PROGRAMME DES CARTES
D’ACHAT
GUIDE DES PRATIQUES
EXEMPLAIRES
(PREMIÈRE
VERSION)
Secrétariat du Conseil du
Trésor – Direction du sous-contrôleur
général
Introduction
Objectif et
portée
Le présent guide a pour objet
de fournir des renseignements qui aideront les
ministères fédéraux à administrer
et à contrôler le programme des cartes
d’achat. Il aidera les gestionnaires des centres de
responsabilité, les personnes qui effectuent des
achats pour leur compte, les gestionnaires des achats et les
gestionnaires financiers grâce à la
communication de normes de contrôle plus
élevées et plus cohérentes. Ce guide
s’ajoute à la Politique sur les cartes
d’achat émise par le Conseil du Trésor et
il doit être utilisé de pair avec cette politique.
Contexte
L’utilisation, dans les
ministères et organismes gouvernementaux, des cartes
d’achat a été approuvée vers la
fin de 1991. Les cartes ont été mises à
la disposition de tous les ministères et organismes
grâce à la conclusion de marchés avec des
fournisseurs. Après la mise en œuvre du programme, des évaluations ont été
réalisées en 1993 et, encore une fois, en 1996.
Suite à ces évaluations, une politique mise
à jour et des règles générales de
procédure ont été émises par le
Secrétariat du Conseil du Trésor en 1996. En
1997, de nouveaux marchés ont encore une fois
été conclus suite à un appel
d’offres.
La carte d’achat a
été au premier plan de la majorité des
améliorations des processus d’achats et de
paiements dans les ministères. En octobre 1997,
plus de 23 000 cartes étaient
utilisées et le volume mensuel des achats
dépassait les 20 millions de dollars.
L’utilisation croissante des cartes d’achat a eu
des répercussions sur le cadre de contrôle
traditionnel sur support papier. En conséquence, des
craintes sont exprimées au sujet des risques
croissants d’erreurs ou d’abus qui pourraient ne
pas être décelés.
En 1997, le Bureau du
vérificateur général a
procédé à un examen
général de l’utilisation des cartes
d’achat. Même s’il a conclu qu’il
n’y avait aucune perte grave à ce moment-là, il insistait dans son rapport sur la
nécessité pour les ministères de mettre
en place de meilleurs contrôles et une meilleure
surveillance.
En réponse aux
préoccupations exprimées au sujet des risques
potentiels, le Secrétariat du Conseil du Trésor
a entrepris un projet d’identification d’un cadre
de contrôle approprié qui permettrait de
réduire encore une fois au minimum les risques
potentiels et, partant, d’améliorer le
degré d’aisance des gestionnaires gouvernementaux, sans toutefois compromettre les avantages
que procure une utilisation accrue des cartes
d’achat.
Cadre de
contrôle des cartes d’achat
Le Programme des cartes
d’achat comprend plusieurs processus et fait intervenir, même dans les ministères où
un nombre limité de cartes sont utilisées, un
grand nombre de personnes. Un cadre solide de contrôle
devrait tenir compte de tous les risques potentiels à
chaque étape du processus. Le cadre de contrôle
est conçu de manière à ce que la
confiance dans l’un ou l’autre des processus
différents soit accrue, grâce à la
présence de contrôles additionnels et
complémentaires à toutes les autres
étapes ou dans tous les autres processus.
L’administration du
Programme des cartes d’achat peut se répartir en
six points, pour lesquels des contrôles devraient
être en place :
-
-
Gestion globale du
programme
-
-
Émission et
contrôle des cartes
-
-
Utilisation des
cartes
-
-
Renseignements et
contrôle
-
-
Comptabilité et
paiement
-
-
Examen continu
-
Gestion globale du
programme
Dans de nombreux
ministères, l’utilisation des cartes
d’achat, comme méthode d’achat et de
paiement, en est maintenant rendue au point où des
achats de plusieurs millions de dollars sont
effectués chaque mois. Dans l’ensemble de
l’administration fédérale, plus de
75 000 transactions sont maintenant
effectuées chaque mois. Les gestionnaires
supérieurs dans les ministères doivent
être davantage sensibilisés au Programme des
cartes d’achat, et ce pour deux raisons :
1) tous les avantages et les gains de
productivité découlant de
l’utilisation des cartes pour les gestionnaires
ministériels, et 2) les risques
qu’entraîne l’adoption d’une
méthode nouvelle et novatrice de paiement.
Gestion
supérieure des ministères
-
-
Un coordonnateur
ministériel national des cartes d’achat
doit être nommé pour assurer la gestion
globale du programme. Le coordonnateur national serait
responsable de communiquer avec les émetteurs de
cartes d’achat et de réaliser les diverses
tâches qui lui sont confiées aux termes de
la Politique sur les cartes d’achat émise
par le Conseil du Trésor.
-
-
Les gestionnaires
supérieurs des ministères doivent assurer
que les politiques et les procédures internes
élaborées en ce qui concerne
l’utilisation des cartes sont complètes et
qu’elles s’accompagnent d’un plan
approprié de formation pour assurer que tous
ceux qui utilisent et traitent les cartes d’achat
sont bien au courant de leurs rôles, de leurs
responsabilités et de leurs obligations. La
formation devrait répondre aux besoins à
la fois des détenteurs de carte et des
gestionnaires et porter sur des sujets comme les
responsabilités et les obligations, la
protection de la carte, les achats par carte, le
processus de paiement, le rapprochement et les
exigences comptables.
-
-
Les gestionnaires
supérieurs des ministères doivent
s’assurer que les exigences de la politique du
Conseil du Trésor concernant les cartes
d’achat et les processus d’achat et de
passation des marchés sont bien
respectées.
-
-
Dans les
ministères plus importants, on devrait envisager
la possibilité de nommer des coordonnateurs
régionaux, fonctionnels ou par direction, qui
aideront le coordonnateur national à administrer
le programme et à assurer son efficacité.
Dans de tels cas, le coordonnateur ministériel
serait responsable de l’information et de la
formation des coordonnateurs régionaux,
fonctionnels ou des directions.
2.
Émission et renouvellement des cartes
Le processus
d’émission et de renouvellement est une
étape importante du programme
d’administration des cartes d’achat, parce
qu’il fait intervenir le coordonnateur
ministériel, le gestionnaire du centre de
responsabilité et le détenteur. C’est
à cette étape que la formation et la
diffusion des renseignements devraient avoir lieu pour
assurer la communication adéquate des politiques,
des procédures, du besoin de contrôle, des
risques potentiels et la compréhension du
rôle et des responsabilités des divers
intervenants dans le processus, c.-à-d. le
détenteur, le gestionnaire, le coordonnateur,
etc.
Coordonnateur
ministériel
-
-
Dans les
ministères plus importants, les lignes
directrices suivantes devraient être
respectées par tous les niveaux de
coordonnateurs, national, régional, fonctionnel
et de direction.
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit prendre les mesures
nécessaires pour assurer que les
détenteurs sont bien informés et
qu’ils sont formés à
l’utilisation des cartes d’achat avant leur
réception. Cet objectif peut en partie
être atteint grâce à
l’utilisation des documents d’information
offerts par les émetteurs, mais il est essentiel
que des renseignements propres au ministère
soient fournis à chaque détenteur.
-
-
Aussi bien le
gestionnaire du centre de responsabilité que le
demandeur doivent signer la demande de carte (y compris
la demande de renouvellement). Au besoin, le
coordonnateur ministériel peut vouloir confirmer
les pouvoirs financiers délégués
au gestionnaire du centre de responsabilité et
le statut d’employé du demandeur.
-
-
Avant de remettre la
carte à l’employé, le coordonnateur
ministériel doit s’assurer
que :
-
-
le détenteur
est un employé et qu’il dispose d’un
pouvoir direct ou indirect de dépenser;
-
-
les limites de la
carte sont conformes au pouvoir du gestionnaire du
centre de responsabilité;
-
-
les limites et les
restrictions de la carte sont conformes à la
politique du Conseil du Trésor;
-
-
la formule de
déclaration du détenteur est
signée par lui et le gestionnaire du centre de
responsabilité avant que la carte soit remise au
demandeur;
-
-
le demandeur a
été bien informé de signer la
carte.
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit mettre en œuvre des
procédures sûres concernant le traitement
et l’archivage pour assurer la protection des
renseignements reçus de
l’employeur/demandeur et du gestionnaire du
centre de responsabilité.
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit aussi mettre en œuvre des
procédures sûres pour communiquer avec la
société émettrice. Les cartes
reçues de la société
émettrice doivent être
protégées, c’est-à-dire
gardées sous clé, jusqu’à ce
qu’elles soient remises au détenteur.
Dès réception de la carte de la
société émettrice, le
coordonnateur ministériel doit comparer les
modalités de la carte avec celles qui sont
prévues dans la demande initiale.
-
-
Lorsqu’une
demande de renouvellement est reçue d’un
détenteur, le coordonnateur ministériel
doit vérifier quel usage est fait actuellement
de la carte et discuter avec le détenteur et le
gestionnaire du centre de responsabilité de tout
changement approprié concernant les limites ou
l’utilité de la carte
elle-même.
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit s’assurer que les cartes
périmées sont détruites.
-
-
Le gestionnaire du centre de responsabilité doit
déterminer s’il est nécessaire de
posséder une carte d’achat et
décider qui, dans l’organisation, doit en
avoir une.
-
-
Le gestionnaire du centre de responsabilité doit
établir la limite de crédit et les
restrictions de chaque carte. La limite de
crédit devrait être conforme au pouvoir
financier et au pouvoir d’achat
délégués au gestionnaire du centre
de responsabilité. Les limites suivantes
pourraient être imposées :
-
-
limite concernant l’encours du crédit
-
-
les achats mensuels maximums
-
-
une limite par transaction
-
-
les codes « article » exclus ou
les codes « catégorie de
marchand »
-
-
des restrictions géographiques
-
-
Dès réception de la carte et de la
« formule de déclaration de
l’employé » du coordonnateur
ministériel, le gestionnaire du centre de
responsabilité doit examiner avec
l’employé les conditions figurant dans la
formule de déclaration de
l’employé, faire signer par
l’employé le formulaire et la carte et,
ensuite, retourner la formule de déclaration de
l’employé au coordonnateur
ministériel.
-
-
Le gestionnaire du centre de
responsabilité doit s’assurer que la carte
est retournée au coordonnateur
ministériel dès le changement de statut
du détenteur, par exemple une mutation, un
changement de fonctions (n’a plus besoin de la
carte) ou la cessation d’emploi.
-
-
Chaque employé doit insister pour recevoir une
formation appropriée et obtenir les documents
appropriés avant d’accepter la
responsabilité d’utiliser une carte
d’achat. Le détenteur doit examiner les
documents d’information disponibles au sujet de
l’utilisation d’une carte d’achat et
chercher à obtenir des précisions au
besoin.
-
-
Chaque employé doit remplir et signer la demande
de carte et, avant de recevoir la carte, il doit lire
attentivement les modalités d’utilisation
de la carte et signer la formule de déclaration.
-
-
Lorsqu’un détenteur reçoit une
nouvelle carte de la société
émettrice, il doit en informer le gestionnaire
du centre de responsabilité et le coordonnateur
ministériel.
3.
Utilisation de la carte
Cette section traite des
responsabilités relatives aux aspects liés
aux paiements de l’utilisation des cartes, mais elle
ne traite pas des aspects liés aux achats (ceux-ci
seront traités dans une version ultérieure
du guide). Il convient cependant de souligner que les
politiques et règlements du Conseil du
Trésor concernant les achats et la passation des
marchés doivent être respectés en tout
temps. Les contrôles suivants doivent être
exercés en ce qui concerne l’utilisation
régulière et continue des
cartes :
Gestionnaire du
centre de responsabilité
-
-
Avant de signer la
déclaration visée à
l’article 34 de la LGFP, le gestionnaire du
centre de responsabilité doit vérifier la
validité des frais figurant dans
l’état mensuel qui identifie tous les
achats imputés à son centre de
responsabilité.
-
-
Lorsque des achats
lui semblent suspects, il doit communiquer avec le
détenteur.
-
-
Le gestionnaire du
centre de responsabilité doit s’assurer
que les détenteurs tiennent des documents
adéquats et que, dans le cas des articles en
litige, un règlement intervient à point
nommé et que les crédits sont
reçus en conséquence.
-
-
Le gestionnaire du
centre de responsabilité doit évaluer
périodiquement si la carte est encore
nécessaire et l’à-propos des
limites et restrictions actuelles. Lorsqu’on
n’a plus besoin de carte d’achat en raison
de changements des exigences opérationnelles, de
changements de responsabilités du
détenteur ou du départ de celui-ci, le
gestionnaire du centre de responsabilité doit
prendre les mesures appropriées pour faire
annuler la carte par l’entremise du
coordonnateur.
-
-
Le gestionnaire du
centre de responsabilité doit s’assurer
que :
-
-
les achats de
matériel de formation ou d’autres
articles, qui satisfont aux exigences de
comptabilisation des stocks, sont comptabilisés
conformément à la politique
ministérielle;
-
-
les cartes ne servent
pas à effectuer des achats limités par la
politique du Conseil du Trésor,
notamment :
-
-
pour payer des frais
de voyage
-
-
pour payer des frais
d’entretien et des dépenses liées
aux véhicules automobiles
-
-
pour obtenir des
avances de fonds
-
-
pour effectuer des
dépenses personnelles
-
-
pour effectuer des
achats auprès d’autres
ministères;
-
-
les
règlements, politiques et procédures du
Conseil du Trésor et du ministère en
matière de passation des marchés sont
respectés;
-
-
tous les achats sont
accompagnés des documents nécessaires
dans le cadre du processus de vérification des
comptes.
-
-
Le détenteur
doit prendre les mesures appropriées pour
protéger la carte. Par exemple, le numéro
de la carte ne doit pas être transcrit ou
communiqué à d’autres; la carte
doit être gardée dans un endroit sûr
à accès contrôlé
lorsqu’elle n’est pas utilisée; des
achats ne doivent pas être effectués par
Internet (tant qu’une méthode sûre
n’aura pas été établie
– le Conseil du Trésor procède
actuellement à un projet pilote à ce
sujet).
-
-
En cas de perte de la
carte, et peu importe la raison, le détenteur
doit en informer immédiatement la
société émettrice en composant le
numéro de téléphone sans frais de
la société. Le coordonnateur
ministériel ou le coordonnateur régional
doit aussi en être informé le plus
tôt possible.
-
-
Le détenteur
doit aussi se rappeler d’informer le
coordonnateur ministériel des changements
concernant l’adresse d’affaires ou le
numéro de téléphone et de
retourner la carte au coordonnateur dès
qu’il change de fonctions ou à
l’expiration de la carte.
-
-
Le détenteur
ne peut effectuer que des achats officiels pour
l’État à la demande de personnes
auxquelles des pouvoirs ont été
délégués. En conséquence,
il observe les règlements, les politiques et les
procédures du Conseil du Trésor et du
ministère en matière de passation des
marchés et cherche à obtenir de avis ou
des précisions au besoin avant de passer une
commande.
-
-
Lorsqu’il
effectue des achats, le détenteur doit
s’efforcer de s’assurer qu’aucune
taxe de vente provinciale n’est imposée au
gouvernement. Il peut être nécessaire de
communiquer le numéro d’exonération
pour la province en particulier.
-
-
Avant
d’effectuer un achat, le détenteur doit
s’assurer qu’il est autorisé
à effectuer cet achat et il doit conserver la
preuve d’achat (reçu ou copie du client du
bordereau d’achat) lorsqu’elle est
disponible et inscrire le nom du demandeur.
-
-
Que ce soit
électroniquement ou manuellement, le
détenteur doit tenir un registre
détaillé de tous les achats, dans lequel
il indique la date d’achat, un numéro de
contrôle, une description des articles
achetés ou des services fournis, le nom du
fournisseur, le prix, les frais de livraison le cas
échéant, le montant de la TPS ou de la
TVH, et le nom du demandeur. Le détenteur doit
aussi inscrire la date de réception des produits
ou des services et le code financier
approprié.
-
-
Si la politique
ministérielle prévoit que les achats
effectués par carte sont assujettis à des
engagements et des désengagements
(particulièrement dans les ministères
où des achats de millions de dollars sont
effectués chaque mois), le détenteur doit
inscrire les transactions nécessaires dans le
système financier ministériel.
-
-
Dès
réception de l’état mensuel, le
détenteur doit effectuer un rapprochement avec
le registre et les dossiers des achats et
l’indiquer en conséquence. Si le
détenteur n’est pas la personne qui
reçoit les produits ou les services, il doit
vérifier qu’ils ont bien été
reçus.
-
-
Lorsque le
rapprochement a été fait, le
détenteur joint la preuve d’achat, le
registre des achats et d’autres documents
justificatifs à l’état mensuel et
les achemine au gestionnaire pour qu’il les signe
en vertu de l’article 34 de la LGFP.
-
-
Lors du
rapprochement, s’il y avait des divergences en ce
qui concerne les renseignements figurant dans
l’état (c.-à-d. différence
entre le montant facturé et le montant sur la
facture, les achats non effectués par le
détenteur, les achats facturés deux fois,
l’imposition de frais
d’intérêt dans le cas d’un
article en litige, etc.), le détenteur doit
communiquer immédiatement avec
l’émetteur de la carte afin de lui
signaler un article en litige et de résoudre le
problème le plus tôt possible.
-
-
Lorsque, à la
réception des produits ou des services
(particulièrement lorsque l’achat est
effectué au téléphone), il y a un
écart entre ce qui a été
commandé et ce qui a été
reçu (c.-à-d. mauvais articles ou
articles non appropriés, moins bonne
qualité, éléments manquants,
inclusion de la taxe de vente provinciale, livraison
partielle, etc.), le détenteur doit communiquer
immédiatement avec le fournisseur pour
résoudre le problème. La
société émettrice ne devrait pas
intervenir dans la résolution de ce genre de
problème.
4. Renseignements et
contrôle
Les
sociétés émettrices font parvenir
régulièrement des renseignements au sujet
des transactions aux coordonnateurs ministériels.
À compter de l’entrée en vigueur des
nouveaux marchés en janvier 1998, et lorsque
la transition sera terminée, les coordonnateurs
ministériels auront fréquemment accès
à des renseignements électroniques
(c.-à-d. quotidiennement, hebdomadairement et
mensuellement). Dans les ministères où le
traitement électronique n’existe pas encore,
des rapports et des factures sur support papier sont
disponibles.
L’analyse et le
contrôle de ces données sont des
éléments essentiels du cadre de
contrôle. Comme les données
électroniques peuvent être utilisées
et analysées beaucoup plus facilement que les
rapports sur support papier, les ministères
devraient prendre immédiatement des mesures pour
pouvoir traiter électroniquement les renseignements
concernant les cartes d’achat. À cette fin,
aussi bien la Banque Nationale (MasterCard) que la
Citibanque (Visa) fourniront des logiciels pendant la
phase de mise en œuvre.
Coordonnateur
ministériel
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit prendre les mesures pour
promouvoir l’utilisation des outils mis à
la disposition par les émetteurs de carte. Il
doit discuter de la mise en œuvre avec les agents
ministériels de l’informatique et de la
sécurité pour assurer que les
données sur les cartes d’acquisition
seront protégées comme il se doit.
-
-
La base de
données dans laquelle sont inscrits les achats
par carte doit être tenue à jour
régulièrement (quotidiennement,
hebdomadairement) au besoin.
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit fournir aux gestionnaires
fonctionnels (achats et finances) les renseignements
dont ils ont besoin. (Dans les ministères plus
importants, les gestionnaires fonctionnels pourraient
recevoir une copie du logiciel et tenir à jour
leur propre base de données).
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit veiller à ce qu’un
contrôle soit exercé
régulièrement pour assurer
que :
-
-
les cartes inactives
pour une période de 90 jours
consécutifs n’ont pas été
perdues ou volées et que le détenteur et
le gestionnaire ont été priés de
confirmer qu’ils en avaient encore besoin;
-
-
les renouvellements
sont effectués avant la date
d’échéance et compte tenu des
profils de dépenses;
-
-
les cas d’abus
ou de mauvaise utilisation des cartes d’achat
sont identifiés en temps opportun. Par exemple,
un coordonnateur ministériel devrait pouvoir
découvrir les achats inhabituels, les comptes
pour lesquels des intérêts doivent
être versés régulièrement,
des dépenses inusitées (fleuristes, club
de santé, etc.), les cartes qui ne sont pas
utilisées (utilisation très en
deçà de la limite de crédit
autorisée), les cartes où la limite de
crédit est fréquemment atteinte,
etc.
-
-
Le coordonnateur
ministériel doit établir les rapports
nécessaires à l’examen
régulier des transactions afin de déceler
les infractions possibles à la politique ou au
règlement et assurer le suivi au besoin.
5. Comptabilité et
paiement
L’un des
principaux avantages de l’utilisation des cartes
d’achat est que les détails de toutes les
transactions sont saisis électroniquement par
l’émetteur. Les ministères devraient
mettre en place et utiliser les interfaces
électroniques avec les sociétés
émettrices. Cela permettrait la consolidation de la
facturation et des paiements, tout en permettant la
diffusion électronique des renseignements dans
l’ensemble du ministère. Le paiement
versé à l’émetteur de la carte
est considéré à faible risque et, en
conséquence, un seul paiement devrait être
effectué à chaque émetteur dans le
délai nécessaire pour maximiser les
escomptes offerts par les sociétés
émettrices. Une vérification devrait
être effectuée après le versement du
paiement.
Les transactions
effectuées par cartes d’achat doivent
être soumises au processus de vérification
des comptes, que la vérification s’effectue
selon les données statistiques ou
intégralement. Des facteurs normaux de risque
devraient être utilisés; cependant, il est
recommandé de faire preuve d’une plus grande
rigueur en ce qui concerne les transactions
résultant d’achats effectués par de
nouveaux détenteurs et dans le cas des centres de
responsabilité où des problèmes sont
continuellement décelés.
Des engagements relatifs
à chaque transaction peuvent ou non être
faits au moment de l’achat pour les achats par carte
et ils devraient être comptabilisés
conformément à la politique du
ministère. La plupart des ministères ont un
seuil d’engagement qui excluraient bon nombre de ces
achats. La même chose vaut pour des articles qui
seront inventoriés.
Les cartes d’achat
réduisent les erreurs d’inscription des frais
à un compte en particulier. L’utilisation de
numéros de carte d’achat pour attribuer les
coûts à un budget ou à un compte en
particulier diminue les erreurs par rapport à la
méthode qui consiste à attribuer
manuellement des numéros de compte à partir
des bons de commande.
-
-
Dans le cas des
ministères qui reçoivent une seule
facture électronique de l’émetteur
de la carte, les Services financiers doivent
vérifier la facture et effectuer le paiement
conformément à l’option choisie par
le ministère.
-
-
Les Services
financiers doivent distribuer des renseignements
détaillés sur les factures à
chaque détenteur et obtenir l’attestation
prévue à l’article 34 du
gestionnaire compétent. Le processus devrait
assurer le contrôle des articles en suspens et
des articles en litige pour en assurer
l’à-propos et
l’exhaustivité.
-
-
Les Services
financiers s’assureront aussi que lorsque le
codage financier détaillé est
reçu, les comptes ministériels sont mis
à jour et les budgets des centres de
responsabilité imputés en
conséquence.
-
-
Dans le cas des
ministères qui ne reçoivent pas une seule
facture, les Services financiers émettront un ou
plusieurs paiements à l’émetteur de
la carte selon les renseignements reçus des
détenteurs et lorsque la vérification des
comptes en vertu de l’article 34 a
été convenablement
effectuée.
-
-
Les Services
financiers doivent s’assurer que toutes les
transactions résultant d’achats par carte
sont comptabilisés convenablement et que des
inscriptions sont faites dans les registres des stocks
et des autres articles définis par la politique
ministérielle.
-
Considérations relatives
à l’examen continu et à la
vérification interne
Un autre
élément intégral du contrôle
est l’examen continu normal qui devrait être
effectué à l’occasion par les
vérificateurs internes et les examinateurs du
ministère. Ces examens sont effectués pour
évaluer si des contrôles sont en place
relativement à l’utilisation des cartes
d’achat et pour assurer l’observation des
politiques du Conseil du Trésor et du
ministère. Au départ, en raison de
l’importance des changements entraînés
par la mise en place des cartes d’achat, une
vérification a posteriori devrait être
effectuée pendant la première année.
Les contrôles suivants devraient au moins être
revus dans le cadre de ces examens :
Guides de
contrôle
a) Contrôle
matériel des cartes
-
-
Existe-t-il un
registre mis à jour de toutes les cartes,
identifiant le gardien et l'endroit où il
travaille?
-
-
Une procédure
officielle a-t-elle été mise en place
pour assurer que les cartes sont retournées
lorsque le détenteur quitte son poste, peu
importe la raison?
-
-
Exerce-t-on un
contrôle pour identifier la non-utilisation
d’une carte pendant plus de 90 jours et pour
procéder par la suite à un suivi afin de
confirmer l’existence de la carte?
-
-
Une procédure
a-t-elle été mise en place pour
déclarer et inscrire les cartes perdues ou
volées ou les remplacer? Les cas ont-ils
été signalés rapidement?
-
-
Un processus de
vérification permet-il d’assurer que les
demandeurs sont des employés ministériels
admissibles?
-
-
Les
délégations appropriées sont-elles
en place avant l’émission des
cartes?
-
-
Les détenteurs
reçoivent-ils des instructions précises
sur la façon d’activer leur carte et
sont-ils informés qu’ils doivent signer la
carte avant l’émission?
-
-
Le détenteur
conserve-t-il la carte dans un endroit sûr
à accès contrôlé?
b) Utilisation des
cartes
-
-
Les gestionnaires et
les détenteurs sont-ils au courant des
politiques et procédures applicables
relativement à l’utilisation des cartes
d’achat?
-
-
Le détenteur
a-t-il lu, compris et signé une
« formule de
déclaration », dans laquelle sont
clairement exposées les exigences et les
responsabilités du détenteur?
-
-
Les limites de
crédit et autres restrictions sont-elles
raisonnables en fonction de la façon dont la
carte est utilisée?
-
-
Une procédure
appropriée a-t-elle été mise en
place pour permettre au gestionnaire d’examiner
la validité des frais inscrits sur chaque
état et assurer le suivi
nécessaire?
-
-
Les registres des
paiements permettent-ils d’obtenir les
renseignements suivants :
-
-
le demandeur des
biens ou des services
-
-
l’acheteur des
biens ou services
-
-
confirmation de la
réception des produits ou des services
-
-
signature en vertu de
l’article 34 de la LGFP.
-
-
Des registres
officiels sont-ils tenus en ce qui concerne les
« articles en litige », y compris
l’historique de la compensation?
-
-
Les taxes sur les
achats par carte sont-elles comptabilisées
convenablement?
-
-
Les conversions en
devises canadiennes des opérations conclues en
monnaie étrangère sont-elles
effectuées conformément à
l’entente conclue avec les
émetteurs?
-
-
Les coordonnateurs
des cartes et les agents de vérification des
comptes procèdent-ils à un contrôle
adéquat?
-
-
Le registre des
achats par carte fait-il l’objet d’un
rapprochement avec l’état mensuel?
-
-
Les restrictions au
sujet de l’utilisation de ces cartes
établies dans la politique du Conseil du
Trésor sont-elles
respectées :
-
-
aucune utilisation
personnelle
-
-
aucune avance de
fonds
-
-
aucune dépense
liée aux voyages
-
-
aucune dépense
relative aux véhicules automobiles et à
l’entretien
-
-
aucun achat
auprès d’autres ministères.
-
-
Les articles sont-ils
inclus dans les registres des stocks ou du
matériel de formation comme il se doit?
-
-
Les Services
financiers ministériels ont-ils mis en
œuvre les systèmes et procédures
requises pour payer la société
émettrice de façon à profiter au
maximum des rabais offerts?
Prochaine version
– Sujets à traiter
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Séparation des
tâches – quelles mesures de contrôle
devraient être mises en place lorsque le
détenteur est la personne responsable de
recevoir les produits ou d’approuver les achats
en vertu de l’article 34 de la LGFP?
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Achats par
téléphone.
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Quelles mesures
devraient être prises en cas de fraude,
d’abus ou de mauvaise utilisation?
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Quelles sont les
pratiques exemplaires concernant la comptabilisation
des stocks?
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Avis au sujet du type
d’achats, des calculs des limites et autres
restrictions.
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Situations
spéciales – voyages, véhicules,
accueil, etc.
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Pratiques exemplaires
– Vérification des comptes. Paiement
centralisé, opérations régionales
et paiements centralisés, piste de
vérification.
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Guide à
l’intention des vérificateurs
internes.
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Cartes d’achat
et pouvoirs financiers
délégués.
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Pratiques exemplaires
– Achats et questions les plus pertinentes
concernant la passation des marchés.
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