Guide d'Internet du Gouvernement du Canada
Maintenance du site Web
La présente section traite de la maintenance de votre site Web.
La maintenance de votre site Web vous oblige à vous tenir au courant des
renseignements nouveaux, des liens nouveaux et des besoins de vos clients. Vos
clients peuvent contribuer à la maintenance de votre site Web en vous informant
des problèmes techniques et non techniques.
Considérations générales
Considération de la maintenance comme faisant partie intégrante du développement
d'un site Web et de la mise à jour de votre site Web.
Contenu
Maintenance du contenu existant, du contenu nouveau, du contenu ancien et du
contenu de référence.
Hyperliens
Assurance que les hyperliens sur votre site Web fonctionnent toujours.
Maintenance des outils d'interactivité
Maintenance des outils tels que les bavardoirs, les groupes de discussion et
les sites de cybercommerce.
La présente section traite de la nature de l'édition électronique et des
activités de base que vous devriez prendre en considération lors de la mise à
jour de votre site Web.
La publication d'un site Web n'est pas un projet ponctuel, ce
support étant interactif. L'amélioration continue est non seulement
possible, elle est attendue. En tant qu'éditeur d'un site Web, vous
devez vous tenir au fait de l'information la plus récente, des
nouveaux sites Web vers lesquels vous pouvez établir des liens, des
données sur les schèmes d'utilisation et les préférences des
clients, ainsi que des commentaires directs des clients. De
l'information statique et périmée incite rapidement les gens à ne
plus consulter votre page Web et peut créer une mauvaise impression de
votre institution.
Dès que vous mettez quelque chose sur Internet, vous devez être prêt
à le mettre à jour régulièrement et à vérifier les liens pour vous
assurer que qu'ils sont à jour et utiles. Les adresses des sites Web
changent fréquemment, et l'information peut rapidement devenir périmée.
Lors de la maintenance de votre site Web, vous devriez :
- Envisager l'exécution de sondages périodiques sur votre site que
vous utiliserez pour évaluer les points de vue des clients sur la
précision, la fiabilité, l'accessibilité, la convivialité et la qualité
du contenu de votre site, et pour obtenir des idées en vue de
l'améliorer.
- Vous assurer que votre service ou votre information est pertinent
en mettant en place un mécanisme de rétroaction des clients (par exemple
vous pouvez donner votre adresse électronique et inviter les clients à
vous faire part de leurs commentaires).
- Analyser les données sur l'utilisation que votre webmestre peut vous
fournir. Par exemple, déterminer quel pourcentage des demandes d'accès
sur votre page proviennent d'autres sites gouvernementaux ou de sources
extérieures, ou de régions ou d'organisations particulières. Déterminer
aussi la durée du séjour des visiteurs sur votre page.
- Surveiller les utilisateurs d'Internet et les groupes de discussions
se rapportant aux domaines d'activités de votre institution.
- Surveiller la couverture que les grands médias imprimés et
électroniques accordent au site Web de votre institution.
La présente section traite des façons de maintenir le contenu de votre site
Web. Le contenu comprend tout ce que vos clients peuvent obtenir sur votre site
Web au moyen de leurs navigateurs et tous les processus logiciels qui
soutiennent cette offre directement ou indirectement.
Le principal objectif de votre site devrait être d'avoir un
contenu qui reflète les optiques, les priorités et les préoccupations de vos
clients, Le contenu peut prendre la forme de nouvelles, de faits,
d'organigrammes, d'illustrations, de photos, de transactions et de
n'importe quoi d'autre qui communique quelque chose d'utile à quelqu'un.
La présente section comprend quatre parties :
Ajout de contenu nouveau
Examen des enjeux avant d'ajouter du contenu nouveau sur votre site Web
Mise à jour de contenu existant
Examen des enjeux avant de modifier du contenu sur votre site Web
Archivage de contenu
Évaluation, intégration et enlèvement de contenu
Développement de contenu de « référence » commun
Développement et maintenance de sections de contenu de référence, comme
les sections Quoi de neuf, Aide et FAQ
Ajout de contenu nouveau
Prenez en considération les questions suivantes lors que vous
ajoutez du contenu nouveau à un site Web.
- Y a-t-il des politiques à l'échelle de l'institution ou du gouvernement
qui affectent le contenu?
- Y a-t-il un groupe de clients qui a besoin de votre information?
- Le contenu ajoute-t-il de la valeur au site et supporte-t-il vos priorités
institutionnelles?
- L'information est-elle précise, lisible, fiable, à jour et crédible?
- Devriez-vous faire davantage de recherche sur la matière, d'analyse de la
clientèle et d'analyse spécialisée avant de placer le contenu sur le site Web?
- Pouvez-vous relier l'information à un autre site Web, comme un autre site
institutionnel fiable?
- Le contenu est-il écrit pour le Web? (Voir Écrire pour le Web.)
- Le contenu peut-il être affiché en format HTML?
- Le contenu est-il rédigé avec un objectif clair qu'un client pourra facilement
discerner?
- Avez-vous une idée précise de la façon dont ce contenu s'intégrera dans
l'architecture existante du site Web?
Dès que vous placez du contenu sur votre site Web, vous devez être
préparé à en faire régulièrement la mise à jour et la maintenance. Vous
devriez régulièrement revoir et relire le contenu de votre site Web.
Posez-vous les questions suivantes avant de mettre à jour le contenu
sur votre site Web.
- L'information est-elle précise, fiable, complète, crédible et utile pour
vos clients?
- Combien de temps et d'argent pouvez-vous consacrer à la conservation d'un
contenu à jour et utile?
- Quelle information doit être mise à jour à un moment précis?
- Existe-t-il des mesures qui permettent de garantir des mises à jour régulières
et des améliorations continues?
- Disposez-vous de procédures pour la mise à jour du contenu de manière à ce
qu'elle tienne compte des commentaires des clients et des statistiques du
journal d'utilisation?
- Pouvez-vous relier ce contenu à un autre site Web, comme un autre site
institutionnel fiable?
- Comment allez-vous mesurer le succès de votre contenu nouveau (par le nombre
de demandes d'accès ou les statistiques sur le site, par exemple)?
- Avez-vous un plan de secours pour la mise à jour du contenu? Par exemple,
est-ce qu'une personne mettra le contenu à jour si vous êtes malade ou en congé?
- À quelle fréquence mettrez-vous le contenu à jour?
La présente section fournit des directives sur l'archivage du contenu tout
en tenant compte de sa pertinence et de son exactitude.
Si le contenu est d'une utilité quelconque pour vos clients, songez à le
laisser sur le site. Modifiez votre site Web de manière à ce que les clients
puissent trouver facilement l'ancien contenu à l'aide de liens. Cette façon
de procéder pourra aider votre site à acquérir une réputation de service en
direct au contenu imposant.
Les clients peuvent tirer avantage d'un contenu ancien parce que
celui-ci peut :
- présenter un intérêt historique (par exemple, des analyses statistiques des
années précédentes;
- fournir des renseignements de base et une texture plus riche pour votre
site Web;
- être intrinsèquement intéressant et valoir la peine d'être lu même s'il
n'est pas nouveau (par exemple, un essai bien écrit ou des communiqués de presse
antérieurs).
Intégrez le contenu en :
- reliant les articles nouveaux au contenu archivé, car les personnes qui liront
le contenu nouveau pourraient vouloir connaître le contexte que leur fournit
cet ancien contenu;
- conservant des liens actifs dans les fichiers archivés, et en enlevant ou
remplaçant les liens périmés;
- mettant des liens vers l'information récente sur les anciennes pages afin que
les clients puissent prendre connaissance des développements récents;
- enlevant le contenu désuet ou trompeur et en le remplaçant par des données
ou des liens actuels.
Minimiser le contenu archivé dans les listes de recherche
À moins que vous ne preniez des mesures pour accroître la priorité du
contenu nouveau, les pointeurs vers le contenu archivé peuvent commencer à
dominer les résultats des recherches après quelques années. La solution la
plus simple, c'est de faire en sorte que le moteur de recherche donne une
pondération plus basse aux pages anciennes. La pondération devrait être calculée
par rapport à la date de création et non à la date de modification. Celle-ci
sera souvent une date très récente si vous avez maintenu adéquatement le
contenu ancien.
Enlever les pages de contenu
Avant d'enlever des pages de contenu, souvenez-vous de ce qui suit :
- D'autres sites peuvent établir des liens vers cette page. L'enlever entraînera
donc la rupture d'un lien et la perte de possibilités lorsque vos clients
délaisseront votre site.
- Les clients peuvent avoir mis la page en signet parce qu'ils veulent aller
directement à une partie pertinente de votre site au lieu de commencer chaque
fois à la page d'accueil.
- Les moteurs de recherche sont lents à mettre à jour leurs bases de données;
ils détourneront les clients du droit chemin si vous enlevez des pages.
La présente section analyse le contenu de référence commun. Le contenu de
référence est un contenu additionnel créé séparément à partir de
l'information et des services principaux d'un site.
Quoi de neuf
Vous devriez mettre à jour régulièrement la section Quoi de neuf en y
entrant de l'information intéressante pour vos clients. La mise à jour de ce
contenu est vitale car certains clients peuvent se rendre d'abord dans cette
section et ne jamais y revenir si l'information est périmée.
Mettez la date de chaque entrée dans la section Quoi de neuf afin que les
clients puissent évaluer la pertinence et l'exactitude de l'information. Décidez
aussi combien de temps une entrée restera dans la section Quoi de neuf.
L'information est-elle vraiment « nouvelle » si elle date de trois
mois?
Foire aux questions (FAQ)
La section FAQ devrait contenir des questions réelles et des réponses détaillées.
Elle devrait fournir à vos clients des directives adéquates et ne pas les
laisser perplexes. Lorsque vous faites la maintenance de cette section, essayez
de ne pas y ajouter chaque question reçue de vos clients, parce qu'ils auront
alors de la difficulté à trouver la question qui les intéresse (donnez la
priorité aux questions les plus fréquemment posées).
Dans la mesure du possible, groupez les questions par catégories pour aider
les clients à trouver la bonne question. Envisagez la mise en place d'un
moteur de recherche pour vos FAQ.
Calendrier
La section Calendrier donne les dates des événements importants de votre
institution qui pourraient intéresser vos clients. La mise à jour régulière
de cette section augmentera l'intérêt des clients pour votre institution.
Vérifiez l'exactitude et la pertinence de l'information affichée.
Fournissez le nom d'un coordonnateur, un numéro de téléphone et une adresse
pour chaque événement afin que les clients puissent obtenir davantage
d'information si cela les intéresse.
Carte du site
La section Carte du site fournit une représentation visuelle de votre site.
Au début, les clients pourront y voir la méthode la plus rapide pour trouver
certains renseignements et services. Les cartes de site sont particulièrement
utiles pour les grands sites, où les clients savent peut-être ce
qu'ils cherchent mais n'arrivent pas à le trouver.
Mettez à jour cette section lorsque vous ajoutez des sections importantes à
votre site Web.
Aide
La section Aide peut contenir :
- la FAQ (foire aux questions);
- des trucs sur la recherche d'information ou sur la navigation dans le site;
- des cartes du site;
- une liste des acronymes utilisés dans le site;
- un glossaire;
- une bibliographie;
- des spécifications sur le site (comme le genre de contenu offert et de
l'information sur l'accessibilité);
- d'autres informations utiles.
Lorsque vous ajoutez du contenu à votre site Web, mettez à jour les
sections telles que les glossaires, la bibliographie et les acronymes.
Pour un exemple d'une section d'aide, consulter
www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/help/help-aide_f.asp?who=/cio-dpi/.
Information sur les personnes-ressources
La section Information sur les personnes-ressources, parfois appelé la
section Contactez-nous, devrait fournir l'adresse postale, l'adresse électronique,
les numéros de téléphone et de télécopieur, et toute autre information sur
les personnes responsables des aspects techniques et non techniques de votre
site Mettez à jour cette section chaque fois que les responsabilités changent
- par exemple, quand un nouveau webmestre entre en fonction.
Cette section vous aide à maintenir les hyperliens. Ceux‑ci sont une
référence qui mène d'un certain point dans un document à un certain point dans un
autre document. Il s'agit alors d'un lien externe. Les hyperliens peuvent
aussi relier deux endroits dans le même document. Il s'agit alors d'un lien
interne. Le Web est un support de liaisons : l'hypertexte est le lien qui
unit l'ensemble et permet aux clients de découvrir de l'information
nouvelle et utile.
Analyse des hyperliens existants
Lorsque vous revoyez le contenu ou une section consacrée aux liens (par
exemple, une page de « sites connexes »), tenez compte des aspects
suivants :
- L'hyperlien est-il rompu (ce qui signifie que la page ou la section
correspondant à l'hyperlien n'existe plus)?
- L'hyperlien renvoie-t-il au bon texte?
- Le lien externe est-il non pertinent ou périmé, à votre point de vue ou à
celui de vos clients?
- L'emplacement de l'hyperlien devrait-il être modifié pour mieux s'insérer
dans le contexte global de la page? Par exemple, l'hyperlien devrait-il être
placé à un endroit plus logique?
- Le texte accompagnant l'hyperlien a-t-il un sens, ou s'agit-il d'une phrase
comme « Allez à la page suivante » ou « cliquez ici »?
- Y a-t-il suffisamment de contexte pour que les clients sachent où ils se
retrouveront s'ils suivent l'hyperlien?
- Les hyperliens sous forme d'images fournissent-ils un équivalent textuel
approprié et qui a du sens?
Ajout de nouveaux hyperliens
Lorsque vous ajoutez des hyperliens, que ceux-ci relient des endroits à
l'intérieur des documents ou entre des documents, posez-vous les questions
suivantes :
- Est-il nécessaire d'ajouter le lien externe, par exemple, parce qu'il aidera
vos clients?
- Pouvez-vous fournir un contexte détaillé pour le lien dans votre contenu?
- Pouvez-vous vous fier au webmestre du lien externe? Le webmestre mettra-t-il
régulièrement à jour le site et vous informera-t-il de toute modification
apportée à l'URL?
- Y a-t-il des liens institutionnels qui peuvent remplacer le contenu existant
dans votre site Web?
- Y a-t-il des endroits logiques vers lesquels vous devez fournir des
hyperliens internes?
- Le lien améliore-t-il la navigation à l'intérieur du document?
Songez à insérer une section « Ressources additionnelles » à la fin de
la section ou du document, ou comme section séparée, qui contiendrait des
hyperliens menant à des sources d'information bien expliquées.
Validation des hyperliens
Suivez les directives offertes à
http://validator.w3.org/checklink pour vérifier si les liens qui se trouvent
sur une page sont rompus. Veuillez noter que ce site n'est pas assujetti à la Loi
sur les langues officielles. L'information qui s'y trouve est donc dans la
langue du site.
La présente section vous aide à maintenir
des outils d'interactivité comme les bavardoirs, les groupes de discussion et
les babillards. Leur maintenance régulière, en plus de contribuer au fonctionnement
du site, vous assurera qu'ils sont utilisés adéquatement et que la sécurité des
clients et de leurs renseignements personnels est toujours protégée. Par exemple, les
personnes responsables de la maintenance des outils d'interactivité devraient
connaître les virus qui peuvent être transmis par inadvertance de
l'ordinateur d'un client au réseau.
Lorsque vous tenez des registres, conservez un fichier journal contenant des
renseignements détaillés sur l'utilisation des outils d'interactivité et
sur tout problème technique qui se produit.
Bavardoirs
Surveillez les bavardoirs pour canaliser les sujets de conversation et en
expulser les indésirables. Établissez des règles de base dès le début et
voyez à ce quelles soient observées. Pour maintenir l'ordre, les opérateurs
des réseaux de bavardoirs devraient être capables d'exécuter des tâches de
base sur les réseaux, comme débrancher et rebrancher les serveurs. Ils
devraient aussi être capables de débrancher un client du réseau par la force,
c'est-à-dire pouvoir interrompre la connexion entre un client et le serveur.
Groupes de discussion (forums de discussion)
Il faut aussi assurer la maintenance des groupes de discussion. Un modérateur
devrait lire tous les messages avant de permettre leur affichage dans le groupe
de discussion. Ainsi, le modérateur peut empêcher que du courriel et tout
autre contenu indésirable, comme le courriel en vrac, ne s'infiltrent dans la
discussion. La modération ralentit la discussion - les messages ne sont pas
affichés dès qu'ils sont soumis; ils sont mis en attente jusqu'à ce que
le modérateur puisse les lire et les approuver.
Vous pouvez configurer le système de votre forum de discussion de manière
à obliger un client à donner son nom d'utilisateur avant de lui permettre
d'afficher un message. Toute personne devrait être libre de lire le matériel
affiché, mais le client devrait être obligé de s'enregistrer avant de
soumettre un message. Ainsi, si une personne affiche du courriel, vous pouvez
tout simplement l'expulser du forum. Si elle continue de s'enregistrer de
nouveau pour obtenir l'accès au forum, vous pouvez bloquer tout
enregistrement provenant de cette adresse électronique.
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