Plan de Communication Générique de la SIF

SRT

Titre des tâches

Durée

Début

Fin

Commentaires

1

ACCEPTATION ET APPROBATION PAR LA
HAUTE DIRECTION

1.1  

Faire circuler l'ébauche du Plan stratégique
de mise en oeuvre de la SIF pour les commentaires  

1.2     

Finaliser le Plan stratégique de mise en oeuvre
de la SIF 

1.3     

Élaborer des documents d'information 

Rédiger des notes d'information 

1.3.2     

Préparer un exposé 

1.3.3     

Préparer des notes de discours     

1.4     

Fixer une réunion     

1.5     

Donner l'exposé     

1.6     

Sélectionner un champion ministériel     

1.7     

Former une équipe de la SIF     

1.8     

Informer le personnel de l'approbation du
plan et du soutien accordé     

1.9     

Exposés dans les régions et à l'Administration
centrale  

1.9.1     

Élaborer des documents d'information     

1.9.2     

Fixer des réunions     

1.9.3     

Donner des exposés     

2     

GESTION DES COMMUNICATIONS     

2.1     

Créer un groupe de travail ministériel sur la
communication 

2.2     

Formuler et approuver le cadre de référence du groupe
de travail      

2.3 

Dresser une stratégie de communication ministérielle
http://www.tbs-sct.gc.ca/fin/fis/sigs/fis_communications/fis-cs
_f.htm

2.4     

Dresser un plan de communication ministériel 

2.5     

Créer et maintenir un Site Web interne sur la SIF 

2.6     

Assurer la gestion continue des activités de
communication

3     

SÉANCES D'ORIENTATION POUR DES GROUPES VISÉS

3.1     

Définir les groupes visés 

3.2 

Définir les objectifs des exposés pour chaque groupe visé et les messages clés http://www.tbs-sct.gc.ca/fin/fis/sigs/fis_ communications/fiscf_f.html 

3.3   

Extraire l'information appropriée du CD d'orientation
sur la SIF et d'autres sources 

3.4  

Élaborer des exposés et des notes d'information
adaptés aux différents groupes  

3.5     

Choisir la méthode appropriée et la responsabilité
pour les exposés

3.6     

Fixer des séances d'orientation 

3.7     

Tenir les séances d'orientation 

4     

FORMATION DU PERSONNEL 

4.1  

Communiquer la stratégie et le plan de formation http://www.tbs-sct.gc.ca/fin/fis/sigs/fis_training/
framework/FISTraFra_f.html

4.2     

Dresser un plan de communication
pour la formation

4.3     

Communiquer le besoin de formation     

Communiquer la disponibilité de cours et d'événements
d'apprentissage     

4.5   

Communiquer le calendrier et les horaires de formation et les procédures d'enregistrement 

4.6     

Communiquer les rapports de progression sur la formation 

5  

RETRAITES/SÉANCES DE TRAVAIL/RÉUNIONS POUR
L'ÉQUIPE DE MISE EN OEUVRE DE LA SIF     

5.1     

Organiser une ou plusieurs séances de lancement 

5.1.1     

Sélectionner les participants     

5.1.2     

Dresser l'ordre du jour     

5.1.3     

Inviter les conférenciers     

5.1.4     

Réserver l'espace requis/s'occuper des aspects logistiques     

5.15     

Inviter les invités     

5.16     

Créer un cahier à anneaux/guide     

5.17     

Tenir la séance     

5.18     

Assurer le suivi des questions soulevées     

5.2     

Organiser des séances de travail continues     

5.2.1     

S'occuper des aspects logistiques pour les séances     

5.2.2     

Communiquer l'heure et la date des séances     

5.2.3     

Dresser l'ordre du jour     

5.2.4     

Veiller à ce que les documents soient disponibles avant la réunion

5.2.5     

Veiller à ce que les discussions soient mises par écrit

5.2.6     

Publier les résultats     

5.2.7     

Communiquer les résultats aux intervenants appropriés     

6     

MISES À JOUR     

6.1     

Sources externes (SCT)     

6.6.1 

Assurer la liaison avec les groupes pluricellulaires des systèmes
et TPSGC, le SCT, le Forum de la SIF et les groupes de travail  

6.1.2     

Assister aux journées de la SIF, de l'IGF, de l'IGM, de l'IBI  

6.1.3 

Obtenir de l'information sur les communications du site Web de la
SIF du SCT, de TPSGC et de FPC 

6.1.4      

Définir le matériel disponible : affiches, dépliants, documents de promotion, etc.

6.1.5     

Décider de la diffusion appropriée     

6.1.5     

Définir les quantités requises     

6.1.7     

Commander, obtenir et distribuer le matériel     

6.2     

Documents internes (ministériels)     

6.2.1     

Définir les structures de communication actuels
au Ministère

6.2.2  

Assurer la liaison avec la section ministérielle des communications/
affaires publiques     

6.2.3     

Définir les mécanismes de communication existants     

6.2.4     

Sélectionner les voies de communication appropriées pour le Ministère     

6.2.5     

Proposer les mécanismes à utiliser et le calendrier     

6.2.6  

Rédiger des ébauches de bulletins, des questions
fréquentes,
du site Web, etc.     

6.2.7     

Faire approuver les documents     

6.2.8     

Faire traduire les documents     

6.2.9     

Faire publier et diffuser les documents     

6.3 

Aider différents groupes de travail de la SIF
à gérer les
aspects des communi-cations (internes et externes)     

6.3.1  

Réviser les plans de travail de la SIF pour repérer
les initiatives nécessitant des communications 

6.3.2     

Confirmer le besoin d'un soutien en matière de communications  

6.3.3     

Offrir des services de révision et de l'expertise en communications
selon le besoin     

7 

ÉVALUATION DE L'EFFICACITÉ DES COMMUNICATIONS     

7.1

Définir les mécanismes de mesure de l'efficacité     

7.2 

Créer des mécanismes de mesure de l'efficacité d'initiatives particulières     

7.3 

Mesurer l'efficacité     

7.4

Évaluer et ajuster les activités de communication