Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une évaluation des problèmes opérationnels

Avant-propos

Ce présent document, « Une évaluation des problèmes opérationnels », est le premier des deux principaux documents à produire de l’étape de la vision du processus de conception et de planification stratégiques de l’Initiative de transformation du Programme de gestion de l’information (GI) du gouvernement du Canada. Il répond à la question suivante : « Quels sont les problèmes actuels associés à la GI? » De nombreux documents de référence faisant autorité (se reporter à l’Annexe D : Documents de référence) traitent des problèmes sérieux liés à la GI au sein de l’administration fédérale. La présente évaluation récapitule les résultats des travaux concertés qui ont été menés dans le but d’examiner ces sources, de regrouper l’information, de confirmer et d’examiner plus à fond ces problèmes et d’autres problèmes connus, d’en déceler d’autres et de les analyser afin d’en connaître les causes fondamentales. Elle fournit les raisons justifiant la conception et la planification d’un programme de GI transformé. L’objectif du document est de conscientiser suffisamment les dirigeants, les gestionnaires et les employés au sujet des questions que soulèverait le maintien du status quo pour les amener à accepter la nécessité d’un changement concerté.

Cette version préliminaire est distribuée dans le but de recueillir des commentaires et des informations complémentaires auprès de la communauté et des intervenants concernés de l'administration fédérale dans le but d’obtenir des commentaires de la part des parties prenantes au sein de l’administration fédérale préalablement à son approbation par le Comité de gestion de l’information (CGI), qui est responsable au premier chef du Programme de GI. Subséquemment, plus précisément à la fin de l’étape de la vision, le document sera soumis au Dirigeant principal de l’information du Canada pour approbation.

Lors des étapes de la mise en marche et de la vision, plus d’une vingtaine d’ateliers et de séances de travail, en présence des participants de 14 ministères et organismes eu lieu dans le but de recueillir des informations et d'effectuer une analyse en vue de la préparation des deux documents à produire au cours de cette deuxième étape. Plus d’une centaine de personnes du secteur de la GI ont participé, au nom de leurs clients, à ces travaux. (Voir l’Annexe A : Remerciements) Les prochaines étapes de l'Initiative de transformation du Programme de GI poursuivront sur cette lancée et viendront l'élargir.

Une fois toutes les étapes franchies, le GC disposera, pour la première fois, d’une assise conceptuelle et d’un plan de portée pangouvernementale pour la mise en place d’un programme de GI qui lui permettra de traiter l’information de la même manière qu’il le fait pour d’autres éléments stratégiques essentiels à la réussite de ses activités, notamment ses ressources humaines et financières.

Au terme de l’étape de la vision, les deux documents – Une évaluation des problèmes opérationnels et La vision, seront approuvés et serviront de base à l’élaboration d’une stratégie de transformation, de la conception opérationnelle, de l’analyse de rentabilisation et du plan directeur, pour mettre de l’avant la vision du Programme de GI. Cela ne signifie pas, cependant, que ces deux documents seront « coulés dans le béton ». Au fur et à mesure que la collaboration s’élargit lors des étapes suivantes, de plus en plus de parties prenantes auront l’occasion de participer. Leurs points de vue seront pris en compte dans tous les résultats obtenus, ceux‑ci prenant la forme de documents qui continueront d’évoluer, leurs nouvelles versions étant publiées à la fin de chaque étape (au besoin).