Rapport annuel de
2003-2004 concernant
la Loi sur l’accès à l’information
et la
Loi sur la protection des renseignements personnels

On peut se procurer cette publication sur supports multiples, sur demande. Cette publication est également offerte par voie électronique sur le Web.

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N.B. : Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

Nº de catalogue IuI-4/2004
ISBN 0-662-68256-4
54158B

Table des matières

Préface

Vue d’ensemble de l’organisation

Survol d’Industrie Canada
Administration des droits à l’information et à la protection des renseignements personnels
Charge de travail
Autres activités
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Frais
Fonds de renseignements
Site Web
Salles de consultation

Partie I — Accès à l’information

Rapport statistique — Interprétation et explication
Plaintes et appels
Voies officielles et voies officieuses

Partie II — Protection des renseignements personnels

Rapport statistique — Interprétation et explication
Plaintes et appels
Communication en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Utilisation et communication
Voies officielles et voies officieuses

Annexe I — Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

Annexe II — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada (1985), chapitre A-1) ont été promulguées le 1^er juillet 1983.

La Loi sur l’accès à l’information confère aux Canadiens et aux résidents permanents un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. La Loi sur la protection des renseignements personnels leur donne accès aux renseignements les concernant que détient le gouvernement à leur sujet, encore une fois sous réserve de certaines conditions bien déterminées. La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d’avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur permet d’exercer un contrôle substantiel sur la collecte et l’utilisation de ces renseignements.

Aux termes de l’article 72 tant de la Loi sur l’accès à l’information que de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice financier, préparer un rapport sur l’application de ces lois au sein de celle-ci et le soumettre au Parlement.

Le présent rapport annuel décrit comment Industrie Canada s’est acquitté de ses responsabilités au cours de la vingt et unième année d’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Industrie Canada a pour mandat d’aider les Canadiens à être plus productifs et concurrentiels dans l’économie du savoir et d’améliorer ainsi le niveau et la qualité de vie au pays. Par ses politiques, programmes et services, le Ministère stimule l’essor d’une économie dynamique et novatrice pour :

• procurer aux Canadiens des emplois plus nombreux et mieux rémunérés;



• favoriser une plus forte croissance des entreprises grâce à l’amélioration soutenue de la productivité et de la performance de l’innovation;



• donner aux consommateurs, aux entreprises et aux investisseurs l’assurance que le marché est équitable, efficace et concurrentiel.

Grâce à ses cinq objectifs stratégiques (innovation, connectivité, marché, investissement et commerce), Industrie Canada s’efforce d’aider les Canadiens à contribuer à l’économie du savoir et à améliorer la performance du pays sur le plan de la productivité et de l’innovation.

Pour atteindre ces objectifs, Industrie Canada s’associe à d’autres ministères en vue d’offrir divers programmes et services aux entreprises et aux consommateurs.

Industrie Canada est un partenaire indispensable : il contribue à une société novatrice où tous les citoyens peuvent bénéficier de la prospérité économique et du progrès social.

Pour plus de renseignements sur les initiatives d’Industrie Canada, veuillez consulter les pages de son site Web.

Le directeur du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ci-après appelé « Bureau de l’AIPRP ») a été habilité à exercer les pleins pouvoirs que lui confèrent la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le directeur est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures visant à assurer que le Ministère se conforme aux exigences de ces deux lois. L’administration de celles-ci au sein d’Industrie Canada se fait également au niveau des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque secteur organisationnel a un agent de liaison (qui relève habituellement d’un sous-ministre adjoint, d’un directeur exécutif régional, etc.) chargés à la fois de coordonner les activités et de fournir des conseils concernant les procédures administratives ministérielles ayant trait à ces lois. Le Bureau de l’AIPRP à Ottawa répond à toutes les demandes officielles présentées relativement à ces deux lois. Le directeur relève directement de l’avocat général principal, Droit des affaires, qui relève lui-même du sous-ministre. Outre le directeur, l’avocat général principal, Droit des affaires, ainsi que le conseiller en éthique* sont aussi pleinement habilités à appliquer ces deux lois.

* Le Bureau du conseiller en éthique a été aboli en avril 2004 et le Bureau du commissaire à l’éthique a été créé. Celui-ci relèvera directement du Parlement et ne sera pas assujetti à la loi régissant l’AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP compte en outre quinze employés, soit un directeur, douze conseillers et deux employés de soutien, qui s’occupent des demandes visant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, et qui remplissent des fonctions connexes. En fait, le Bureau comptait onze employés à temps plein et, à la fin de mars 2004, des démarches en dotation de personnel étaient en cours.

Le Bureau de l’AIPRP décide de la réponse à donner aux demandes d’accès; il encourage la connaissance des lois afin que le Ministère s’acquitte des obligations qui incombent au gouver-nement; il contrôle au sein du Ministère l’observation de ces lois, ainsi que des règlements, politiques et procédures s’y rapportant et fournit des conseils à cet effet; le Bureau agit en outre comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l’information et du Commissaire à la protection de la vie privée ainsi qu’auprès des autres ministères et organismes gouvernementaux.

Le Bureau de l’AIPRP procède aussi à des consultations auprès de gouvernements et de ministères. En vertu de diverses autorités législatives ou autres, le Ministère recueille aussi une quantité appréciable de renseignements commerciaux confidentiels émanant d’entreprises nationales et internationales. S’il reçoit une demande de ce genre, il entreprend d’aviser ou de consulter les parties concernées avant de divulguer quelque document que ce soit. Le Bureau de l’AIPRP a occasionnellement communiqué des renseignements personnels à des organismes fédéraux d’enquête conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le directeur du Bureau de l’AIPRP est la personne-ressource pour toute question concernant la collecte de renseignements et la protection des renseignements personnels.

Au cours de l’exercice 2003-2004, le Ministère a reçu 465 demandes ayant trait à la Loi sur l’accès à l’information et 17 ayant trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit un total de 482 demandes. De plus, le Bureau de l’AIPRP a reçu 135 demandes de consultation en provenance d’autres ministères fédéraux.

La plupart des demandes officieuses, sinon toutes, sont traitées directement par les secteurs concernés. Le Bureau de l’AIPRP n’en assure donc pas le suivi. Cependant, avec le consen-tement des requérants, il a accepté de traiter à titre officieux 20 demandes officielles.

Également au cours de la période considérée, le Bureau de l’AIPRP a reçu 23 demandes visant des copies de documents qui avaient été communiqués précédemment en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces demandes ont été traitées à titre officieux.

Même si le nombre total de demandes reçues a légèrement diminué par rapport à l’exercice précédent, la complexité et la portée de ces demandes ainsi que le volume de documents visés demeurent importants. Le Ministère a traité 714 demandes (558 cas d’accès, 16 cas de protection des renseignements personnels et 140 consultations).

Outre les demandes concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de l’AIPRP traite chaque année une moyenne de 20 à 50 demandes provenant du grand public. Celles-ci visent entre autres à obtenir de l’information sur la mousse isolante d’urée formaldéhyde et sur son élimination dans les résidences. Les demandes de ce genre ne sont pas comprises dans les rapports statistiques figurant en annexe.

Conformément aux lignes directrices du gouvernement, le Ministère a aussi été consulté par 30 autres institutions gouvernementales dans 135 cas, où les documents demandés avaient trait aux activités d’Industrie Canada. Ce chiffre représente une légère baisse comparativement aux 142 demandes de consultation reçues en 2002-2003. Les données relatives à ces cas n’entrent pas en ligne de compte dans les annexes, sauf pour ce qui est des frais administratifs.

En 2003-2004, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portant sur le projet de dépôt de documents par voie électronique du Bureau du surintendant des faillites a été achevée et approuvée. Le service de dépôt de bilan se faisait habituellement au moyen de transactions sur papier. Le projet consistait à alléger la paperasse et à permettre la transmission électronique des formulaires requis en vertu de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité entre les syndics du secteur privé et le Bureau. Nous vous invitons à visiter notre site Web, pour obtenir un complément d’information.

La Loi sur l’accès à l’information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles faites en vertu de cette loi. Outre des frais de 5 $ payables à chaque demande, il peut y avoir des frais de recherche de traitement et de reproduction. Le barème de ces frais figure dans le Règlement sur l’accès à l’information. Aucune somme n’est exigée pour l’examen des dossiers, les frais généraux et les envois.

De plus, conformément à l’article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont perçus pour les cinq premières heures consacrées à chercher un document ou à en prélever la partie communicable. Il n’y a pas de frais prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès à l’information prévoit l’annulation des frais lorsqu’il y va de l’intérêt public. Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, le Ministère annule généralement les frais de moins de 25 $.

Au-delà de ce montant, il examine au cas par cas s’il y a lieu d’accorder une dispense. Dans cette analyse, le Ministère tient compte, par exemple, des coûts du traitement de chaque demande d’accès à l’information et de l’avantage relatif que le public peut tirer de la divulgation de l’information communicable. Comme on peut le lire plus loin dans ce rapport, les frais perçus par le Ministère représentent moins de 0,5 p. 100 de l’ensemble des dépenses liées à l’application de la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP doit communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor les mises à jour des fonds de renseignements du Ministère, et cela, dans un délai permettant de les inclure dans la publication Info Source.

Cette publication contient la description des catégories de documents institutionnels détenus par Industrie Canada. Le Ministère n’a aucun fichier inconsultable. Ces renseignements figurent dans les derniers numéros suivants :

• Info Source — Sources de renseignements fédéraux 2003-2004
• Info Source — Sources de renseignements sur les employés fédéraux 2003-2004

On peut consulter Info Source dans une bibliothèque publique ou universitaire ou sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le Bureau de l’AIPRP a aussi mis en place son propre site Web, qui contient des renseignements généraux ainsi que des liens vers d’autres ministères et organismes fédéraux clés.

Il existe une salle de consultation dans l’aire réservée au public au Bureau de l’AIPRP à l’administration centrale et dans tous les bureaux régionaux. Les manuels en usage au Ministère sont mis à la disposition du public sur demande.

L’annexe I présente un résumé statistique des demandes reçues relativement à la Loi sur l’accès à l’information, qui ont été traitées pendant la période allant du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004. Voici diverses explications et interprétations touchant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Des 638 demandes examinées pendant la période à l’étude, 465 (73 p. 100) étaient nouvelles et 173 (27 p. 100) avaient été reportées de l’exercice précédent.

Au cours de cet exercice, la majeure partie des demandes d’accès émanaient d’organismes comme le montre l’annexe I. Voici la répartition des demandes reçues par Industrie Canada en 2003-2004 :

II. Disposition à l’égard des demandes traitées

Des 638 demandes examinées, 558 (soit 87 p. 100) ont été traitées en entier durant l’exercice 2003-2004, visé par le rapport. Il en restait donc 80 (13 p. 100) à traiter au 31 mars 2004. Les demandes traitées en entier se répartissent ainsi :

Communication totale — Dans 92 cas sur les 558 demandes traitées en entier, les requérant ont obtenu un accès complet aux documents pertinents.

Communication partielle — Dans 297 autres cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.

Aucune communication (exclusion) — Huit demandes visaient des renseignements qui ne pouvaient être communiqués parce que l’ensemble faisait l’objet d’une exclusion en vertu de la Loi.

Aucune communication (exception) — Dans le cas de 16 demandes, l’information ne pouvait être communiquée parce que l’ensemble des renseignements visés faisait l’objet d’une exception en vertu de la Loi.

La plupart des refus sont attribuables à des situations non imputables au Ministère (par exemple transmissions, traitement impossible, abandon de demandes et traitement non officiel — voir les détails ci-dessous).

Transmission — Des 558 demandes traitées en entier, 4 portaient sur des documents qui ne relevaient pas du Ministère. Après étude préliminaire, elles ont été transférées à l’institution fédérale compétente, conformément à la Loi.

Traitement impossible — Après étude préliminaire, le Ministère n’a pu donner suite à 96 demandes.

Abandon de la demande — Parmi l’ensemble des demandes d’accès à l’information qui ont été examinées en entier, 25 ont été considérées comme abandonnées. Il peut y avoir abandon à n’importe quelle étape du traitement d’une demande.

Traitement non officiel — Dans 20 cas, l’information demandée pouvait être communiquée simplement sans qu’il faille recourir à la procédure prévue par la Loi.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir dans l’annexe I, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 13, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 et 26 de la Loi sur l’accès à l’information. L’annexe vise à montrer les catégories d’exceptions qui sont invoquées pour refuser l’accès à l’information. Par exemple, si l’on présente cinq motifs d’exceptions à l’égard d’une demande, chacun figure comme une exception conformément à l’article pertinent, ce qui donne un total de cinq exceptions. Si la même exception est invoquée plusieurs fois pour une même demande, elle n’est déclarée qu’une seule fois.

IV. Exclusions citées

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique ni aux documents publiés, mis en vente dans le public, ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine conformément aux articles 68 et 69 de la Loi respectivement. Comme dans le cas des exceptions, l’annexe I vise à indiquer les catégories d’exclusions invoquées pour refuser l’accès.

V. et VI. Délai de traitement et prorogations

Dans l’ensemble des demandes traitées en entier, le Ministère a pu répondre à 40 p. 100 d’entre elles dans les 30 jours suivant leur réception, mais il a fallu une prorogation de délai en vertu de la Loi dans 49 p. 100 des cas traités en entier. Les demandes auxquelles le Ministère n’a pu répondre dans les 30 jours ont été traitées dans les délais suivants : 13 p. 100 en 31 à 60 jours, 16 p. 100 en 61 à 120 jours et 31 p. 100 en plus de 121 jours.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n’a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

Dans 385 cas, les requérants ont reçu copie des documents demandés. Dans trois cas, on a examiné les documents sur place. Dans un cas également, la communication s’est faite à la fois par l’envoi de copies de documents et par la consultation sur place. Il est à noter que cette section fait état des seules demandes à l’égard desquelles les renseignements ont été communiqués intégralement ou en partie.

IX. Frais

Les frais perçus au cours de la période à l’étude s’élèvent à 4 467,10 $. Lorsque le total des frais applicables à une demande ne dépasse pas 25 $, le Ministère a pour usage d’annuler les frais conformément à la politique gouvernementale. Le montant des frais qui ont ainsi été l’objet de dispenses en 2003-2004 est de 2 612,35 $. Dans l’ensemble, les frais perçus durant cet exercice représentent moins de 0,5 p. 100 de la totalité des frais administratifs du Ministère.

Vous constaterez également qu’une exonération a été faite dans 389 cas au cours de la période considérée, une augmentation comparativement aux 184 cas de l’an dernier. Cet écart est imputable à un nouveau service de communication électronique. En effet, afin de réduire les coûts et d’améliorer l’efficience, les documents sont communiqués sur cédérom, ce qui élimine les frais de copie imputables au demandeur.

X. Coûts

Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur l’accès à l’information sont estimés à 690 920 $ pour 2003-2004. Les autres coûts s’élèvent à 213 271 $, ce qui porte le total à 904 191 $. Les ressources employées à temps plein à ces activités en 2003-2004 sont estimées à 12,48 dans l’ensemble du Ministère.

Plaintes et enquêtes

Le Ministère a reçu au total 148 plaintes durant la période considérée, augmentation de 348 p. 100 par rapport à l’exercice précédent. De ce nombre, 5 portaient sur des retards, 10 sur des prorogations, 2 sur des exclusions, 19 sur des exceptions et 112 sur un refus général*.

* En mai 2003, le Commissaire à l’information a déposé de façon autonome 111 plaintes portant sur des retards (refus général) contre Industrie Canada. Les plaintes étaient la conséquence de préoccupations soulevées au sujet des retards de plus en plus longs qu’accusait le Ministère à répondre aux demandes dans les délais légaux. Les 111 plaintes ont toutes été réglées.

Après enquête, 7 plaintes ont été jugées sans fondement, 119 ont été réglées, 1 a été abandonnée et 21 étaient encore en suspens à la fin de la période considérée.

Les retards étaient causés par un important arriéré et par un manque de ressources compétentes. Le Bureau de l’AIPRP a été pourvu de ressources supplémentaires et a simplifié ses méthodes de travail pour être en conformité.

Appels devant la Cour fédérale

Aucun appel n’a été interjeté en 2003-2004.

Conformément au principe voulant que la Loi vise à compléter et non à remplacer les pratiques actuelles en matière d’accès à l’information, les demandes non officielles peuvent être adressées directement aux directions générales du Ministère. Les demandes officielles sont traitées par le Bureau de l’AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP fournit régulièrement des avis et des conseils sur les questions importantes et délicates concernant les politiques ministérielles, y compris sur le traitement et la protection des renseignements personnels recueillis et conservés dans les dossiers du Ministère.

L’annexe II présente un résumé statistique des demandes de renseignements personnels relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées pendant la période allant du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004. Voici diverses explications et interprétations touchant les renseignements contenus dans le présent rapport.

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Des 20 demandes traitées durant la période visée par le rapport, 17 (85 p. 100) étaient nouvelles et 3 (15 p. 100) avaient été reportées de l’exercice précédent.

II. Disposition à l’égard des demandes traitées

Des 20 demandes examinées, 16 (80 p. 100) ont été traitées en entier durant l’exercice 2003-2004, visé par le rapport, de sorte qu’il en restait 4 (20 p. 100) à examiner au 31 mars 2004. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

Communication totale — Dans trois cas, les requérants ont obtenu accès au texte intégral des documents demandés.

Communication partielle — Dans cinq cas, un accès partiel aux documents a été obtenu.

Aucune communication (exception) — Dans le cas de deux demandes, l’information ne pouvait être communiquée parce que l’ensemble des renseignements visés faisait l’objet d’une exception en vertu de la Loi.

Traitement impossible — Après l’examen initial, le Ministère n’a pu donner suite à deux demandes.

Abandon de la demande — Sur l’ensemble des demandes examinées, quatre était considérée comme abandonnée. Il peut y avoir abandon à n’importe quelle étape du traitement d’une demande.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir dans l’annexe II, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 22, 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IV. Exclusions citées

Le Ministère n’a cité aucune exclusion.

V. et VI. Délai de traitement et prorogations

Parmi les demandes traitées en entier, le Ministère a pu répondre à 62 p. 100 en 30 jours ou moins, mais il a fallu une prorogation de délai en vertu de la Loi dans quelque 31 p. 100 des cas. Les demandes auxquelles le Ministère n’a pu répondre dans les 30 premiers jours ont été traitées dans les délais suivants : 19 p. 100 en 31 à 60 jours; 19 p. 100 en 61 à 120 jours.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n’a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

Dans huit cas, les requérants ont reçu copie des documents recherchés. Aucun n’a demandé à les consulter sur place. Il est à noter que cette section fait état des seules demandes à l’égard desquelles les renseignements ont été communiqués intégralement ou en partie.

IX. Corrections et mention

Il n’y a eu aucune demande de correction ou de mention.

X. Coûts

Pour l’exercice 2003-2004, les coûts salariaux découlant des activités se rapportant à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 27 222 $. À ce montant s’ajoutent d’autres frais estimés à 8 886 $, ce qui porte le total à 36 108 $. Les ressources employées à temps plein à ces activités sont estimées à 0,70 dans l’ensemble du Ministère.

Plaintes et enquêtes

Le Ministère a reçu au total cinq plaintes durant l’exercice visé par ce rapport. De ce nombre, une plainte portait sur des exceptions invoquées, trois sur l’utilisation et la communication de renseignements personnels, et une sur la collecte de renseignements personnels.

Une enquête sur les plaintes qui visaient l’utilisation et la communication de renseignements personnels a révélé deux plaintes infondées et une plainte fondée. Deux plaintes demeurent en suspens.

Appels à la Cour fédérale

Aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale durant la période visée.

Durant l’exercice de 2003-2004 visé par le rapport, le Ministère a reçu une demande de la part d’un organisme d’enquête fédéral relative à l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les directives ministérielles exposent le but et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Conseil du Trésor portant sur la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et le retrait de tels renseignements. Les employés du Ministère connaissent donc leurs responsabilités pour ce qui est de la bonne gestion des fonds de renseignements personnels. Les secteurs responsables sont en outre tenus de consulter le Bureau de l’AIPRP avant de recueillir tout renseignement personnel. Le Ministère se conforme au Code d’utilisation et de communication en la matière.

En outre, le Bureau de l’AIPRP doit être avisé lorsque des renseignements personnels provenant d’un fichier de renseignements personnels sont utilisés ou communiqués pour un usage qui est compatible avec les fins auxquelles ils ont été recueillis et compilés mais qui ne figurent pas dans l’énumération des usages acceptés, énoncés dans Info Source.

Les employés du Ministère continuent d’avoir accès à leur dossier personnel de manière officieuse et, généralement, sans passer par le directeur du Bureau de l’AIPRP. Les demandes qu’ils ont présentées à cet égard ont été traitées aussi rapidement que possible, par les voies tant officielles qu’officieuses.

Annexe I (PDF - 231 ko - 1 page)

Annexe II (PDF - 450 ko - 1 page)

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Date de modification : 2005-10-13 Avis importants