L’accès à l’information et la protection des renseignements personnels
Le Conseil des Arts du Canada est assujetti à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
La Loi sur l'accès à l'information
Selon l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information, le Conseil des Arts du Canada est considéré comme une institution fédérale. Cela veut dire que le public canadien, les journalistes et les artistes des communautés ont le droit de consulter ou d'obtenir copie des documents, au Conseil. Veuillez noter que certains renseignements peuvent être assujettis à des exceptions et exclusions.
Il faut avoir recours à la Loi lorsque vous croyez que les renseignements que vous désirez se trouvent dans les documents qui ne sont pas publiés ou lorsque vous n'avez pu obtenir les renseignements au moyen d'une demande non officielle.
La Loi sur la protection des renseignements personnels
- protège les renseignements personnels contre les divulgations inappropriées et les abus;
- donne accès aux renseignements que détient le Conseil à votre sujet;
- permet aux particuliers de contrôler la collecte et l'utilisation de leurs renseignements personnels.
Utilisation des renseignements personnels recueillis par le Conseil des Arts du Canada
Les renseignements personnels concernant un particulier et évaluateur, comme son adresse et numéro de téléphone de domicile, numéro d'assurance sociale, sexe, date de naissance ainsi que des commentaires écrits de ce particulier fournis au Conseil des Arts du Canada, sont confidentiels et protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels fournis au Conseil servent à étudier les demandes de subventions, à l'administration des subventions, à la planification et évaluation des programmes et à la constitution de banques de données.
Les renseignements fournis au Conseil ne servent à aucune autre fin sans l'autorisation de la personne en cause, à l'exception des utilisations autorisées en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Conditions de confidentialité
Les membres d'un comité d'évaluation sont tenus de garder le secret sur les candidats et le contenu des demandes, ainsi que sur les délibérations des réunions. Les évaluateurs externes sont tenus de garder le secret sur leurs évaluations écrites et leurs rapports.
En matière de confidentialité et pour des raisons de planification et évaluation de programme, le Conseil des Arts du Canada pourrait parfois fournir de l'information concernant des demandes de subventions ou bourses à d'autres responsables des institutions de financement.
Occasionnellement, le Conseil des Arts du Canada a recours à des évaluateurs externes pour obtenir des évaluations écrites sur des spectacles, manuscrits ou projets. Le nom et l'identité d'un évaluateur sont considérés comme de l'information personnelle et sont protégés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Divulgation de l'information
Les candidats du Conseil des Arts du Canada peuvent demander toute information que contient leur dossier ainsi que leurs évaluations artistiques. Le Conseil communique le contenu de l'évaluation artistique, à l'exception du nom de l'évaluateur et tout commentaire qui pourrait l'identifier, et des renseignements concernant d'autres personnes. Ces renseignements sont considérés comme personnels et sont protégés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le nom, la ville et la province des membres d'un comité d'évaluation peuvent être divulgués sur demande dès que la réunion ou leur mandat est terminé. Le nom des membres qui ont participé à des comités durant une année fiscale est publié dans le supplément du Rapport annuel du Conseil des Arts du Canada.
Les décisions en matière de subventions sont fondées sur la disponibilité des fonds, sur la qualité globale du projet par rapport aux autres demandes admissibles et sur les critères d'évaluation indiqués dans les feuillets de renseignements sur les programmes.
Dans le cas des programmes où l'évaluation est confiée à des membres d'un comité de pairs, on ne prend généralement pas de notes. Des membres d'un comité d'évaluation peuvent exprimer leurs opinions, qui sont incorporées dans la lettre d'avis. Conformément aux politiques de confidentialité du Conseil, les commentaires des membres exprimés dans une réunion ne sont pas directement attribués à un membre en particulier.
Dès qu'une subvention ou un prix a été attribué et le bénéficiaire a été avisé, à la suite d'une demande d'accès, le Conseil peut divulguer sans l'autorisation du particulier l'information suivante:
- nom, ville et province du bénéficiaire;
- montant et objet de la subvention (ceci peut inclure un résumé du projet ainsi que les dépenses de la subvention);
- nom, ville, province et montant de la subvention des bénéficiaires dans une année fiscale (publiés dans le supplément du Rapport annuel du Conseil des Arts du Canada).
Numéro d'assurance sociale
La Loi de l'impôt sur le revenu oblige le Conseil des Arts du Canada à inclure le numéro d'assurance sociale sur les T4A qu'il remet aux bénéficiaires du Conseil ainsi qu'aux particuliers pour services professionnels.
Renseignements supplémentaires
Les descriptions des programmes ainsi que les dossiers des documents que détient le Conseil des Arts du Canada se retrouvent dans la publication InfoSource qui est disponible dans la plupart des bibliothèques publiques et universitaires ou dans Internet.
Les demandes d'accès ou d'information supplémentaire sur les lois peuvent être adressées comme suit:
Le Conseil des Arts du Canada
Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la
protection des renseignements personnels
350, rue Albert
Case postale 1047
Ottawa (Ontario)
K1P 5V8
Téléphone : (613) 566-4414, poste 4261
Sans frais : 1-800-268-5588, poste 4261
Télécopieur : (613) 566-4411