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«Ne vous contentez pas de réagir, allez au devant des événements.» C'est là le conseil le plus important en matière de gestion du fonds de roulement que donne Nick Fry, directeur de secteur à BDC.
Les entrepreneurs dont les affaires croissent rapidement sont souvent aux prises avec un manque de liquidités qui nuit à l'exploitation de leur entreprise. «Soyez prêt pour la croissance et assurez-vous de disposer de liquidités suffisantes. C'est une simple question de planification. Pourquoi attendre que les choses prennent une allure de crise?», souligne-t-il.
Le fonds de roulement se calcule simplement: on déduit les passifs à court terme des actifs à court terme. Néanmoins, les propriétaires d'entreprise perdent facilement de vue le niveau de liquidités nécessaire à l'exploitation sans nuire à leur entreprise. «Au quotidien, vos efforts portent surtout sur les ventes à conclure, dit-il. Mais ce n'est pas parce que vous avez des revenus que vous avez des fonds à dépenser.» Dans bien des cas, le fonds de roulement est handicapé par des paiements en souffrance ou des surplus de stocks.
Alors, comment au juste aller au devant des coups et améliorer la gestion du fonds de roulement?
Demander conseil
Ed Klarich, consultant à BDC, croit que de nombreux entrepreneurs auraient avantage à demander conseil pour l'évaluation de leurs besoins en matière de fonds de roulement. «À BDC, dit-il, nous pouvons aider les gens d'affaires à effectuer une évaluation exhaustive de leurs flux de trésorerie, y compris l'analyse de facteurs importants tels que le cycle des ventes, la rotation des stocks et les modalités de paiement des fournisseurs et des clients. Quand je rencontre un client, je commence par discuter des points à améliorer et je l'aide à trouver de nouvelles façons de générer des liquidités à même l'exploitation.»
Ainsi, vous pourriez éliminer des processus de production qui n'ajoutent aucune valeur au produit ou au service, puis simplifier ceux qui procurent une valeur ajoutée. Par exemple, la production à valeur ajoutée cible un certain nombre de sources de gaspillage, notamment la surproduction, le manque de qualité, les retards de livraison, les surplus de stocks inutiles et les processus de circulation des marchandises, du personnel et de l'information.
«En bout de ligne, si vous trouvez des moyens d'augmenter l'efficacité de votre gestion, vous en tirerez plus de bénéfices et de meilleurs flux de trésorerie.»
Connaître le cycle des ventes
Une autre façon de mieux gérer le fonds de roulement est de tenir à l'œil votre cycle des ventes. «Vous devez savoir si le cycle des ventes de votre entreprise se reproduit d'année en année et en connaître les hauts et les bas, explique Nick Fry. Sachant que vous éprouverez des difficultés financières à certaines périodes, vous pourrez moduler le fonds de roulement pour en tenir compte. Si vous savez quelles seront vos principales dépenses durant la basse saison, vous tâcherez de les maintenir à un niveau raisonnable en attendant les jours meilleurs.» De plus, la main-d'œuvre et l'équipement sont des coûts fixes pour la plupart des entreprises. «Il y a des secteurs d'exploitation de votre entreprises qui nécessiteront une constante injection de liquidités.»
Connaître la qualité des comptes clients
«Il n'est pas évident que vous serez payé à coup sûr, rappelle Nick Fry. Assurez-vous que vos clients ont de bons antécédents de crédit et qu'ils respecteront vos modalités de paiement, sinon vous pourriez manquer de liquidités à un moment crucial.» Il recommande aux gens d'affaires de faire connaître dès le début leur politique de crédit. «Il s'agit essentiellement d'un ensemble de règles visant à vous faire payer le plus vite possible. Vos clients doivent connaître la limite de crédit que vous leur accorderez, vos exigences en matière de dépôts et vos modalités de paiement (à 30, 45, 60 ou 90 jours). Demandez-vous quel est le crédit maximum que vous pouvez consentir à vos clients sans épuiser votre fonds de roulement.»
Percevoir les comptes clients rapidement
La perception rapide des comptes clients, à l'évidence, augmente le fonds de roulement. Néanmoins, selon Nick Fry, il importe de ne pas mettre en danger la relation client. «Il faut satisfaire la clientèle et promouvoir les ventes, tout en veillant à ne pas financer vos clients trop longtemps.» Pour éviter les comptes en souffrance, il recommande de facturer sans tarder et d'énoncer des modalités de paiement sans équivoque. «Vous n'êtes pas obligé d'attendre la fin du mois. Il s'agit là d'une idée fausse, mais courante. Vous devez produire une facture aussitôt que la marchandise est livrée ou que le service est rendu.» Il suggère d'utiliser la facturation proportionnelle avec les clients qui passent de très grosses commandes.
Négocier les meilleures conditions avec les fournisseurs
«Tâchez d'obtenir de vos fournisseurs les meilleures conditions possible et ne craignez pas de négocier», poursuit-il. Il est essentiel de demander des soumissions à plusieurs fournisseurs. «Même si vous ne réussissez pas à obtenir un meilleur prix, vous pourriez négocier des modalités de paiement favorables et protéger ainsi vos flux de trésorerie.» Il recommande aussi de régler les factures à temps. «Si vous respectez les conditions de vos fournisseurs, ils seront plus enclins à coopérer quand vous aurez besoin de renégocier certaines modalités si la conjoncture se détériore.»
Suivre de près l'évolution des stocks
Il est bon d'évaluer la rotation des stocks pour déterminer les articles qui se vendent bien et ceux qui grèvent votre fonds de roulement. «Si le niveau des stocks est trop élevé, votre entreprise est vulnérable. Il faut être en mesure d'écouler rapidement les stocks pour se procurer les liquidités nécessaires. Concrètement, quand vous décelez une tendance dans les commandes de la clientèle, vous pouvez accumuler les stocks selon vos besoins. Synchronisez la constitution de stocks et leur écoulement, de sorte que les liquidités que vous engagez vous reviennent le plus tôt possible.»
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