Pratiques exemplaires

L'Hirondelle
Amélioration des méthodes de financement au moyen de la technologie

Mise en contexte
Pour que les organismes sans but lucratif puissent mener leurs activités, il leur faut obtenir des fonds suffisants, en temps opportun. Trop souvent, toutefois, la recherche de fonds, la production de demandes de financement et la comptabilité relative à l'utilisation des fonds s'avèrent fastidieuses. En remplaçant son système manuel par une base de données, L'Hirondelle, organisme bénévole et communautaire de Montréal à l'intention des réfugiés et des immigrants, a pu économiser temps et argent.

Description du projet
Comme ceux de nombreux autres organismes sans but lucratif, les responsables de L'Hirondelle passent beaucoup de temps à recueillir des fonds et à produire des rapports sur les activités liées aux fonds obtenus. Il y a quelques années encore, ils passaient de nombreuses heures à remplir manuellement des formulaires statistiques sur chacun des clients, bénévoles et dollars dépensés. Ces formulaires étaient ensuite envoyés aux bailleurs de fonds, qui entraient les renseignements dans une base de données.

Reconnaissant l'inefficience de ces opérations manuelles, L'Hirondelle faisait l'acquisition d'un logiciel de base de données en 2001. Ce logiciel permet l'introduction directe des données statistiques et la réalisation de calculs automatiques. Les données sont ensuite envoyées aux bailleurs de fonds par courrier électronique.

Succès et défis
Grâce au nouveau logiciel, L'Hirondelle peut produire des documents, comme son rapport annuel, rapidement et avec efficience. Parallèlement, l'organisme a grandement amélioré sa capacité de présentation de rapports. L'un de ses bailleurs de fonds a même accru de 5 000 $ sa contribution afin de refléter le temps que les méthodes plus efficientes de présentation de rapports adoptées par L'Hirondelle lui permettent d'épargner. L'Hirondelle compte affecter cette somme à l'achat d'un système informatique amélioré, qui l'aidera à obtenir des crédits supplémentaires.

www.hirondelle.qc.ca

Ces pratiques exemplaires sont une excellente occasion de faire connaître les expériences d'autres organismes du secteur bénévole et communautaire. Si vous aussi avez des expériences positives à partager sur l'usage de la technologie dans le secteur bénévole et communautaire, le Secrétariat de la GI-TI se fera un plaisir d'afficher vos histoires. Veuillez communiquer par courriel avec le Secrétariat de la GI-TI à l'adresse électronique imit@ic.gc.ca.