Gérance

Le régime de contrôle ministériel (actif, fonds, effectifs, services, etc.) est intégré et efficace et tous les employés comprennent bien ses principes sous-jacents.

12. Efficacité de la gestion de l’information - La gestion de l’information (GI) soutient la stratégie opérationnelle de l’organisation et les objectifs de l’ensemble du gouvernement, comme le montrent:

• Niveau de l’engagement ministériel dans la gestion de l’information (intégration du cadre de gestion et de la structure de gouvernance du ministère pour faire en sorte que les stratégies de gestion de l’information (GI) contribuent à l’atteinte des objectifs ministériels)
• Degré de mise en œuvre d’une stratégie de GI qui, dans le cas des grands ministères, est fondé sur une évaluation des capacités
• Pertinence et exhaustivité des rapports afin de répondre aux exigences en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée
• Mesure dans laquelle les rapports sur la circulation et le jumelage des données sont à jour
• Mesure dans laquelle les renseignements essentiels sont en sécurité et un régime efficace de protection de la vie privée est établi, surveillé et géré.

Q : Le ministère gère-t-il efficacement son information ?

13. Efficacité de la gestion de la technologie de l’information - La technologie de l’information (TI) contribue à la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de l’organisation et à l’atteinte des objectifs de l’ensemble du gouvernement, comme le montrent:

• Niveau de l’engagement ministériel dans la gestion de la TI (responsabilités des cadres supérieurs, intégration de la gouvernance de la TI et de la gouvernance ministérielle, planification de la TI)
• Valeur démontrée des investissements en TI et, le cas échéant, les plans pour utiliser adéquatement les services partagés de TI

Q : Le ministère gère-t-il efficacement sa technologie de l’information?

14. Efficacité de la gestion des biens - La gestion efficace du cycle de vie des biens aide l’organisation à réaliser sa stratégie opérationnelle et à mettre en œuvre ses programmes et services, comme le montrent:

• Mesure de l’efficacité des plans d’investissement à long terme [pertinence des données sur les biens en ce qui concerne la condition/l’utilisation, l’inclusion de toutes les catégories de biens (biens immobiliers, matériel, GI/TI), alignement sur la mise en œuvre des programmes)
• Mesure dans laquelle l’organisation a adopté un cadre adéquat pour la gestion des biens immobiliers à l’intention des gardiens et des locataires (structures de responsabilité/décisionnelles, systèmes d’information, intégralité et exactitude certifiées des données de l’inventaire national)
• Mesure dans laquelle l’organisation a adopté un cadre de gestion du matériel adéquat (clarté des responsabilités, cohérence avec les capacités organisationnelles, fiabilité des coûts liés au cycle de vie et de l’information sur le rendement).

Q :Le ministère gère-t-il efficacement ses biens ?

15. Gestion efficace des projets - Une approche équilibrée pour la gestion efficace, efficiente et économique des projets contribue à la mise en œuvre de programmes valables et à l’atteinte des objectifs de l’ensemble du gouvernement, comme le montrent:

• Respect de toutes les exigences de la Politique sur la gestion des projets, de la Politique sur l’approbation des projets et de la Politique sur les grands projets de l’État; en particulier cette année, le PCT est intéressé à évaluer :
  • la présence d’un cadre de responsabilisation explicite pour la gestion des projets portant sur la prise de décision et la surveillance, le contrôle efficace et l’examen continu;
  • la mesure dans laquelle les ressources nécessaires sont affectées aux projets (capacité de gestion des projets, formation appropriée des fonctionnaires);
  • la mesure dans laquelle l’organisation a démontré qu’elle se conforme aux exigences et aux conditions énoncées par le CT relativement aux pouvoirs délégués en matière d’approbation de projets et de passation de marchés.

Q :Le ministère est-il en mesure de gérer efficacement ses projets?

16. Approvisionnement efficace - Une approche équilibrée pour une gestion efficace, efficiente et économique de l’approvisionnement contribue à la mise en œuvre de programmes valables et à l’atteinte des objectifs de l’ensemble du gouvernement, comme le montrent:

• Conformité aux exigences du Règlement sur les marchés de l’État, de la Politique sur les marchés et des directives sur les marchés; cette année en particulier, le PCT est intéressé à évaluer :
  • Le niveau de supervision des fonctions d’approvisionnement et de passation de marchés (présence d’un comité d’examen des marchés, qualité des données sur les marchés, divulgation en temps opportun de l’information sur les marchés de plus de 10 000 $, mise en œuvre des recommandations des vérifications, le cas échéant, etc.)
• Rentabilité des processus d’approvisionnement de bout en bout

Q : Le ministère gère-t-il efficacement ses activités d’approvisionnement?

17. Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers - Rapports financiers pertinents et exacts; conformité aux autorisations; responsabilité pour le contrôle efficace des ressources publiques, comme le montrent:

• Conformité aux lois, aux politiques et aux directives approuvées en matière de gestion financière, notamment la Politique sur les paiements de transfert
• Mesure dans laquelle la comptabilité et les rapports sur les activités financières sont conformes aux politiques, aux directives et aux normes gouvernementales (exactitude, pertinence, exhaustivité)
• Rapidité, exactitude et fréquence des prévisions ministérielles, tel que démontré par :
  • Rapports sur les prévisions; et
  • Historique et importance des péremptions de fonds imprévus et des reports
• Progrès dans la réalisation de la préparation de vérification raisonnablement efficace, et pour l’obtention de rapports sans réserve, des états financiers des ministères, s’il y a lieu
• À être mesuré si possible cette ronde : Qualité des rapports de gestion financière internes, tel que démontré par :
  • Exhaustivité, fréquence, rapidité et exactitude des rapports internes d’exploitation mensuels (dépenses et revenus)
  • Exhaustivité, fréquence et rapidité de l’analyse et du rapprochement des comptes de bilan
  • Importance et nature des écritures de redressement de fin d’exercice
• À être mesuré si possible cette ronde : Qualité et efficacité de la délégation de l’autorisation financière, tel que démontré par :
  • Documents sur la délégation de pouvoir
  • Formation en place pour parfaire et maintenir les connaissances et compétences de ceux qui possèdent le pouvoir de délégation financière
  • Vérification horizontale et délégation de pouvoir, s’il y a lieu

Q : Est-ce que le ministère progresse à un rythme raisonnable pour améliorer sa gestion financière et ses contrôles ?

18. Efficacité de la fonction de vérification interne - L’organisation a une fonction de vérification interne efficace qui est fondée sur une planification rigoureuse, des rapports solides, ainsi qu’une gouvernance et un niveau de ressources adéquates, comme le montrent:

• Qualité des plans de vérification (fondés sur les risques, approbations appropriées, méthodologie, continuité par rapport aux exercices précédents, exactitude des renseignements sur les activités et les coûts)
• Qualité des rapports de vérification interne (exactitude des données contextuelles, appui à l’« expression d’opinions », production en temps opportun, divulgation publique et suivi)
• Qualité des ressources humaines relatives aux vérifications internes (VC compétent, niveaux d’expérience des membres du personnel professionnel et amalgame de ces niveaux)
• Progrès dans la mise en œuvre de la Politique sur la vérification interne (signes d’un engagement soutenu de la direction, approbation appropriée du mandat ou de la charte du Comité de vérification et du plan stratégique, Comité de vérification doté d’un président compétent et de membres approuvés par le SM/le BCG).

Q :Est-ce que le ministère progresse à un rythme raisonnable pour mettre en oeuvre et maintenir une fonction de vérification interne cohérente avec la Politique de vérification interne?