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Politique
DATE : Le 24 mars 2000
AUX : Agents financiers supérieurs (AFS) et Agents financiers supérieurs à temps
plein (AFSTP)
OBJET : Politique sur l'utilisation des chèques de voyage, des cartes de
voyage et des comptes de voyage
La politique en rubrique a été révisée afin d'incorporer l'option
d'utiliser la carte de voyage individuelle (CVI) pour les dépenses de
représentation.
La CVI offre une méthode de paiement efficace, sécure, et pratique pour défrayer les
frais de voyage officiel et cet outil peut maintenant être utilisé pour les frais de
représentation officielle. De plus, cet outil réduit ou élimine la nécessité
d'émettre des chèques du Receveur général, d'avances permanentes ou
temporaires de voyage et de représentation ainsi que des chèques de voyage.
Il est important de noter que les frais de représentation requièrent une pré-
autorisation avant que les dépenses ne soient effectuées et, que les employés doivent
soumettre une réclamation pour l'approbation et le remboursement des dépenses suite
à l'activité de représentation.
Nous désirons aussi réitérer le fait que les ministères doivent effectuer une révision
et vérification périodique de l'utilisation des cartes de voyage individuelles
(CVI), des cartes de voyage de centre de responsabilité (CVCR), des cartes de voyage
ministérielles (CVM) et des chèques de voyage, afin de déterminer si ces outils
sont utilisés selon les normes énoncées dans la
politique. Des rapports mensuels de
Amex sont disponibles pour ce faire.
Il est aussi important d'examiner les rapports chronologiques mensuels de CVI afin
de s'assurer que les employés paient les factures tel que convenu lors de la
signature de la demande de carte. Tous délais de paiement devraient être examinés avec
les employés et les mesures correctives apportées afin d'éviter que la situation
ne se détériore.
Si vous avez besoin de plus amples informations, n'hésitez pas à communiquer
avec Robert Berniquez, Division des politiques de gestion financière et de comptabilité
– (PGFC), au 613-957-9672 ou par courriel à Berniquez.Robert@tbs-sct.gc.ca
Le Sous-contrôleur général,
Richard J. Neville
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