1. Les bureaux de dépôt des soumissions ont été établis par l'industrie pour améliorer les méthodes de présentation des soumissions. Le bureau de dépôt reçoit et conserve en lieu sûr les soumissions scellées des sous-traitants et s'assure que les entrepreneurs principaux reçoivent des soumissions écrites fermes suffisamment à l'avance pour préparer leurs propres soumissions de façon complète et exacte. Pour les projets dont la valeur dépasse 200 000 $, les autorités contractantes doivent utiliser les services d'un bureau local de dépôt des soumissions pour la réception des soumissions secondaires.

2. Pour les travaux de construction plus importants (plus de 200 000 $), l'autorité contractante doit publier une annonce invitant les entrepreneurs principaux à soumissionner. Ceux-ci obtiennent à leur tour les soumissions des sous-traitants pour préparer ensuite leurs propres soumissions. Si l'annonce de l'appel d'offres précise l'utilisation d'un bureau de dépôt pour tel ou tel métier, tous les sous-traitants intéressés doivent présenter leurs soumissions aux entrepreneurs principaux en les déposant au bureau de dépôt indiqué.

3. Utilisation des bureaux de dépôt des soumissions. Pour des métiers particuliers, les autorités contractantes peuvent indiquer le bureau de dépôt à utiliser, pourvu que :

la valeur estimative du projet soit supérieure à 200 000 $ et la quantité de travail que doit exécuter chaque sous-traitant soit importante;
les chances de perturbation des forces du marché libre soient minimes par comparaison aux avantages que l'on recherche;
le mécanisme ne limite pas le nombre de soumissionnaires principaux ou de soumissionnaires sous-traitants;
les entrepreneurs principaux soient tenus de choisir les sous-traitants auxquels ils feront appel parmi ceux qui leur auront présenté des soumissions par l'entremise du bureau de dépôt et d'indiquer les sous-traitants en question dans leurs propres soumissions; et
le bureau de dépôt des soumissions figure sur la liste des bureaux acceptables publiée par le Conseil du Trésor.

4. L'annonce de l'autorité contractante en vue de l'appel d'offres précise le bureau de dépôt à utiliser, les spécialités touchées, ainsi que la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres. Toute modification à ces renseignements est annoncée de la même façon. La date et l'heure de clôture, ainsi que les spécialités touchées, peuvent être discutées avec le bureau local de dépôt des soumissions et doivent refléter, si possible, les pratiques locales. La date de clôture des soumissions des sous-traitants est en principe deuxjours ouvrables avant la date de clôture fixée pour les soumissions des entrepreneurs principaux. En général, on ne doit pas apporter de modifications aux documents de l'appel d'offres, notamment aux plans et aux devis descriptifs, durant la semaine qui précède la date limite de réception des soumissions.

5. Lorsqu'elle procède à l'adjudication au titre de l'appel d'offres principal, l'autorité contractante doit être convaincue que l'entrepreneur principal a choisi les sous-traitants conformément aux Règles normatives des bureaux de dépôt des soumissions (projets de travaux de construction de l'administration fédérale), lesquelles figurent dans le présent document.

6. Bureaux reconnus de dépôt des soumissions. Les noms et adresses des bureaux reconnus de dépôt des soumissions figurent à la fin du présent document. Des bureaux peuvent être enlevés de cette liste si, à l'examen, leur performance révèle des pratiques inacceptables ou des incompatibilités avec les Règles normatives.

7. Il incombe à un sous-comité du Sous-comité des marchés de travaux de construction du CCCTM de:

confirmer que les pratiques d'un bureau de dépôt des soumissions sont conformes aux Règles normatives;
de surveiller la mise en oeuvre de la présente politique en procédant à l'examen de la performance des bureaux de dépôt; et
de recommander les modifications à apporter à la politique.

et de faire rapport de telles activités au Conseil du Trésor.

8. Règles normatives. Les Règles normatives obligent les bureaux de dépôt des soumissions à permettre aux autorités contractantes d'examiner les rapports concernant le règlement de chaque plainte. L'autorité contractante fera parvenir au sous-comité du CCCTM un exemplaire de chacun de ces rapports, accompagné, s'il y a lieu, d'observations complémentaires.

9. Si un bureau de dépôt démontre une performance insatisfaisante dans ses activités quotidiennes ou dans la façon dont il règle les plaintes, l'autorité contractante l'en informe et lui demande de prendre les mesures qui s'imposent.

10. Si l'autorité contractante n'est pas satisfaite du résultat de son intervention, elle en informe le sous-comité du CCCTM, et s'il y a lieu, recommande que le bureau de dépôt soit radié de la liste du Conseil du Trésor.

11. Les règles normatives prévoient également que les bureaux de dépôt des soumissions notifient à l'autorité contractante les détails du retrait de sous-traitants après la date de clôture. Les retraits qui ne semblent pas justifiés sont signalés au sous-comité du CCCTM qui en informera le ministère de la Consommation et des Corporations.

12. Les autorités contractantes peuvent intervenir dans le processus d'appel d'offres des bureaux de dépôt dans les cas exceptionnels où l'intérêt public le justifie.

13. Lorsque le bureau de dépôt ne s'est pas conformé aux Règles normatives, l'autorité contractante l'en informe et lui demande de réviser son mode de fonctionnement.

14. Si un bureau de dépôt ne reçoit pas plus de deux soumissions pour une spécialité donnée, l'autorité contractante peut, à son gré, négocier avec l'adjudicataire principal et le sous-traitant choisi par celui-ci. Cela n'arrivera que lorsque, de l'avis de l'autorité contractante, le prix proposé par le sous-traitant est notablement plus élevé que le juste prix du marché auquel on aurait pu s'attendre. Si cette mesure ne conduit pas à des résultats satisfaisants, l'autorité contractante peut exiger le lancement d'un nouvel appel d'offres pour la spécialité concernée, sans recourir au bureau de dépôt. Les autorités contractantes doivent prendre note des cas où moins de trois soumissions ont été reçues et s'en souvenir lorsqu'elles décident s'il y a lieu, à l'avenir, de recourir au bureau de dépôt concerné pour les spécialités visées.

15. Dossiers. Les ministères et organismes doivent tenir des dossiers, notamment des évaluations, sur la fréquence des recours aux bureaux de dépôt des soumissions et sur le règlement des plaintes par ceux-ci. Cette information doit être mise à la disposition du Conseil du Trésor pour qu'il les examine, au besoin.

16. Recours aux bureaux de dépôt des soumissions

Les sous-traitants ne doivent présenter leurs soumissions par l'entremise d'un bureau de dépôt que lorsque l'annonce de l'autorité contractante pour les offres principales mentionne l'utilisation d'un bureau de dépôt. Les bureaux de dépôt indiqués dans l'annonce sont les seuls pouvant recevoir les soumissions. Le processus d'appel d'offres doit être compatible avec les Règles normatives des bureaux de dépôt des soumissions (projets de travaux de construction de l'administration fédérale). Les Règles normatives ne traitent pas de l'organisation, de l'administration et des procédures internes des bureaux de dépôt. Ces questions font l'objet de règles particulières au bureau de dépôt, selon que celui-ci l'estime à propos. Les règles du bureau local doivent être mises à la disposition de toutes les parties intéressées, sous forme imprimée.

17. Bureaux approuvés de dépôt des soumissions

Pour pouvoir être applicables aux projets de travaux de construction de l'administration fédérale, les règles des bureaux de dépôt et les modifications qui leur sont apportées doivent être approuvées par l'administration fédérale. En principe, il faut pour cela présenter les règles par l'entremise de l'Association nationale de la construction. Les bureaux de dépôt dont les règles ont été approuvées et sont autrement acceptables par l'administration fédérale sont énumérées ci-après.

18. Impartialité

Pour un projet donné, les services du bureau de dépôt doivent être mis à la disposition de tous les entrepreneurs principaux et de tous les sous-traitants de la spécialité concernée, que les sous-traitants soient ou non membres d'une association et quel que soit l'endroit géographique de chacun. La direction du bureau de dépôt ne montrera aucune préférence pour tel ou tel soumissionnaire, local ou autre.

19. Garantie de soumission et garantie contractuelle

La garantie déposée auprès d'un bureau de dépôt peut être examinée par celui-ci, et les entrepreneurs principaux seront informés des vices qu'elle contient. Le bureau de dépôt ne doit pas cependant exiger de garantie ni ne doit disqualifier des soumissions qui ne répondent pas aux exigences de garantie.

20. Spécialités concernées

Le recours aux bureaux de dépôt doit se limiter aux spécialités indiquées dans les documents d'appel d'offres.

21. Heure de clôture de l'appel d'offres.

L'heure et la date de clôture du bureau de dépôt pour la réception des offres des sous-traitants seront déterminées par l'autorité contractante et le bureau en question et seront précisées dans l'appel d'offres lancé par l'autorité contractante.

22. Plaintes

Les plaintes déposées par les entrepreneurs principaux ou les sous-traitants au sujet des irrégularités d'un appel d'offres ou au sujet du fonctionnement d'un bureau de dépôt doivent être adressées sous forme écrite soit au bureau de dépôt, soit à l'association locale de la construction. La plainte ne sera étudiée qu'après l'heure de clôture des soumissions des entrepreneurs principaux et ne disqualifiera pas les soumissions des sous-traitants. Le bureau de dépôt doit signaler promptement et par écrit toutes les plaintes et leur mode de résolution au service des appels d'offres de l'autorité contractante pour qu'il les examine.

23. Procédures applicables aux sous-traitants

Les sous-traitants peuvent donner des prix distincts pour chaque spécialité intégrale mentionnée dans les documents d'appel d'offres. Ils peuvent également donner un prix forfaitaire pour deux ou plusieurs spécialités intégrales, pourvu que le prix de chaque spécialité soit également donné. Il n'est pas nécessaire que le prix forfaitaire soit le total des prix distincts.
Les prix proposés doivent être fondés sur les plans et devis descriptifs. Toutefois, on peut y joindre d'autres propositions, qu'elles aient été demandées ou non, pourvu qu'elles accompagnent des propositions de prix fondées sur les plans et devis descriptifs.
Les soumissions des sous-traitants doivent être présentées dans des enveloppes officielles obtenues du bureau de dépôt. L'original de chaque soumission doit être inséré dans une enveloppe distincte portant le nom de l'entrepreneur principal, et un exemplaire de chaque soumission doit être inséré dans une enveloppe distincte pour le bureau de dépôt. Ces enveloppes sont alors insérées dans une enveloppe spéciale plus grande pour livraison au bureau de dépôt, portant le nom du sous-traitant et du projet en cause et indiquant combien de soumissions l'enveloppe contient.
On peut présenter au bureau de dépôt des avis écrits (notamment des télégrammes et des messages par telex) concernant les avenants apportés aux soumissions des sous-traitants, pourvu que la soumission et l'avenant soient reçus avant la date et l'heure de clôture de réception des soumissions. Chaque avenant doit être adressé à chaque entrepreneur principal intéressé et accompagné d'un exemplaire pour le bureau de dépôt.
Les soumissions ne doivent pas être modifiées après la date et l'heure de clôture.
Après la date et l'heure de clôture, le sous-traitant qui a déjà présenté au moins une soumission au bureau de dépôt, mais qui a par mégarde oublié un entrepreneur principal, peut (au plus tard quatreheures avant l'heure de clôture pour les entrepreneurs principaux) présenter une soumission à cet entrepreneur principal, si les conditions sont identiques à celles d'une soumission que le sous-traitant a faite pour le même projet par l'entremise du bureau de dépôt. La soumission peut se faire par télégramme adressé au bureau de dépôt, avec copie à l'entrepreneur principal omis.
Les soumissions peuvent être retirées au plus tard sixheures avant l'heure de clôture des soumissions des entrepreneurs principaux. Le retrait d'une soumission après l'heure de clôture ne peut avoir lieu que dans le cas d'une erreur sérieuse évidente. Il incombe au sous-traitant d'informer le bureau de dépôt et tous les entrepreneurs principaux concernés de sa décision de se retirer et de la leur confirmer par écrit, avec motifs à l'appui. Le bureau de dépôt doit informer immédiatement l'autorité contractante des détails connus de tout retrait qui a lieu après la clôture de réception des soumissions.

24. Traitement des soumissions

Le bureau de dépôt des soumissions doit estampiller à l'aide d'un horodateur et mettre en sûreté toutes les enveloppes reçues avant l'heure de clôture. Les enveloppes reçues après l'heure de clôture indiquée sont renvoyées sans être ouvertes.
Immédiatement après la clôture de réception des soumissions, un fonctionnaire du bureau de dépôt ouvre la boîte de soumissions et chacune des grandes enveloppes. Le bureau de dépôt remet à chaque entrepreneur concerné les enveloppes cachetées qui lui sont adressées. Simultanément, le bureau de dépôt dresse une liste certifiée des noms des sous-traitants qui ont fait des offres à chacun des entrepreneurs principaux et l'envoie à l'autorité contractante par courrier recommandé ou par un autre moyen arrêté de concert. Les enveloppes restantes seront conservées non ouvertes dans un endroit sûr jusqu'à ce que le marché principal ait été adjugé.
Après l'adjudication du marché principal, le bureau de dépôt ouvre sa série d'enveloppes contenant les copies des soumissions qui ont été envoyées à l'entrepreneur principal retenu et il les compile par spécialités. Toutes les autres enveloppes sont conservées pendant trente jours, puis détruites sans être ouvertes, à moins qu'une plainte soit à l'étude. Seuls les sous-traitants qui, par l'entremise du bureau de dépôt, ont fait des offres à l'entrepreneur principal retenu peuvent examiner la compilation intéressant leurs spécialités.
Seuls les employés du bureau de dépôt effectuant la compilation et les membres d'un comité de dépôt chargés d'examiner une plainte ont le droit de prendre connaissance des documents d'appel d'offres conservés au bureau de dépôt.

25. Procédure applicable aux entrepreneurs principaux

Il incombe à l'entrepreneur principal qui fait une soumission et qui demande des propositions de prix par l'entremise du bureau de dépôt d'en informer les sous-traitants.
L'entrepreneur principal se charge en principe d'aller chercher les enveloppes des soumissions au bureau de dépôt après l'heure et la date de clôture, mais il peut demander au bureau de dépôt de les lui livrer, auquel cas le bureau de dépôt n'assume, quant à la livraison, aucune responsabilité autre que celle de la mise à la poste des soumissions ou de leur envoi par messager ou par un autre moyen.
Sous réserve des alinéas d) et e) ci-après, l'entrepreneur principal doit conclure un sous-marché pour chacune des spécialités précisées dans l'appel d'offres avec l'un des sous-traitants qui lui ont fait parvenir des soumissions par l'entremise du bureau de dépôt, mais pas nécessairement avec le plus bas soumissionnaire.
S'il n'y a pas de soumission pour telle ou telle spécialité, l'entrepreneur principal peut lancer un appel d'offres directement aux sous-traitants, sans recourir au bureau de dépôt.
Si le bureau de dépôt n'a reçu que deuxsoumissions pour une spécialité intégrale, l'autorité contractante peut exiger la tenue d'autres négociations entre elle-même, l'entrepreneur principal retenu et le sous-traitant choisi par celui-ci. Si les négociations sont insatisfaisantes, l'autorité contractante peut exiger le lancement d'un nouvel appel d'offres pour la spécialité concernée, sans recourir au bureau de dépôt.
L'entrepreneur principal qui a l'intention de recourir à ses propres effectifs pour l'une ou plusieurs des spécialités intégrales doit néanmoins déposer une soumission adressée à son nom pour les travaux à exécuter, conformément aux présentes règles.

26. Bureaux de dépôt approuvés

Les bureaux de dépôt suivant ont été approuvés :

Association de la construction de Terre-neuve et du Labrador

B.P. 8008
St. John's (Terre-Neuve)
A1B 3M7

B.P. 649
Grand Falls (Terre-Neuve)
A2A 2K2

18, rue Park
Niveau inférieur
Corner Brook (Terre-Neuve)
A2H 2W9

109 route Trans-canadienne
Gander (Terre-Neuve)
A1V 1P6

Le bureau de dépôt de la Nouvelle-Écosse

B.P. 1476 Nord
5450, rue Cornwallis
Halifax (Nouvelle-Écosse)
B3K 5H7

a/s Cape Breton Island Builder's Exchange
B.P. 131
Sydney (Nouvelle-Écosse)
B1P 6G9

Association de la construction de l'Île du Prince Edouard

Association de la construction de l'Île du Prince Edouard
Construction Centre of Prince Edward Island
40, Enman Crescent
B.P. 728
Charlottetown (Île du Prince Edouard)
C1A 7L3

Bureau de dépôt de l'Association de la construction du Nouveau-Brunswick Inc.

Association de la construction de Frédéricton
B.P. 275 (190, rue Brunswick)
Frédéricton (Nouveau-Brunswick)
E3B 1G6

Association de la construction du Nord-est de Moncton
B.P. 2038 'A' (341, chemin Collishaw)
Moncton (Nouveau-Brunswick)
E1C 8H7

Association de la construction de Saint-John
B.P. 2144 'C' (263, rue Germain)
Saint-John (Nouveau-Brunswick)
E2L 3T5

Ontario

Bureau de dépôt du district de Barrie
80, rue Bradford
Barrie (Ontario)
L4N 6S7

Bureau de dépôt de Chatham
B.P. 703
Chatham (Ontario)
N7M 5K3

Bureau de dépôt de Grand Valley
25, Sheldon Drive
Cambridge (Ontario)
N1R 6R8

Bureau de dépôt de Hamilton
370, boul. York, pièce 100
Hamilton (Ontario)
L8R 3L1

Bureau de dépôt de Kingston
B.P. 625
Kingston (Ontario)
K7L 4X1

Bureau de dépôt de London
280, rue Maitland
London (Ontario)
N6B 2Y6

Bureau de dépôt de la péninsule du Niagara
34, rue Scott
St. Catharines (Ontario)
L2R 6Z4

Bureau de dépôt de Durham
2001, rue Thickson sud, pièce 1
Whitby (Ontario)
L1N 6J3

Bureau de dépôt Ottawa Valley
196, avenue Bronson
Ottawa (Ontario)
K1R 6H4

Bureau de dépôt de Peterborough
B.P. 56
Peterborough (Ontario)
K9J 6Y5

Bureau de dépôt de Quinte
12, rue Front nord
pièce 201
Belleville (Ontario)
K8P 3A7

Bureau de dépôt de Sarnia
B.P. 545
Sarnia (Ontario)
N7T 7J4

Bureau de dépôt de Sault Ste. Marie
117, White Oak Drive est
Sault Ste. Marie (Ontario)
P6B 4J7

Bureau de dépôt de Sudbury
257, rue Beatty
Sudbury (Ontario)
P3C 4G1

Bureau de dépôt de Toronto
1, avenue Sparks, pièce G-7
Willowdale (Ontario)
M2H 2W1

Bureau de dépôt de Thunder Bay
B.P. 2000
Thunder Bay (Ontario)
P7C 4Y4

Bureau de dépôt de Windsor
1090, avenue Crawford
Windsor (Ontario)
N9A 5C9

Bureau de dépôt du Manitoba Inc.

Association de la construction de Winnipeg
B.P. 737
290, rue Burnell
Winnipeg (Manitoba)
R3C 2L4

Association de la construction de Brandon
B.P. 936
950, 10^e rue
Brandon (Manitoba)
R7A 5Z9

The Saskatchewan Bid Depository Incorporated

Direction de Moose Jaw
B.P. 637
Moose Jaw (Saskatchewan)
S6H 4P4

Direction de Prince Albert
3700, 2^e avenue ouest
Prince Albert (Saskatchewan)
S6W 1A2

Direction de Regina
1935, rue Elphingstone
Regina (Saskatchewan)
S4T 3N3

Direction de Saskatoon
532, 2^e avenue nord
Saskatoon (Saskatchewan)
S7K 2C5

Direction de Swift Current
163, 1^ère avenue nord est
Swift Current (Saskatchewan)
S9H 2B1

Alberta Bid Depository Ltd.

10215, 176^e rue
Edmonton (Alberta)
T5S 1M1

2725, 12^e rue nord-est
Calgary (Alberta)
T2E 7J2

9809, 116^e avenue
Grand Prairie (Alberta)
T8V 4B4

2918, 7^e avenue nord
Lethbridge (Alberta)
T1H 5C6

949, 17^e rue sud-ouest
Medicine Hat (Alberta)
T1A 7T4

7803, 50^e avenue
Red Deer (Alberta)
T4P 1M8

The British Columbia Construction Association

Bureau de dépôt de Campbell River
a/s North Vancouver Island Construction Association
171, rue Beech
Campbell River (C.-B.)
V9W 5G4

Bureau de dépôt de Cranbrook
a/s Southern Interior Construction Association
204-201, 14^e avenue nord
Cranbrook (C.-B.)
V1C 3W3

Bureau de dépôt de Dawson Creek
a/s Dawson Creek Construction Association
1130, 102^e avenue
Dawson Creek (C.-B.)
V1G 2C1

Bureau de dépôt de Fort St. John
a/s Fort St. John Construction Association
10307, 95^e avenue
Fort St. John (C.-B.)
V1J 5T5

Bureau de dépôt de Kamloops
a/s Southern Interior Construction Association
710, Laval Crescent
Kamloops (C.-B.)
V2C 5P3

Bureau de dépôt de Kelowna
a/s Southern Interior Construction Association
#401-1415, Hunter Court
Kelowna (C.-B.)
V1X 6E6

Bureau de dépôt de Nanaimo
a/s Nanaimo Construction Association
2301-D, chemin McCullough
Nanaimo (C.-B.)
V9S 4M9

Bureau de dépôt de Penticton
a/s Southern Interior Construction Association
209-483, rue Ellis
Penticton (C.-B.)
V2A 4M1

Bureau de dépôt de Port Alberni
a/s Alberni Valley Construction Association
4770, chemin Johnston
Port Alberni (C.-B.)
V9Y 5M3

Bureau de dépôt de Prince George
a/s Prince George Construction Association
3851, 18^e avenue
Prince George (C.-B.)
V2N 1B1

Bureau de dépôt de Vancouver & Lower Mainland
a/s Amalgamated Construction Association
2675, rue Oak
Vancouver (C.-B.)
V6H 2K3

Bureau de dépôt de Victoria
a/s Construction Association of Victoria
1075, rue Alston
Victoria (C.-B.)
V9A 3S6

Table des matières

Prochain