Exigences comptables pour tous les ministères conformes à la SIF pour l'exercice 2001-2002 - Annexe C

Dans le contexte SIF, les charges doivent être inscrites selon la comptabilité d'exercice pendant toute l'année.

Les dépenses dans les comptes centraux comprennent les montants relatifs aux CAFE en fin d'exercice seulement.

Ventilation de toutes
les autres charges par CRF (51XXX).

Certains autres montants relatifs au fonds renouvelables doivent être éliminés avant que l'information ne soit transmise au SCGRF

Tous les revenus doivent être inscrits selon la comptabilité d'exercice.

Les revenus portés à un crédit doivent être inscrits selon la comptabilité de caisse dans les CA (B13X) au moment où l'argent est reçu, excepté en fin d'exercice pour les DAFE-AMG (CRF 11242).

Clôture de l'exercice selon la comptabilité d'exercice sans exigence particulière en matière de rapport.

On fait un redressement central en fin d'exercice dans un compte central afin de comptabiliser les recettes courues à l'échelle du gouvernement seulement.

À l'heure actuelle, les comptes centraux des recettes inscrites par les ministères suivent seulement la comptabilité de caisse même en fin d'exercice.

Le redressement de fin d'exercice est basé sur les données obtenues des ministères dans les formulaires des comptes publics.

Les soldes d'ouverture en 2001-2002 doivent être les mêmes que les soldes de clôture en 2000-2001, à moins que le ministère ne change sa politique comptable visant la capitalisation des immobilisations en 2001-2002.

Nota : Les acquisitions de logiciels et d'améliorations locatives sont traités séparément ci-dessous.

Tous les ministères doivent inscrire les immobilisations acquises en 2001-2002 à compter du début de l'exercice.

Les acquisitions d'immobilisations
doivent être imputées (débitées) à une affectation de capital (B14X) ou un crédit de fonctionnement (B12X) ou de programme (B11X) par le biais des CA. Si une loi le permet, certain ministères pourront débiter ces opérations à un compte à fins déterminées (N/PXXX ou à un fond renouvelable (A5XX).

Les ministères SIF ne doivent plus utiliser le CRF 51324 pour inscrire les dépenses en capital.

Pour dépenser les recettes provenant de la disposition des biens excédentaires de l'État, le CA A131 devrait être utilisé.

Les montants sont imputés (débités) au CA (CA) F111, et crédités au CA F311.

- l'inscription du gain ou de la perte au CRF 42411 ou 51511 respectivement;

- l'inscription d'un crédit aux immobilisations et d'un débit à l'amortissement cumulé, s'il y a lieu.

Le même CA sera utilisé pour inscrire la
cession du bien, la radiation de l'amortissement cumulé et le gain ou la perte sur cession de l'actif. Le CA - D321 doit être utilisé si ces cessions ont trait aux produits sur cession des biens de la Couronne.

Obligatoire d'inscrire les soldes d'ouverture à compter du 1^er avril 2002.

Le solde d'ouverture sera requis dans la première balance de vérification de avril 2001.

Les soldes d'ouverture sont obligatoires pour 2002-2003.

Le solde d'ouverture sera requis dans la première balance de vérification de avril 2001.

Obligatoire en 2002-2003.

Voir le Bulletin d'information du CT du 25 octobre 2000.

- Les achats de stocks doivent être inscrits en tant qu'ajouts aux stocks (CRF 15XXX).

- Dans les CA, les
achats de stocks doivent être imputés (débités) à un crédit de fonctionnement ou de programme.

- Les stocks utilisés ou consommés doivent être inscrits comme des réductions du stock par un crédit au CA F311 et un débit au CA F112.

Aucune inscription aux fins d'utilisation des inventaires, sauf pour les fonds renouvelables.

Un solde d'ouverture sera nécessaire pour la première balance de vérification en avril 2002.

Les ministères devront aviser le Receveur général s'ils changent leur politique en 2001-2002.

Dans les CA, les
charges payées d'avance et les frais reportés doivent être imputés (débités) à un crédit de fonctionnement lors de leur enregistrement. Lors de leur utilisation, on doit débiter le CA F119 et créditer le CA F313.

Certaines charges payées d'avance ou certains frais reportés sont comptabilisés centralement par le SCT en fin d'exercice en tant qu'actifs.

On discute des montants à inscrire en fin d'exercice pour ces actifs avec le Bureau du vérificateur général.

-avances permanentes

- avances à justifier

Toute augmentation subséquente de ces montants devra être traitée comme une avance et ne pas être inscrite dans les charges tant que la demande de remboursement n'aura pas été présentée ou le remboursement effectué.

À la fin de l'exercice, les ministères SIF doivent porter au débit du CA H182 les sommes non réglées et les créditer au crédit de fonctionnement ou de programme de l'année se terminant (B11X ou B12X).

Elles sont transférées dans un compte central spécial tenu par le Receveur général en fin d'exercice, puis renversées au début de l'exercice suivant.

En fin d'exercice, les ministères inscrivent des entrées de journal spéciales afin de transférer ces montants au Receveur général. Ces montants sont aussi inscrits par les ministères dans les SMGF.

Les ministères doivent communiquer avec le Receveur général afin de déterminer la méthode appropriée pour inscrire ces soldes d'ouverture.

- Contributions à remboursement non conditionnel

- provision pour moins-value

Tous les ministères devront continuer de fournir au SCT certaines données sur leurs actifs en fin d'exercice, suivant les instructions du SCT.

Les redressements de fin d'exercice sont faits par le SCT pour l'ensemble du gouvernement dans des comptes centraux spécifiques.

• solde d'ouverture en début d'exercice

La provision pour créances douteuses doit être comptabilisée séparément.

En fin d'exercice, les montants des comptes centraux sont revus pour l'ensemble du gouvernement seulement (base nette).

Inscrit dans un compte central par le Receveur général en fin d'exercice seulement selon les montants fournis par les ministères dans les formulaires des comptes publics.

Les comptes doivent comprendre les montants d'intérêt cumulé.

- solde de clôture (chaque mois et en fin d'exercice)

La provision pour créances douteuses doit être comptabilisée séparément.

Les ministères devront évaluer la recouvrabilité de leurs comptes débiteurs au moins une fois l'an. Le CA F122 devra être utilisé pour comptabiliser la charge et le F412, pour créditer la provision.

En fin d'exercice, les montants des comptes centraux sont revus pour l'ensemble du gouvernement seulement (base nette).

Inscrit dans un compte central par le Receveur général en fin d'exercice seulement selon les montants fournis annuellement par les ministères dans les formulaires des comptes publics.

Les données additionnelles qui ne sont pas comprises dans la balance de vérification continueront d'être obtenues en fin d'exercice au moyen des formulaires des comptes publics.

• soldes d'ouverture en début d'exercice

Ces montants doivent être renversés (débités) des salaires courus et crédités aux charges de la nouvelle année (CRF 51311), et au crédit de programme ou de fonctionnement correspondant (CA-B11X ou B12X).

- solde de clôture (chaque mois et à la fin de l'exercice)

Les salaires à payer devraient être calculées selon la date de l'arrêté des comptes utilisée chaque mois par le système de paye. Ces montants doivent être renversés le mois suivant et un nouveau montant de salaires à payer établi à la fin de ce mois.

En fin d'exercice, les salaires à payer devraient être calculées de la même façon qu'en fin de mois.

Les ministères peuvent inscrire ce solde dans le SMGF d'après les données provenant du système de paye.

En fin d'exercice, inscrit dans les comptes centraux des ministères ou programmes à partir des données du système de paye.

Le système de paye fournit les données sur les salaires à payer au SRM selon un compte-mémoire.

- solde d'ouverture en début d'exercice

Les ministères devront s'assurer de comptabiliser la TPS correctement au moment du règlement des CAFE.

Les montants inclus dans les comptes créditeurs doivent correspondre aux montants inscrits en tant que CAFE au 31 mars 2001.

Les soldes des CAFE des comptes centraux sont inscrits séparément des soldes des PADE.

• solde d'ouverture en début d'exercice

Pour les ministères mettant en œuvre la SIF, la remise à zéro des soldes des PADE sera effectuée par TPSGC entre avril et juin 2001, étant donné que les paiements sont faits au cours des trois premiers mois à partir des comptes PADE centraux.

Les détails des montants des PADE, qui relèvent du Receveur général, sont inscrits séparément par ministère dans le SCC.

- solde de clôture (chaque mois et à la fin de l'exercice).

La TPS sur les achats doit être inscrite au compte TPS, avances remboursables (CRF 13392, CA G111) au moment où les créditeurs sont inscrits.

Le détail des montants des PADE dans les comptes centraux est maintenu par le Receveur général. Ces détails peuvent en outre être inscrits en tant que comptes créditeurs dans le SMGF.

Les ministères doivent calculer ces montants à partir des systèmes du personnel.

Les redressements à la provision doivent être portés au débit du CA F121 et au crédit du F411.

La provision ne figure pas séparément pour chaque ministère dans les comptes centraux, mais peut être inscrite en tant que provision dans le SMGF.

Les soldes d'ouverture en 2001-2002 peuvent différer des soldes de clôture de 2000-2001, si le ministère change sa politique comptable visant la provision pour congés annuels non utilisés.

En fin d'exercice, le SCT doit redresser la provision pour l'ensemble du gouvernement pour ces montants.

Les montants relatifs aux fonds renouvelable des ministères doivent être éliminés avant que les données ne soient entrées dans le SCGRF.

Les ministères doivent calculer ces montants à partir des systèmes du personnel.

Les redressements à la provision doivent être portés au débit du CA F12X et crédités au F41X pour les montants courus.

La provision ne figure pas séparément pour chaque ministère dans les comptes centraux, mais peut être inscrite en tant que provision dans le SMGF.

Les soldes d'ouverture en 2001-2002 peuvent différer des soldes de clôture de 2000-2001, si le ministère change sa politique comptable visant la provision pour absences compensatoires en 2001-2002.

Les baux qui satisfont à la définition d'un contrat de location-acquisition sont à capitaliser et un passif correspondant doit être inscrit.

Les ministères doivent consulter les baux pour évaluer s'il s'agit d'une location-acquisition ou d'une location-exploitation.

Les obligations de contrats de location-acquisition sont comptabilisés au CA F114.

L'amortissement de ces montants se calcule suivant les lignes directrices de la norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor.

Certains renseignements sur les contrats de location-acquisition sont maintenant publiés à la section 10, vol. 1 des Comptes publics. On les cumule à partir du formulaire I-2 des comptes publics.

- soldes d'ouverture

Comprend tous les CFD qui ne sont pas consolidés

Dans la plupart des cas, les CRF correspondent à un sommaire de plusieurs comptes à fins déterminées.

- soldes de clôture

La comptabilisation relative aux divers comptes à fins déterminées devrait être décentralisée le plus possible vers les différents ministères et organismes.

- soldes d'ouverture

- soldes de clôture

Dans les CA, tous ces montants seront imputés (débités) au compte à fins déterminées consolidé pertinent (LXXX ou MXXX).

Par la suite, le Receveur général redresse les opérations effectuées sur ces comptes selon leurs éléments de revenus, charges, etc. des comptes centraux.

Par une fonction distincte, le Receveur général redresse les opérations effectuées sur ces comptes selon leurs éléments de revenus, charges, etc. des comptes centraux.

Le Receveur général n'aura plus à s'acquitter de cette tâche.

• Logiciels

• Améliorations locatives

• Indemnité de départ

• Inventaires

• Services fournis sans frais

• Logiciels

• Améliorations locatives

• Indemnité de départ

• Inventaires

• Services fournis sans frais

Le CA R300 doit servir aux nombreux actifs et passifs pour lesquels aucun code particulier n'est requis.

Consolidations -

Élimination des charges et revenus internes

Bien que ces données ne soient pas nécessaires dans les systèmes ministériels, elles le sont au niveau central pour la préparation d'états consolidés.

Selon les exigences du traitement des règlements interministériels (RI), les ministères sont tenus :

- de rapporter toutes les opérations RI comme des opérations I (internes);

- d'exclure toutes les opérations intraministérielles.

Certaines opérations réglées par RI ne touchent pas la vente de biens et services entre ministères. Pour l'instant, le Receveur Général et le SCT s'occuperont de cette situation.

Les fonds renouvelables ont chacun un CA distinct.

Expenses under FIS should be on accrual basis all year

Expenditures in central accounts include amounts related to PAYE at year-end only

e.g. for Crown

corporations, Consolidated

SPA's, but excluding the provision for Valuation

Breakdown of all other expenses by FRA (51XXX)

- for provision for Valuation

Some amounts relating to the revolving fund component of departments must be eliminated before data is input to CFMRS

All revenue is to be recorded on an accrual basis

Revenue credited to the vote must be recorded on a cash basis in the ACs (B13X), when the cash is received except at year-end for OGD-RAYE (FRA 11242)

Year-end closed off on an accrual basis with no special year-end reporting requirements

on a cash basis, as well as in departmental DFMS

Central adjustment is made at year-end to record accrued revenues on government-wide basis only

Central accounts for revenue recorded by departments are now on a cash basis only even at year-end

Year-end adjustment is based on data obtained from departments through Public Accounts plates

Opening balances in 2001-02 must be the same as the closing balances in 2000-01, unless a department is changing its accounting policy on the capitalization of assets in 2001-02.

N.B. Acquisitions of software and leasehold improvements are covered separately below.

All departments must record assets acquired in 2001-02 from the start of the year.

Capital acquisitions are to be charged (debited) in the ACs to a capital (B14X), operating (B12X) or program (B11X) vote . If permitted by legislation, certain departments may debit these transactions to specified purpose accounts (N/PXXX) or revolving funds (A5XX)

For spending of proceeds from disposal of surplus Crown assets, AC A131 should be used

Amounts are charged (debited) to AC (AC) F111, and credited to AC- F311

• Reporting of gain or loss in FRA 42411 or 51511 respectively

• Recording of credit to fixed assets and debit to accumulated amortisation, if applicable

The same AC will be used to record the capital disposal, write-off of accumulated amortisation, and the gain or loss from the disposal of the asset. AC – D321 should be used if these pertain to Proceeds from Disposal of Crown assets

Mandatory to record opening balances at April 1, 2002

Opening balance will be required in the first trial balance for April, 2002

Opening balances are mandatory for 2002-03 Opening balance will be required in the first trial balance for April, 2002

Mandatory in 2002-03.

See TB Information Bulletin of October 25, 2000

- Inventory acquisitions are to be recorded as additions to inventory (FRA 151XX);

- In the ACs, inventory acquisitions are to be charged (debited) to an operating or program appropriation

- Usage or consumption of inventory is to be recorded as a reductions in inventory with a credit to AC F312, and a debit to AC - F112

No entries are made for inventory usage, except for revolving funds

If a department changes its accounting policy in 2001-02, it must advise TBS and the RG

In the ACs, prepaid expenses and deferred charges are to be charged (debited) to an operating appropriation when set up; when assets are used and charged to expenses, these amounts are charged to AC F119, and credited to F313

Some prepaid expenses or deferred charges are recorded as assets at year-end on a central basis by TBS

Discussions on the amounts to be recorded at year-end are held with the Office of the Auditor General

- standing advances

- accountable advances

Any further increases to these amounts are to be treated as advances, and not be charged to expenses until the relevant claim is filed or repayment is made

At year-end, FIS departments must debit any outstanding balances to AC – H182, and credit them to the old year program or operating appropriation (B11X or B12X)

These are transferred to a special central account maintained by the Receiver General at year-end, and then reversed at the start of the following year

Departments process special journal vouchers at year-end to transfer these amounts to the Receiver General. Amounts are also recorded by departments in their DFMS.

Departments must contact the Receiver General to determine the proper method to set up these opening balances.

- unconditional repayable contributions

- allowances for valuation

All departments will continue to submit certain data on their assets to TBS at each year-end, in accordance with instructions from TBS

Year-end adjustments are made on a government-wide basis in specific central accounts by TBS.

- opening balance at start of year

Allowance for doubtful accounts must be recorded separately

At year-end amounts included in central accounts are revised on government-wide basis only (on a net basis)

Recorded in one central account by Receiver General at year-end only based on amount submitted by departments through Public Accounts plates

Accounts should include amounts for accrued interest

• closing balance (each month and at year-end)

Allowance for doubtful accounts must be recorded separately

Departments will need to assess the collectibility of their accounts receivable at least annually. ACs F122 should be used to record the expense, and F412 to credit the Allowance

At year-end, amounts included in central accounts are revised on government-wide basis only (on a net basis)

Recorded in one central account by Receiver General at year-end only based on annual input submitted by depts through Public Accounts plates

Additional data that is not included in the trial balances will continue to be obtained through Public Accounts plates.

• opening balances at start of year

These amounts should be reversed (debited) from salaries accruals, and be credited to the new year expense (FRA 51311) and the relevant program or operating appropriation (AC – B11X or B12X)

• closing balance (each month and at year- end)

Salary accrual data should be based on the cut-off for each month by the pay system

These amounts should be reversed in the following month, and a new salary accrual set up at the end of that month

At year-end, salary accrual data should be calculated on the same basis as at month-end

Departments may record it in departmental DFMS based on data provided by the pay system

At year-end, included in departmental or program central accounts from input by the pay system

Pay system provides accrual data to the DRS on a memo account basis

.

• opening balance at start of year

Depts will need to ensure that GST is accounted for appropriately when PAYE amounts are settled

Amounts included as accounts payable must equal the amounts recorded as PAYE at March 31, 2001

PAYE balances are separate from the PODD balances in the central accounts

• opening balance at start of year

For departments going FIS, the PODD balances will be reduced by PWGSC between April and June 2001 as the payments are made during the first 3 months from the central PODD accounts.

Details of PODD amounts are recorded separately by departments within the CAS

• closing balance (each month and at year-end)

GST on purchases should be included in the GST Refundable Advance account (FRA 13392, AC- G111 ), when the accounts payable is set up

Details of PODD amounts in the central accounts are the Receiver General's responsibility. They may also be included as accounts payable in departmental DFMS

Departments should calculate these amounts from their personnel systems

Adjustments to the allowance must be charged (debited) to AC F121, and credited to F411

Allowance not included in central accounts by department, but may be included as allowance in departmental DFMS.

Opening balance in 2001-02 may not be the same as closing balance in 2000-01, when a department has to change its accounting policy on allowance for vacation pay in 2001-02

At year-end, TBS must adjust the government-wide allowance for these amounts. Adjustments are based on input provided annually from departments at the request of TBS

Amounts relating to the revolving fund component of departments must be eliminated before data is input to CFMRS

Departments should calculate these amounts from their personnel systems

Adjustments to the Allowance must be charged (debited) to AC F12X, and credited to F41X for the accrual.

Allowance not included in central accounts by department, but may be included as allowance in departmental DFMS.

Opening balance in 2001-02 may not be the same as closing balance in 2000-01, if a department has to change its accounting policy on this allowance in 2001-02

Leases meeting definition of a capital lease would be capitalized, and an offsetting liability would be recorded

Departments should refer to lease agreements to assess whether a lease is a capital or operating lease.

Amortisation of these amounts must be calculated in accordance with the guidelines in TB Accounting Standard 3.1

Some information on capital leases is now in Public Accounts, Vol. 1, Sec. 10, and is input through Public Accounts plate I-2.

- opening balances

N.B. This includes all SPA's that are not consolidated

In most cases the FRAs are a summary of several Specified Purpose Accounts

- closing balances

Accounting for Specified Purpose Accounts should be de-centralised as much as possible to each department or agency.

- opening balances

- closing balances

In the ACs, all of these amounts will be charged (debited) to the relevant Consolidated Specified Purpose Account (LXXXor MXXX)

Subsequently the Receiver General adjusts the transactions in these accounts into their revenue, expenditure and other components in the central accounts

As a separate function, the Receiver General adjusts the transactions for all Consolidated Specified Purpose Accounts into their revenue, expenditure and other components in the central accounts

The Receiver General will no longer need to split up the components of the Consolidated Specified Purpose Accounts

- software

- leaseholds

- severance pay

- inventories

- services provided

without charge

- software

- leaseholds

- severance pay

- inventories

- services provided

without charge

AC R300 is to be used for many assets and liabilities, where no specific code is required

Consolidation-

Elimination of internal revenue and expenses

Although this data may not be required in departmental systems; it is required at the centre so consolidated statements can be prepared

As part of IS processing requirements, departments are required to

• report all IS transactions
  as I (internal), and

• exclude any intradepartmental transactions

Some transactions settled by IS are external, as they do not involve sales of goods and services between depts. For now, this will be sorted out between TBS and the Receiver General

Revolving funds each have a separate authority code