Paiements anticipés

DATE : le 18 août 1995

AUX : Agents financiers supérieurs, Agents financiers supérieurs à plein temps,Chefs fonctionnels d'administration

OBJET : Paiements anticipés

Ce bulletin concerne les paiements anticipés prévus aux termes des marchés et remplace celui du 8 février 1993.

Dans deux rapports déposés à la Chambre des communes le 17 novembre 1994, le président du Conseil du Trésor a identifié des ministères et organismes ayant accepté ou fait des paiements anticipés «inappropriés» et les ayant ensuite reportés d'un exercice à l'autre contrairement aux lois en vigueur et à la politique du Conseil du Trésor. Les rapports donnaient les raisons des paiements, l'une étant que les ministères avaient mal compris la politique du Conseil du Trésor au sujet des paiements anticipés entre les ministères. Ce bulletin vise à clarifier l'application de la politique qui a été réaffirmée par le Conseil du Trésor à sa réunion du 15 juin 1995 (CT 823038).

Politique sur les paiements anticipés

Selon la politique du Conseil du Trésor :

• les paiements anticipés ne sont versés que dans des circonstances spéciales, c'est-à-dire lorsqu'ils sont jugés essentiels pour les objectifs du programme et lorsqu'il n'existe pas d'autres solutions raisonnables;

• lorsque les paiements anticipés sont justifiés, le paiement anticipé versé au cours d'un exercice donné ne doit pas dépasser la valeur des biens ou des services reçus pendant l'exercice.

Application

La politique, qui est exposée à la rubrique 12.2 du volume Marchés du Manuel du Conseil du Trésor intitulée «Considérations financières», reproduite a l'annexe A ci-jointe, s'applique à tous les ministères et organismes, y compris les établissements publics et les directions qui sont des ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). De plus, les conditions dont fait état cette rubrique visent également les ententes interministérielles, les accords et les protocoles d'entente de même que les dispositions contractuelles avec des parties externes.

Restrictions

Bien que l'article 34 de la LGFP interdise les paiements anticipés non prévus dans les marchés, il n'a pas non plus pour effet d'autoriser en général les paiements anticipés. C'est la disposition contractuelle, et non la LGFP, qui constitue le fondement juridique des paiements anticipés aux parties externes. Dans le même ordre d'idées, les paiements anticipés entre les ministères doivent être prévus dans les ententes interministérielles.

Les clauses sur les paiements anticipés contenues dans les documents contractuels ou les paiements anticipés entre les ministères, qu'ils fassent ou non l'objet d'ententes interministérielles, doivent être conformes aux principes de contrôle parlementaire, aux exigences de l'alinéa 33(3)a) de la LGFP et aux lois de crédits visées. Ainsi :

• les paiements doivent amener une imputation légitime sur le crédit;

• les paiements ne sont versés que pour les biens et services reçus pendant l'exercice en cours;

• les fonds doivent être dépensés durant l'exercice pendant lequel ils sont affectés et ne peuvent pas être reportés au moyen de paiements anticipés. Les ministères ne peuvent donc pas reporter des sommes d'un exercice à l'autre en les virant à un fonds renouvelable ou à un compte à fins déterminées et en faisant des prélèvements sur ce fonds ou ce compte.

Conditions sine qua non

Les paiements anticipés ne devraient être envisagés que dans des circonstances spéciales, c'est-à-dire lorsqu'ils sont jugés essentiels pour les objectifs du programme. Les entrepreneurs devraient financer leurs travaux en puisant dans leurs propres réserves ou en recourant au financement commercial, compte tenu des paiements qu'ils prévoient recevoir de l'autorité contractante pour l'exécution intégrale ou partielle des travaux. Les ministères sont invités à examiner les coûts de financement et d'intérêt pour l'État, ainsi que la méthode de recouvrement de ces coûts, lorsqu'ils négocient des paiements anticipés, et à évaluer les coûts en question lorsqu'ils comparent plusieurs options.

La rubrique 12.2 du volume Marchés du Manuel du Conseil du Trésor présente à l'annexe A les autres conditions qui s'appliquent aux dispositions contractuelles et aux ententes interministérielles. Même si toutes ces conditions sont remplies, cela ne veut pas dire pour autant que les paiements anticipés sont justifiés. Alors que les acomptes sont pratique courante, les paiements anticipés demeurent l'exception.

Montant du paiement anticipé et moment où il est effectué

La rubrique 12.2. donne aussi les conditions concernant le montant et l'échéance des paiements anticipés aussi bien en vertu des dispositions contractuelles que des ententes interministérielles. Outre ces conditions, dans le cas des ententes pluriannuelles exigeant des avances répétées ou une avance pour toute la durée de la disposition contractuelle, il faut faire au minimum une série d'avances distinctes pendant l'exercice.

Modifications

Les modifications aux conditions et principes des paiements anticipés seront insérées dans les volumes Marchés et Fonction de contrôleur du Manuel du Conseil du Trésor lors d'une prochaine révision. Veuillez vous assurer que les modifications sont prises en compte dans les méthodes de passation des marchés et les méthodes de paiement de votre ministère.

12.2.1 Loi sur la gestion des finances publiques. Les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques prévoient des contrôles financiers divers pour les dépenses engagées dans les marchés. En général, les aspects financiers de l'administration des marchés sont la responsabilité des gestionnaires financiers, mais les administrateurs des marchés devraient connaître les rudiments de la loi et des politiques de gestion financière du gouvernement. Une bonne part de cette information se trouve dans le volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor préparé par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

12.2.2 Paiements anticipés. (Veuillez consulter le Bureau du Contrôleur Général pour plus de renseignements.) L'article 8 du Règlement sur les marchés de l'État autorise les paiements anticipés. Pour qu'un marché puisse comprendre des dispositions relatives aux paiements anticipés, il faut que ces dispositions soient conformes aux principes du contrôle parlementaire, aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (alinéa 33(3)a)) et aux lois de crédits visées. Lorsque l'approbation d'un marché relève du ministère concerné, les paiements anticipés peuvent être approuvés par celui ci. Toutefois, en vertu du Règlement, lorsque l'approbation du marché dépasse les pouvoirs du ministère, les paiements anticipés nécessitent l'approbation du Conseil du Trésor.

12.2.3 Conditions sine qua non pour l'utilisation des paiements anticipés. Les paiements anticipés ne devraient être envisagés que dans des circonstances spéciales, c'est à dire lorsqu'ils sont jugés essentiels pour les objectifs du programme. Les entrepreneurs devraient financer leurs travaux en puisant dans leurs propres réserves ou en recourant au financement commercial, compte tenu des paiements qu'ils prévoient recevoir de l'autorité contractante pour l'exécution intégrale ou partielle des travaux. Les autorités contractantes sont invitées à examiner les coûts de financement et d'intérêt pour l'État, de même que la méthode de recouvrement, lorsqu'elles négocient des paiements anticipés et à évaluer les coûts en question lorsqu'elles comparent plusieurs options.

12.2.4 Comme suite à ce qui précède, les autorités contractantes peuvent envisager de prévoir des paiements anticipés ou des acomptes dans un contrat seulement si :

a) une garantie suffisante est obtenue pour le paiement envisagé;

b) la Couronne reçoit en contrepartie une valeur équivalant au montant du paiement;

c) l'autorité contractante dispose des fonds nécessaires pour assurer le financement; et si

d) une ou plusieurs des conditions suivantes sont remplies :

i) la Couronne peut en tirer un avantage sur le plan économique;

ii) l'entrepreneur risque de subir un préjudice ou de ne pouvoir assurer le financement qu'avec difficulté ou qu'à des taux considérés peu économiques par rapport aux taux préférentiels courants des banques à charte;

iii) la valeur du marché est au dessus des moyens de l'entrepreneur;

iv) il s'agit d'un marché de longue durée;

v) il est pratique courante d'exiger des paiements anticipés ou des acomptes de l'acheteur dans l'industrie ou le secteur d'activité concerné. (Guide de la politique des approvisionnements, article 4202)

12.2.5 Montant du paiement anticipé et moment où il est effectué. À l'exception des circonstances inusitées, conformément aux principes régissant les crédits annuels et l'affectation des fonds par le Parlement,

a) on ne peut effectuer de paiements anticipés qu'au cours de l'exercice pendant lequel prend effet le marché;

b) les paiements anticipés servant à couvrir des frais de démarrage extraordinaires ne sauraient être supérieurs aux frais réels que l'entrepreneur assumera à ce titre au cours de l'exercice où les paiements sont effectués; sinon, les paiements anticipés versés au cours d'un exercice donné doivent porter sur les travaux, les biens ou les services auxquels il serait raisonnable de s'attendre au cours de l'exercice et ne pas être supérieurs à la valeur de ceux ci;

c) pour les marchés pluriannuels d'entretien et, dans la mesure du possible, les marchés pluriannuels de concession de licence, il faut prévoir d'effectuer des paiements au moins tous les ans;

d) les ministères ne peuvent reporter des sommes d'un exercice à l'autre en les virant à un fonds renouvelable ou à des comptes à fins déterminées, ou en utilisant ce fonds pour payer à l'avance les biens et les services.