Résultats du sondage sur l'utilisation de la carte d'achat

AUX : Agents financiers supérieurs et agents financiers supérieurs à temps plein

OBJET : Résultats du sondage sur l'utilisation de la carte d'achat

Selon les rapports que nous recevons des sociétés émettrices de cartes de crédit, il est évident que la carte devient le mode de paiement privilégié et nous prévoyons le maintien de cette tendance au cours des prochaines années. Nous croyons que l'utilisation de la carte entraînera des économies de main d'oeuvre, au fil des ans, et c'est aussi ce que révèle le sondage.

Toutefois, comme moins d'employés interviennent maintenant dans le cycle d'achat, les contrôleurs des ministères éprouvent certains problèmes. Notre sondage n'a révélé que quelques cas connus d'utilisation de la carte à mauvais escient, mais il démontre également qu'on n'a exercé que peu de surveillance et qu'on n'en prévoit pas davantage au cours de l'an prochain. Le vérificateur général fait actuellement une vérification du Programme de cartes d'achat, à l'échelle de l'administration fédérale, et je vous incite à examiner les plans de votre ministère pour un examen interne du Programme.

Si votre ministère utilise Mastercard, vous trouverez en annexe un rapport donnant la ventilation des dépenses de votre ministère, au 31 octobre. Tous les frais, qui sont liés aux voyages en avion, au logement, à la location d'autos, aux agences de voyage, aux stations service ou aux pièces et réparations de véhicules, doivent être examinés de près pour relever tout cas de non respect des politiques du Conseil du Trésor. Il se peut que ces dépenses aient dû être engagées avec une carte de voyage ou un carte de gestion du parc automobile. D'après certains exercices semblables qui ont été précédemment effectués, nous savons que le code fournisseur attribué par les sociétés émettrices explique parfois une partie des frais. Si votre ministère ne respecte pas les politiques, veuillez donc prendre les mesures qui s'imposent pour rectifier la situation.

De nombreux ministères ont de la difficulté à respecter les dates d’échéance des paiements et paient des frais de retard. Il est toutefois possible d'éviter ces dépenses et je vous demande d'examiner vos pratiques de vérification des comptes en tenant compte de la politique du Conseil du Trésor qui autorise les vérifications ultérieures au paiement. Nous avons relevé certains chevauchements de registres comptables qui peuvent expliquer les retards. Les restrictions à la délégation des pouvoirs financiers et le peu de décentralisation des achats sont aussi des facteurs que peuvent modifier les ministères lorsque la direction le juge approprié.

Nous avons noté que l'éventail des limites de crédit qui sont inscrites sur les cartes d'achat était très large. Dans certains cas, elles étaient manifestement trop faibles et créaient des problèmes chaque mois lorsque les comptes n'étaient pas réglés assez rapidement pour libérer la limite de crédit. Pour pouvoir profiter réellement des avantages d'une carte de crédit dans le processus d'achat, il faut que les limites soient bien adaptées aux besoins de l'organisation et il vaudrait la peine de les examiner dans bon nombre de ministères.

Tout compte fait, les ministères semblent assez satisfaits du Programme. Ils réalisent généralement des économies de main d'oeuvre et éprouvent très peu de problèmes avec les sociétés émettrices. Nous tenterons de résoudre avec les fournisseurs de cartes les problèmes qui ont été soulevés dans le sondage, par exemple l'augmentation des prix lorsque la carte est utilisée pour régler la note.

Veuillez transmettre mes remerciements aux personnes qui ont répondu au sondage. Dans nombre de cas, il leur a fallu faire certaines recherches avant de pouvoir répondre et elles ont fait du bon travail. Nous avons beaucoup appris grâce à leur travail et il sera tenu compte de leurs commentaires dans les prochaines négociations relatives aux marchés.

1.1 À l'échelle du gouvernement : Le sondage a été envoyé à 84 ministères et organismes à la fin de juillet 1996. Il s'agissait alors de :

• 77 ministères et organismes ayant des cartes;
• 18 058 cartes en circulation;
• 46 351 achats (juillet) d'une valeur de
• 11,7 millions de dollars.

1.2 Mise à jour de I 'utilisation : Depuis la tenue du sondage, un plus grand nombre de cartes ont été émises et leur utilisation est en hausse. À la fin d'octobre 1996, il s'agissait de :

• 19 519 cartes en circulation qui ont été utilisées pour
• 57 251 achats (octobre) d'une valeur de :
• 15,5 millions de dollars.

1.3 Taux de réponse : La presque totalité des gros ministères et nombre de petits ministères et organismes ont répondu au sondage. Sur les 84 ayant fait l'objet du sondage :

• 77 avaient des cartes (92 %);
• 38 coordonnateurs ministériels ont répondu (49 % des 77 ministères);
• services financiers ministériels ont répondu (47 % des 77 ministères),
• 609 titulaires de cartes ont répondu (3,3 %);
• représentant 83 % des achats de juillet de tous les ministères, en dollars;
• représentant 85 % des cartes utilisées dans l’ensemble des ministères.

1.4 Augmentation possible de l 'utilisation : On n'a pas bien répondu aux questions sur l'utilisation possible d'un plus grand nombre de cartes et les données n'ont pas été utiles. Comme on le constate au point 1.2 ci dessus, l’utilisation de la carte est en hausse et nos prévisions sont les suivantes :

Nbre de cartes

Opérations/mois

Achats/mois ($)

1.5 Titulaires de cartes : Il est intéressant de voir qui possède les cartes d'achat.

• 24 % des cas gestionnaires de CR;
• 34 % des cas secrétaires ou personnel de soutien;
• 25 % des cas responsables du matériel;
• 17 % des cas autres, p. ex., agents de programme.

1.6 Répartition géographique : Sur le plan géographique, la distribution des cartes est assez égale :

• 33 % Administration centrale;
• 30 % bureaux régionaux ou de district;
• 36 % bureaux locaux, etc.

1.7 Répartition selon la fonction : La plupart des cartes sont toutefois concentrées au sein des Services financiers et administratifs, partout au pays.

• 65 % aux Services financiers et administratifs;
• 35 % aux Activités de programme.

1.8 Importance du choix des cartes : Actuellement, des marchés concernant l'achat de biens et de services autres que les voyages et dépenses connexes sont en cours entre le gouvernement et trois sociétés émettrices. Parmi ceux qui ont répondu à la question, 66 % ont indiqué que le fait d'avoir un choix était important pour eux. Ils veulent pouvoir utiliser une seconde carte lorsqu'un marchand n'accepte pas la première qu'on lui présente.

1.9 Nombre réel de cartes en leur possession : Malgré cela, la plupart n'ont qu'une carte, bien qu'ils aient souvent signalé leur intention d'en demander une autre. Ainsi :

• 94 % n'ont qu'une seule carte;
• 5 % ont deux cartes;
• 1 % ont trois cartes.

1.10 Limites de crédit peu élevées : Les sociétés émettrices autorisent des limites de crédit élevées, contrairement à certains gestionnaires qui les fixent assez basses. Nous avons constaté que les limites de crédit allaient de 100 $ à 300 000 $. Une limite très faible entraîne souvent des problèmes parce qu'elle est souvent dépassée lorsque le solde du mois précédent n'est pas acquitté à la date d’échéance. Dix pour cent des répondants ont indiqué avoir ce genre de problème à la fin du mois ou à la fin de l'année.

Conformément à la politique, les limites de crédit devraient correspondre aux besoins véritables en tenant compte du volume mensuel d'achats (en dollars) et du temps dont le CR a besoin pour régler le compte mensuel. Comme la responsabilité du gestionnaire n'est que de 50 $ en cas de perte ou de vol suivi d'une utilisation, il faudrait songer à augmenter la limite de crédit chaque fois que c'est possible, peut être en se guidant sur les résultats du sondage. Nous avons constaté ce qui suit :

LIMITE DE CRÉDIT

Maximum 1 000

1 001 $-5 000

5 001 $-10 000

10 001 $-20 000

20 001 $-50 000

50 001 $-100 000

Plus de 100 000

Limite moyenne,

tel que rapporté

par les sociétés émettrices

1.11 Types d 'achats : Les répondants ont indiqué que les cartes servaient généralement aux achats courants. Fournitures de bureau, livres, périodiques, formation, pièces d'ordinateur, logiciels et matériel informatique figurent parmi les dépenses les plus courantes. La carte sert aussi parfois à acquitter les frais d'accueil et de conférence. Toutefois, d'après les rapports mensuels des sociétés émettrices, certains ministères utilisent la carte pour faire des achats qui devraient plutôt être imputés aux cartes de voyage ou aux cartes de gestion du parc automobile. On s’attend à ce que les ministères examinent leur utilisation des cartes et prennent les mesures qui s'imposent pour respecter la politique du Conseil du Trésor sur l'utilisation de toutes les cartes.

1.12 Répartition géographique des fournisseurs : Les réponses sur les achats au pays, aux É.-U. et à l'étranger étaient peu fiables. Nos propres rapports mensuels indiquent la répartition suivante :

• 93 % des cas achats au pays;
• 6,7 % des cas achats aux É.-U.;
• ,3 % des cas achats avec d'autres devises.

2.0 REGROUPEMENT DES CARTES

2.1 Titulaires de cartes ayant des cartes de voyage : Comme les titulaires de cartes suggèrent souvent de combiner toutes les cartes en une seule, pour tous les types d'achat, nous avons demandé combien de titulaires de cartes avaient aussi des cartes de voyage individuelles, Dîners Club/enRoute. Le pourcentage de gens ayant les deux types de cartes a été plus élève que prévu. Dans 32 % des cas, les gens avaient les deux cartes. Ils étaient répartis à tous les niveaux de gouvernement, aucun niveau n'ayant une concentration plus élevée qu'un autre.

2.2 Regroupement des cartes : Lorsqu'on leur a demandé s'ils serait avantageux d'utiliser la carte d'achat pour payer les frais de déplacement et les frais de location de voiture, les titulaires de cartes ont répondu de la façon suivante :

• 51 % aimeraient l’utiliser pour les déplacements;
• 55 % aimeraient l’utiliser pour la location de voiture.

Il est question à la section 9.5 des problèmes causes par leur groupement des cartes.

3.0 RAPPORTS ÉLECTRONIQUES, ETC.

3.1 Préférence pour le commerce électronique : Il n’est pas étonnant que les ministères souhaitent faire affaire par voie électronique. Nous avons constate que :

• 79 % préféreraient la communication électronique;
• 21 % préféreraient les rapports papier;
• aucun ne recevait alors de rapports électroniques.

4.0 QUALITÉ DU SERVICE DE LA SOCIÉTÉ ÉMETTRICE

4.1 Satisfaction générale des coordonnateurs : Le degré de satisfaction à l’égard des trois fournisseurs de cartes était très élevé, en ce qui concerne l'accès aux représentants, la rapidité d'exécution, les demandes de renseignements et la qualité des rapports. Notre sondage a permis de constater ce qui suit :

• 95 % des coordonnateurs ont indiqué que le service était bon ou excellent;
• 96 % des titulaires de cartes ont indiqué que le service était bon ou excellent.

La plupart des rares plaintes qui ont été formulées par les coordonnateurs avaient trait à des questions de mise en oeuvre, p. ex. la documentation et la formation.

4.2 Satisfaction générale des titulaires de cartes : De façon générale, les titulaires de cartes n'ont que très peu de problèmes avec les sociétés émettrices. Nous avons constaté que :

• seulement 2 % d'entre eux ont rapporté certains problèmes, p. ex., des frais injustifiés et de l'intérêt sur ces frais, mais ils ont été habituellement réglés rapidement;
• toutefois, 6 % ont eu des problèmes de concordance; ce taux est trop élevé pour une fonction si importante.

4.3 Catégorisation des problèmes : Il existe trois sortes de problèmes : ceux qui sont attribuables aux sociétés émettrices; ceux qui découlent des pratiques des marchands et ceux que causent eux mêmes les ministères. Le sondage a révélé que :

4.4 Problèmes avec les sociétés émettrices : Attribuables aux sociétés émettrices, ces problèmes sont davantage liés aux pratiques de l'industrie qu'à la négligence :

• écarts de taux de change indiqués dans les comptes; le choix du moment prête à confusion;
• manque de détails dans les relevés, ce qui rend difficile le rapprochement avec les documents de la commande;
• relevés en retard le retard peut toutefois se produire n'importe où dans la chaîne de traitement;
• frais injustifiés sur les comptes les erreurs ont presque toujours été corrigées rapidement et les intérêts ont été soustraits.

4.5 Problèmes avec les marchands

: Il s'agit de problèmes attribuables aux pratiques des marchands. Il en est question à la section 7 :

• Nom différent sur le relevé et sur la facture se produit généralement lorsque le marchand enregistré «exerce ses activités» de fournisseur sous un autre nom;
• les commandes en souffrance et partielles créent de la confusion;
• documents sur le fournisseur incomplets;
• fournisseurs dirigeant les taxes de vente au détail.

4.6 Problèmes avec les ministères : Ces problèmes sont attribuables aux ministères. Il en est question à la section 6.

• Problèmes de comptabilité interne, nouveaux systèmes.

5.0 OPTIONS DE PAIEMENT

5.1 Options de paiement : Les trois entrepreneurs offrent au moins une des trois modalités de paiement suivantes :

• Option n° 1 : 30 jours à compter de la date de facturation, option du PDE;
• Option n° 2 : 25 jours à compter de la date de facturation, facturation individuelle;
• Option n° 3 : 25 jours à compter de la date de facturation, facturation globale;
• Option n° 4 : 7 jours pour le règlement électronique, facturation globale.

On n'a pas bien répondu à la question du sondage qui portait sur les méthodes de paiement, mais la tendance semble claire. Très peu de ministères optent pour le choix n° 4, soit le paiement électronique. Le choix le plus courant est le deuxième. C'est probablement l'un des facteurs qui contribuent aux problèmes qu'ont de nombreux ministères à respecter les échéances de paiement. Il en est question à la section suivante.

6.2 Problèmes de vérification des comptes : Il semble que la pratique courante consiste à faire une vérification des comptes avant le règlement de ceux ci. Les ministères qui paient des intérêts pour paiement en retard devraient songer à faire la vérification après le paiement. C’est ce que recommande la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification des comptes, dans les cas d'opérations à faible risque. Vous trouverez cette Politique au chapitre 2 5 du volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor. Nous avons constaté ce qui suit :

• 21 % des titulaires de cartes trouvent difficile de vérifier les comptes mensuels avant la date d'échéance;
• 29 % de ceux qui ont des problèmes accordent à ces comptes un traitement prioritaire pour réduire le risque de paiement en retard;
• 21 % d'entre eux vérifient les comptes après le paiement;
• 44 % n'ont pas expliqué leur procédure, mais se sont plaints du fait qu'on ne donnait pas assez de temps pour régler les comptes (44 des 101 réponses à la question).

6.3 Émission urgente d 'un chèque comme solution : Le nombre de bureaux de services financiers qui ont recours au service d'émission urgente d'un chèque pour pouvoir respecter la date d'échéance est assez élevé :

• 14 % y ont recours toujours ou souvent;
• 16 %, rarement ou occasionnellement;
• 62 %, jamais.

6.4 Gains de productivité : Et pourtant, des gains de productivité ont souvent été rapportés :

• 57 % des services financiers signalent une réduction du travail, de légère à considérable;
• 30 % rapportent que le travail est demeuré sensiblement le même;
• 14 % disent que le travail a augmenté en raison du Programme de cartes d'achat.

Notre examen plus approfondi des réponses indiquant que la charge de travail est restée la même ou a augmenté n'a pas permis de tirer des conclusions. Certains ont fréquemment recours à l’émission urgente d'un chèque, tandis que d'autres jamais.

6.5 Répercussions sur les fonds de caisse : L'utilisation des fonds de la petite caisse, comme avances, a diminué quelque peu. Nous avons constaté que :

• 49 % des bureaux de services financiers rapportent une utilisation moins grande des fonds de la petite caisse;
• la réduction moyenne du montant des fonds de la petite caisse utilises est de 40 %.

7.0 ACCEPTATION PAR LE MARCHAND ET QUESTIONS CONNEXES

7.1 Plus de problèmes que prévu : Les titulaires de cartes ont signalé un taux de problème plus élevé que prévu, comme l'indique ce qui suit :

• 15 % des titulaires de cartes disent éprouver des problèmes lors de l'utilisation de la carte;
• dans 71 % des cas, le problème est que le marchand n'accepte pas la carte presentée;
• dans 3 % des cas, les marchands imposent une taxe de vente au détail.

7.2 Hausses de prix : Nous avons été étonnés du fort pourcentage de titulaires de cartes signalant que les marchands modifient le prix des biens ou des services lorsqu'on présente une carte de crédit pour régler un compte. D'après le sondage :

• 3,5 % rapportent que les marchands augmentent le prix lorsqu'on présente une carte d'achat;
• 7,6 % rapportent que les marchands ont supprimé les rabais parce que la carte d'achat était utilisée.

We understand that these practices violate the merchants' agreements with the card companies and have already relayed the message to the card suppliers. Nous sommes convaincus que ces pratiques vont à l'encontre des ententes qui ont été conclues entre les marchands et les sociétés émettrices et nous avons déja transmis le message aux fournisseurs de cartes.

8.0 CONTRÔLE ET RlSQUES

8.1 Cartes perdues el volées : Les coordonnateurs qui ont répondu au sondage rapportent la perte ou le vol de 21 cartes au cours de la dernière année. Comme le sondage reflète les activités des ministères qui détiennent 85 % de l'ensemble des 18 068 cartes en circulation, en extrapolant à l'échelle du gouvernement, le résultat est que un dixième de un pour cent de toutes les cartes sont perdues ou volées, chaque année. Comme le risque que nous assumons, selon les rnarchés conclus avec les fournisseurs de cartes, est de 50 $ par carte, la perte potentielle, pour le gouvernement, est d'environ 1 200 $ par année.

8.2 Abus commis par les titulaires de cartes : D'après le sondage, très peu de cas d'abus de la carte d'achat ont été rapportés par les coordonnateurs ministériels, soit seulement vingt incidents. Actuellement, les cartes sont utilisées environ 50 000 fois par mois.

8.3 Non respect de la Politique : Bien que la plupart des ministères exigent que les employés signent le formulaire d'obligations lorsqu'on leur remet une carte, certains ne le font pas. Ces ministères ne respectent donc pas la Politique du Conseil du Trésor sur les cartes d'achat et on s'attend à ce qu'ils prennent des mesures pour redresser la situation. Selon la Politique, il faut obtenir du détenteur une formule de déclaration énonçant les obligations qu 'il s 'engage à respecter.

8.4 Restrictions inutiles à l'utilisation de la carte : Quelques ministères ont fixé, pour l'utilisation de la carte, des restrictions autres que celles exigées par le Conseil du Trésor. À moins d'être attribuables à des circonstances très particulières, ces restrictions sont rarement justifiées par le niveau de risque qui est associé à la carte. Quelques gestionnaires ont restreint les types de marchands auxquels on peut présenter la carte pour le paiement. D'autres ont fixé un montant maximal par opération financière effectuée avec la carte.

8.5 Surveillance du Programme : Peu de ministères ont indiqué que leurs techniques de surveillance du respect des conditions comprenaient un examen par des vérificateurs internes. Il faut consacrer davantage d`efforts aux examens internes, selon les résultats du sondage qui sont les suivants :

• 59 % indiquent qu'il n'y a pas encore eu d'examen interne du Programme;
• 63 % de ces ministères ne prévoient pas effectuer d'examen de ce genre au cours de la prochaine année;
• 37 % de tous les ministères n'auront effectué aucun examen interne du Programme.

Le vérificateur général effectue actuellement un examen de ce Programme, à l'échelle de l'administration fédérale. Nous encourageons les ministères à faire leur propre examen pour garantir le respect de la politique du Conseil du Trésor.

9.0 SUGGESTIONS ET PROBLÈMES

9.1 Intérêt sur les comptes echus: De loin, le plus important problème qu'éprouvent les ministères est l'intérêt à payer sur les comptes échus et les problèmes de traitement qui sont causés par le court délai de paiement avant la date d'écheance. D'après le sondage :

• 79 % des répondants indiquent que l'intérêt sur les paiements en retard est un problème;
• 7 % signalent que l'acceptation de la carte par les fournisseurs étrangers et éloignés est un problème.

9.2 Fonctionnement du système de PDE : La date d'écheance se calcule à partir de la date qui est inscrite sur le relevé, contrairement aux comptes commerciaux, et les sociétés émettrices vont ajouter des frais d'intérêt à partir de la date d'échéance, jusqu'à ce que le paiement soit crédité au compte. Il n'est pas tenu compte des délais postaux. Nous nous sommes prononcés contre le recours au système de paiement à la date d'échéance pour régler ces comptes. Si on y a recours, il faut tenir compte de ces facteurs lorsqu'on précise la date d'échéance, étant donné qu'il s'agira de la date à laquelle le chèque est effectivement enregistré.

9.3 Plus fréquentes suggestions : Les plus fréquentes suggestions portent sur la prolifération des cartes et sur les frais d'intérêt et, d'après le sondage :

• 21 % proposent le retarder la date d'échéance;
• 11 % proposent que la carte soit le mode de règlement obligatoire des comptes ou du moins le mode privilégié;
• 32 % proposent que les cartes de voyage et de gestion du parc automobile soient combinées à la carte d'achat.

Il convient de formuler quelques commentaires sur la possiblite de mettre en oeuvre ces suggestions.

9.4 Commentaires sur la prolongation de la date d 'echéance : On ne pourrait prolonger le délai fixé pour régler les comptes, sans interêt, sans augmenter parallèlement certains coûts du Programme tels les frais d'opération. Le sondage démontre que les ministères ont opté pour des choix de paiement qui ne comportent aucun frais d'opération; ils ont choisi un délai de paiement plus court, même s'ils doivent régler les paiements plus rapidement. Le problème reste un problème d'adaptation des pratiques de règlement des comptes pour respecter les dates d'échéance plus rapprochées.

9.5 Commentaires sur l 'utilisation obligatoire de la carte : La politique du Conseil du Trésor, énoncée au chapitre 2 10 du volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor, indique que les cartes de crédit sont le mode de règlement des comptes privilégié, bien qu'ell n'interdise pas le recours à d'autres méthodes. On aura toujours besoins d'autres modes de paiement des factures étant donné que nombre de marchands vont continuer à exercer leurs activités sans accepter les cartes de crédit. Les ministères sont libres de tenir compte de l'acceptation, ou non, des cartes par les marchands lorsqu`ils prennent leurs décisions d'achat.

9.6 Commentaires sur I 'utilisation d'une carte unique pour tous les achats : Il semble raisonnable de vouloir regrouper les cartes et bien que cela pose d'importants problèmes dont il est brièvement fait mention ci dessous, y compris la modification de la politique du gouvernement, nous allons examiner cette possibilité de plus près.

Besoins en information : les sociétés émettrices ne saisissent pas actuellement le genre de données dont le gouvernement a besoin et qu'il reçoit du système de cartes de gestion du parc automobile.

Responsabilité personnelle des dépenses de voyage : Actuellement, les voyageurs sont tenus personnellement responsables des dépenses engagées avec leurs cartes de voyage et seules les dépenses de voyages légitimes sont remboursées à la suite du processus de réclamation. Les ministères sont responsables des dépenses engagées avec les cartes d'achat. Il faudrait trouver une façon de s'assurer que les dépenses personnelles, p. ex., le service aux chambres, ne sont pas portées au compte du gouvernement.

9.7 Délégation des pouvoirs et décentralisation: Comme 24 % des cartes sont entre les mains de gestionnaires de CR et comme 6 % des cartes ont une limite de crédit de 1 000 $ ou moins, nous sommes étonnés qu'une seule suggestion ait porté sur l'augmentation du niveau de délégation financière et sur la décentralisation des achats. Ce n'est pas réellement un problème, bien que la delégation des pouvoirs (article 34) en deça du niveau de gestionnaire de CR permettrait d'accélérer le processus de paiement et que la décentralisation simplifierait les achats.