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Résumé des problèmes associés à la GILes lacunes sur le plan de la GIAu sein du gouvernement du Canada (GC), divers besoins, et ce à tous les niveaux, ne trouvent pas réponse en raison des lacunes liées à la gestion de l’information (GI). Ces problèmes compromettent la capacité des programmes de fonctionner adéquatement et d’atteindre les résultats escomptés, et occasionnent parfois des coûts plus élevés que prévus. En bout de ligne, les lacunes au niveau de la GI nuisent à la capacité du GC de répondre aux attentes et aux besoins de la population du pays. L’écart entre la capacité actuelle du GC en matière de GI et ce qui devrait normalement exister – c’est-à-dire les lacunes sur le plan de la GI – n’est pas le même pour tous les programmes. Les besoins en matière de GI sont répartis en trois catégories distinctes, selon la nature du programme client : 1) n’importe quel programme du GC; 2) les programmes des cadres de direction; 3) les programmes intégrés de prestation de services. Dans l’administration tout entière, le niveau actuel de la capacité de GI n’est pas uniforme et demeure en dessous de ce qu’elle devrait normalement atteindre dans les trois catégories susmentionnées. Toutefois, l’écart se creuse de façon notable, entre la première et la troisième catégorie, comme le montre l’illustration ci-dessous. Même si les responsables des programmes et les ministères individuels peuvent « se débrouiller » dans cet environnement et fonctionner sans atteindre leurs pleines capacités, les problèmes liés à la GI posent un défi de taille au niveau de la direction et de l’organisation, où l’on constate qu’il est particulièrement difficile, voire impossible, d’élaborer et de mettre en œuvre des initiatives horizontales pour l’intégration des services. Chacune des lacunes observées est décrite de façon plus détaillée ci-après. Les lacunes liées aux programmesLes programmes ont besoin d’une information de qualité pour donner de bons résultats, fournir les services pour lesquels ils ont été conçus et faire l’objet d’une gestion efficace. Il leur faut de l’information pour faire le suivi des décisions et des processus. Il faut également que l’information soit conservée et protégée, et qu’elle soit mise à la disposition de collaborateurs, au besoin. On ne répond pas entièrement à ces besoins parce que l’on ne dispose pas de toute l’information requise et que l’information n’est pas conservée et protégée comme il se doit. Ces lacunes donnent lieu à une perte d’efficience, et il est plus difficile d’exercer une gestion responsable des programmes et de faire en sorte que ces derniers répondent aux besoins de leurs clients. On peut faire un lien entre les lacunes relatives à la disponibilité de l’information et les problèmes suivants éprouvés par les programmes :
Pour ce qui est des lacunes entourant la conservation et la protection de l’information, un lien peut être établi avec les problèmes suivants du point de vue des programmes :
Les lacunes relatives à la disponibilité de l’information, à sa conservation et à sa protection ont des effets négatifs sur la productivité ainsi que sur la responsabilisation et la transparence. Elles nuisent à la bonne gestion des programmes, à la prise de décisions éclairées et au partage de l’information. De plus, elle remettent en question la capacité du gouvernement à garantir une régie responsable de l’information des citoyens. Les lacunes liées à la gestion intégréeAux fins des programmes pangouvernementaux, des programmes ministériels et des programmes de la direction, il faut pouvoir compter sur l’intégrité de l’information consignée par le gouvernement du Canada sur les processus et les décisions, ainsi que sur le respect des droits des clients dans le cadre des opérations gouvernementales, plus particulièrement en ce qui touche le traitement des renseignements personnels. Ces programmes doivent être à même de procéder à l’agrégation verticale de l’information à des fins de responsabilisation ministérielle, et à son agrégation horizontale dans le cas de programmes et de services ayant une dimension interministérielle et intergouvernementale. Il s’agit d’une condition essentielle pour permettre au gouvernement de mener ses activités à la manière d’une entreprise. Pour assurer le bon déroulement des programmes de la direction, il faut également que les fonds d’information et les processus de gestion de l’information soient structurés de manière à permettre au gouvernement d’apporter facilement des changements. Enfin, la direction doit garantir que tous les programmes gouvernementaux, y compris le Programme de GI, soient exécutés efficacement dans le contexte de l’ensemble de l’« entreprise » que représente l’administration fédérale. Ces besoins ne sont pas entièrement comblés, en raison d’une application inadéquate des règles et pratiques de GI et du fait que le Programme de GI n’est pas efficace dans un contexte d’entreprise. Dans certains cas, ces problèmes empêchent la direction de s’acquitter de ses obligations redditionnelles envers les citoyens au chapitre de l’information et de gérer efficacement l’administration fédérale à titre d’entreprise, ou ils peuvent obliger cette dernière à engager des coûts plus élevés pour y arriver. Il est possible de faire le lien entre l’application inadéquate des règles et pratiques de GI et les problèmes suivants observés au niveau des programmes de la direction :
Le fait que le Programme de GI ne soit pas efficace dans un contexte d’entreprise est mis en lumière par les problèmes suivants éprouvés dans le cadre des programmes de la direction :
En raison de l’application inadéquate des règles et pratiques de GI, les programmes de la direction ne peuvent garantir l’intégrité des documents du gouvernement ni le respect des droits des clients. Il est difficile, voire impossible, de procéder à l’agrégation horizontale de l’information, tandis que l’agrégation verticale aux fins de responsabilisation ministérielle demande plus de temps et de ressources financières que ce ne serait nécessaire. La rigidité de la structure des fonds d’information et le caractère local des processus de GI font entrave au changement. Par ailleurs, le fait que le Programme de GI ne soit pas efficace dans un contexte d’entreprise réduit la capacité d’ensemble du gouvernement du Canada à mener ses activités à la façon d’une entreprise. Les lacunes liées aux opérations horizontalesSi l’on veut fournir des programmes et des services qui vont au‑delà des frontières organisationnelles, les programmes de prestation intégrée doivent disposer d’information se prêtant à une interprétation correcte à la lumière du contexte dans lequel elle a été saisie ou créée; cette information doit en outre pouvoir être agrégée de façon efficace et efficiente avec celle recueillie ailleurs. Ces besoins ne sont pas comblés, en raison d’une concordance inadéquate entre l’information et les processus de gestion de l’information. Dans ces circonstances, les programmes de prestation intégrée ne peuvent combiner ou intégrer des services, ou ne peuvent le faire de façon efficiente, aux fins de produire des extrants présentant une valeur plus élevée pour les clients et d’atteindre de meilleurs résultats stratégiques. Cette concordance inadéquate entre l’information et la gestion de l’information est mise en lumière par les difficultés qu’éprouvent les partenaires de prestation à harmoniser l’information, ce qui empêche les programmes de prestation intégrée d’interpréter correctement l’information et de l’agréger de façon efficace et efficiente. Les causes fondamentalesLes problèmes mentionnés précédemment se répercutent sur les clients de la GI et sont symptomatiques de problèmes intrinsèques à cette dernière. Ces derniers constituent les causes, et même pour certains les causes fondamentales, des problèmes des clients de la GI. On entend par causes fondamentales les véritables sources des problèmes observés. Si l’on élimine ces causes fondamentales, on règle complètement les problèmes. Les tentatives en vue de résoudre un problème directement ou de prendre des mesures rattachées à ses causes intermédiaires sont souvent futiles. Si la solution ne se situe pas au niveau des causes fondamentales, celles‑ci engendreront simplement d’autres problèmes. Une même cause fondamentale peut être associée à plusieurs problèmes; d’ailleurs, le nombre de problèmes existant dans un domaine opérationnel est en général beaucoup plus élevé que le nombre de causes fondamentales. Dans le contexte de l’élaboration de solutions, la détermination des causes fondamentales des problèmes sert deux objectifs importants :
Les causes fondamentales des problèmes associés à la GI sont récapitulés ci‑après; elles sont classées par domaine opérationnel du Programme de GI – gestion de programme, règles et pratiques, fonctions et capacités, traitement de l’information, collectivité et culture. Gestion du Programme de GI
Règles et pratiques de GI
Fonctions et capacités de GI
Manipulation de l’information
Collectivité et culture de la GI
Ces causes fondamentales liées à la gestion de programme, aux règles et pratiques, aux fonctions et aux capacités, au traitement de l’information ainsi qu’à la collectivité et à la culture seront au cœur des travaux visant à trouver des solutions aux problèmes liés à la GI. |
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