DATE : le 18 décembre 1996
AUX : Agents financiers supérieurs et agents
financiers supérieurs à temps plein
OBJET : Résultats du sondage sur l'utilisation de
la carte d'achat
Vers la fin de l'été dernier, nous avons
effectué un sondage auprès des utilisateurs de
cartes d'achat et de cartes de voyage. Vous trouverez ci joint
notre rapport concernant les résultats du sondage sur
l'utilisation de la carte d'achat et je vous ferai parvenir
sous peu le rapport concernant le sondage sur la carte de
voyage. Le sondage sur l'utilisation de la carte d'achat
soulève quelques problèmes que nous devons
régler et j'en ferai une description dans la
présente lettre. Les ministères, qui utilisent
Mastercard pour leurs achats, trouveront en annexe un rapport
mensuel sur les achats dont je traiterai également.
Selon les rapports que nous recevons des
sociétés émettrices de cartes de
crédit, il est évident que la carte devient le
mode de paiement privilégié et nous
prévoyons le maintien de cette tendance au cours des
prochaines années. Nous croyons que l'utilisation de la
carte entraînera des économies de main d'oeuvre,
au fil des ans, et c'est aussi ce que révèle le
sondage.
Toutefois, comme moins d'employés interviennent
maintenant dans le cycle d'achat, les contrôleurs des
ministères éprouvent certains problèmes.
Notre sondage n'a révélé que quelques cas
connus d'utilisation de la carte à mauvais escient, mais
il démontre également qu'on n'a exercé que
peu de surveillance et qu'on n'en prévoit pas davantage
au cours de l'an prochain. Le vérificateur
général fait actuellement une vérification
du Programme de cartes d'achat, à l'échelle de
l'administration fédérale, et je vous incite
à examiner les plans de votre ministère pour un
examen interne du Programme.
Si votre ministère utilise Mastercard, vous trouverez
en annexe un rapport donnant la ventilation des dépenses
de votre ministère, au 31 octobre. Tous les frais, qui
sont liés aux voyages en avion, au logement, à la
location d'autos, aux agences de voyage, aux stations service
ou aux pièces et réparations de véhicules,
doivent être examinés de près pour relever
tout cas de non respect des politiques du Conseil du
Trésor. Il se peut que ces dépenses aient
dû être engagées avec une carte de voyage ou
un carte de gestion du parc automobile. D'après certains
exercices semblables qui ont été
précédemment effectués, nous savons que le
code fournisseur attribué par les sociétés
émettrices explique parfois une partie des frais. Si
votre ministère ne respecte pas les politiques, veuillez
donc prendre les mesures qui s'imposent pour rectifier la
situation.
De nombreux ministères ont de la difficulté
à respecter les dates d’échéance des
paiements et paient des frais de retard. Il est toutefois
possible d'éviter ces dépenses et je vous demande
d'examiner vos pratiques de vérification des comptes en
tenant compte de la politique du Conseil du Trésor qui
autorise les vérifications ultérieures au paiement. Nous avons relevé certains chevauchements de
registres comptables qui peuvent expliquer les retards. Les
restrictions à la délégation des pouvoirs
financiers et le peu de décentralisation des achats sont
aussi des facteurs que peuvent modifier les ministères
lorsque la direction le juge approprié.
Nous avons noté que l'éventail des limites de
crédit qui sont inscrites sur les cartes d'achat
était très large. Dans certains cas, elles
étaient manifestement trop faibles et créaient
des problèmes chaque mois lorsque les comptes
n'étaient pas réglés assez rapidement pour
libérer la limite de crédit. Pour pouvoir
profiter réellement des avantages d'une carte de
crédit dans le processus d'achat, il faut que les
limites soient bien adaptées aux besoins de
l'organisation et il vaudrait la peine de les examiner dans bon
nombre de ministères.
Tout compte fait, les ministères semblent assez
satisfaits du Programme. Ils réalisent
généralement des économies de main
d'oeuvre et éprouvent très peu de
problèmes avec les sociétés
émettrices. Nous tenterons de résoudre avec les
fournisseurs de cartes les problèmes qui ont
été soulevés dans le sondage, par exemple
l'augmentation des prix lorsque la carte est utilisée
pour régler la note.
Veuillez transmettre mes remerciements aux personnes qui ont
répondu au sondage. Dans nombre de cas, il leur a fallu
faire certaines recherches avant de pouvoir répondre et
elles ont fait du bon travail. Nous avons beaucoup appris
grâce à leur travail et il sera tenu compte de
leurs commentaires dans les prochaines négociations
relatives aux marchés.
Le secrétaire adjoint et contrôleur
général adjoint,
Secteur de la gestion des finances et des
marchés
(signé) R.J. Neville
SONDAGE SUR LES RÉSULTATS
DU SONDAGE DE 1996
SUR LA CARTE D’ACHAT RAPPORT
1.0 CLIENTÈLE
1.1 À l'échelle du gouvernement : Le
sondage a été envoyé à 84
ministères et organismes à la fin de juillet
1996. Il s'agissait alors de :
- 77 ministères et organismes ayant des
cartes;
- 18 058 cartes en circulation;
- 46 351 achats (juillet) d'une valeur de
- 11,7 millions de dollars.
1.2 Mise à jour de I 'utilisation : Depuis la
tenue du sondage, un plus grand nombre de cartes ont
été émises et leur utilisation est en
hausse. À la fin d'octobre 1996, il s'agissait de :
- 19 519 cartes en circulation qui ont été
utilisées pour
- 57 251 achats (octobre) d'une valeur de :
- 15,5 millions de dollars.
1.3 Taux de réponse : La presque
totalité des gros ministères et nombre de petits
ministères et organismes ont répondu au sondage.
Sur les 84 ayant fait l'objet du sondage :
- 77 avaient des cartes (92 %);
- 38 coordonnateurs ministériels ont
répondu (49 % des 77 ministères);
- services financiers ministériels ont
répondu (47 % des 77 ministères),
- 609 titulaires de cartes ont répondu (3,3
%);
- représentant 83 % des achats de juillet de tous
les ministères, en dollars;
- représentant 85 % des cartes utilisées
dans l’ensemble des ministères.
1.4 Augmentation possible de l 'utilisation : On n'a
pas bien répondu aux questions sur l'utilisation
possible d'un plus grand nombre de cartes et les données
n'ont pas été utiles. Comme on le constate au
point 1.2 ci dessus, l’utilisation de la carte est en
hausse et nos prévisions sont les suivantes :
Mars 1997 Mars 1998
Nbre de cartes
21 650 26 950
Opérations/mois
66 450 88 850
Achats/mois ($)
18 800 000 26 100 000
1.5 Titulaires de cartes : Il est intéressant de
voir qui possède les cartes d'achat.
- 24 % des cas gestionnaires de CR;
- 34 % des cas secrétaires ou personnel de
soutien;
- 25 % des cas responsables du matériel;
- 17 % des cas autres, p. ex., agents de programme.
1.6 Répartition géographique : Sur le
plan géographique, la distribution des cartes est assez
égale :
- 33 % Administration centrale;
- 30 % bureaux régionaux ou de district;
- 36 % bureaux locaux, etc.
1.7 Répartition selon la fonction : La plupart
des cartes sont toutefois concentrées au sein des
Services financiers et administratifs, partout au pays.
- 65 % aux Services financiers et administratifs;
- 35 % aux Activités de programme.
1.8 Importance du choix des cartes : Actuellement,
des marchés concernant l'achat de biens et de services
autres que les voyages et dépenses connexes sont en
cours entre le gouvernement et trois sociétés
émettrices. Parmi ceux qui ont répondu à
la question, 66 % ont indiqué que le fait d'avoir un
choix était important pour eux. Ils veulent pouvoir
utiliser une seconde carte lorsqu'un marchand n'accepte pas la
première qu'on lui présente.
1.9 Nombre réel de cartes en leur possession :
Malgré cela, la plupart n'ont qu'une carte, bien qu'ils
aient souvent signalé leur intention d'en demander une
autre. Ainsi :
- 94 % n'ont qu'une seule carte;
- 5 % ont deux cartes;
- 1 % ont trois cartes.
1.10 Limites de crédit peu élevées :
Les sociétés émettrices autorisent des
limites de crédit élevées, contrairement
à certains gestionnaires qui les fixent assez basses.
Nous avons constaté que les limites de crédit
allaient de 100 $ à 300 000 $. Une limite très
faible entraîne souvent des problèmes parce
qu'elle est souvent dépassée lorsque le solde du
mois précédent n'est pas acquitté à
la date d’échéance. Dix pour cent des
répondants ont indiqué avoir ce genre de
problème à la fin du mois ou à la fin de
l'année.
Conformément à la politique, les limites de
crédit devraient correspondre aux besoins
véritables en tenant compte du volume mensuel d'achats
(en dollars) et du temps dont le CR a besoin pour régler
le compte mensuel. Comme la responsabilité du
gestionnaire n'est que de 50 $ en cas de perte ou de vol suivi
d'une utilisation, il faudrait songer à augmenter la
limite de crédit chaque fois que c'est possible, peut
être en se guidant sur les résultats du sondage.
Nous avons constaté ce qui suit :
LIMITE DE CRÉDIT
POURCENTAGE
Maximum 1 000
6 %
1 001 $-5 000
35 %
5 001 $-10 000
16%
10 001 $-20 000
21 %
20 001 $-50 000
18 %
50 001 $-100 000
4 %
Plus de 100 000
1 %
Limite moyenne,
tel que rapporté
par les sociétés émettrices
12 980 $
1.11 Types d 'achats : Les répondants ont
indiqué que les cartes servaient
généralement aux achats courants. Fournitures de
bureau, livres, périodiques, formation, pièces
d'ordinateur, logiciels et matériel informatique
figurent parmi les dépenses les plus courantes. La carte
sert aussi parfois à acquitter les frais d'accueil et de
conférence. Toutefois, d'après les rapports
mensuels des sociétés émettrices, certains
ministères utilisent la carte pour faire des achats qui
devraient plutôt être imputés aux cartes de
voyage ou aux cartes de gestion du parc automobile. On
s’attend à ce que les ministères examinent
leur utilisation des cartes et prennent les mesures qui
s'imposent pour respecter la politique du Conseil du
Trésor sur l'utilisation de toutes les cartes.
1.12 Répartition géographique des
fournisseurs : Les réponses sur les achats au pays,
aux É.-U. et à l'étranger étaient
peu fiables. Nos propres rapports mensuels indiquent la
répartition suivante :
- 93 % des cas achats au pays;
- 6,7 % des cas achats aux É.-U.;
- ,3 % des cas achats avec d'autres devises.
2.0 REGROUPEMENT DES CARTES
2.1 Titulaires de cartes ayant des cartes de voyage :
Comme les titulaires de cartes suggèrent souvent de
combiner toutes les cartes en une seule, pour tous les types
d'achat, nous avons demandé combien de titulaires de
cartes avaient aussi des cartes de voyage individuelles,
Dîners Club/enRoute. Le pourcentage de gens ayant les
deux types de cartes a été plus
élève que prévu. Dans 32 % des cas, les
gens avaient les deux cartes. Ils étaient
répartis à tous les niveaux de gouvernement,
aucun niveau n'ayant une concentration plus
élevée qu'un autre.
2.2 Regroupement des cartes : Lorsqu'on leur a
demandé s'ils serait avantageux d'utiliser la carte
d'achat pour payer les frais de déplacement et les frais
de location de voiture, les titulaires de cartes ont
répondu de la façon suivante :
- 51 % aimeraient l’utiliser pour les
déplacements;
- 55 % aimeraient l’utiliser pour la location de
voiture.
Il est question à la section 9.5 des problèmes
causes par leur groupement des cartes.
3.0 RAPPORTS ÉLECTRONIQUES, ETC.
3.1 Préférence pour le commerce
électronique : Il n’est pas étonnant
que les ministères souhaitent faire affaire par voie
électronique. Nous avons constate que :
- 79 % préféreraient la communication
électronique;
- 21 % préféreraient les rapports
papier;
- aucun ne recevait alors de rapports
électroniques.
4.0 QUALITÉ DU SERVICE DE LA SOCIÉTÉ
ÉMETTRICE
4.1 Satisfaction générale des
coordonnateurs : Le degré de satisfaction à
l’égard des trois fournisseurs de cartes
était très élevé, en ce qui
concerne l'accès aux représentants, la
rapidité d'exécution, les demandes de
renseignements et la qualité des rapports. Notre sondage
a permis de constater ce qui suit :
- 95 % des coordonnateurs ont indiqué que le
service était bon ou excellent;
- 96 % des titulaires de cartes ont indiqué que le
service était bon ou excellent.
La plupart des rares plaintes qui ont été
formulées par les coordonnateurs avaient trait à
des questions de mise en oeuvre, p. ex. la documentation et la
formation.
4.2 Satisfaction générale des titulaires de
cartes : De façon générale, les
titulaires de cartes n'ont que très peu de
problèmes avec les sociétés
émettrices. Nous avons constaté que :
- seulement 2 % d'entre eux ont rapporté certains
problèmes, p. ex., des frais injustifiés et
de l'intérêt sur ces frais, mais ils ont
été habituellement réglés
rapidement;
- toutefois, 6 % ont eu des problèmes de
concordance; ce taux est trop élevé pour une
fonction si importante.
4.3 Catégorisation des problèmes : Il
existe trois sortes de problèmes : ceux qui sont
attribuables aux sociétés émettrices; ceux
qui découlent des pratiques des marchands et ceux que
causent eux mêmes les ministères. Le sondage a
révélé que :
4.4 Problèmes avec les sociétés
émettrices : Attribuables aux sociétés
émettrices, ces problèmes sont davantage
liés aux pratiques de l'industrie qu'à la
négligence :
- écarts de taux de change indiqués dans
les comptes; le choix du moment prête à
confusion;
- manque de détails dans les relevés, ce
qui rend difficile le rapprochement avec les documents de
la commande;
- relevés en retard le retard peut toutefois se
produire n'importe où dans la chaîne de
traitement;
- frais injustifiés sur les comptes les erreurs
ont presque toujours été corrigées
rapidement et les intérêts ont
été soustraits.
4.5 Problèmes avec les marchands
: Il s'agit de problèmes attribuables aux pratiques
des marchands. Il en est question à la section 7 :
- Nom différent sur le relevé et sur la
facture se produit généralement lorsque le
marchand enregistré «exerce ses
activités» de fournisseur sous un autre
nom;
- les commandes en souffrance et partielles créent
de la confusion;
- documents sur le fournisseur incomplets;
- fournisseurs dirigeant les taxes de vente au
détail.
4.6 Problèmes avec les ministères : Ces
problèmes sont attribuables aux ministères. Il en
est question à la section 6.
- Problèmes de comptabilité interne,
nouveaux systèmes.
5.0 OPTIONS DE PAIEMENT
5.1 Options de paiement : Les trois entrepreneurs
offrent au moins une des trois modalités de paiement
suivantes :
- Option n° 1 : 30 jours à compter de la date
de facturation, option du PDE;
- Option n° 2 : 25 jours à compter de la date
de facturation, facturation individuelle;
- Option n° 3 : 25 jours à compter de la date
de facturation, facturation globale;
- Option n° 4 : 7 jours pour le règlement
électronique, facturation globale.
On n'a pas bien répondu à la question du
sondage qui portait sur les méthodes de paiement, mais
la tendance semble claire. Très peu de ministères
optent pour le choix n° 4, soit le paiement
électronique. Le choix le plus courant est le
deuxième. C'est probablement l'un des facteurs qui
contribuent aux problèmes qu'ont de nombreux
ministères à respecter les
échéances de paiement. Il en est question
à la section suivante.
6.2 Problèmes de vérification des
comptes : Il semble que la pratique courante consiste
à faire une vérification des comptes avant le
règlement de ceux ci. Les ministères qui paient
des intérêts pour paiement en retard devraient
songer à faire la vérification après le
paiement. C’est ce que recommande la Politique du Conseil
du Trésor sur la vérification des comptes, dans
les cas d'opérations à faible risque. Vous
trouverez cette Politique au chapitre 2 5 du volume
«Fonction de contrôleur» du Manuel du
Conseil du Trésor. Nous avons constaté ce qui
suit :
- 21 % des titulaires de cartes trouvent difficile de
vérifier les comptes mensuels avant la date
d'échéance;
- 29 % de ceux qui ont des problèmes accordent
à ces comptes un traitement prioritaire pour
réduire le risque de paiement en retard;
- 21 % d'entre eux vérifient les comptes
après le paiement;
- 44 % n'ont pas expliqué leur procédure,
mais se sont plaints du fait qu'on ne donnait pas assez de
temps pour régler les comptes (44 des 101
réponses à la question).
6.3 Émission urgente d 'un chèque comme
solution : Le nombre de bureaux de services financiers qui
ont recours au service d'émission urgente d'un
chèque pour pouvoir respecter la date
d'échéance est assez élevé :
- 14 % y ont recours toujours ou souvent;
- 16 %, rarement ou occasionnellement;
- 62 %, jamais.
6.4 Gains de productivité : Et pourtant, des
gains de productivité ont souvent été
rapportés :
- 57 % des services financiers signalent une
réduction du travail, de légère
à considérable;
- 30 % rapportent que le travail est demeuré
sensiblement le même;
- 14 % disent que le travail a augmenté en raison
du Programme de cartes d'achat.
Notre examen plus approfondi des réponses indiquant
que la charge de travail est restée la même ou a
augmenté n'a pas permis de tirer des conclusions.
Certains ont fréquemment recours à
l’émission urgente d'un chèque, tandis que
d'autres jamais.
6.5 Répercussions sur les fonds de caisse :
L'utilisation des fonds de la petite caisse, comme avances, a
diminué quelque peu. Nous avons constaté que
:
- 49 % des bureaux de services financiers rapportent une
utilisation moins grande des fonds de la petite
caisse;
- la réduction moyenne du montant des fonds de la
petite caisse utilises est de 40 %.
7.0 ACCEPTATION PAR LE MARCHAND ET QUESTIONS
CONNEXES
7.1 Plus de problèmes que prévu : Les
titulaires de cartes ont signalé un taux de
problème plus élevé que prévu,
comme l'indique ce qui suit :
- 15 % des titulaires de cartes disent éprouver
des problèmes lors de l'utilisation de la
carte;
- dans 71 % des cas, le problème est que le
marchand n'accepte pas la carte presentée;
- dans 3 % des cas, les marchands imposent une taxe de
vente au détail.
7.2 Hausses de prix : Nous avons été
étonnés du fort pourcentage de titulaires de
cartes signalant que les marchands modifient le prix des biens
ou des services lorsqu'on présente une carte de
crédit pour régler un compte. D'après le
sondage :
- 3,5 % rapportent que les marchands augmentent le prix
lorsqu'on présente une carte d'achat;
- 7,6 % rapportent que les marchands ont supprimé
les rabais parce que la carte d'achat était
utilisée.
We understand that these practices violate the merchants'
agreements with the card companies and have already relayed the
message to the card suppliers. Nous sommes convaincus que ces
pratiques vont à l'encontre des ententes qui ont
été conclues entre les marchands et les
sociétés émettrices et nous avons
déja transmis le message aux fournisseurs de cartes.
8.0 CONTRÔLE ET RlSQUES
8.1 Cartes perdues el volées : Les
coordonnateurs qui ont répondu au sondage rapportent la
perte ou le vol de 21 cartes au cours de la dernière
année. Comme le sondage reflète les
activités des ministères qui détiennent 85
% de l'ensemble des 18 068 cartes en circulation, en
extrapolant à l'échelle du gouvernement, le
résultat est que un dixième de un pour cent de
toutes les cartes sont perdues ou volées, chaque
année. Comme le risque que nous assumons, selon les
rnarchés conclus avec les fournisseurs de cartes, est de
50 $ par carte, la perte potentielle, pour le gouvernement, est
d'environ 1 200 $ par année.
8.2 Abus commis par les titulaires de cartes :
D'après le sondage, très peu de cas d'abus de la
carte d'achat ont été rapportés par les
coordonnateurs ministériels, soit seulement vingt
incidents. Actuellement, les cartes sont utilisées
environ 50 000 fois par mois.
8.3 Non respect de la Politique : Bien que la plupart
des ministères exigent que les employés signent
le formulaire d'obligations lorsqu'on leur remet une carte,
certains ne le font pas. Ces ministères ne respectent
donc pas la Politique du Conseil du Trésor sur les
cartes d'achat et on s'attend à ce qu'ils prennent des
mesures pour redresser la situation. Selon la Politique, il
faut obtenir du détenteur une formule de
déclaration énonçant les obligations qu
'il s 'engage à respecter.
8.4 Restrictions inutiles à l'utilisation de la
carte : Quelques ministères ont fixé, pour
l'utilisation de la carte, des restrictions autres que celles
exigées par le Conseil du Trésor. À moins
d'être attribuables à des circonstances
très particulières, ces restrictions sont
rarement justifiées par le niveau de risque qui est
associé à la carte. Quelques gestionnaires ont
restreint les types de marchands auxquels on peut
présenter la carte pour le paiement. D'autres ont
fixé un montant maximal par opération
financière effectuée avec la carte.
8.5 Surveillance du Programme : Peu de
ministères ont indiqué que leurs techniques de
surveillance du respect des conditions comprenaient un examen
par des vérificateurs internes. Il faut consacrer
davantage d`efforts aux examens internes, selon les
résultats du sondage qui sont les suivants :
- 59 % indiquent qu'il n'y a pas encore eu d'examen
interne du Programme;
- 63 % de ces ministères ne prévoient pas
effectuer d'examen de ce genre au cours de la prochaine
année;
- 37 % de tous les ministères n'auront
effectué aucun examen interne du Programme.
Le vérificateur général effectue
actuellement un examen de ce Programme, à
l'échelle de l'administration fédérale.
Nous encourageons les ministères à faire leur
propre examen pour garantir le respect de la politique du
Conseil du Trésor.
9.0 SUGGESTIONS ET PROBLÈMES
9.1 Intérêt sur les comptes echus: De
loin, le plus important problème qu'éprouvent les
ministères est l'intérêt à payer sur
les comptes échus et les problèmes de traitement
qui sont causés par le court délai de paiement
avant la date d'écheance. D'après le sondage
:
- 79 % des répondants indiquent que
l'intérêt sur les paiements en retard est un
problème;
- 7 % signalent que l'acceptation de la carte par les
fournisseurs étrangers et éloignés est
un problème.
9.2 Fonctionnement du système de PDE : La date
d'écheance se calcule à partir de la date qui est
inscrite sur le relevé, contrairement aux comptes
commerciaux, et les sociétés émettrices
vont ajouter des frais d'intérêt à partir
de la date d'échéance, jusqu'à ce que le
paiement soit crédité au compte. Il n'est pas
tenu compte des délais postaux. Nous nous sommes
prononcés contre le recours au système de
paiement à la date d'échéance pour
régler ces comptes. Si on y a recours, il faut tenir
compte de ces facteurs lorsqu'on précise la date
d'échéance, étant donné qu'il
s'agira de la date à laquelle le chèque est
effectivement enregistré.
9.3 Plus fréquentes suggestions : Les plus
fréquentes suggestions portent sur la
prolifération des cartes et sur les frais
d'intérêt et, d'après le sondage :
- 21 % proposent le retarder la date
d'échéance;
- 11 % proposent que la carte soit le mode de
règlement obligatoire des comptes ou du moins le
mode privilégié;
- 32 % proposent que les cartes de voyage et de gestion
du parc automobile soient combinées à la
carte d'achat.
Il convient de formuler quelques commentaires sur la
possiblite de mettre en oeuvre ces suggestions.
9.4 Commentaires sur la prolongation de la date d
'echéance : On ne pourrait prolonger le délai
fixé pour régler les comptes, sans interêt,
sans augmenter parallèlement certains coûts du
Programme tels les frais d'opération. Le sondage
démontre que les ministères ont opté pour
des choix de paiement qui ne comportent aucun frais
d'opération; ils ont choisi un délai de paiement
plus court, même s'ils doivent régler les
paiements plus rapidement. Le problème reste un
problème d'adaptation des pratiques de règlement
des comptes pour respecter les dates d'échéance
plus rapprochées.
9.5 Commentaires sur l 'utilisation obligatoire de la
carte : La politique du Conseil du Trésor,
énoncée au chapitre 2 10 du volume
«Fonction de contrôleur» du Manuel du
Conseil du Trésor, indique que les cartes de
crédit sont le mode de règlement des
comptes privilégié, bien qu'ell n'interdise pas
le recours à d'autres méthodes. On aura toujours
besoins d'autres modes de paiement des factures étant
donné que nombre de marchands vont continuer à
exercer leurs activités sans accepter les cartes de
crédit. Les ministères sont libres de tenir
compte de l'acceptation, ou non, des cartes par les marchands
lorsqu`ils prennent leurs décisions d'achat.
9.6 Commentaires sur I 'utilisation d'une carte unique
pour tous les achats : Il semble raisonnable de vouloir
regrouper les cartes et bien que cela pose d'importants
problèmes dont il est brièvement fait mention ci
dessous, y compris la modification de la politique du
gouvernement, nous allons examiner cette possibilité de
plus près.
Besoins en information : les sociétés
émettrices ne saisissent pas actuellement le genre de
données dont le gouvernement a besoin et qu'il
reçoit du système de cartes de gestion du parc
automobile.
Responsabilité personnelle des dépenses de
voyage : Actuellement, les voyageurs sont tenus
personnellement responsables des dépenses
engagées avec leurs cartes de voyage et seules les
dépenses de voyages légitimes sont
remboursées à la suite du processus de
réclamation. Les ministères sont responsables des
dépenses engagées avec les cartes d'achat. Il
faudrait trouver une façon de s'assurer que les
dépenses personnelles, p. ex., le service aux chambres,
ne sont pas portées au compte du gouvernement.
9.7 Délégation des pouvoirs et
décentralisation: Comme 24 % des cartes sont entre
les mains de gestionnaires de CR et comme 6 % des cartes ont
une limite de crédit de 1 000 $ ou moins, nous sommes
étonnés qu'une seule suggestion ait porté
sur l'augmentation du niveau de délégation
financière et sur la décentralisation des achats.
Ce n'est pas réellement un problème, bien que la
delégation des pouvoirs (article 34) en deça du
niveau de gestionnaire de CR permettrait
d'accélérer le processus de paiement et que la
décentralisation simplifierait les achats.
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