Comment lire une invitation à soumissionner
Nous vous proposons une couple de façons d'en savoir plus sur les
invitations à soumissionner de l'administration
fédérale américaine :
Trois bonnes raisons de connaître sur le bout des doigts votre
invitation à soumissionner :
- Pour rester dans la concurrence. Vous
pouvez ainsi faire en sorte que votre offre corresponde
intégralement à l'invitation et éviter
qu'elle ne soit rejetée.
- Pour vous assurer un traitement
équitable. Vous pouvez ainsi détecter -
et corriger - les erreurs relatives à la passation du
marché et à la concurrence qui vous
désavantageraient autrement.
- Pour faire écarter des
concurrents. Vous pouvez ainsi faire rejeter les
soumissions ou les propositions de vos concurrents qui ne seraient
pas conformes aux conditions.
Brève introduction
Catégories d'invitations à soumissionner
Les deux grandes catégories d'invitations à
soumissionner de l'administration américaine sont
1) les appels d'offres et 2) les demandes de
propositions. À ces deux catégories correspondent divers
types de marchés.
Appels d'offres
Les appels d'offres, ou procédures de
« soumissions cachetées » (voir FAR,
partie 14), sont limités aux marchés à
forfait, qu'ils portent ou non une clause d'indexation des
prix. Les offres qui en résultent sont en général
appelées « soumissions », et leurs
auteurs sont des « soumissionnaires ».
L'administration américaine a recours à l'appel
d'offres quand le produit ou le service qui en fait l'objet
est couramment disponible sur le marché et que la
décision d'attribution doit se fonder uniquement sur le
prix (attribution au moins-disant).
- Pour remplir les conditions d'attribution, l'entreprise
doit montrer sa « capacité » et sa
« conformité ».
- La capacité consiste à posséder tous
les moyens nécessaires - notamment les ressources
financières, de production et de personnel - pour bien
exécuter le marché. Voir
FAR, article 9.1.
- La conformité est la qualité de
l'entreprise qui offre à l'administration le produit
ou le service décrit dans l'appel d'offres et - ce
qui est très important - qui accepte les conditions de
celui-ci sans restrictions.
Quand vous présentez une offre, vous vous engagez à la
maintenir pendant le délai de validité des offres, qui
est en général de 30 jours. Il peut arriver
qu'on vous demande de proroger le délai de validité
si l'agent des marchés prévoit des retards dans la
procédure d'attribution. C'est l'agent des
marchés qui décide si les prix sont raisonnables, si
l'entreprise possède la capacité
d'exécution et si son offre est conforme aux conditions. Si
le moins-disant ne remplit pas ces critères, le soumissionnaire
suivant dans l'ordre croissant des prix est pris en
considération. Le marché doit être attribué
dans le délai d'évaluation spécifié;
sinon, l'appel d'offres risque d'être annulé
et remplacé par un nouveau. Si vous êtes le moins-disant,
l'organisme acheteur vous attribuera un marché à
forfait.
Les principales étapes de la passation des marchés sur
appel d'offres sont les suivantes :
- L'administration publie un appel d'offres où elle
donne une description claire, précise et complète de
ses besoins.
- Les concurrents présentent des soumissions cachetées
avant la date et l'heure spécifiées pour
l'ouverture des plis (les soumissions en retard sont
écartées).
- Les soumissions sont ouvertes publiquement et
évaluées sans négociations.
- Le marché est attribué au moins-disant,
c'est-à-dire au soumissionnaire qui propose le prix le
moins élevé tout en remplissant les critères
de la conformité et de la capacité.
Demandes de propositions
La procédure des demandes de propositions ou des marchés
« négociés » (voir FAR, partie 15)
est plus souple que la procédure des appels d'offres, dans
la mesure où elle met en jeu une évaluation
fondée sur le rapport qualité-prix, le marché
étant attribué au
« mieux-disant ». Les offres
présentées dans ce cadre sont en général
dites « propositions », et leurs auteurs sont
appelés « offrants ». Les marchés
résultant de la procédure des demandes de propositions
font l'objet de la partie 16 du FAR.
Ces marchés peuvent être des variantes du marché
à forfait (par exemple des marchés avec
responsabilité de réalisation, proportionnés
à l'importance de l'apport ou de clientèle), des
marchés temps et matériaux, des marchés en heures
contrôlées ou des contrats-lettres, ou encore appartenir
à diverses catégories de marchés à prix
coûtant majoré.
Si vous offrez des produits ou des services qui nécessitent une
évaluation plus détaillée ou plus complexe que ce
n'est d'ordinaire le cas, il vous faut rédiger une
proposition où l'entité acheteuse trouvera
l'information nécessaire pour faire une analyse du rapport
qualité-prix. Pour ce qui concerne les marchés
négociés, la loi prescrit la prise en
considération de la qualité, des
antécédents et du prix.
L'organisme acheteur évaluera votre proposition par rapport
à celles de vos concurrents suivant les critères
spécifiés dans la demande de propositions :
potentiel technique, gestion, prix, antécédents et
autres critères ou sous-critères.
Lisez attentivement la section M de la demande de propositions
pour voir à quels critères ou sous-critères on
affecte le coefficient de pondération le plus
élevé et rédigez votre proposition en
conséquence. L'organisme est tenu de spécifier le
coefficient de pondération de chaque critère, et si les
critères énoncés ne sont pas ainsi
« pondérés », vous pouvez prendre
pour acquis qu'on leur attribue à tous un poids
égal. Étant donné l'attention dont les
antécédents des concurrents font l'objet depuis
quelque temps, il est à peu près certain que ce
critère jouera un rôle important dans
l'évaluation. Il est à noter que les
« antécédents »
comprennent les travaux exécutés pour
le secteur privé, pour l'administration
fédérale canadienne ou pour une administration
provinciale canadienne. Le règlement stipule que si vous ne
présentez pas de dossier sur vos réalisations
antérieures, l'organisme doit attribuer une valeur
« neutre » à l'absence
d'antécédents. En pratique, l'absence de
réalisations antérieures risque de vous nuire dans la
concurrence sur le marché de l'administration
américaine.
Les principales étapes de la passation des marchés sur
demande de propositions sont les suivantes :
- L'administration publie une demande de propositions. Les
propositions doivent être présentées au plus
tard à la date-limite. On évalue les
éléments techniques et relatifs aux coûts et
aux prix des propositions (les évaluateurs techniques
reçoivent communication des propositions chiffrées si
les procédures de l'organisme le permettent). On dresse
la liste des concurrents dont les propositions sont
considérées comme les plus avantageuses. On tient des
discussions (au moins une fois) avec les offrants figurant sur
cette liste. On demande aux offrants de présenter de
nouvelles propositions, d'abord provisoires puis, après
révision, définitives. Le marché est
attribué en fonction des coûts et des prix, ainsi que
des autres critères d'évaluation.
Il est à noter que tous marchés de l'administration
américaine dont la valeur totale estimée s'inscrit
entre 2 500 et 100 000 dollars américains,
qu'ils fassent l'objet d'un appel d'offre ou d'une
demande de propositions, sont réservés aux petites
entreprises américaines (FAR
19.502-2). Il s'ensuit que ni les entreprises canadiennes, ni
les autres entreprises étrangères, ni les grandes
entreprises américaines ne remplissent les conditions
nécessaires pour présenter une offre ou une proposition
pour les marchés s'inscrivant dans cette fourchette,
à moins que - et c'est là la seule exception -
l'agent des marchés n'estime improbable que deux
petites entreprises américaines ou plus présentent des
offres à prix raisonnables.
Invitations à soumissionner la fourniture d'articles du commerce
L'administration américaine utilise le contrat
type 1449 (Invitation à
soumissionner/marché/commande - articles du commerce) pour
acheter des articles du commerce sous le régime de la partie 12 du FAR,
lorsque la valeur estimée du marché excède
100 000 dollars américains. Cette procédure
est moins rigoureusement structurée que les formules
décrites plus haut. Il est à noter que les
réalisations antérieures entrent en ligne de compte dans
l'évaluation des fournisseurs d'articles du commerce
(voir FAR
12.206). Il faut aussi noter que les marchés ayant pour
objet la fourniture d'articles du commerce sous le régime
de la partie 12 doivent être des marchés à
forfait, assortis ou non d'une clause d'indexation des prix.
Les marchés de clientèle sont permis, mais seulement si
les prix sont fixes et fermes, avec ou sans clause d'indexation.
Propositions spontanées
L'administration américaine préfère acheter
biens et services sur appel à la concurrence. Il n'est
cependant pas interdit d'envisager de présenter une
proposition spontanée si votre produit ou votre service est
particulièrement exceptionnel ou novateur. Pour de plus amples
renseignements, voir FAR
15.6.
Lecture de l'invitation à soumissionner
Pour établir l'opportunité de soumissionner :
- lisez entièrement le ou les documents contractuels, y compris les annexes;
- examinez le contrat du fournisseur titulaire, ainsi que ses
pratiques d'exécution et de dotation en personnel, en
fonction de l'invitation à soumissionner;
- lisez attentivement les sections de l'invitation à
soumissionner qui indiquent les capacités que votre
entreprise devra posséder pour l'emporter;
- établissez à partir des sections L et M ce que
l'organisme évaluera (et ce à quoi il accorde le
plus de valeur).
Structure et forme de l'invitation à soumissionner
La forme de l'invitation à soumissionner fait l'objet
de dispositions détaillées du FAR ( voir FAR
14.201-1 pour l'appel d'offres et 15.204-1
pour la demande de propositions). Il est à noter que
l'invitation à soumissionner est considérée
comme un tout indivisible; vous devriez donc appliquer rigoureusement
cette approche dans la rédaction de votre soumission ou de
votre proposition.
Les invitations à soumissionner sont normalement structurées comme suit.
Section A. Formule d'invitation à soumissionner et de marché
La formule type 33 (document d'une page) spécifie le
service d'origine ou maître de l'ouvrage, le type de
marché, la date-limite de présentation des offres,
l'adresse où les offres doivent être envoyées
et le nom de l'agent des marchés.
Section B. Approvisionnements ou services et prix et coûts
Cette section spécifie tous les produits ou services faisant
l'objet de l'acquisition, les quantités en cause et,
souvent, les calendriers de livraison ou de prestation. On y
prévoit un espace pour que le soumissionnaire ou l'offrant
y inscrive le prix qu'il demande pour chaque produit ou service.
Ceux-ci sont normalement affectés d'un
« numéro d'article »
(Contract Line Item Number - CLIN). Cette section est de longueur
variable - de une ou deux pages à plus de 75 -, selon la
complexité et la fréquence des options de
l'administration, le délai d'exercice de ces options
(par exemple une année de base, et deux, trois ou quatre
années d'option, ou encore un calcul fondé sur la
livraison d'une quantité déterminée), le
calendrier de livraison correspondant à chaque numéro
d'article, le nombre de produits et/ou de services en cause, etc.
Section C. Description/Spécifications/Cahier des charges
Cette section définit les besoins de l'administration et
porte les autres spécifications ou normes applicables. Elle
doit être lue parallèlement à la section J.
Si vous estimez que les spécifications ou le cahier des charges
sont rédigés de manière si restrictive qu'ils
limitent la concurrence, communiquez par écrit vos
inquiétudes à l'agent des marchés longtemps
avant la date-limite de présentation des soumissions ou des
propositions, et demandez-lui de vous donner des
éclaircissements ou de modifier les spécifications ou le
cahier des charges de manière à assurer le maximum de
concurrence.
Section D. Emballage et marquage
Cette section énonce, le cas échéant, les
prescriptions applicables à l'emballage et au marquage des
produits ou des travaux livrables.
Section E. Contrôle et réception
Cette partie décrit les mesures que l'entrepreneur et/ou
l'administration doivent prendre pour s'assurer que les
articles ou les travaux livrés remplissent les exigences de
l'administration en fait de qualité, de contrôle de
la qualité et d'assurance de la qualité. À
lire parallèlement à la section B.
Section F. Livraison ou exécution
Cette section spécifie les délais, le lieu et la
méthode de la livraison ou de l'exécution. À
lire parallèlement à la section B.
Section G. Information relative à l'administration
du marché
Cette section porte l'information comptable nécessaire pour
le paiement, et les noms de l'agent des marchés, de son
représentant technique, de l'agent d'administration du
marché et ainsi de suite. C'est à la section G
qu'il faut d'abord se reporter pour savoir qui est investi du
pouvoir de lier le gouvernement pour ce qui concerne
l'administration du marché.
Section H. Prescriptions spéciales
Cette section porte les prescriptions du marché qui ne sont pas
énoncées ailleurs (c'est-à-dire aux
sections B, C, L ou M) et qui sont particulières à
celui-ci. Normalement, les clauses de la section H sont
énoncées intégralement plutôt que
d'être « incorporées par
renvoi » comme la plupart des stipulations de la
section I. Il s'ensuit qu'il faut examiner
parallèlement les clauses de la section H et de la
section I pour s'assurer qu'elles concordent.
Section I. Clauses du marché
On trouve dans cette section les clauses choisies par l'agent des
marchés (souvent sous forme d'éléments
cochés d'une « liste de
contrôle »), celles que prescrivent lois ou
règlements en général et toutes autres
stipulations que prévoit le FAR ou le règlement
complémentaire de l'organisme acheteur. Nous vous
conseillons de rechercher, de lire et de bien comprendre chaque clause
incorporée par renvoi afin de vous éviter de gaspiller
temps et énergie à soumissionner pour l'obtention de
marchés dont la loi vous interdit l'attribution.
Section J. Liste des annexes
Cette section énumère les pièces, documents
complémentaires et suppléments qui sont joints à
l'invitation à soumissionner ou y sont incorporés
par renvoi et qui correspondent en général à la
section C et, parfois, aux sections H ou L.
Section K. Prétentions et attestations
Cette section prescrit aux concurrents de produire les renseignements
et documents attestant que leur entreprise est conforme aux
dispositions des lois et règlements fédéraux
applicables, par exemple celles qui touchent
l'égalité d'accès à l'emploi,
qui définissent les petites entreprises ou les entreprises
appartenant à des femmes aux fins des marchés publics,
etc.
Section L. Instructions, conditions et avis
Cette section prescrit aux concurrents la manière de
rédiger et de présenter les soumissions ou les
propositions pour le marché considéré. À
lire parallèlement aux sections B, C et H.
Section M. Critères d'évaluation
On trouve ici les critères d'évaluation qui
présideront à la sélection de l'attributaire.
La section M doit toujours être lue parallèlement
à la section L.
Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à
notre
Guide du soumissionnaire (anglais seulement).
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