaires,
qui ont présenté une demande de subventions, ont
des dossiers indiquant que la structure de ces
sociétés bénéficiaires est bilingue :
la documentation d'accompagnement de la demande est bilingue et
le budget comporte un poste budgétaire de traduction ou
d'interprétation simultanée. Il y a par ailleurs
sept autres cas où l'organisme bénéficiaire
avait aussi prévu des dépenses budgétaires
de traduction ou d'interprétation simultanée. Les
deux autres dossiers de subventions ne comportaient aucune
pièce pouvant laisser croire que l'activité ou
l'événement s'étaient déroulés
dans les deux langues officielles.
Les entrevues avec les agents responsables
Nous avons discuté avec une vingtaine d'agents ou de
gestionnaires de programmes de subventions ou de contributions.
Nous voulions savoir s'ils appliquaient une politique
ministérielle en matière de subventions ou
contributions ou s'ils connaissaient la politique du Conseil du
Trésor en cette matière, plus
particulièrement la section sur les langues officielles.
En général, ils sont sensibilisés à
certains aspects des obligations linguistiques comme la
traduction de documents, l'interprétation
simultanée et la promotion des communautés de
langues officielles minoritaires.
Environ le tiers des agents connaissent bien toutes les
obligations linguistiques que les sociétés
bénéficiaires devraient mettre en place quand elles
reçoivent des fonds publics pour la tenue
d'activités ou d'événements d'envergure
nationale. Le chapitre 1-4 de la politique est plutôt
méconnu, ce qui ne signifie pas pour autant que les agents
n'abordent pas les langues officielles lors de leurs
communications avec les sociétés
bénéficiaires. Ils en parlent mais cela se limite
souvent à la connaissance limitée qu'ils en ont. Il
en va de même pour les mesures de suivi.
Plusieurs agents nous ont indiqué que les budgets
alloués à la traduction et à
l'interprétation étaient souvent insuffisants. Ils
mettent alors les sociétés en contact avec les
porte-paroles du Programme de promotion des langues officielles
du ministère du Patrimoine canadien mais ces derniers ne
sont pas toujours en mesure de répondre à toutes
les demandes. Et les sociétés doivent donc assumer
les coûts de traduction.
Certains agents ont paru réfractaires à
l'idée d'inscrire des obligations spécifiques dans
les protocoles d'entente car ils préfèrent une
démarche informelle lors des discussions avec les
organismes bénévoles. En général, ils
s'en tiennent à la formulation standardisée des
ententes et considèrent que celles-ci relèvent
davantage des Services juridiques. Nous n'avons pas trouvé
d'entente dans laquelle les agents auraient pu écrire,
dans la section portant sur des dispositions spéciales ou
des particularités, des commentaires sur les langues
officielles ou les obligations linguistiques.
Les entrevues avec les organismes
bénéficiaires
Nous sommes entrés en rapport avec dix-huit organismes
bénévoles dont dix ont leur siège social
dans la région de la capitale nationale. Les autres
organismes ont leur siège social à Halifax,
à Montréal et à Toronto. Avant de
communiquer avec les responsables de ces organismes, nous avions
demandé aux agents de programmes de les prévenir de
notre appel pour établir les premiers contacts, les
informer qu'il y avait une vérification en cours et pour
qu'ils ne soient pas surpris de nous trouver au bout du fil. Nous
avions comme objectif de savoir si les sociétés
connaissaient leurs obligations en matière de langues
officielles, dans quelle mesure elles en avaient
été informées par leurs agents de programmes
et si elles étaient en mesure d'offrir le service dans les
deux langues officielles.
La plupart des organismes consultés n'en étaient
pas à leurs premières demandes de financement
auprès d'une institution fédérale et
certains avaient déjà eu, dans le passé, des
expériences avec d'autres institutions
fédérales. Environ 70 % de ces organismes avaient
une certaine connaissance de leurs obligations linguistiques,
surtout en ce qui concerne la traduction de documents ou
l'interprétation simultanée lors de
conférences ou d'ateliers. La plupart du temps, ces
organismes avaient acquis des connaissances en la matière
à la suite d'expériences antérieures qui
n'étaient pas nécessairement liées à
l'information reçue de leurs agents de programmes. Ce
dernier point est assez difficile à mesurer car les
sociétés ne veulent certainement pas
dénigrer leurs bailleurs de fonds.
Les sociétés font un effort lorsqu'un unilingue
francophone ou anglophone insiste mais en général
on est loin de l'offre active et même du respect de la
langue de choix de l'interlocuteur. Il faut dire cependant qu'un
peu plus de la moitié des sociétés
consultées ont une structure qui leur permet d'offrir les
services dans les deux langues officielles, et ce,
indépendamment de l'existence ou non d'une clause sur les
langues officielles dans le protocole d'entente. Dans un certain
sens, quelques organismes dépassent les engagements qu'ils
ont pris.
Quelques organismes se disent entièrement bilingues
tant au niveau de leurs statuts et règlements que de leur
charte; ils considèrent, entre autres, que leur
documentation est bilingue, que leurs procès-verbaux, leur
réception et leur site Web sont bilingues, et que leur
assemblée générale annuelle se
déroule dans les deux langues officielles, etc.
En revanche, 30 % des sociétés
bénéficiaires ne connaissent pas leurs obligations
linguistiques et estiment ne pas en avoir entendu parler lors de
leurs discussions avec les agents de programmes ni lors de la
signature des ententes en matière de contributions.
À l'intention des institutions
fédérales
Vous trouverez ci-dessous un sommaire des principales
recommandations formulées à l'intention des
institutions qui ont participé à la présente
vérification.
Il est recommandé :
que la responsabilité relative à
l'application et au suivi du chapitre 1-4 de la politique du
Conseil du Trésor soit clairement assignée au sein
des institutions fédérales;
que les responsables ministériels des langues
officielles prennent les moyens requis pour informer les
différents secteurs de l'organisation des obligations
linguistiques dévolues à un organisme
subventionné pour assurer un service bilingue lors
d'événements ou activités d'envergure
nationale ou internationale;
que les organismes bénévoles soient
clairement informés de la teneur de la politique en
matière de langues officielles afin qu'ils en tiennent
compte lors de la présentation de leur proposition de
projet;
que les lignes directrices pour l'octroi de financement
publiées à l'intention des sociétés
incluent une section décrivant les éléments
d'un service bilingue tel que requis par la politique sur les
langues officielles du Conseil du Trésor
(chapitre 1-4);
que les modalités de contributions du
ministère comportent une section reliée à
l'examen de la clientèle linguistique visée par un
projet ou une activité. Quand la portée de
l'événement ou de l'activité est d'envergure
nationale ou internationale, des conditions liées à
l'application de la politique devraient être
intégrées à la lettre d'entente avec
l'organisme;
qu'une section de la grille d'analyse modèle
utilisée par les agents de programmes porte sur l'examen
de la clientèle linguistique visée par le projet.
Quand la portée de l'événement ou de
l'activité est d'envergure nationale ou internationale,
des conditions liées à l'application de la
politique devraient être intégrées à
la lettre d'entente avec l'organisme;
qu'un élément portant sur la mise en oeuvre
de la politique soit intégré à la liste des
points à vérifier lors du contrôle de la
qualité des lettres d'entente;
que des mécanismes de suivi soient
élaborés et mis en place pour assurer de
façon systématique que les organismes s'acquittent
de leurs responsabilités en matière de mise en
oeuvre de la politique.
À l'intention du Secrétariat du Conseil du
Trésor du Canada
Il est recommandé que le Secrétariat du
Conseil du Trésor du Canada :
transmette une note explicative aux responsables
ministériels des langues officielles précisant la
portée du chapitre 1-4 de la politique afin que celui-ci
soit bien compris;
émette un rappel auprès des responsables
ministériels des langues officielles pour que ceux-ci
fassent connaître et expliquent clairement, aux dirigeants
des secteurs responsables de l'octroi de subventions et de
contributions, la teneur du chapitre 1-4 de la
Politique sur les Langues officielles;
entreprenne des démarches auprès des
autorités compétentes afin que la communauté
juridique, qui travaille au sein des institutions
fédérales et qui est responsable de rédiger
les clauses standards des ententes en matière de
contributions, soit sensibilisée à l'importance
d'inclure non seulement une clause générale faisant
référence à l'ensemble de la Loi sur les
Langues officielles mais aussi des clauses précises
pour que les parties connaissent clairement leurs
obligations;
prenne les mesures requises pour que la Politique sur le
transfert de paiements reflète correctement les
exigences du chapitre 1-4 de la Politique sur les langues
officielles;
étudie la pertinence d'amender le chapitre 1-4 de la
Politique sur les langues officielles afin d'y inclure une
section sur les sites Web;
prête une attention particulière, lors de
l'analyse des rapports annuels de gestion, à la question
de la mise en oeuvre du chapitre 1-4 de la Politique sur les
langues officielles;
assure un suivi aux recommandations précises qui
sont transmises à chacune des institutions
fédérales visées.
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