Maintenant que vous avez fait tout le nécessaire, notamment, une étude de marché approfondie et que vous avez déterminé les ministères et organismes gouvernementaux principaux qui ont besoin de vos produits ou services : Félicitations! Vous êtes sur la bonne voie pour obtenir un contrat avec un gouvernement étranger. Voici quelques indices pour vous aider à finaliser votre travail et pour vous aider à transformer cette unique «occasion» en une affaire réussie.
Soyez au courant de ce que l’on attend de vous
Lorsque vous recevez un document d’appel d’offres, réservez tout le temps nécessaire pour vous consacrer à une lecture attentive et à une étude approfondie de tous les documents, y compris toutes les modifications et les annexes. Ces documents supplémentaires contiennent toutes les règles, dispositions et directives que vous devez respecter pour que l’on prenne la peine d’évaluer votre soumission. Rien n’est plus déplorable que de consacrer beaucoup d’heures de travail, de ressources et d’argent à une soumission qui sera éventuellement rejetée en raison d’un détail qui ne semble qu’une «simple formalité».
Soyez attentif aux détails essentiels
Lorsque vous effectuez une vente à une administration publique étrangère, il est essentiel d’évaluer si vous avez satisfait à leurs directives de base. Il est possible que vous soyez tenu d’inscrire au registre votre entreprise auprès de l’organisme gouvernemental pertinent ou d’un organisme affilié : vérifiez régulièrement ce point pour vous assurer que les renseignements dont vous disposez sont à jour. Les gouvernements étrangers peuvent exiger à leurs fournisseurs d’accéder à des sites protégés ou d’examiner des renseignements protégés et, si votre entreprise n’a pas la cote de sécurité appropriée, alors vous pouvez être certain que ce fait mettra fin au processus d’appel d’offres en ce qui vous concerne. En dernier lieu, assurez-vous que vous êtes en mesure de vendre votre produit : avez-vous acquis toutes les licences, homologations de produits et permis d’exportations nécessaires? Sans ces documents, vos produits pourraient être retenus, en suspens entre deux frontières, peu importe qu’ils soient formidables. L’obtention de permis, comme les cotes de sécurité ou les contrôles de qualité, peuvent prendre plusieurs mois : n’attendez pas
«d’avoir le temps» d’entamer les procédures ou vous pouvez être sûr de les rater!
Parfois il vaut mieux avoir moins
Pour certains entrepreneurs, n’importe quel contrat est un bon contrat. Mais, si l’entreprise ne possède pas l’expérience, la capacité et les ressources pour accomplir un projet, cette affaire unique peut rapidement tourner au pire cauchemar pour l’entreprise. Cherchez des possibilités dans lesquelles vous savez que vous pouvez bien réussir. Une succession de petits contrats couronnés de succès peuvent vous aider à obtenir des contrats plus importants et augmenter votre volume d’affaires, ce qui vous donnera l’occasion d’agrandir votre entreprise. Il est rare que l’on accorde des contrats d’importance à des entreprises sans antécédents. Et même si vous obtenez un contrat important au début, si vous ne réussissez pas à l’exécuter adéquatement, il vous sera plus difficile d’obtenir des contrats supplémentaires à l’avenir.
Donnez-leur ce qu’ils veulent
Dans leur empressement d’obtenir un contrat, beaucoup d’entreprises offrent souvent une Cadillac, au prix correspondant, alors que l’acheteur n’a besoin que d’une Volkswagen. Les agents d’approvisionnement gouvernementaux sont très sensibles aux différences de prix entre les différentes offres et ils cherchent toujours à payer les montants les plus bas afin d’obtenir ce qu’ils cherchent. Par conséquent, même si vous pouvez fournir un produit supérieur à celui que votre acheteur demande, vous avez intérêt à offrir un produit plus ordinaire, au meilleur prix. Votre proposition initiale devrait satisfaire aux exigences minimales de l’appel d’offres, au prix le plus bas possible – vous pouvez toujours envoyer une annexe détaillée pour leur montrer ce dont vous êtes capable!
L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt…!
Tout agent d’approvisionnement gouvernemental considère que les règles qui concernent l’échéance d’un appel d’offres ou d’une soumission sont les plus faciles à respecter, en général sans exception. Lorsque vous préparez une proposition, prévoyez suffisamment de temps pour l’envoi par la poste ou par télécopieur de manière à ce qu’elle arrive au moins un jour à l’avance, au cas où il y aurait des imprévus. N’oubliez pas que, plus vous attendez d’être près de l’échéance pour envoyez votre courriel ou une télécopie de votre document, plus il y aura de possibilités que la ligne soit occupée ou que le courriel ne fonctionne pas bien, parce que tous vos concurrents seront en train d’envoyer leurs documents au même moment. Si vous vous rendez compte que vous ne disposerez pas du temps nécessaire pour préparer votre soumission, vous pouvez demander formellement une prolongation du délai qui sera accordée et communiquée à tous les soumissionnaires en cas d’acceptation.
En cas de doute, renseignez-vous!
Si vous avez des questions ou s’il y a certains aspects de la demande d’appel d’offres ou de soumissions qui vous laissent incertain lorsque vous les examinez, communiquez avec l’agent d’approvisionnement responsable du processus pour obtenir des éclaircissements. Aussi, restez attentif au site Web de l’organisme et lisez les questions que d’autres soumissionnaires ont posées et les réponses correspondantes. La Corporation commerciale canadienne (CCC) offre un service de préparation d’offres ou de propositions aux entreprises canadiennes qui désirent obtenir de l’assistance dans ce domaine. Les experts en la matière de la CCC arrangeront les éléments de la vente et de votre proposition dans une disposition qui les rendra plus attrayants pour l’acheteur, ce qui augmentera vos chances de succès.
Vous devez faire preuve de beaucoup de bon sens pour obtenir un contrat avec une administration publique étrangère. Le secret est d’être patient. Obtenir une vente dans le marché du secteur public international est un travail de longue haleine. Les participants qui ont réussi dans ce domaine, ont souvent eu à présenter de nombreuses soumissions et ont dû faire face à bon nombre de rejets avant d’obtenir leur premier contrat. Si vous avez décidé de participer aux marchés du secteur public international, n’hésitez pas à demander des conseils aux entreprises déjà établies dans ce marché ou aux organismes gouvernementaux canadiens qui participent aux occasions de vendre à des administrations publiques étrangères, comme la Corporation commerciale canadienne.
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