DATE :
le 20 janvier, 1998
AUX :
Agents financiers supérieurs
et agents financiers supérieurs à plein temps
OBJET :
Rapport sur l'examen des coûts
de divers modes de paiement
1. Introduction Le Secrétariat du
Conseil du Trésor a terminé récemment son examen des coûts des divers modes de
paiement utilisés dans l'administration fédérale. Un rapport a été préparé
décrivant les analyses et la comparaison des coûts des modes de paiement suivants :
a) petite caisse;
b) comptes bancaires ministériels (CBM);
c) chèques de voyage;
d) cartes d'achat;
e) chèques émis centralement par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
(TPSGC).
Ce rapport est disponible sur le réseau de la Gestion des finances, des marchés et
des actifs par l'intermédiaire du site Web du SCT sur le Réseau d'entreprise du
gouvernement (REG), le réseau interne du gouvernement fédéral, à l'adresse
suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/fin/sigs/information_bulletins/report_f.html
2. Portée du projet L'analyse des coûts porte
principalement sur le coût de traitement des opérations, selon les divers modes de
paiement précités. Les coûts des activités d'approvisionnement (achats, marchés,
etc.) débordent le cadre de cet examen et ne sont donc pas analysés.
3. Méthode d'établissement des coûts Les
coûts sont établis au moyen de la méthode du prix de revient en fabrication uniforme et
continue. La marche à suivre liée à chaque mode de paiement est tout d'abord
ventilée en une série d'activités. Le coût de traitement moyen estimatif par
opération est établi d'après :
- les coûts engagés en regard de chaque activité au cours d'une période donnée;
- le temps moyen consacré au traitement de chaque opération.
4. Analyse et comparaison des coûtsD'après
les constatations exposées en détail dans le rapport, les coûts moyens se rattachant à
la petite caisse, aux CBM et aux chèques de voyage sont assez élevés, en raison
principalement des méthodes comptables et des mécanismes de contrôle que requièrent
ces modes de paiement. La carte d'achat est le mode de paiement le plus économique
parce qu'elle permet de présenter une seule demande de paiement plutôt que
d'émettre un chèque pour chacune des nombreuses opérations figurant sur le relevé
mensuel de la carte de crédit. Les coûts des chèques émis centralement varient selon
la méthode employée pour communiquer l'information sur le paiement à TPSGC, et ils
sont relativement élevés dans le cas des chèques émis manuellement et des chèques
urgents, lesquels requièrent un traitement spécial.
5. Évaluation des modes de paiement En évaluant
leurs modes de paiement actuels et leur stratégie à cet égard, les ministères et
organismes devraient s'efforcer de choisir les méthodes les plus appropriées et les
plus économiques pour effectuer leurs paiements et de noter les secteurs dans lesquels
ils pourraient apporter des améliorations.
Outre certains facteurs tels que la nature et l'urgence du paiement, le coût des
modes de paiement doit aussi entrer en ligne de compte dans le choix du mode approprié
Le rapport présente les analyses et la comparaison des coûts dont les ministères ont
besoin pour évaluer les modes de paiement qu'ils utilisent actuellement.
6. Demandes de renseignements Si vous avez des
questions au sujet du rapport ou des analyses de coût, veuillez me téléphoner ou
demander à votre personnel de communiquer avec Gilles Vézina, au 957-9660
(Internet : Vézina.gilles@tbs-sct.gc.ca)
Le secrétaire
adjoint et contrôleur général adjoint,
Secteur de la gestion des finances, des marchés, et des actifs
R.J. Neville
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