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Politique de commandite de conférence

Énoncé de politique

La Commission du droit du Canada commanditera des conférences, des colloques et d’autres réunions contribuant directement à la réalisation de ses objectifs et traitant de sujets ou de thèmes qui correspondent à son programme de recherches.

La Commission attribuera ses commandites de manière à équilibrer la nécessité d’un débat éclairé sur les questions de droit et de justice avec la nécessité d’utiliser ses ressources efficacement.

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Contexte

La Commission du droit du Canada est habilitée à « appuyer ou prendre en charge la tenue de conférences, colloques ou autres réunions » par l’alinéa 4 c) de la Loi sur la commission du droit du Canada.

La Commission considère la commandite de tels événements essentiel à son mandat qui consiste à « encourager, au Canada, tous les milieux — y compris universitaire — à participer à un débat critique et à établir des liens productifs entre eux de façon à assurer leur coopération et leur coordination », aux termes de l’alinéa 3c).

Cette politique de commandite de conférences est adoptée en vertu de l’alinéa 14 c) de la Loi sur la Commission du droit du Canada. Elle a pour objet d’établir un cadre et des critères pour la commandite de conférences par la Commission.

Interprétation

Dans le cadre de cette politique, le terme conférence comprend des séminaires, ateliers, tribunes, colloques, symposiums, assemblées et tout autre événement de nature publique ou privée, tenus au Canada, comprenant des présentations et un débat sur des questions de droit et de justice.

La commandite consiste en un soutien financier direct, le partage des coûts, la prestation de soutien matériel et d’autres types d’aide fournie à même les ressources de la Commission.

Budget

La Commission affectera à chaque année, une partie de son budget à la commandite de conférences répondant aux critères établis dans la politique.

La contribution maximale sera fixée à 5 000 $ par activité.

Marche à suivre

Les demandes de commandite de conférence doivent être déposées avant le 1^er janvier, 1^er mai ou 1^er septembre de chaque année pour fin de considération par les commissaires. Les demandes reçues après ces dates pourront être considérées au cycle suivant.

Les demandes de commandite de conférence doivent comprendre les renseignements suivants :

• un énoncé au sujet de la personne ou des personnes ou de l’établissement ou des établissements qui organise(nt) l’événement;
• un aperçu du programme, des orateurs invités et des participants attendus;
• une explication de la façon dont la conférence rencontre les critères ci-bas énoncés;
• un budget estimatif, faisant état des autres sources de revenu et des procédures comptables;
• une indication du degré de visibilité et de reconnaissance auquel la Commission peut s’attendre.

Les demandes seront adressées au directeur exécutif pour examen et analyse.

Critères

Pour être envisagée favorablement aux fins d’une commandite par la Commission, une conférence doit satisfaire aux exigences suivantes :

• elle doit correspondre manifestement aux objectifs stratégiques de la Commission;
• elle doit présenter un potentiel réel de contribution au programme de recherches de la Commission;
• elle doit présenter une occasion de promouvoir la mission, les valeurs et les activités de la Commission;
• elle doit être clairement conforme aux principes directeurs régissant les travaux de la Commission (accès, multidisciplinarité, innovation, respect des deux traditions juridiques du Canada);et,
• elle doit offrir aux commissaires et au personnel l’occasion de consulter les participants au sujet de questions d’intérêt pour la Commission.

Outre ces critères, les éléments suivants seront également pris en compte aux fins de l’approbation de la commandite d’une conférence :

• disponibilité et importance du financement par d’autres sources;
• représentation nationale;
• diversité régionale;
• bilinguisme;
• disponibilité et caractère intelligible des résultats de la conférence.

Participation

Les commissaires et le personnel doivent pouvoir participer, à quelque titre que ce soit, à toute conférence commanditée par la Commission.

Reconnaissance

La commandite d’une conférence par la Commission du droit du Canada doit être reconnue publiquement par les organisateurs.

Obligation de rendre compte

Les organisateurs des conférences commanditées par la Commission soumettront un rapport sommaire accompagné d’un état financier rendant compte de la contribution de la Commission, dans les six mois suivant l’événement.

Examen

L’application et l’administration de la politique seront documentées aux fins d’un examen trimestriel par les commissaires.

Adoption

La présente politique a été adoptée au cours d’une réunion de la Commission du droit du Canada tenue le 4 octobre 2002.