Rapport annuel de
2004–2005
concernant la
Loi sur l’accès à l’information
et la
Loi sur la protection des renseignements personnels

On peut obtenir cette publication sur supports accessibles, sur demande. Cette publication est également offerte par voie électronique sur le Web.

Autorisation de reproduction

L’information contenue dans cette publication peut être reproduite, en tout ou en partie et par quelque moyen que ce soit, sans frais et sans autre permission d’Industrie Canada, pourvu qu’une diligence raisonnable soit exercée afin d’assurer l’exactitude de l’information reproduite, qu’Industrie Canada soit mentionné comme organisme source et que la reproduction ne soit présentée ni comme une version officielle ni comme une copie ayant été faite en collaboration avec Industrie Canada ou avec son consentement.

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N.B. Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

Nº de catalogue Iu1-4/2005
ISBN 0-662-69012-5
54283B

Table des matières

Préface

Vue d’ensemble de l’organisation

Survol d’Industrie Canada
Administration du droit à l’information et de la protection des renseignements personnels
Charge de travail
Autres activités
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Frais
Fonds de renseignements
Site Web
Salles de consultation

Partie I — Accès à l’information

Rapport statistique — Interprétation et explication
Plaintes et appels
Voies officielles et voies officieuses

Partie II — Protection des renseignements personnels

Rapport statistique — Interprétation et explication
Plaintes et appels
Communication en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Utilisation et communication
Voies officielles et voies officieuses

Appendice I : Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

Appendice II : Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Préface

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada (1985), chapitre A-1) ont été promulguées le 1^er juillet 1983.

La Loi sur l’accès à l’information confère aux Canadiens et aux résidents permanents un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. La Loi sur la protection des renseignements personnels leur donne accès aux renseignements que détient le gouvernement à leur sujet, encore une fois sous réserve de certaines conditions bien déterminées. La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d’avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur permet d’exercer un contrôle substantiel sur la collecte et l’utilisation de ces renseignements.

Aux termes de l’article 72 tant de la Loi sur l’accès à l’information que de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice financier, préparer un rapport sur l’application de ces lois au sein de celle-ci et le soumettre au Parlement.

Le présent rapport annuel décrit comment Industrie Canada s’est acquitté de ses responsabilités au cours de la vingt-deuxième année d’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Industrie Canada a pour mandat d’aider les Canadiens à être plus productifs et concurrentiels dans l’économie du savoir et d’améliorer ainsi le niveau et la qualité de vie au pays. Par ses politiques, programmes et services, le Ministère stimule l’essor d’une économie dynamique et novatrice pour :

• procurer aux Canadiens des emplois plus nombreux et mieux rémunérés;



• favoriser une plus forte croissance des entreprises grâce à l’amélioration soutenue du rendement sur le plan de la productivité et de l’innovation;



• donner aux consommateurs, aux entreprises et aux investisseurs l’assurance que le marché est équitable, efficace et concurrentiel;



• assurer aux Canadiens un avenir économique, environnemental et social plus durable.

Grâce à ses trois objectifs stratégiques (un marché équitable, efficace, et concurrentiel; une économie innovatrice; et une industrie concurrentielle et des collectivités durables), Industrie Canada s’efforce d’aider les Canadiens à contribuer à l’économie du savoir et à améliorer le rendement du pays sur le plan de la productivité et de l’innovation.

Afin de stimuler la croissance et de créer des emplois de qualité qui sont bien rémunérés, le gouvernement du Canada s’est, entre autres, fixé comme grande priorité de bâtir une économie du XXI^e siècle. Industrie Canada continuera d’appuyer cette priorité par ses résultats stratégiques.

Pour plus de renseignements sur les initiatives d’Industrie Canada, veuillez consulter son site Web.

Le directeur du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ci-après appelé « Bureau de l’AIPRP ») a été habilité à exercer les pleins pouvoirs que lui confèrent la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le directeur est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces visant à assurer la conformité du Ministère aux exigences de ces deux lois. L’administration de celles-ci au sein d’Industrie Canada se fait également au niveau des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque secteur organisationnel a un agent de liaison (qui relève habituellement d’un sous-ministre adjoint, d’un directeur exécutif régional, etc.) chargé à la fois de coordonner les activités et de fournir des conseils concernant les procédures administratives ayant trait à ces lois. Le Bureau de l’AIPRP à Ottawa répond à toutes les demandes officielles présentées relativement à ces deux lois. Le directeur relève directement de l’avocat général principal, Droit des affaires, qui relève lui-même du sous-ministre. Outre le directeur, l’avocat général principal, Droit des affaires, est aussi pleinement habilité à appliquer ces deux lois.

Le Bureau de l’AIPRP compte en outre quinze employés, soit un directeur, douze conseillers et deux employés de soutien, qui s’occupent des demandes visant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, et qui remplissent des fonctions connexes.

Le Bureau de l’AIPRP décide de la réponse à donner aux demandes d’accès; il encourage la connaissance des lois afin que le Ministère s’acquitte des obligations qui incombent au gouver-nement; il contrôle au sein du Ministère l’observation de ces lois, ainsi que des règlements, politiques et procédures s’y rapportant et fournit des conseils à cet effet; le Bureau agit en outre comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l’information et du Commissaire à la protection de la vie privée ainsi qu’auprès des autres ministères et organismes gouvernementaux.

Le Bureau de l’AIPRP procède à des consultations auprès de gouvernements et de ministères. En vertu de diverses autorités législatives ou autres, le Ministère recueille aussi une quantité appréciable de renseignements commerciaux confidentiels émanant d’entreprises nationales et internationales. S’il reçoit une demande de ce genre, il entreprend d’aviser ou de consulter les parties concernées avant de divulguer quelque document que ce soit. Le Bureau de l’AIPRP a occasionnellement communiqué des renseignements personnels à des organismes fédéraux d’enquête conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur du Bureau de l’AIPRP est la personne-ressource pour toute question concernant la collecte de renseignements personnels et la protection de ceux-ci.

Au cours de l’exercice 2004-2005, le Ministère a reçu 343 demandes d’accès à l’information et 19 demandes de renseignements personnels, soit un total de 362 demandes. De plus, le Bureau de l’AIPRP a reçu 120 demandes de consultation en provenance d’autres ministères fédéraux.

Les demandes de renseignements officieuses sont traitées directement par les directions générales au sein du secteur concerné. Le Bureau de l’AIPRP n’en assure donc pas le suivi. Cependant, avec le consentement des requérants, il a accepté de traiter à titre officieux huit demandes.

Également au cours de la période considérée, le Bureau de l’AIPRP a reçu 17 demandes visant à obtenir des copies de documents qui avaient été communiqués précédemment en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces demandes ont été traitées à titre officieux et ne sont pas déclarées à l’appendice I.

Même si le nombre total de demandes reçues a légèrement diminué par rapport à l’exercice précédent, la complexité et la portée de ces demandes ainsi que le volume de documents visés demeurent importants. Le Ministère a traité 511 demandes (372 demandes d’accès à l’information, 22 demandes de renseignements personnels et 117 demandes de consultation).

Outre les demandes soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de l’AIPRP traite chaque année une moyenne de 20 à 50 demandes provenant du grand public. Celles-ci visent entre autres à obtenir de l’information sur la mousse isolante d’urée formaldéhyde et sur son élimination dans les résidences. Les demandes de ce genre ne sont pas comprises dans les rapports statistiques figurant en appendice.

Conformément aux lignes directrices du gouvernement, le Ministère a aussi été consulté par 30 autres institutions gouvernementales dans 120 cas, où les documents demandés avaient trait aux activités d’Industrie Canada. Ce chiffre représente une légère baisse comparativement aux 135 demandes de consultation reçues en 2003-2004. Les données relatives à ces cas n’entrent pas en ligne de compte dans les appendices, sauf pour ce qui est des frais administratifs.

En 2004-2005, aucune évaluation n’a été déclarée. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site Web.

La Loi sur l’accès à l’information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles faites en vertu de cette loi. Outre des frais de 5 $ payables à chaque demande, il peut y avoir des frais de recherche, de traitement et de reproduction. Le barème de ces frais figure dans le Règlement sur l’accès à l’information. Aucune somme n’est exigée pour l’examen des dossiers, les frais indirects et les envois.

De plus, conformément à l’article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont perçus pour les cinq premières heures consacrées à chercher un document ou à en prélever toute partie aux fins de communication. Il n’y a pas de frais prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès à l’information prévoit l’annulation des frais lorsqu’il y va de l’intérêt public. Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, le Ministère annule généralement les frais de moins de 25 $.

Au-delà de ce montant, il examine au cas par cas s’il y a lieu d’accorder une dispense. Dans cette analyse, le Ministère tient compte des coûts du traitement de chaque demande d’accès à l’information et de l’avantage relatif que le public peut tirer de la divulgation de l’information communicable. Comme on peut le lire plus loin dans ce rapport, les frais perçus représentent moins de 0,2 p. 100 de la totalité des frais administratifs du Ministère.

Le Bureau de l’AIPRP doit communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor les mises à jour des fonds de renseignements du Ministère, et cela, dans un délai permettant de les inclure dans la publication Info Source.

Cette publication contient la description des catégories de documents institutionnels détenus par Industrie Canada. Le Ministère n’a aucun fichier inconsultable. Ces renseignements figurent dans les derniers numéros suivants :

• Info Source — Sources de renseignements fédéraux 2004-2005
• Info Source — Sources de renseignements sur les employés fédéraux 2004-2005

On peut consulter Info Source dans une bibliothèque publique ou universitaire ou sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le Bureau de l’AIPRP a aussi mis en place son propre site Web, qui contient des renseignements généraux ainsi que des liens vers d’autres ministères et organismes fédéraux clés.

Il existe une salle de consultation dans l’aire réservée au public au Bureau de l’AIPRP à l’administration centrale et dans tous les bureaux régionaux. Les manuels en usage au Ministère sont mis à la disposition du public sur demande.

L’appendice I présente un rapport statistique sommaire des demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et qui ont été traitées pendant la période allant du 1^er avril 2004 au 31 mars 2005. Voici diverses explications et interprétations touchant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Des 423 demandes examinées pendant la période à l’étude, 343 (81 p. 100) étaient nouvelles et 80 (19 p. 100) avaient été reportées de l’exercice précédent.

Au cours de cet exercice, la majeure partie des demandes d’accès à l’information émanaient d’organismes comme le montre l’appendice I. Voici la répartition des demandes reçues par Industrie Canada en 2004-2005 :

II. Disposition à l’égard des demandes traitées

Des 423 demandes examinées, 372 (88 p. 100) ont été traitées en entier durant l’exercice 2004-2005, visé par le rapport, de sorte qu’il en restait 51 (12 p. 100) à traiter au 31 mars 2005. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

• Communication totale — Dans 55 cas sur les 372 demandes traitées en entier, les requérants ont obtenu un accès complet aux documents pertinents.



• Communication partielle — Dans 197 autres cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.



• Aucune communication (exclusion) — Cinq demandes visaient de l’information qui ne pouvait être communiquée parce que l’ensemble des renseignements faisait l’objet d’une exclusion en vertu de la Loi.



• Aucune communication (exception) — Dans le cas d’une demande, l’information ne pouvait être communiquée parce que l’ensemble des renseignements visés faisait l’objet d’une exception en vertu de la Loi.

La plupart des refus sont attribuables à des situations non imputables au Ministère (par exemple transferts, traitement impossible, abandon de demandes et traitement non officiel — voir les détails ci-dessous).

• Transfert — Des 372 demandes traitées en entier, 21 portaient sur des documents qui ne relevaient pas du Ministère. Après étude préliminaire, elles ont été transférées à l’institution fédérale compétente, conformément à la Loi.



• Traitement impossible — Après étude préliminaire, le Ministère n’a pu donner suite à 57 demandes.
• Abandon de la demande — Sur l’ensemble des demandes traitées en entier, 28 ont été considérées comme abandonnées. Il peut y avoir abandon à n’importe quelle étape du traitement d’une demande.



• Traitement non officiel — Dans huit cas, l’information demandée pouvait être communiquée par voie officieuse sans qu’il faille recourir à la procédure prévue par la Loi.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir à l’appendice I, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 13, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 et 26 de la Loi sur l’accès à l’information. L’appendice vise à montrer les catégories d’exceptions qui sont invoquées pour refuser l’accès à l’information. Par exemple, si l’on présente cinq motifs d’exceptions à l’égard d’une demande, chacun figure comme une exception conformément à l’article pertinent, ce qui donne un total de cinq exceptions. Si la même exception est invoquée plusieurs fois pour une même demande, elle n’est déclarée qu’une seule fois.

IV. Exclusions citées

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents publiés, aux documents mis en vente pour le public et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine conformément aux articles 68 et 69 de la Loi respectivement. Comme dans le cas des exceptions, l’appendice I vise à indiquer les catégories d’exclusions invoquées pour refuser l’accès.

V. et VI. Délai de traitement et prorogations

Parmi les demandes traitées en entier, le Ministère a pu répondre à 55 p. 100 d’entre elles dans les 30 jours suivant leur réception, mais il a fallu une prorogation de délai en vertu de la Loi dans quelque 41 p. 100 des cas traités en entier. Les demandes auxquelles le Ministère n’a pu répondre dans les 30 jours ont été traitées dans les délais suivants : 11 p. 100 en 31 à 60 jours, 16 p. 100 en 61 à 120 jours et 18 p. 100 en plus de 121 jours.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n’a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

Dans 252 cas, les requérants ont reçu copie des documents demandés. Dans un cas, la communication s’est faite à la fois par l’envoi de copies de documents et par la consultation sur place. Il est à noter que cette section fait seulement état des demandes à l’égard desquelles les renseignements ont été communiqués intégralement ou en partie.

IX. Frais

Les frais perçus au cours de la période à l’étude s’élèvent à 2 095,00 $. Lorsque le total des frais applicables à une demande ne dépasse pas 25 $, le Ministère a pour usage d’annuler les frais conformément à la politique gouvernementale. Le montant des frais qui ont ainsi fait l’objet de dispenses en 2004-2005 est de 1 746,30 $. Les frais perçus durant cet exercice représentent moins de 0,2 p. 100 de la totalité des frais administratifs du Ministère.

Vous constaterez également qu’une exonération a été accordée dans 251 cas au cours de la période considérée, une diminution comparativement aux 389 cas de l’exercice précédent. Cet écart est attribuable à un nouveau service de communication électronique. En effet, afin de réduire les coûts et d’améliorer l’efficience, les documents sont communiqués sur cédérom, ce qui élimine les frais de copie imputables au demandeur.

X. Coûts

Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur l’accès à l’information sont estimés à 826 426 $ pour 2004-2005. Les autres coûts s’élèvent à 178 955 $, ce qui porte le total à 1 005 382 $. Les ressources employées à temps plein à ces activités en 2004-2005 sont estimées à 13,67 dans l’ensemble du Ministère.

Plaintes et enquêtes

Le Ministère a reçu au total 21 plaintes durant la période considérée, une diminution de 86 p. 100 par rapport à l’exercice précédent. De ce nombre, huit portaient sur des retards, trois, sur des prorogations, une était reliée à la catégorie divers, cinq concernaient des exceptions et quatre concernaient le refus général.

Après enquête, sept plaintes ont été jugées sans fondement, trois ont été réglées et 11 étaient encore en suspens à la fin de la période considérée.

Appels devant la Cour fédérale

Aucun appel n’a été interjeté en 2004-2005.

Conformément au principe voulant que la Loi vise à compléter et non à remplacer les pratiques actuelles en matière d’accès à l’information gouvernementale, les demandes non officielles peuvent être adressées directement aux directions générales du Ministère. Les demandes officielles sont traitées par le Bureau de l’AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP fournit régulièrement des avis et des conseils sur les questions importantes et délicates concernant les politiques ministérielles, y compris sur le traitement et la protection des renseignements personnels recueillis et conservés dans les dossiers du Ministère.

L’appendice II présente un rapport statistique sommaire des demandes de renseignements personnels reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui ont été traitées pendant la période allant du 1^er avril 2004 au 31 mars 2005. Voici diverses explications et interprétations touchant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Des 23 demandes examinées durant la période à l’étude, 19 (82 p. 100) étaient nouvelles et quatre (18 p. 100) avaient été reportées de l’exercice précédent.

II. Disposition à l’égard des demandes traitées

Des 23 demandes examinées, 22 (96 p. 100) ont été traitées en entier durant l’exercice 2004-2005, visé par le rapport, de sorte qu’il en restait une (quatre p. 100) à traiter au 31 mars 2005. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

• Communication totale — Dans deux cas, les requérants ont obtenu un accès complet aux documents.



• Communication partielle — Dans 11 cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.



• Traitement impossible — Après étude préliminaire, le Ministère n’a pu donner suite à sept demandes.



• Abandon de la demande — Sur l’ensemble des demandes traitées en entier, deux ont été considérées comme abandonnées. Il peut y avoir abandon à n’importe quelle étape du traitement d’une demande.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir à l’appendice II, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 22, 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IV. Exclusions citées

Le Ministère n’a invoqué aucune exclusion.

V. et VI. Délai de traitement et prorogations

Parmi les demandes traitées en entier, le Ministère a pu répondre à 64 p. 100 d’entre elles dans les 30 jours suivant leur réception, mais il a fallu une prorogation de délai en vertu de la Loi dans quelque 36 p. 100 des cas. Les demandes auxquelles le Ministère n’a pu répondre dans les 30 jours ont été traitées dans les délais suivants : 27 p. 100 en 31 à 60 jours; 9 p. 100 en plus de 121 jours.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n’a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

Dans 13 cas, les requérants ont reçu copie des documents demandés. Aucun n’a demandé à les consulter sur place. Il est à noter que cette section fait seulement état des demandes à l’égard desquelles les renseignements ont été communiqués intégralement ou en partie.

IX. Corrections et mention

Il n’y a eu aucune demande de correction ou de mention.

X. Coûts

Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 41 368,10 $ pour 2004-2005. Les autres coûts sont estimés à 9 418,70 $, ce qui porte le total à 50 786,80 $. Les ressources employées à temps plein à ces activités en 2004-2005 sont estimées à 0,68 dans l’ensemble du Ministère.

Plaintes et enquêtes

Le Ministère a reçu au total trois plaintes durant la période considérée. De ce nombre, une plainte portait sur des exceptions invoquées et deux, sur un refus général. Trois plaintes demeurent en suspens.

Appels devant la Cour fédérale

Aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale durant la période visée.

Durant l’exercice 2004-2005, visé par le rapport, le Ministère n’a reçu aucune demande de communication de la part d’un organisme d’enquête fédéral relative à l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les directives ministérielles exposent le but et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Conseil du Trésor portant sur la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination de tels renseignements. Les employés du Ministère connaissent donc leurs responsabilités pour ce qui est de la bonne gestion des fonds de renseignements personnels. Les secteurs responsables sont en outre tenus de consulter le Bureau de l’AIPRP avant de recueillir tout renseignement personnel. Le Ministère se conforme au Code d’utilisation et de communication en la matière.

En outre, le Bureau de l’AIPRP doit être avisé lorsque des renseignements personnels provenant d’un fichier de renseignements personnels sont utilisés ou communiqués pour un usage qui est compatible avec les fins auxquelles ils ont été recueillis et compilés, mais qui ne figurent pas dans l’énumération des usages compatibles, énoncés dans Info Source.

Les employés du Ministère continuent d’avoir accès à leur dossier personnel de manière officieuse et, généralement, sans passer par le directeur du Bureau de l’AIPRP. Les demandes qu’ils ont présentées à cet égard ont été traitées aussi rapidement que possible, par les voies tant officielles qu’officieuses.

Appendice I (PDF - 392 ko - 1 page)

Appendice II (PDF - 339 ko - 1 page)

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Date de modification : 2005-10-13 Avis importants