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DATE : le 1 novembre 1995
AUX: Agents financiers supérieurs, agents financiers supérieurs à temps plein, chefs fonctionnels de l'administration
OBJET: Financement des conférences et des séminaires
Introduction
En raison des compressions de dépenses annoncées récemment dans le budget, les ministères redoublent d'efforts pour trouver des moyens de réduire les coûts des programmes. Certains ministères passent notamment en revue les modes de financement des conférences et des séminaires qui sont organisés dans le cadre de leurs programmes. Le secrétaire du Conseil du Trésor a souligné la nécessité de réaliser des économies à cet égard dans une lettre qu'il a fait parvenir, le 28 juin 1995, aux administrateurs généraux au sujet de la gestion des déplacements et des conférences. La présente note vise à exposer plusieurs des modes de financement possibles.
1. Crédits
Pour financer des conférences, les ministères ont l'habitude d'en imputer tous les coûts directement à leurs crédits. Bien qu'une telle façon de procéder soit facile à gérer, elle ne réduit pas les coûts liés à la tenue d'une conférence, assumés par l'État. Voici divers modes de financement que les ministères peuvent envisager.
2. Partage des coûts
Les coûts peuvent être partagés par deux ministères ou plus, deux paliers de gouvernement ou plus ou encore un ministère et une organisation du secteur privé. Un accord de partage des coûts peut stipuler que chaque partie est responsable des coûts de certains volets de la conférence ou encore que le ministère finance la conférence et que l'autre partie lui rembourse la portion convenue des frais engagés. Dans les deux cas, les ministères supportent leur part des coûts en puisant des fonds dans leurs propres crédits.
Les fonds remboursés par d'autres paliers de gouvernement ou d'une organisation du secteur privé dans le cadre d'un tel accord peuvent alors être crédités au budget du ministère en question conformément à l'article 39(e) de la Loi sur la gestion des finances publiques, pourvu que le remboursement s'effectue au cours de l'exercice où les dépenses ont été engagées; autrement, le remboursement devra être imputé au Trésor à titre de recettes non fiscales.
Remarque : les frais imposés aux participants et aux exposants ne peuvent être considérés comme des «coûts à partager» entre deux parties. Ils doivent donc être considérés comme des «coûts à recouvrer» (voir la section 3 ci-après).
3. Recouvrement des coûts
Comme il est expliqué ci-dessous, les ministères peuvent recouvrer leurs coûts par l'imposition de frais en s'appuyant sur trois fondements différents. Quel que soit le fondement utilisé, un ministère ne peut cependant se servir des recettes réalisées que si une autorisation de dépenser de nouveau est prévue dans la loi habilitante ou la loi visant le programme de ce ministère, ou qu'une autorisation spéciale de dépenser lui a été conférée de sorte qu'il puisse recourir à la méthode du crédit net ou à un fonds renouvelable. Si le ministère n'a pas ce pouvoir,
le Trésor, et non le budget du ministère, doit être crédité de toutes les sommes recueillies, à titre de recettes non fiscales. Les sommes ne peuvent pas non plus être déposées dans un «compte d'attente» pour couvrir les dépenses liées à la conférence. En outre, conformément au paragraphe 19(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les frais imposés ne peuvent excéder les coûts supportés par le ministère relativement à la conférence, peu importe le fondement invoqué.
Tout d'abord, les ministères peuvent recourir aux lois qu'ils appliquent, à savoir la loi visant le programme qui relève d'eux et la loi habilitante qui les a créés. Les ministères ont rarement recours à ces lois pour recouvrer les coûts d'une conférence étant donné qu'il faut parfois publier les frais imposés dans la Gazette du Canada ou demander au gouverneur en conseil de les approuver.
Ensuite, ils peuvent invoquer des dispositions législatives d'ordre général, comme l'article 19 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Encore une fois, les ministères exercent rarement ce pouvoir pour recouvrer les coûts d'une conférence étant donné que les frais doivent être imposés par «décret» ou par «règlement», et sont assujettis à un examen réglementaire.
Le troisième fondement, et celui qui s'applique aux conférences plus particulièrement, est le pouvoir de passer des marchés conféré aux ministres. En effet, l'inscription à une conférence devient un «marché» entre le ministère et le participant, en vertu duquel le ministère peut imposer des frais à la personne qui assiste à la conférence.
4. Dons
Une autre façon de financer des conférences est d'accepter des dons. La présente section porte sur les éléments dont les ministères doivent tenir compte au moment de recevoir un don. Cependant, elle ne vise ni à encourager ni à favoriser cette façon de recueillir des fonds. Lorsqu'ils envisagent cette méthode de financement, les ministères doivent d'abord veiller à ce qu'il n'en résulte pas de conflits d'intérêts et que le tout soit fait de façon appropriée.
Les dons de parties indépendantes peuvent être versés dans un compte budgétaire consolidé à fins déterminées, et servir à couvrir les coûts d'une conférence seulement si, en contrepartie, le donateur ne reçoit aucun bien ou service équivalent, sauf un reçu d'impôt pour avoir fait un «don à l'État» (s'il répond aux exigences fiscales de Revenu Canada). Il existe divers types d'avantages non tangibles : on peut inscrire le logo de l'entreprise sur les messages publicitaires ou encore mentionner son nom comme commanditaire de la conférence. Ne sont pas des dons, les frais d'inscription et allocations de présence, les droits à payer pour l'obtention d'un permis, le revenu tiré d'annonces et de concessions, les frais ou droits pour les stands et les kiosques d'exposition. Ces paiements doivent être traités selon la méthode exposée à la section 3.
5. Commanditaires de l'extérieur
Une partie indépendante, notamment l'Institut de la gestion financière, l'Association de gestion de trésorerie et l'Institut de l'informatique, peut s'occuper de l'organisation et du déroulement de la conférence, qui devient alors une conférence non gouvernementale. La partie indépendante se charge de fixer et de percevoir les frais d'inscription (recettes qui lui reviennent) et de régler les factures, le cas échéant. L'accord de contribution doit être bien libellé, de sorte qu'il ne soit pas interprété comme un accord contractuel conclu pour le compte du ministère ou à titre de mandataire de celui-ci. Autrement, il serait assujetti aux mêmes restrictions relativement à la perception des frais mentionnés à la section 3.
S'ils le désirent, les ministères peuvent supporter en partie les coûts en versant une contribution à la partie indépendante, conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les subventions et les contributions. Dans un tel cas, l'accord de contribution doit être rédigé soigneusement de sorte qu'il soit très clair qu'il s'agisse d'une conférence non gouvernementale.
6. Pour obtenir d'autres précisions, prière de communiquer avec Bruce
Hirst, Division des pouvoirs financiers, au 957-7168.
Le secrétaire adjoint et contrôleur général adjoint,
Secteur de la gestion des finances et des marchés,
R.J. Neville
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