Appendice H - Approbation des propositions contractuelles
Télécharger l'Appendice H
Publiée Janvier 2002. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes
directrices.
1. Introduction
L'information requise pour le mécanisme d'approbation des marchés doit figurer dans tous les dossiers relatifs aux marchés, ainsi que dans les
présentations au Conseil du Trésor, de façon à :
- fournir une piste de vérification précise;
- donner à la direction suffisamment d'information pour lui permettre de prendre une décision éclairée; et
- éviter les retards dans le processus d'approbation par la nécessité d'obtenir des éclaircissements et des renseignements
complémentaires.
Les présentations relatives aux marchés sont de trois sortes : il y a celles qui portent sur la conclusion d'un marché, celles qui portent sur
sa modification et celles qui portent sur la ratification d'un marché ou d'une modification. Le Guide des présentations du Conseil du Trésor donne des
renseignements généraux sur le format, la structure et le traitement des présentations au Conseil du Trésor.
2. Information nécessaire
2.1 Proposition
Les sections d'une présentation qui ont trait à la proposition et au coût sont les éléments les plus importants, puisque le texte de
la proposition et les détails du coût doivent refléter ce que les ministres du Conseil du Trésor ou l'autorité contractante vont
approuver. La proposition doit donc donner, dans des termes accessibles au profane, un bref compte rendu descriptif de l'autorisation demandée. Elle doit indiquer
avec précision le type de présentation (s'agit-il d'une présentation visant la conclusion d'un marché ou plutôt sa modification?), le nom
et l'adresse de l'entrepreneur et les travaux à exécuter, sans oublier le nom du projet et son emplacement. Dans une présentation portant sur un
marché de fournitures, il faut expliquer ce à quoi sont destinées les fournitures et dire l'endroit où elles seront utilisées. Pour un
marché pluriannuel, il faut dire quelle sera la durée du marché.
2.2 Coût
Dans la section du coût, il faut indiquer le montant demandé et la source des fonds (numéro du crédit, fonds renouvelables,
F & E, budget d'immobilisations, etc.). Il ne faut pas oublier le nom du ministère client qui finance la proposition, s'il y en a un. Dans le cas
d'une modification, il faut indiquer le montant supplémentaire demandé et le nouveau montant total du marché. Une prévision des mouvements de
trésorerie est également nécessaire.
2.3 Sélection de l'entrepreneur
Lorsque la sélection procède d'un appel d'offres concurrentiel, la présentation doit indiquer les noms des soumissionnaires, l'endroit des travaux
et le prix donné par chaque soumissionnaire. Si la sélection repose sur d'autres critères, par exemple le meilleur rapport qualité-prix, il
faut donner les détails du mode d'évaluation technique et des renseignements sur le plan de l'évaluation technique et sur celui du prix. Si la
sélection de l'entrepreneur retenu ne correspond pas à la définition d'un marché concurrentiel, le marché doit être traité
comme un marché non concurrentiel et les niveaux plus restrictifs d'autorisation s'appliquent.
2.4 Évaluation technique
Il faut fournir un résumé de toute évaluation technique, généralement sous forme d'annexe à la présentation.
2.5 Prix négociés
Lorsque le prix est le résultat d'une négociation, il faut fournir une ventilation complète du prix. Une déclaration selon laquelle le prix
est raisonnable doit être accompagnée de comparaisons, d'attestations de prix, d'indications de profit, de prix de catalogue, de prix passés et autres
renseignements semblables.
2.6 Modifications apportées aux marchés
Lorsqu'on demande l'approbation de l'augmentation de valeur d'un marché (par exemple, besoins supplémentaires du client, sous-estimation du coût,
travaux complémentaires exclus du marché original), il faut expliquer minutieusement pourquoi les coûts dépasseront le montant initial du
marché. Il faut également fournir un tableau ou un compte rendu des approbations antérieures et des modifications ministérielles, du travail
effectué, du travail payé, des descriptions du travail original et des détails du marché révisé.
2.7 Méthode et base de paiement
Il faut mentionner le mode d'établissement du prix et les conditions de paiement. Indiquer si le marché est un marché à prix ferme, un
marché à prix unitaire ou un marché à prix visé, etc. S'il y a une pénalité pour livraison tardive, il faut le
signaler.
2.8 Mandat
Il est nécessaire de donner une brève description des tâches principales que doit exécuter l'entrepreneur.
2.9 Paiements anticipés
Si des paiements anticipés doivent être effectués, c'est dans la section de la proposition qu'il faut demander l'autorisation à cet effet. On
donnera, dans la section des observations, le montant des paiements, leur calendrier et les raisons qui les rendent nécessaires, ainsi que la méthode et la
date prévues pour le recouvrement de l'avance.
2.10 Observations
La section des observations que contient une présentation ou une proposition de marché doit comprendre les renseignements suivants, sous forme de
paragraphes numérotés :
- une description complète des travaux qui font l'objet du marché, notamment de leur lien avec un programme particulier ou avec d'autres
marchés connexes, afin de bien faire comprendre le contexte du marché en question. Si une deuxième étape est prévue, prière
de l'indiquer;
- les autres autorisations pertinentes, notamment la référence de l'approbation du programme, les pouvoirs conférés par décret
et les références connexes de l'approbation du marché (par le Conseil du Trésor ou le ministère);
- le cas échéant, la mention expresse de l'urgence de la présentation, sans oublier des renseignements comme la date d'expiration des
soumissions reçues, l'effet d'un retard sur les activités du client ou sur la coordination du projet, etc.;
- les mécanismes de contrôle des coûts, le cas échéant, notamment les marchés à coûts remboursables, les
marchés à taux fixes par périodes de temps et les marchés comprenant des acomptes ou des paiements échelonnés;
- le calendrier de livraison ou la date d'achèvement des travaux, ainsi qu'une évaluation des incidences sur le succès du programme. Indiquer
également la date de début proposée laquelle devrait entrer en ligne de compte dans le délai de traitement de la présentation au
ministère et au Secrétariat du Conseil du Trésor;
- les références aux lignes de conduite, lignes directrices et facteurs socio-économiques spéciaux qui se rapportent au marché
projeté;
- dans les cas de dépassement des coûts résultant a) d'une sous-estimation du coût des travaux à effectuer ou b) de travaux
qui devaient être faits, mais qui n'ont pas été inclus dans le mandat (par opposition aux travaux supplémentaires résultant des
besoins du client ou de raisons analogues), fournir une explication détaillée des motifs du dépassement (voir chapitre 2-1 - Approbation des
projets et le chapitre 2-2 – Gestion des projets - Plan d'investissement, projets et acquisition);
- dire s'il y a eu un comité d'examen du marché (CEM) et, dans l'affirmative, donner les résultats;
- dire si le marché est assujetti aux accords commerciaux, l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux
marchés publics – l'Organisation mondiale du commerce, l'Accord entre le gouvernement de la République de Corée
et le gouvernement du Canada sur l'achat d'équipement de télécommunications et l'Accord sur le commerce intérieur
et, s'il y a lieu, citer les articles relatifs aux exceptions et dérogations;
- décrire le contenu canadien;
- dire si l'entrepreneur a fourni une attestation d'engagement pour la mise en oeuvre des principes d'équité en matière
d'emploi;
- une attestation de gestion de projet, le cas échéant;
- la personne ressource du ministère, avec son numéro de téléphone;
- tout autre renseignement présentant un intérêt particulier. Il convient d'expliquer les situations du processus de passation du marché
qui ne sont pas ou peuvent ne pas être conformes au Règlement sur les marchés de l'État ou à la politique gouvernementale relative
à la passation des marchés.
3. Règles de présentation des présentations au Conseil du Trésor
Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit recevoir un exemplaire de tout document justificatif mentionné dans la présentation. En certains
cas, un résumé des détails essentiels de tel ou tel document suffira. Le Guide des présentations au Conseil du Trésor fournit des
renseignements généraux sur le format, la structure et le traitement des présentations au Conseil du Trésor. Il donne également des
conseils relativement aux exigences en matière de contenu. Un modèle est disponible sur le site Web du Conseil du Trésor (http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/cmp/trcs-msrm/trcs-msrm_f.asp?Language=FR). Dans le cas
de problèmes complexes, urgents ou délicats, le fait de consulter l'analyste du Secrétariat avant de mettre la touche finale à la
présentation peut réduire le délai d'approbation.
4. Évaluation des présentations
Le Secrétariat du Conseil du Trésor procédera à l'examen de chacune des présentations afin d'évaluer la pertinence des
présentes directives et la mesure dans laquelle on s'y conforme. S'il y a lieu, les ministères et organismes seront informés des manquements à
corriger. Il incombe aux autorités contractantes de surveiller et d'évaluer l'application des présentes directives au sein de leurs propres
services.
|
