CRGI - Journée de la GI 2005 (le 15 septembre 2005) : Session d'information

Séance A - de 11 h à 12 h

Transformer la gestion de l'information en un programme intégré pour le gouvernement du Canada 

COMPLET

Présentateur :
Donald Bidd, analyste principal de la gestion de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Exposé)

Cette séance d'information portera sur le Programme de gestion de l'information (GI) du gouvernement du Canada. Grâce au Programme de facilitation de la transformation opérationnelle et au Modèle de référence stratégique du gouvernement du Canada, le Programme de GI permet d'établir un modèle opérationnel de services, de rôles et d'activités liés à la GI au gouvernement du Canada. Ces travaux essentiels permettront de s'assurer qu'à l'avenir, les services de GI feront partie intégrante de la prestation et de la transformation des programmes et des services, que le GC tirera profit de son investissement dans la GI, qu'il établira une interopérabilité intergouvernementale, qu'il créera des capacités au sein de la collectivité de la GI et les maintiendra. 

Programme d'accréditation en GI : Projet du Fonds de mise en œuvre de la Politique sur la GIG 

Présentateurs :
Francine Frappier, agente de projet, Bureau de gestion du changement, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Exposé)
Miguel Fernandez, conseiller en apprentissage, École de la fonction publique du Canada (Exposé)
Hélène Maurais, conseillère principale en apprentissage, École de la fonction publique du Canada (Exposé)

Grâce au Le Programme de certificat en GI dote les spécialistes de la gestion de l'information à tous les niveaux des outils dont ils ont besoin pour répondre à ces questions et à celles qui ont trait à toutes les étapes de la GI, depuis la planification d'un programme de GI à son évaluation ou à sa vérification. Inscrivez vous à la séance d'information pour savoir si le programme peut vous offrir une occasion d'acquérir une nouvelle expertise qui vous aidera à poursuivre votre cheminement de carrière.  Nous donnerons un aperçu du programme et nous montrerons les avantages qu'il peut présenter pour vous, spécialiste de la gestion de l'information, que vous soyez gestionnaire, gestionnaire de site web, gestionnaire de documents, archiviste, concepteur ou conceptrice de formulaires, gestionnaire de contenu, bibliothécaire ou analyste AIPRP.  Nous brosserons aussi les grandes lignes des systèmes, des politiques, des normes, des lignes directrices et du cadre législatif qui régissent le domaine de la gestion de l'information et des répercussions qu'ils ont sur l'exécution des tâches quotidiennes.  Programme d'accréditation en GI, les spécialistes de la gestion de l'information de tous les niveaux reçoivent les outils dont ils ont besoin pour répondre aux questions ayant trait à toutes les étapes de la GI, depuis la planification d'un programme de GI jusqu'à son évaluation ou à sa vérification. Inscrivez‑vous à cette séance pour voir comment le Programme d'accréditation en GI peut vous apporter une expertise précieuse dans votre cheminement de carrière. Nous donnerons un aperçu du programme et nous en montrerons les avantages que peut en tirer le spécialiste de la gestion de l'information, qu'il soit gestionnaire, gestionnaire de sites Web, gestionnaire de documents, archiviste, concepteur de formulaires, gestionnaire de contenu, bibliothécaire ou analyste de l'AIPRP. Nous tracerons aussi les grandes lignes des systèmes, des politiques, des normes, des lignes directrices et du cadre législatif qui régissent le domaine de la gestion de l'information et des répercussions qu'ils ont sur l'exécution des tâches quotidiennes.

ANNULÉ

La Politique sur la gestion de l'information gouvernementale dans un contexte régional et réglementaire à l'Agence canadienne d'inspection des aliments - Projet du Fonds de mise en œuvre de la Politique sur la GIG 

Présentateurs :
David Doncaster – gestionnaire des inspections, région de l'Atlantique, Agence canadienne d'inspection des aliments 
André Richer – gestionnaire, Gestion des dossiers, formulaires et documents électroniques, Agence canadienne d'inspection des aliments

En tant qu'organisme de réglementation, l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) doit veiller à ce que ses politiques d'inspection soient appliquées uniformément dans tout le pays. Comme elle compte environ 3 500 inspecteurs répartis dans quatre régions opérationnelles, il importe que l'information sur les politiques soit facilement accessible et à jour. Les participants verront comment l'ACIA a amélioré la gestion et la diffusion de l'information sur ses politiques d'inspection par l'entremise du SGDDI. On leur expliquera le processus qui a été suivi, les raisons pour lesquelles le SGDDI a été choisi, et on leur donnera un aperçu du SGDDI et des leçons tirées de l'essai de la mise en œuvre de ce système.

Autorité provinciale en matière de services de santé de l'Île‑du-Prince-Édouard - Adhésion de la haute direction et communication et formation pour transformer la GI 

Présentatrice :
Julie MacEwen, coordonnatrice de la GI, Autorité provinciale en matière de services de santé de l'Île-du-Prince-Édouard (Exposé)

Cette présentation interactive démontrera comment l'Autorité provinciale en matière de services de santé del'Île‑du‑Prince‑Édouard a réussi à intégrer les pratiques de gestion des renseignements consignés à l'échelle de l'organisation. On y abordera notamment l'appui de la haute direction qui a permis de rallier tout le personnel au projet, ainsi que les communications et les séances de formation qui ont d'abord provoqué un surcroît de travail sans l'apport de ressources supplémentaires, mais qui ont ensuite entraînédes avantages tangibles pour un effectif surchargé et en grand besoin d'une efficacité accrue.

Le cycle de vie des dossiers électroniques - Défis et possibilités 

COMPLET

Présentateur :
Bob Hillier, Bibliothèque et Archives Canada (Exposé)

Le document électronique est devenu le support privilégié des opérations administratives, à cause du recours plus répandu à Internet et au courrier électronique. La gestion des documents électroniques pose un nouveau défi de taille surtout parce que chacun est responsable de gérer ses propres documents à partir de son poste de travail. Les fonctionnaires fédéraux pourraient bien expédier et recevoir plus de 1,4 milliard de courriels cette année. Tous ces courriels sont‑ils des documents administratifs? Non, mais comment distinguer les courriels administratifs qui doivent être gérés?  Par le passé, les documents administratifs sur support papier étaient frappés du timbre dateur et signés à la main. Ils pouvaient difficilement être modifiés après coup. Or, les documents électroniques sont desdossiers numérisés dont les attributs peuvent facilement être modifiés, d'où la difficulté d'en garantir l'authentification. Quels attributs de document doivent être sécurisés pour que le document électronique soit considéré comme étant le fichier complet et légalement authentique d'une décision administrative?  Cela ne représente que deux des questions que pose la gestion des documents électroniques et que Bibliothèque et Archives nationales étudiera cette année.

Séance B - de 13 h 30 à 14 h 30

Séance sur le SGDDI - Les activités en marche – Mettre en place un système de gestion de l'information dans un contexte opérationnel progressiste

Présentateur :
Dan Larocque, directeur de développement des affaires et de la recherche, Bureau de prestation de solutions en gestion de l'information de l'entreprise, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Exposé)
Debra Power, Gestionnaire, Développement de solutions d'affaires, TPSGC 

Dans le contexte d'affaires actuel, qui est en constante évolution, les systèmes d'information doivent fonctionner avec une efficacité naturelle afin de nous fournir ce que nous voulons au moment où nous en avons besoin. Le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI), qui a été le premier service partagé offert par le gouvernement du Canada, est une solution d'entreprise conçue pour obtenir de meilleurs résultats de façon plus rapide et plus économique pour les clients et les contribuables. Joignez-vous à notre conférencier primé, Dan Larocque, qui démontrera que le SGDDI peut combiner la gestion des dossiers, la gestion des documents, le traitement d'image, la reconnaissance optique de caractères, la recherche et la récupération par indexation de texte intégral, l'acheminement du travail, la visualisation de documents en direct et la production de rapports. Venez voir le SGDDI en action. Il fonctionne sans relâche pour nous permettre d'exercer nos activités.

GI intergouvernementale et interopérabilité sémantique. Qu'est-ce qu'un service, au juste?

Présentatrice :
Jane Stewart, directrice de la gestion de l'information, Industrie Canada (Exposé)

Le Secrétariat national des Centres de services aux entreprises du Canada travaille avec d'autres compétences à l'élaboration de descriptions simples et textuelles de programmes et services gouvernementaux à titre de modules de contenu réutilisables. Définis au moyen du langage XML, ces biens communs serviraient à faciliter des services d'orientation et d'accès multimodes intégrés pour les entreprises canadiennes. Le projet a fait ressortir les défis et la nature interdisciplinaire liés à la transition vers des normes ouvertes dans le domaine de la GI au gouvernement. La présentation apportera une description du projet, ainsi que la perspective d'un spécialiste en GI sur l'architecture intégrée, la conception guidée par modèle, les métadonnées par rapport aux données, le défi des sémantiques communes et les limites floues à la fois dans la GI et entre la GI et la TI.

Faire une différence sur la scène mondiale – La GI et la crise provoquée par le tsunami dans l'océan Indien

Présentateurs :
Anne La Salle, directrice générale, Gestion de l'information et rapports de l'Agence, Agence canadienne de développement international (ACDI) (Exposé)
Brian Proskurniak, chef, Secrétariat du Tsunami, Direction générale de l'Asie, Agence canadienne de développement international (ACDI) 
Jean-Thomas Ouellette, Administration de la gestion des données, Agence canadienne de développement international (ACDI) 
Suzanne Charest, Agente des communications, Croix-Rouge canadienne (Exposé)

À l'aide d'un exemple concret récent, les représentants de deux organismes de développement démontreront l'importance de la gestion de l'information pour mobiliser les gens, les fonds et le matériel pour faire face à une crise mondiale. Les représentants de l'ACDI et de la Croix Rouge feront part des leçons tirées au chapitre de la GI dans la crise provoquée par le tsunami. Face à ce désastre humanitaire sans précédent qui a été causé par le tsunami dans l'océan Indien, le Canada a dû intervenir avec une rapidité, une conscience professionnelle, une créativité et un esprit d'équipe à toute épreuve. Figurant parmi les grandes nations qui ont fait preuve d'un leadership remarquable en réponse à cette catastrophe, le Canada s'est acquitté de ses engagements internationaux et humanitaires et a renforcé sa réputation de citoyen du monde compatissant et responsable. La discussion portera sur les moyens innovateurs qui ont été adoptés pour suivre les 400 millions de dollars promis par le gouvernement du Canada et destinés à soulager la crise causée par le tsunami dans l'océan Indien, ainsi que sur les difficultés liées à la compilation et à la diffusion rapides de l'information à l'échelle mondiale.

À vos marques, prêts, partez! Stratégie de mise en œuvre de la Politique sur la GIG

Présentatrice :
Lynda Morrissey, analyste principale, Gestion de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Exposé)

Quels outils, directives, procédures, processus et capacités organisationnelles et technologiques les ministères doivent‑ils avoir établi afin de respecter la Politique sur gestion de l'information gouvernementale Quelles sont les priorités de mise en œuvre de la Politique sur la GIG? Quelle est la différence entre les responsabilités des organismes centraux et celles de chaque institution? Cet exposé apportera des réponses à ces questions et à biens d'autres au moyen de la stratégie en plusieurs étapes qui a été élaborée récemment par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour la mise en œuvre de la Politique sur la GIG à l'échelle du gouvernement. La stratégie définit des activités tangibles de mise en œuvre, fait la distinction entre les responsabilités des organismes centraux et celles de chaque institution, et recommande un plan d'action pour s'attaquer aux principales priorités. De plus, ce travail mènera à la conception d'un outil pour mesurer la progression de la mise en œuvre de la politique et à l'élaboration d'un guide de vérification et d'évaluation visant à intégrer, de façon réaliste, les exigences de la GI dans un programme de vérification et d'évaluation. 

Gestion organisationnelle du contenu dans le contexte des initiatives de services partagés

Présentateurs:
Lynn Herbert, gestionnaire, Architecture de l'information d'entreprise, Développement social Canada (Exposé)
Leigh Bain, gestionnaire de projet, Système de gestion du contenu, Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) (Exposé)

Les représentants de Développement social Canada (DSC) et d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) aborderont leur stratégie respective et leur vision de la gestion organisationnelle du contenu, tel qu'elle se rapporte à la gestion et la publication de contenu Web. Ils traiteront également des initiatives pangouvernementales visant à promouvoir les solutions partagées et les solutions communes, comme les métadonnées, la gestion du contenu et les portails. Le contenu non structuré d'une organisation augmente de 65 à 200 p. 100 par année selon la taille de l'organisation. La croissance débridée de cette information non structurée représente un grave obstacle à la réussite de l'organisation. La gestion organisationnelle du contenu fournit des solutions pour gérer l'information non structurée. Elle peut être définie comme une façon de saisir, de gérer, d'entreposer, de préserver et de diffuser le contenu et les documents se rapportant aux processus organisationnels. 

Séance C - de 15 h à 16 h 30

Gestion de l'information, renseignements personnels et sécurité nationale

Présentateurs
JoHanne Verrier, Directrice de projet par int., Direction des projets de sécurité, Passeport Canada (Présentation)
Diane Fraser, conseillère de projet principale, Direction de l'innovation, des sciences et de la technologie, Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) 
Borys Koba, Directeur Général, Solutions d'entreprise de la GI/TI, Gendarmerie royale du Canada 
Steven Johnston, Analyste principal de recherche et de politiques, Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Exposé)

Le gouvernement du Canada a toujours eu comme priorité de protéger la sécurité des Canadiens, tout en respectant la vie privée de la personne. Par contre, cette même question a fait l'objet de débats au cours des dernières années. Les ministères et organismes chargés d'assurer la sécurité nationale ont tenté d'élaborer des initiatives qui protégeraient les citoyens des menaces que pose le terrorisme, de faciliter le flux efficace des échanges commerciaux et les déplacements, et de veiller à ce que les renseignements personnels des Canadiens soient protégés. Veuillez participer à cette séance pour en apprendre davantage sur les normes de gestion du risque et de l'information et la façon que celles-ci sont appliquées dans le cadre de programmes de sécurité nationale. Ces derniers ont mené à des résultats concrets et ont fait du Canada le premier pays à se servir de la technologie biométrique de reconnaissance de l'iris pour le passage aux douanes. Les participants discuteront de la façon qu'a travaillé le Canada dans le cadre des lois et politiques nationales, avec le Commissariat à la protection de la vie privée, et par l'entremise de forums internationaux qui font de nous un chef de file reconnu en matière d'amélioration des programmes de sécurité nationale. Ils discuteront aussi des défis et des questions auxquels ils ont été confrontés.

Nouvelle structure de gouvernance de la GI au GC – Faire le lien entre le passé et la future orientation

Spécialistes :   
Rita Moritz, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 
Alexa Brewer, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Exposé)
Bob Porter, Industrie Canada 
Réjean Gravel, Environnement Canada 

L'exposé portera sur la structure du nouveau Comité sur la gestion de l'information, les nouvelles responsabilités de ses membres et son modèle unique de représentation. Les liens qu'entretiendra le Comité avec d'autres tribunes, groupes et principaux intéressés au GC seront présentés. Les spécialistes traiteront des défis que devra relever le Comité et des étapes à suivre afin de diriger le Programme de la GI, la Stratégie de mise en œuvre de la GIG et le perfectionnement de la collectivité de la GI.

La GI dans les activités - De quoi s'agit-il?

Présentateurs :
Danielle Jacques – Directrice par intérim, Division des Services de gestion de l'information, Agriculture et agroalimentaire Canada (Exposé)
Aaron Caplan – directeur, Direction de la gestion de l'information ministérielle, Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) (Exposé)
Sylvain Roy – gestionnaire, Projet d'amélioration de la gestion des documents, Santé Canada (Exposé)

Le gouvernement du Canada reconnaît l'importance de la bonne gestion de l'information (GI) pour l'efficacité et l'efficience de l'exécution de programmes et de la prise de décisions. Or, la gestion de l'information électronique sème la confusion dans la plupart des ministères. La séance portera sur les initiatives en place dans trois ministères qui visent à aider les employés à gérer l'utilisation qu'ils font de l'information courante. Les projets investissent le secteur d'activité et les employés concernés des connaissances et des compétences dont ils ont besoin pour bien gérer l'information, favoriser l'amélioration constante et promouvoir l'accès aisé aux ressources et au soutien en GI. Par la même occasion, ces initiatives concourent à satisfaire aux exigences ministérielles et légales relatives à la protection du patrimoine des ministères et du gouvernement. Renseignez-vous sur les démarches d'AINC pour mettre des ressources au service des entreprises. Découvrez une formule d'apprentissage pratiquée par Santé Canada, appelée « Dossierologie », qui illustre les efforts de formation engagés à l'échelle du Ministère. Soyez au fait du plus récent programme de formation d'Agriculture et d'Agroalimentaire Canada.

Réaliser les visions en GI dans les ministères du GC

Présentateurs :
Chris Molinski, directeur général, Services de gestion et de technologie de l'information, Transports Canada (Exposé)
Dan Danagher, directeur général, Relations avec la clientèle et services d'information, Agriculture et Agroalimentaire Canada (Exposé)

La Politique sur la gestion de l'information gouvernementale fournit un cadre afin d'établir des approches axées sur les activités de GI. Or, l'établissement d'un cadre est une chose, mais c'est tout autre chose que de réaliser la GI de façon à soutenir directement la prestation des services et l'exécution des programmes, tout en satisfaisant un éventail d'exigences en matière de responsabilisation. 

Même si de nombreuses questions dans la communauté de la GI sont fondamentales pour faire progresser la GI dans l'ensemble du gouvernement, il est rare que ses membres puissent rencontrer les DPI et les responsables de la Politique sur la GIG. Chris Molinski et Dan Danagher expliqueront comment positionner de manière stratégique la gestion de l'information. Il s'agit d'une excellente occasion d'apprendre et de poser des questions à ce sujet  Vous pourrez ensuite reconnaître des stratégies, des mécanismes et des tactiques pour améliorer la GI au sein de votre organisme.

Communautés de pratique convergentes - Discussion des problèmes et des solutions pour le développement des communautés

Spécialistes :
Angela Foran, présidente de l'Institut de gestion des documents, agente du fonds de renseignements, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Exposé)
Fay Hjartarson, Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral et directrice intérimaire des Stratégies de la GI, Gestion de l'information gouvernementale, Bibliothèque et Archives Canada (Exposé)
Donald Lemieux, Directeur Exécutif, Politique de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Exposé)
Fernand Cormier, président du Comité consultatif sur Internet et coordonnateur de projet - Politique de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Exposé)

Une meilleure harmonisation des disciplines actuelles liées à la GI et la formation de professionnels de la gestion de l'information sont essentielles au programme d'information à l'échelle du gouvernement. Est-ce que nous nous dirigeons vers une collectivité de gestion de l'information ou une collectivité de collectivités? Un groupe de champions des principales disciplines liées à la GI discutera des réalisations et de l'orientation de leurs collectivités respectives en accordant un intérêt particulier aux récents efforts individuels et collectifs qui fourniront des outils utiles et des possibilités aux professionnels de la GI dans le cadre de la transformation du programme de GI du gouvernement.