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Le présent Guide de l’utilisateur offre des réponses à quelques questions fréquemment posées. Il résume aussi les étapes à considérer lors de la sélection du consultant avec lequel vous voulez collaborer au Volet I de Recherche et planification organisationnelles ou de votre mentor au Volet II du Stage auprès de mentors. Le Guide s’applique aux programmes de Brigade volante des Services de la danse et du théâtre du Conseil des Arts du Canada.

La clé du succès pour obtenir une subvention de la Brigade volante comme pour réaliser le projet, réside dans le choix du mentor ou du consultant, en relation avec les besoins de votre organisme, tel que présenté dans votre demande. La gamme d’activités admissibles est très vaste. Veuillez consulter les lignes directrices visant les demandes de soutien de la Brigade volante en danse ou en théâtre qui sont affichées sur le site Web du Conseil des Arts.

Les efforts que vous consacrerez à votre projet de Brigade volante influera directement sur les résultats obtenus. Il n’y a pas de solution miracle et le consultant ou le mentor n’effectue pas le travail à votre place. Par contre, il vous apportera son expertise, son soutien et des outils pour vous aider dans le processus de développement organisationnel que vous entreprenez.
Les pages suivantes présentent les réponses aux questions fréquemment soulevées au sujet du programme de la Brigade volante. Vous y trouverez aussi des conseils et des outils qui, nous l’espérons, vous seront utiles. Avant de soumettre votre formulaire de demande de soutien à la Brigade volante, consultez votre coordonnateur de la Brigade pour obtenir des renseignements additionnels. Les noms des coordonnatrices et coordonnateurs et les renseignements requis pour les contacter se trouvent à la fin du présent guide.

DISTINCTION ENTRE LA CONSULTATION ET LE STAGE AUPRÈS D’UN MENTOR

1. « Je dois présenter une demande à la Brigade volante, mais je ne comprends pas la distinction entre une consultation en recherche et planification organisationnelles (Volet I) et un stage auprès d’un mentor (Volet II). »

Volet I – Recherche et planification organisationnelles :

Ce volet offre des fonds pour l’embauche d’un consultant en recherche et planification organisationnelles. Un consultant est une personne de l’extérieur de l’organisme qui met son expertise au service de votre organisme, pour l’aider à relever un certain défi ou à exploiter une occasion donnée. Le consultant peut être un pair actuellement employé par un autre organisme, ou un spécialiste qui gagne sa vie à offrir ses services de consultation à un vaste éventail de clients, plutôt que de travailler dans un seul organisme.

Dans le volet I de la Brigade volante, l’organisme peut retenir les services d’un pair ou d’un spécialiste. Peu importe le type de conseiller retenu, celui-ci doit consacrer un nombre déterminé de jours à travailler à votre projet, au sein de votre organisme ou à l’extérieur.

Gardez à l’esprit que la Brigade volante a pour objet de soutenir les étapes de recherche, de conception et de planification des activités admissibles. L’étape de la mise en œuvre est considérée comme faisant partie de vos activités courantes et, par conséquent, elle n’est pas admissible. Par exemple, la conception d’une nouvelle stratégie de mise en marché est admissible, mais sa réalisation ne l’est pas. Pour plus de détails, veuillez consulter l’information sur les programmes de subventions du Conseil des Arts.

Volet II – Stages auprès de mentors

Le mentor est une personne qui dispense des conseils sur une période prolongée à une personne qui travaille dans votre organisme. D’habitude, le mentor est un professionnel d’un autre organisme. Selon les dispositions de la Brigade volante, l’apprenant ou le stagiaire de votre organisme doit passer au moins trois semaines à travailler aux côtés du mentor. Le stage s’effectue au lieu de travail du mentor, et des ententes bien définies concernant la supervision et les projets de travail du stagiaire doivent être prises.

Pendant un stage auprès d’un mentor, les tâches sont principalement axées sur le travail de ce dernier et le stagiaire acquiert ses connaissances de celui-ci. Le mentor partage ses connaissances, son expérience et ses réflexions avec une personne ayant moins d’expérience qui souhaite apprendre de cet échange. Règle générale, le mentor a l’occasion de faire des recommandations générales à l’organisme du stagiaire, mais telle n’est pas la portée centrale de l’activité.

Une partie du site Web de Développement des ressources humaines Canada est consacrée au stage auprès d’un mentor et offre une foule de renseignements sur cette activité. Veuillez consulter la page www.agora-canada.org/mentor.

 

QUELS SONT LES TYPES POSSIBLES DE CONSULTATION?

2. « Je ne veux pas de quelqu’un qui vient me dire quoi faire. Quelles sont mes options? »

Le consultant ne devrait pas se présenter à votre organisme et vous dire quoi faire. Il collaborera avec vous à un processus adapté à votre organisme et à votre projet de Brigade volante.

Il peut s’agir d’un processus d’animation : comme animateur, le consultant travaille avec un groupe de personnes clés que vous réunissez pour le projet.

Alternativement, vous pouvez embaucher un consultant qui apporte à votre organisme une vaste connaissance d’une question donnée, comme la mise en marché, les tournées, la planification des flux monétaires, etc.

 

POURQUOI FAIRE APPEL À UN CONSEILLER OU À UN MENTOR?

3. « Comme je suis déjà surchargé de travail, pourquoi m’ajouter de la pression en prenant du temps pour travailler avec un consultant ou un mentor? »

Les organismes décident de travailler avec un consultant ou un mentor pour différentes raisons. Cette décision est motivée le plus souvent par la présence d’un défi que l’organisme veut relever ou d’une occasion qu’il veut saisir, mais que ses ressources actuelles ne le lui permettent pas de faire. Un consultant apporte une nouvelle perspective, son expertise et un point de vue externe à la question. Dans des cas de crise financière, d’une occasion de croissance, d’une impasse ou d’un conflit de personnalités ou de valeurs dans un organisme, le consultant peut agir comme animateur ou médiateur. Le consultant peut aussi vous aider à établir un plan stratégique qui servira de base à votre prochaine demande d’aide annuelle ou pluriannuelle du Conseil des Arts du Canada.

Sans doute, une consultation ou un stage auprès d’un mentor de la Brigade volante accroîtra à court terme votre charge de travail. Les gains se mesurent à plus long terme, sous forme d’une crise réglée, d’une occasion saisie, d’une meilleure efficacité, de nouveaux marchés ou publics. Tous doivent s’engager à mettre la main à la pâte et à faire preuve d’ouverture à de nouvelles idées ou à de nouvelles solutions à un problème. Sinon, il n’y a guère de raison de demander le soutien de la Brigade volante.

 

DÉFINITION DU PROJET ET DES PARTICIPANTS

4. « Que dois-je faire avant d’embaucher un consultant ou un mentor? »

• Définir l’enjeu. Résumer, en une ou deux phrases, l’occasion ou le défi, tel que vous le percevez aujourd’hui. Partant de ce court sommaire, créer une description plus étoffée du projet.
  
  
• Choisir les personnes qui collaboreront avec le consultant. Puisque les effets de la consultation sur votre organisme peuvent être substantiels, il est souvent recommandé de constituer une équipe polyvalente. La consultation pourrait inclure une partie ou la totalité de votre personnel administratif et artistique, des membres de votre conseil d’administration ou de la communauté, etc.
  
  
• Obtenir l’approbation des personnes clés. Assurez-vous que vos intervenants clés comprennent et approuvent l’enjeu, les échéanciers, le plan de travail de base et les objectifs.
  
  
• À quel moment voulez-vous commencer la consultation? Cette date est souvent fixée à partir de la date limite. Votre calendrier doit être adapté à ceux de votre organisme et du consultant. Le processus doit commencer après la réception de l’avis positif de subvention de la Brigade volante.
  
  
• Combien de temps votre organisme est-il prêt à consacrer à la consultation? Il pourrait s’agir d’un processus à long terme nécessitant un engagement prolongé des participants et du consultant, ou encore d’une démarche à court terme axée sur le règlement de questions précises. Les organismes sous-estiment souvent le temps nécessaire au processus, et en surestiment les retombées. Soyez réaliste. Il faut plus d’un week-end pour concevoir un plan stratégique et il faudrait prévoir suffisamment de temps pour approfondir le plan et le peaufiner, afin d’obtenir un document solide et valable.

 

LISTE DE CONSULTANTS OU DE MENTORS

5. « Je crois comprendre que le Conseil des Arts maintient une liste de consultants et de mentors. Y a-t-il une liste de consultants ou mentors approuvés? »

Le Conseil des Arts du Canada n’a pas de liste de consultants et de mentors. Il n’y a pas de liste approuvée à l’avance. Chaque organisme doit évaluer son projet, son personnel et ses exigences organisationnelles, en vue d’embaucher un consultant qui réponde bien à ses besoins. Dans votre demande à la Brigade volante, vous devez inclure un curriculum vitae et expliquer les raisons qui ont motivé votre choix de consultant. Si vous avez des doutes quant à la façon de choisir un consultant ou un mentor, veuillez vous reporter à la question nº 6 ci-dessous pour des conseils additionnels.

 

COMMENT CHOISIR UN CONSULTANT OU UN MENTOR

6. « J’ai défini mes besoins de consultation ou de stage auprès d’un mentor, mais je ne sais pas qui embaucher. »

Il y a plusieurs façons de dresser une liste prioritaire de consultants ou de mentors possibles. Voici quelques éléments à prendre en considération :

• Voulez-vous un consultant ou un mentor de votre ville ou région qui connaît les conditions particulières de votre communauté ou quelqu’un d’une autre région?
  
  
• Voulez-vous un consultant ou un mentor de votre domaine artistique qui connaît les caractéristiques particulières de votre pratique artistique ou quelqu’un d’une autre discipline?
  
  
• Y a-t-il des éléments propres à votre organisme qui influeront sur votre choix de consultant ou de mentor? Par exemple, voulez-vous quelqu’un avec de l’expérience auprès d’organismes de d’une autre culture d’entreprise ou cherchez-vous plutôt un consultant ou un mentor qui possède beaucoup d’expérience et d’expertise relative à une question donnée?
  

Il n’y a pas de réponse correcte ou incorrecte aux questions ci-dessus. Après avoir considéré ces questions, parmi d’autres, dressez une liste de consultants ou de mentors possibles et préparez une liste prioritaire de candidats à interviewer en personne ou par téléphone.

Les étapes suivantes peuvent vous être utiles dans vos recherches sur les candidats possibles :

• Demander à vos collègues professionnels de vous communiquer les noms de consultants ou de mentors auxquels ils ont fait appel.
  
  
• Demander des suggestions à votre coordinatrice de la Brigade volante ou à l’agent du Conseil. Bien que le Conseil des Arts n’entretienne pas de liste de consultants et de mentors, ces personnes peuvent néanmoins vous offrir des suggestions en se basant sur leur expertise dans le domaine.
  
  
• Demander des suggestions à d’autres agents qui s’occupent d’aide à la stabilisation ou à la consolidation (fédéraux, provinciaux ou municipaux).
  
  
• Rechercher des consultants en direct, par l’entremise du Centre for Cultural Management de l’Université de Waterloo, ou en consultant le registre national d’assistance technique à l’adresse www.arts.uwaterloo.ca/ccm/programs/ccm_ntar.html. pour obtenir une liste de consultants. Une fois les travaux terminés, le site actuellement en réfection offrira une base de données plus complète, à jour et conviviale.

 

INTERVIEWER LES CONSULTANTS OU LES MENTORS POSSIBLES haut
7. « Après avoir dressé une liste prioritaire de consultants, combien de personnes devrais-je interviewer? »

Il faudrait interviewer au moins deux personnes par téléphone ou en personne. Des consultants de différents milieux peuvent proposer différentes démarches ou stratégies à votre organisme. En parlant à plus d’un consultant, vous serez plus en mesure de définir le défi auquel votre organisme doit répondre. Dès votre premier appel aux consultants potentiels, posez-leur vos principales questions afin d’établir si vous êtes ou non intéressé à poursuivre la démarche avec ceux-ci.

Vous aurez peut-être à faire plus d’un appel à chaque consultant ou mentor, afin de poser toutes vos questions. Lors des appels subséquents, posez les mêmes questions aux différents candidats… il faut noter leurs réponses, ainsi que leur attitude personnelle et leur style professionnel. Prenez le temps de trouver un candidat dont l’expérience, les valeurs et le style correspondent bien à votre organisme.

Cette correspondance entre le projet, le consultant ou le mentor et votre organisme est au cœur du processus et elle est essentielle à l’obtention des résultats escomptés. Certains consultants ou mentors travaillent bien avec certains organismes, mais pas avec d’autres. Interviewez le consultant ou le mentor éventuel et vérifiez toujours ses références, afin de faire un choix judicieux.

Quelques questions suggérées à poser aux consultants ou mentors :

• Quelle est votre expérience de projets de ce genre ou d’organismes semblables?
  
• Quels ont été les résultats de ces projets?
  
• Quelle est votre connaissance de ma région ou de ma pratique artistique? Décrivez le principal défi que représente notre projet, à votre avis.
  
• Comme consultant, quelles responsabilités assumerez-vous?
  
• Comme organisme client, quelles seront nos responsabilités?
  
• Êtes-vous disponible pendant cette plage de temps et pouvez-vous faire le travail dans ces délais, avec les ressources financières et humaines dont nous avons discuté?
  
• Anticipez-vous des problèmes au moment d’entreprendre cette consultation? Comment peut-on les régler dès le début?
  
• Quels renseignements additionnels devrions-nous connaître au sujet de vous, de votre expérience et de la forme que prendrait notre collaboration?
  

Vous ne trouverez peut-être pas le consultant parfait qui réponde à tous vos critères, mais vous devriez être au courant des points forts et des faiblesses du candidat retenu avant de poursuivre la démarche.

 

VÉRIFIER LES RÉFÉRENCES

8. « Je suis prêt à vérifier les références… avec qui devrais-je communiquer et quelles questions devrais-je poser? »

La vérification des références de votre consultant ou mentor éventuel est une étape absolument essentielle. La vérification de ces références vous permettra de retenir les services d’un professionnel qualifié ayant déjà fait ses preuves.

• Demander au consultant ou au mentor éventuel de vous communiquer une liste complète de ses clients récents. Vous pourrez ainsi :
  
  
• Parler aux autres organismes avec lesquels le consultant ou le mentor a travaillé dans le passé;
  
  
• Parler à la personne responsable du consultant qui, règle générale, est un cadre supérieur ou un membre du conseil d’administration;
  
  
• Poser une question ouverte, du genre : « Je crois comprendre que le consultant X a collaboré avec vous à votre campagne de mise en marché. Nous pensons retenir ses services pour nous aider à préparer un plan de mise en marché pour notre organisme. Que pouvez-vous me dire au sujet de votre expérience? » Une question ouverte mène généralement à une discussion des tâches et des points forts du consultant, ainsi que des problèmes qui sont survenus et des résultats de la consultation. Assurez-vous de bien écouter ce qui est dit, et de prendre note du non dit.
  
  
• Demander si la consultation a été terminée à temps et si les budgets ont été respectés. La consultation a-t-elle donné les résultats voulus?
  
  
• Demander s’il y a eu d’autres résultats positifs, mais inattendus de la consultation, du point de vue de l’organisme (comme l’amélioration des relations de travail, une reconnaissance accrue de l’organisme dans la communauté, etc.)?
  
  
• S’il y a eu des problèmes imprévus, quelle en est l’explication? Une solution acceptable a-t-elle été trouvée aux difficultés?
  
  
• Les rapports étaient-ils collégiaux et productifs ou y a-t-il eu des difficultés sur le plan des communications?
  
  
• À la fin de l’échange, poser une dernière question ouverte, comme « Si vous pouviez recommencer, opteriez-vous pour le même consultant ou apporteriez-vous des changements au projet? »
  
  
• Si la personne hésite à vous parler et à fournir des références, vous pouvez simplement lui demander de confirmer que le consultant a entrepris le travail et que le projet a été terminé. Vous pourriez aussi demander si elle a d’autres consultants à suggérer pour votre projet.

 

REMPLIR LE FORMULAIRE DE LA BRIGADE VOLANTE

9. « Après avoir vérifié les références, j’ai choisi mon consultant ou mon mentor. Quelle est la prochaine étape dans le processus de demande à la Brigade volante? »

Si vous n’avez pas déjà communiqué avec la coordonnatrice de la Brigade volante pour établir l’admissibilité de votre organisme et discuter de votre demande, le moment est venu de le faire. Le dialogue avec la coordonnatrice permet de renforcer votre demande.

Assurez-vous de bien comprendre les lignes directrices du programme. Au moment de remplir votre Formulaire de demande, assurez-vous de bien répondre à toutes les questions et de remplir les parties A, B et C. Le Formulaire de demande peut être téléchargé à partir du site Web du Conseil des Arts.

Accordez une attention particulière aux critères énoncés dans le feuillet de Renseignements sur les programmes. Votre demande de subvention sera évaluée en fonction des critères suivants :

• la clarté de l’analyse des besoins en développement organisationnel de votre organisme (Volet I) ou des objectifs du stage (Volet II);
  
  
• la capacité du spécialiste choisi d’aider l’organisme ou la pertinence du mentor choisi;
  
  
• la qualité du plan de travail prévu pour la consultation ou la période de stage;
  
  
• la possibilité d’atteindre les objectifs visés et les résultats escomptés de la consultation (Volet I), ou l’incidence prévue de la formation du candidat sur l’organisme d’origine (Volet II).
  

Les demandes à la Brigade volante sont évaluées par un comité de pairs, au terme d’un concours national. L’expérience a démontré que les meilleures demandes sont basées sur une auto-évaluation honnête et approfondie, ainsi que sur un plan bien articulé et des résultats réalistes.

 

10. « Comment puis-je articuler un plan de travail et prévoir des résultats réalistes dans ma demande à la Brigade volante, avant de commencer la consultation ou le stage auprès du mentor? »

L’étape de la préparation du plan de travail et la prévision des résultats constitue souvent la partie la plus difficile de la demande à la Brigade volante. L’expérience a démontré que les organismes qui prennent le temps de préparer leur plan de travail et d’évaluer la faisabilité des objectifs visés (volet I) ou l’incidence prévue sur leur organisme (volet II) ont de meilleures chances d’obtenir un soutien de la Brigade volante. Le comité d’évaluation recherche des éléments probants attestant que votre organisme a consacré le temps voulu à l’établissement d’un plan de travail et qu’elle en a discuté avec le consultant avant de soumettre sa demande. Les détails fournis dans votre plan de travail aident le comité à évaluer votre demande.

Parmi les éléments que vous pouvez songer à inclure dans votre plan de travail figurent :

• la désignation des personnes clés;
• un échéancier de travail;
• les enjeux à discuter;
• le temps à consacrer à ces discussions;
• les étapes clés du plan de travail;
• le rapport entre les objectifs fixés (volet I) ou l’incidence prévue de la formation (volet II) et le plan de travail;
• la faisabilité et le réalisme des résultats.

 

AVISER LE CONSULTANT OU LE MENTOR

11. « Une fois ma demande retenue, quelle est la prochaine étape? »

À la réception de l’avis que votre demande à la Brigade volante a été acceptée, veuillez communiquer avec le consultant ou le mentor et confirmer avec lui les dates de projet sur lesquelles vous vous êtes entendus. Il arrive parfois que la somme accordée par la Brigade soit inférieure à la somme demandée. Dans un tel cas, il faut en informer le consultant. Si votre projet n’a pas obtenu le soutien de la Brigade volante, prenez le temps d’informer le consultant de la nouvelle, afin qu’il puisse libérer son horaire et accepter d’autres clients.

 

PRÉPARER UN CONTRAT OU UNE LETTRE D’ENTENTE

12. « Ai-je besoin d’un contrat signé ou d’une lettre d’entente de mon consultant ou de mon mentor? Que faudrait-il y inclure? »

Il importe d’avoir une lettre d’entente ou un contrat signé par votre organisme et le consultant ou le mentor. Comme chaque cas est unique, il n’y a pas de formulaire type. La lettre d’entente ou le contrat devrait néanmoins préciser certaines questions :

a) une description du projet (la portée ou l’objectif du projet et les résultats attendus);

b) l’échéancier de travail (dates de commencement et de fin des travaux et principales
dates repères);

c) les frais (incluant la TPS, la TVQ au besoin et le calendrier des versements);

d) les dépenses facturables (les dépenses autorisées);

e) les participants (les personnes qui participeront aux consultations, et leur rôle dans celles-ci);

f) la structure d’autorité (la personne à qui le consultant rend des comptes, p. ex., le directeur général, un membre du conseil d’administration, etc.);

g) la personne-ressource dans l’organisme (la personne-ressource nommée, p. ex., le directeur de la mise en marché ou le directeur général – cette personne peut aussi être la personne à qui le consultant rend des comptes);

h) les responsabilités de l’organisme (les ressources humaines et les renseignements organisationnels, etc. qui sont requis);

i) les responsabilités du consultant (les ressources qu’il contribue au processus);

j) les activités repères et les résultats attendus (p. ex., le nombre de jours d’animation, les rapports d’étape, le rapport final du consultant à l’organisme, etc.);

k) les conditions de résiliation anticipée du contrat par l’une ou l’autre partie;

l) la confidentialité (lorsque requise des deux parties);

m) toute autre question propre à votre consultation ou à votre stage de mentorat.

Un modèle de contrat est annexé à la fin du présent guide.

 

RÉPONDRE AUX ATTENTES

13. « Que doit-on attendre de l’organisme et du consultant ou du mentor pour que le projet soit une réussite? »

• Soyez réaliste quant à l’ampleur des tâches qui peuvent être exécuté avec le soutien de la Brigade volante, c’est-à-dire une subvention maximale de 8 000 $, plus les frais de déplacement.
  
  
• Le réalisme favorisera aussi des relations de travail plus harmonieuses entre l’organisme et le consultant ou le mentor.
  
  
• Reconnaissez qu’il faut mettre du temps et des efforts et faire preuve de patience pour bien comprendre les enjeux et opérer des changements organisationnels.
  
  
• Avant d’amorcer la consultation ou le stage auprès d’un mentor, établissez des règles de base fondées sur le respect mutuel de toutes les parties et de tous les points de vue – « Il n’y a pas de mauvaises idées ou de questions idiotes. »
  
  
• Avez-vous prévu un suivi interne dans six, huit ou douze mois, pour soutenir l’élan et assurer la mise en œuvre du plan d’action?

 

RESPONSABILITÉS DE L’ORGANISME

14. « Quelles sont les responsabilités de l’organisme? »

L’organisme et le consultant ou le mentor sont tous deux responsables de la réussite du projet conjoint. Comme client, vous devez assumer plusieurs responsabilités importantes :

• Communication : Dès le début, vous devez décider de la façon de communiquer le travail du consultant et ses recommandations aux personnes clés du personnel et du conseil d’administration. La décision de retenir les services d’un consultant peut déclencher des rumeurs et un certain malaise au sein du personnel de votre organisme et la prise de mesures proactives peut réduire l’intensité de ces préoccupations.
  
  
• Soyez honnête : Il faut toujours être honnête avec son consultant et lui faire part franchement des problèmes et des défis que l’organisme doit aborder.
  
  
• Soutien à point nommé : Pendant la consultation, votre personnel et les membres de votre conseil d’administration accepteront d’effectuer des tâches liées au travail du consultant. Certaines de ces tâches, comme la présence à des réunions, sont assez simples, tandis que d’autres, comme la production de rapports organisationnels, financiers ou historiques, peuvent nécessiter plus de temps. Ces renseignements doivent être fournis au consultant sans tarder. Il est donc utile de désigner quelqu’un dans l’organisme comme personne-ressource qui collaborera avec le consultant et s’assurera que les documents requis sont fournis dans les meilleurs délais.
  
  
• Faire place au changement : Les travaux du consultant aboutissent souvent à une recommandation de changement organisationnel. Si le changement suggéré est indiqué, votre organisme doit être suffisamment décidée, souple et courageuse pour prendre les mesures qui s’imposent.
  
  
• Soyez ouvert à l’acquisition de nouvelles compétences : Le consultant peut souvent transmettre de nouvelles compétences à votre personnel et aux membres de votre conseil d’administration. Si vous intégrez ses idées et techniques dans votre planification et votre pratique, votre organisme sera plus en mesure de répondre aux nouveaux défis à l’avenir, sans avoir à embaucher un autre consultant.
  
  
• Mettre fin à la relation : Il arrive parfois que la collaboration avec le consultant ne fonctionne pas, pour diverses raisons. Peu importe la raison, il vous incombe alors de mettre fin à cette relation non productive. Afin d’éviter tout tracas juridique possible, une telle mesure doit être prise conformément aux conditions de résiliation anticipée stipulées dans le contrat ou la lettre d’entente.

 

RESPONSABILITÉS DU CONSULTANT OU DU MENTOR

15. « Quelles sont les responsabilités du consultant ou du mentor? »

En plus de partager ses connaissances et son expérience, le consultant peut être tenu de se conformer aux normes d’éthique les plus strictes, incluant le respect de normes d’éthique professionnelles régissant le comportement, le respect de la confidentialité des affaires du client et la divulgation intégrale de tout conflit d’intérêts réel ou perçu comme tel, etc.

 

ÉLÉMENTS À CONSIDÉRER DANS LE RAPPORT FINAL DE VOTRE CONSULTANT

16. « Quels éléments le consultant devrait-il inclure dans son rapport final à mon organisme? »

Le consultant et votre organisme devraient s’entendre sur le format et le contenu de son rapport final. D’habitude, un tel rapport comporte les éléments suivants :

• un résumé des postulats de départ et des objectifs de la consultation;
• une liste des tâches accomplies et des résultats obtenus;
• la mise en valeur des résultats ou des réalisations notables et une explication de leur importance;
• des recommandations concernant les prochaines étapes, ainsi que les mesures et décisions à prendre et à mettre en application à l’avenir.

 

VOTRE RAPPORT FINAL AU CONSEIL DES ARTS

17. « Quels éléments devrais-je inclure dans mon rapport final à la Brigade volante? »

Le rapport final de la Brigade volante que votre organisme remet au Conseil des Arts sera très bref et prendra la forme de réponses à un questionnaire à choix multiples. C’est à vous de décider d’annexer ou non le rapport final de votre consultant à votre rapport final de la Brigade volante. Seul le coordonnateur de la Brigade volante a accès à ce rapport.

C’est à vous que revient la décision d’aviser ou non votre agent de programme du Conseil des Arts que vous avez participé à une consultation ou à un stage auprès d’un mentor de la Brigade volante. À la fin de la démarche, c’est à vous de décider de lui communiquer ou non le texte intégral ou une partie du rapport final de la consultation. Dans la même veine, vous pouvez décider d’inclure ou non le rapport dans votre prochaine demande d’aide aux différents programmes du Conseil des Arts. Le rapport final du consultant vous appartient et, si vous ne l’envoyez pas au Conseil des Arts, aucun de ses agents ni aucun membre de comité d’évaluation n’en prendra connaissance.

 

SUIVI

18. « Une fois la consultation ou le stage auprès d’un mentor terminé, comment terminer et évaluer le projet? »

Que votre organisme ait opté pour une consultation ou un stage auprès d’un mentor, il importe de prendre le temps qu’il faut, à la fin des travaux, pour réfléchir et faire une courte analyse. Les résultats obtenus correspondent-ils à vos attentes ou sont-ils meilleurs ou pires? Analysez ce qui a bien et mal fonctionné, ainsi que les améliorations qui pourraient être apportées. Feriez-vous encore appel au même consultant? Qu’avez-vous appris du processus? Comment et à qui les recommandations ou les résultats seront-ils communiqués? Les personnes qui seront responsables de la réalisation des travaux sont-elles prêtes? Le processus a-t-il abouti à des résultats positifs ou négatifs qui étaient imprévus?

 

LA PROCHAINE DEMANDE À LA BRIGADE VOLANTE

19. « Puis-je présenter une demande à plus d’un volet de la Brigade volante au même concours? »

Oui. Dans un même concours, vous pouvez demander du soutien pour une consultation en Recherche et planification organisationnelles (volet I) ou un Stage auprès d’un mentor (volet II), ainsi qu’une subvention au titre des Initiatives stratégiques (volet III) ou du Développement professionnel (volet IV). Cependant, vous ne pouvez pas demander du soutien pour une consultation en Recherche organisationnelle (volet I) et un Stage auprès d’un mentor (volet II) dans le même concours. Par contre, vous pouvez soumettre deux demandes au volet I dans le même concours.

 

20. « Puis-je demander de nouveaux fonds à la Brigade volante avant d’avoir terminé mon projet actuel? »

Oui, vous pouvez faire appel à la Brigade volante à plus d’une reprise. Votre prochaine demande peut être présentée et évaluée avant que vous n’ayez terminé votre projet actuel de Brigade volante. Chaque demande est examinée par un comité d’évaluation par les pairs, dans le cadre d’un concours national. Si la demande est approuvée, les fonds accordés à votre prochain projet ne sont pas versés tant que le Conseil des Arts du Canada n’a pas reçu le Rapport final de votre projet actuel de Brigade volante.

 

RENSEIGNEMENTS ADDITIONNELS

21. « Quelles autres informations ou ressources sont disponibles? »

www.conseildesarts.ca: Site Web des subventions disponibles, à partir du site du Conseil des Arts du Canada.

www.agora-canada.org/mentor Un guide détaillé des stages auprès d’un mentor, incluant les stages d’un an, à partir du site de Développement des ressources humaines Canada.

www.arts.uwaterloo.ca/ccm/programs/ccm_ntar.html Un guide détaillé de 107 pages sur les consultants en gestion qui peut seulement être consulté sur l’Internet et ne peut être téléchargé ou imprimé, disponible à partir du site du Centre for Cultural Management à l’Université de Waterloo.

www.ontap.org Un guide de quatre pages intitulé How to Hire and Work with a Consultant, qui examine des sujets comme les entrevues avec des consultants, des questions à poser aux consultants éventuels, la vérification des références, et les responsabilités du client, à partir du site Consultants ONTAP, à San Francisco, CA (États-Unis).

www.ccp.ca Guide sur les consultants destiné aux organismes sans but lucratif, à partir du site Web du Centre canadien de philanthropie.

 

POUR DES RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES, VEUILLEZ COMMUNIQUER AVEC :

Francine d’Entremont, coordonnatrice pour la Brigade Volante
Téléphone : 1 800 263-5588 (sans frais) ou (613) 566-4414, poste 4484
Service ATS pour les malentendants : (613) 565-5194

Service de la danse
Courriel : joanne.rafuse@conseildesarts.ca
Télécopieur : (613) 566-4409

Service du théâtre
Courriel : nathalie.sabourin@conseildesarts.ca
Télécopieur : (613) 566-4332

Conseil des Arts du Canada
350, rue Albert, C. P. 1047
Ottawa (Ontario) K1P 5V8

 

Janvier 2004