CIRCULAIRE No : 1987-18
No DE LA DÉLIBÉRATION DU C.T. : 804875
DOSSIER No : 4110-05
DATE : le 15 avril 1987
AUX : Sous-chefs des ministères, et chefs des organismes et
des établissements publics
OBJET : Acceptation des cartes de crédit aux fins de
paiement de biens et services fournis par le gouvernement
Objet
1. Cette circulaire indique aux ministères et organismes les modifications
apportées à la politique et aux procédures relatives à l'acceptation des
cartes de crédit aux fins du paiement de biens et services fournis par le
gouvernement.
2. Elle indique les changements résultants apportés à la section 10.5 du
Guide d'administration financière, «Réclamation des sommes dues».
Application
3. Cette circulaire s'applique aux «ministères» tels que définis à
l'article 2 de la Loi sur l'administration financière
(LAF).
Contexte
4. En 1980, le Conseil du Trésor (CT) adoptait une politique qui prévoyait
l'acceptation des cartes de crédit émises par des institutions financières
comme moyen de paiement immédiat de biens et services du gouvernement. La
politique n'a été mise en oeuvre que par quelques ministères sur une échelle
réduite, en vertu d'accords individuels sous réserve de divers «frais de
marchands». Toutefois, bon nombre de ministères prévoient accepter les cartes
de crédit afin d'accélérer l'entrée des recettes provenant du recouvrement
des coûts ou d'activités génératrices de recettes. À cette fin, les accords
provisoires approuvés par le Bureau du Contrôleur général (BCG) seront
remplacés par des accords cadres uniformes à l'échelle du gouvernement aux
principes présentés ci-dessous.
5. Une évaluation menée par le BCG en mai 1985 a révélé qu'une plus
grande acceptation des cartes de crédit entraînerait des retombées
importantes sur le plan de la gestion de la trésorerie, notamment :
- des rentrées de fonds plus rapides au crédit du Trésor et des
réductions de coûts réalisées grâce à :
- la réception plus rapide des paiements;
- la réduction de la charge de travail et des dépenses relatives aux
fonctions de crédit, et
- la réduction des comptes débiteurs irrécouvrables;
- une plus grande commodité et facilité de paiement pour le public;
- le règlement immédiat et exact sur les ventes internationales et en
devises canadiennes; et
- l'opportunité d'accroître les ventes.
6. Les modifications suivantes apportées à la politique et aux procédures
du CT visent à :
- permettre la négociation centrale d'accords cadres dont les frais
bancaires (les «frais de marchands») seront uniformes et aussi bas que
possible; et
- éviter le double emploi lors de l'établissement et de la mise en oeuvre
d'accords et de procédures relatifs à l'acceptation des cartes de crédit.
Politique et procédures
7. En raison de la diversité des activités qui entraînent le versement de
paiements au gouvernement, tout ministère visé par la politique déterminera
où l'utilisation des cartes de crédit convient à ses situations financières.
L'acceptation des cartes de crédit n'est pas obligatoire.
8. Au moment de prendre une telle décision, les ministères doivent
s'assurer que les applications prévues sont justifiées en regard des
retombées sur le plan de la gestion de la trésorerie, des frais administratifs
et des frais bancaires connexes.
9. Conformément aux accords cadres, lorsqu'une carte de crédit est
utilisée pour acquitter une transaction, les ministères ne doivent pas
établir de distinction quant aux taux, services ou autres conditions se
rattachant à cette transaction. Les ministères doivent s'assurer, toutefois,
que les coûts se rattachant aux cartes de crédit soient incorporées dans
leurs barèmes de prix et répartis uniformément à toute la clientèle.
10. Les systèmes de cartes de crédit qui répondent aux objectifs de
gestion de la trésorerie du gouvernement et à la politique du CT peuvent être
utilisés; actuellement, seules les cartes Visa et Mastercard répondent à ces
critères. Pour assurer une plus grande commodité au public et optimiser les
recettes, ces deux cartes seront acceptées dans chaque cas où l'acceptation de
la carte de crédit est mise en oeuvre.
11. L'acquisition de tout matériel relatif aux cartes de crédit (y compris
les blocs imprimants manuels ainsi que les terminaux au point de vente) ne doit
pas faire partie d'un accord cadre ou de tout addenda à cet accord. Les
ministères devraient évaluer la rentabilité de l'achat ou de la location de
cet équipement, qui doit être acquis en passant par les voies normales et
être conforme aux normes établies par le Receveur général. Lorsque des
volumes élevés de ventes et de transactions ainsi que d'autres considérations
opérationnelles le justifient (par exemple la rapidité des opérations et des
facteurs de productivité), les ministères devraient envisager d'utiliser des
terminaux au point de vente électroniques.
12. Une transaction effectuée par carte de crédit ne doit pas entraîner
l'imputation de frais, de remboursements ou d'ajustements à même les deniers
publics qui doivent être déposés au crédit du Receveur général (par
exemple des bordereaux de vente par carte de crédit présentés à une
institution financière par un ministère aux fins d'un tel crédit) ou être
traitée de façon non conforme au Règlement sur les
réquisitions de paiements, au Règlement sur la
réception et le dépôt des deniers publics et au Règlement
sur l'émission des chèques.
13. Les notes de crédit, qui sont reconnues par le CT comme des effets de
paiement en vertu du paragraphe 28(1) de la LAF, doivent constituer la façon
normale d'effectuer les remboursements et les ajustements sur les transactions
par carte de crédit. Ces notes doivent être émises conformément aux
principes de la politique sur les «crédits hors caisse et ajustements»
précisés à la section 10.5 du Guide d'administration financière, et
conformément au Règlement sur le remboursement de
recettes. En outre, à titre d'effets de paiement, elles doivent être
autorisées conformément à l'article 26 de la LAF. Les ministères doivent
également rappeler aux émetteurs de notes de crédit l'importance d'indiquer
avec exactitude la date d'effet afin d'assurer un juste crédit au titulaire de
la carte.
14. Les accords cadres susmentionnés s'appliquent à toutes les applications
gouvernementales d'acceptation de cartes de crédit. Au besoin, des modalités
ne concernant qu'un seul ministère et conformes à la politique du CT seront
ajoutées à ces accords par le biais d'addenda.
15. Sous réserve de la politique et des lignes directrices pertinentes du
CT, le RG procédera aux négociations nécessaires et exécutera les accords et
les addenda qui s'ensuivront aux fins des arrangements concernant l'acceptation
de cartes de crédits. Les ministères doivent passer exclusivement par le RG,
qui les aidera à mettre en oeuvre les arrangements nécessaires et qui peut
émettre des directives précisant les procédures opérationnelles à suivre.
16. En ce qui concerne les frais bancaires, les institutions financières ont
convenu de considérer comme un seul client tous les ministères à qui cette
politique s'applique. À l'exception des frais spécifiques couvrant des besoins
spéciaux qui doivent être payés distinctement par le ministère, les frais
bancaires pour toutes les opérations de cartes de crédit seront calculés en
utilisant le taux uniforme de l'accord provisoire ou de l'accord cadre qui
s'appliquait au moment de l'opération. Ces frais normalisés seront facturés
au RG, qui, à compter du 1er avril 1987, les acquittera mensuellement; ils
seront imputés sur le crédit du RG visant à compenser les institutions
financières pour les services bancaires rendus. Le RG est également
responsable du rapprochement, de la comptabilisation et de la vérification de
ces frais, et il doit fournir des données suffisantes aux ministères et aux
organismes aux fins de la comptabilisation, du rapprochement et du contrôle
internes.
Évaluation
17. En raison des répercussions sur les coûts à l'échelle du
gouvernement, le BCG (Division de la gestion de la trésorerie) évaluera
continuellement l'efficacité de cette politique.
Demandes de renseignements
18. Les demandes de renseignements au sujet des aspects opérationnels de ces
arrangements doivent être adressées au :
Directeur
Direction de la gestion bancaire et trésorerie
Direction général de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la
rémunération
Ministères des Approvisionnements et Service
Place du Portage
Phase III, Noyau 10A2
Ottawa (Ontario)
K1A 0S5
Numéro de téléphone : (819) 997-6830
19. Les demandes de renseignements au sujet de cette circulaire doivent être
adressées à la :
Division de la gestion de la trésorerie
Direction de l'élaboration des politiques
Bureau du Contrôleur général
L'Esplanade Laurier
Tour ouest, 8e étage
300, rue Laurier
Ottawa (Ontario)
K1A 1E4
Numéro de téléphone : (613) 957-9690
Le Sous-contrôleur général
Direction de l'élaboration des politiques
J.A. Macdonald
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