Rapport annuel de
2005-2006 concernant la
Loi sur l'accès à l'information
et la Loi sur la protection des renseignements personnels

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N.B. Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

N^o de catalogue IuX-XX/2005F
ISBN 0-662-49332-X
54283B

Table des matières

Préface

Vue d'ensemble de l'organisation

Survol d'Industrie Canada
Administration du droit à l'information et de la protection des renseignements personnels
Charge de travail
Autres activités
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Frais
Fonds de renseignements
Site Web
Salles de consultation

Partie I — Accès à l'information

Rapport statistique — Interprétation et explication
Plaintes et appels
Voies officielles et voies officieuses

Partie II — Protection des renseignements personnels

Rapport statistique — Interprétation et explication
Plaintes et appels
Communication en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Utilisation et communication
Voies officielles et voies officieuses

Annexe I — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

Annexe II — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada (1985), chapitre A-1) ont été promulguées le 1^er juillet 1983.

La Loi sur l'accès à l'information confère aux Canadiens et aux résidents permanents un droit général d'accès à l'information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. La Loi sur la protection des renseignements personnels leur donne accès aux renseignements que détient le gouvernement à leur sujet, encore une fois sous réserve de certaines conditions bien déterminées. La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur permet d'exercer un contrôle substantiel sur la collecte et l'utilisation de ces renseignements.

Aux termes de l'article 72 tant de la Loi sur l'accès à l'information que de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice financier, préparer un rapport sur l'application de ces lois au sein de celle-ci et le soumettre au Parlement.

Le présent rapport annuel décrit comment Industrie Canada s'est acquitté de ses responsabilités au cours de la vingt-troisième année d'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Industrie Canada a pour mandat d'aider les Canadiens à être plus productifs et concurrentiels dans l'économie du savoir et d'améliorer ainsi le niveau et la qualité de vie au pays. Par ses politiques, programmes et services, le Ministère stimule l'essor d'une économie dynamique et novatrice pour :

• procurer aux Canadiens des emplois plus nombreux et mieux rémunérés;



• favoriser une plus forte croissance des entreprises grâce à l'amélioration soutenue du rendement sur le plan de la productivité et de l'innovation;



• donner aux consommateurs, aux entreprises et aux investisseurs l'assurance que le marché est équitable, efficace et concurrentiel;



• assurer aux Canadiens un avenir économique, environnemental et social plus durable.

Grâce à ses trois objectifs stratégiques (un marché équitable, efficace, et concurrentiel; une économie innovatrice; et une industrie concurrentielle et des collectivités durables), Industrie Canada s'efforce d'aider les Canadiens à contribuer à l'économie du savoir et à améliorer le rendement du pays sur le plan de la productivité et de l'innovation.

Afin de stimuler la croissance et de créer des emplois de qualité qui sont bien rémunérés, le gouvernement du Canada s'est, entre autres, fixé comme grande priorité de bâtir une économie du XXI^e siècle. Industrie Canada continuera d'appuyer cette priorité par ses résultats stratégiques.

Pour plus de renseignements sur les initiatives d'Industrie Canada, veuillez consulter son site Web.

À partir de février 2006, le Bureau du directeur des lobbyistes (BDL) est devenu une agence et de ce fait est responsable de ses propres demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Puisque toutes les demandes du BDL sont comprises dans les statistiques d'Industrie Canada pour presque tout l'exercice financier actuel, elles ont été intégrées comme une partie du rapport annuel. Le BDL rédigera et déposera son propre rapport annuel d'AIPRP pour le reste de l'exercice financier et les années suivantes.

Le directeur de l'Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ci-après appelée « ADIPRP ») a été habilité à exercer les pleins pouvoirs que lui confèrent la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le directeur est chargé d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces visant à assurer la conformité du Ministère aux exigences de ces deux lois. L'administration de celles-ci au sein d'Industrie Canada se fait également au niveau des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque secteur organisationnel a un agent de liaison (qui relève habituellement d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur exécutif régional, etc.) chargé à la fois de coordonner les activités et de fournir des conseils concernant les procédures administratives ayant trait à ces lois. L'ADIPRP, qui est située à Ottawa, répond à toutes les demandes officielles présentées relativement à ces deux lois. Le directeur relève directement de l'avocat général principal du Droit des affaires, qui relève lui-même du sous-ministre. Outre le directeur, l'avocat général principal du Droit des affaires est aussi pleinement habilité à appliquer ces deux lois.

L'ADIPRP compte en outre quinze employés, soit un directeur, douze conseillers et deux employés de soutien, qui s'occupent des demandes visant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, et qui remplissent des fonctions connexes.

L'ADIPRP décide de la réponse à donner aux demandes d'accès; il encourage la connaissance des lois afin que le Ministère s'acquitte des obligations qui incombent au gouvernement; il contrôle au sein du Ministère l'observation de ces lois, ainsi que des règlements, politiques et procédures s'y rapportant et fournit des conseils à cet effet; le Bureau agit en outre comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l'information et du Commissaire à la protection de la vie privée ainsi qu'auprès des autres ministères et organismes gouvernementaux.

L'ADIPRP procède à des consultations auprès de gouvernements et de ministères fédéraux. En vertu de diverses autorités législatives ou autres, le Ministère recueille aussi une quantité appréciable de renseignements commerciaux confidentiels émanant d'entreprises nationales et internationales. S'il reçoit une demande de ce genre, il entreprend d'aviser ou de consulter les parties concernées avant de divulguer quelque document que ce soit. L'ADIPRP a occasionnellement communiqué des renseignements personnels à des organismes fédéraux d'enquête conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur de l'ADIPRP est la personne-ressource pour toute question concernant la collecte de renseignements personnels et la protection de ceux-ci.

Au cours de l'exercice 2005-2006, le Ministère a reçu 318 demandes d'accès à l'information et 16 demandes de renseignements personnels, soit un total de 334 demandes. De plus, l'ADIPRP a reçu 203 demandes de consultation en provenance d'autres ministères fédéraux.

Également au cours de la période considérée, l'ADIPRP a reçu 15 demandes visant à obtenir des copies de documents qui avaient été communiqués précédemment en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Ces demandes ont été traitées à titre officieux et ne sont pas déclarées à l'Annexe I.

Même si le nombre total de demandes reçues a légèrement diminué par rapport à l'exercice précédent, la complexité et la portée de ces demandes ainsi que le volume de documents visés demeurent importants. Le Ministère a traité 517 demandes (296 demandes d'accès à l'information, 17 demandes de renseignements personnels et 204 demandes de consultation).

Outre les demandes soumises en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'ADIPRP traite chaque année une moyenne de 20 à 50 demandes provenant du grand public. Celles-ci visent entre autres à obtenir de l'information sur la mousse isolante d'urée formaldéhyde et sur son élimination dans les résidences. Les demandes de ce genre ne sont pas comprises dans les rapports statistiques figurant en annexe.

Conformément aux lignes directrices du gouvernement, le Ministère a aussi été consulté par 34 autres institutions gouvernementales dans 203 cas, où les documents demandés avaient trait aux activités d'Industrie Canada. Ce chiffre représente une augmentation de 69 p. 100 comparativement aux 120 demandes de consultation reçues en 2004-2005. Les données relatives à ces cas n'entrent pas en ligne de compte dans les annexes, sauf pour ce qui est des frais administratifs.

En 2005-2006, aucune évaluation n'a été déclarée. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web suivant : www.ic.gc.ca/cmb/welcomeic.nsf/AccesALinformation/References.

La Loi sur l'accès à l'information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles faites en vertu de cette loi. Outre des frais de 5 $ payables à chaque demande, il peut y avoir des frais de recherche, de traitement et de reproduction. Le barème de ces frais figure dans le Règlement sur l'accès à l'information. Aucune somme n'est exigée pour l'examen des dossiers, les frais indirects et les envois.

De plus, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont perçus pour les cinq premières heures consacrées à chercher un document ou à en prélever toute partie aux fins de communication. Il n'y a pas de frais prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l'accès à l'information prévoit l'annulation des frais lorsqu'il y va de l'intérêt public. Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, le Ministère annule généralement les frais de moins de 25 $.

Au-delà de ce montant, il examine au cas par cas s'il y a lieu d'accorder une dispense. Dans cette analyse, le Ministère tient compte des coûts du traitement de chaque demande d'accès à l'information et de l'avantage relatif que le public peut tirer de la divulgation de l'information communicable. Comme on peut le lire plus loin dans ce rapport, les frais perçus représentent moins de 0,2 p. 100 de la totalité des frais administratifs du Ministère.

L'ADIPRP doit communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor les mises à jour des fonds de renseignements du Ministère, et cela, dans un délai permettant de les inclure dans les publications d'Info Source.

Les publications d'Info Source contiennent une description des catégories de documents institutionnels détenus par Industrie Canada. Tous les fichiers du Ministère peuvent être consultés. Ces renseignements figurent dans les derniers numéros suivants :

• Info Source — Sources de renseignements fédéraux 2005-2006
• Info Source — Sources de renseignements sur les employés fédéraux 2005-2006

On peut consulter les publications d'Info Source dans une bibliothèque publique ou universitaire ou sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'ADIPRP a aussi mis en place son propre site Web, qui contient des renseignements généraux ainsi que des liens vers d'autres ministères et organismes fédéraux clés.

Il existe une salle de consultation dans l'aire réservée au public à l'administration centrale de l'ADIPRP et dans tous les bureaux régionaux. Les manuels en usage au Ministère sont mis à la disposition du public sur demande.

L'Annexe I présente un rapport statistique sommaire des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et qui ont été traitées pendant au cours de la période allant du 1^er avril 2005 au 31 mars 2006. Voici diverses explications et interprétations touchant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Des 369 demandes examinées pendant la période à l'étude, 318 (86 p. 100) étaient nouvelles et 51 (14 p. 100) avaient été reportées de l'exercice précédent.

Au cours de cet exercice, la majeure partie des demandes d'accès à l'information émanaient d'organismes comme le montre l'Annexe I. Voici la répartition des demandes reçues par Industrie Canada en 2005-2006 :

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

Des 369 demandes examinées, 296 (80 p. 100) ont été traitées en entier durant l'exercice 2005-2006, visé par le rapport, de sorte qu'il en restait 73 (20 p. 100) à traiter au 31 mars 2006. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

Communication totale — Dans 56 cas sur les 296 demandes traitées en entier, les requérants ont obtenu un accès complet aux documents pertinents.

Communication partielle — Dans 146 autres cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.

Aucune communication (exclusion) — Trois demandes visaient de l'information qui ne pouvait être communiquée parce que l'ensemble des renseignements faisait l'objet d'une exclusion en vertu de la Loi.

Aucune communication (exception) — Dans onze demandes, l'information ne pouvait être communiquée parce que l'ensemble des renseignements visés faisait l'objet d'une exception en vertu de la Loi.

La plupart des refus sont attribuables à des situations non imputables au Ministère (par exemple transferts, traitement impossible, abandon de demandes et traitement non officiel — voir les détails ci-dessous).

Transfert — Des 296 demandes traitées en entier, neuf portaient sur des documents qui ne relevaient pas du Ministère. Après étude préliminaire, elles ont été transférées à l'institution fédérale compétente, conformément à la Loi.

Traitement impossible — Après étude préliminaire, le Ministère n'a pu donner suite à 37 demandes.

Abandon de la demande — Sur l'ensemble des demandes traitées en entier, 32 ont été considérées comme abandonnées. Il peut y avoir abandon à n'importe quelle étape du traitement d'une demande.

Traitement non officiel — Dans deux cas, l'information demandée pouvait être communiquée par voie officieuse sans qu'il faille recourir à la procédure prévue par la Loi.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir à l'Annexe I, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 13, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 et 26 de la Loi sur l'accès à l'information. L'annexe vise à montrer les catégories d'exceptions qui sont invoquées pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si l'on présente cinq motifs d'exceptions à l'égard d'une demande, chacun figure comme une exception conformément à l'article pertinent, ce qui donne un total de cinq exceptions. Si la même exception est invoquée plusieurs fois pour une même demande, elle n'est déclarée qu'une seule fois.

IV. Exclusions citées

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés, aux documents mis en vente pour le public et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine conformément aux articles 68 et 69 de la Loi respectivement. Comme dans le cas des exceptions, l'Annexe I vise à indiquer les catégories d'exclusions invoquées pour refuser l'accès.

V. et VI. Délai de traitement et prorogations

Parmi les demandes traitées en entier, le Ministère a pu répondre à 59 p. 100 d'entre elles dans les 30 jours suivant leur réception, mais il a fallu une prorogation de délai en vertu de la Loi dans quelque 40 p. 100 des cas traités en entier. Les demandes auxquelles le Ministère n'a pu répondre dans les 30 jours ont été traitées dans les délais suivants : 11 p. 100 en 31 à 60 jours, 20 p. 100 en 61 à 120 jours et 10 p. 100 en plus de 121 jours.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes a nécessité une traduction.

VIII. Méthode de communication

Dans 202 cas, les requérants ont reçu copie des documents qu'ils avaient demandés. Il est à noter que cette section fait seulement état des demandes à l'égard desquelles les renseignements ont été communiqués intégralement ou en partie.

IX. Frais

Les frais perçus au cours de la période à l'étude s'élèvent à 2 987,50 $. Lorsque le total des frais applicables à une demande ne dépasse pas 25 $, le Ministère a pour usage d'annuler les frais conformément à la politique gouvernementale. Le montant des frais qui ont ainsi fait l'objet de dispenses en 2005-2006 est de 1 460,00 $. Les frais perçus durant cet exercice représentent moins de 0,2 p. 100 de la totalité des frais administratifs du Ministère.

Vous constaterez également qu'une exonération a été accordée dans 225 cas au cours de la période considérée, une diminution comparativement aux 251 cas de l'exercice précédent. Cet écart est attribuable à un nouveau service de communication électronique. En effet, afin de réduire les coûts et d'améliorer l'efficience, les documents sont communiqués sur cédérom, ce qui élimine les frais de copie imputables au demandeur.

X. Coûts

Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information sont estimés à 767 572 $ pour 2005-2006. Les autres coûts s'élèvent à 145 769 $, ce qui porte le total à 913 341 $. Les ressources employées à temps plein à ces activités en 2005-2006 sont estimées à 12,96 dans l'ensemble du Ministère.

Plaintes et enquêtes

Le Ministère a reçu au total 16 plaintes durant la période considérée, une diminution de 29 p. 100 par rapport à l'exercice précédent. Les motifs de ces plaintes se situent dans un registre allant de la durée des délais, les coûts, les exemptions invoquées aux refus généraux.

Après enquête, deux plaintes ont été non corroborée, six ont été résolues, une a été abandonnée et sept autres demeurent en cours à la fin de la période considérée.

Appels devant la Cour fédérale

Il y a eu six appels enregistrés en 2005-2006. À la suite de négociations avec une tierce partie, cinq ont retiré leur appel devant la Cour fédérale. Un appel demeure en instance à la fin de la période rapportée.

Conformément au principe voulant que la Loi vise à compléter et non à remplacer les pratiques actuelles en matière d'accès à l'information gouvernementale, les demandes non officielles peuvent être adressées directement aux directions générales du Ministère. Les demandes officielles sont traitées par l'ADIPRP.

L'ADIPRP fournit régulièrement des avis et des conseils sur les questions importantes et délicates concernant les politiques ministérielles, y compris sur le traitement et la protection des renseignements personnels recueillis et conservés dans les dossiers du Ministère.

L'Annexe II présente un rapport statistique sommaire des demandes de renseignements personnels reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui ont été traitées au cours de la période allant du 1^er avril 2005 au 31 mars 2006. Voici diverses explications et interprétations touchant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Des 17 demandes examinées durant la période à l'étude, 16 (94 p. 100) étaient nouvelles et une (6 p. 100) avait été reportée de l'exercice précédent.

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

Des 17 demandes examinées, 17 (100 p. 100) ont été traitées en entier durant l'exercice 2005-2006, visé par le rapport. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

Communication totale — Dans trois cas, les requérants ont obtenu un accès complet aux documents.

Communication partielle — Dans neuf cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.

Traitement impossible — Après étude préliminaire, le Ministère n'a pu donner suite à quatre demandes.

Abandon de la demande — Sur l'ensemble des demandes traitées en entier, une a été considérée comme abandonnée. Il peut y avoir abandon à n'importe quelle étape du traitement d'une demande.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir à l'Annexe II, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IV. Exclusions citées

Le Ministère n'a invoqué aucune exclusion.

V. et VI. Délai de traitement et prorogations

Dans 82 p. 100 des cas, le Ministère a été en mesure de répondre à l'intérieur des délais prévus par la loi. Le Ministère n'a pas été en mesure de traiter les demandes dans les délais légaux prescrits dans trois cas comme noté à l'Annexe II.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n'a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

Dans 12 cas, les requérants ont reçu copie des documents demandés. Aucun n'a demandé à les consulter sur place. Il est à noter que cette section fait seulement état des demandes à l'égard desquelles les renseignements ont été communiqués intégralement ou en partie.

IX. Corrections et mention

Il n'y a eu aucune demande de correction ou de mention.

X. Coûts

Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 36 721 $ pour 2005-2006. Les autres coûts sont estimés à 7 672 $, ce qui porte le total à 44 393 $. Les ressources employées à temps plein à ces activités en 2005-2006 sont estimées à 0,62 dans l'ensemble du Ministère.

Plaintes et enquêtes

Le Ministère a reçu au total deux plaintes durant la période considérée. Le deux plaintes portaient sur des exceptions invoquées et font actuellement l'objet d'une enquête.

Appels devant la Cour fédérale

Aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale durant la période visée.

Durant l'exercice 2005-2006, visé par le rapport, le Ministère a reçu une demande de communication relative à l'alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les directives ministérielles exposent le but et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Conseil du Trésor portant sur la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et l'élimination de tels renseignements. Les employés du Ministère connaissent donc leurs responsabilités en ce qui a trait à la bonne gestion des fonds de renseignements personnels. Les secteurs responsables sont en outre tenus de consulter l'ADIPRP avant de recueillir tout renseignement personnel.

En outre, l'ADIPRP doit être avisée lorsque des renseignements personnels provenant d'un fichier de renseignements personnels sont utilisés ou communiqués pour un usage qui est compatible avec les fins auxquelles ils ont été recueillis et compilés, mais qui ne figurent pas dans l'énumération des usages compatibles, énoncés dans Info Source.

Les employés du Ministère continuent d'avoir accès à leur dossier personnel de manière officieuse et, généralement, sans passer par le directeur de l'ADIPRP. Les demandes qu'ils ont présentées à cet égard ont été traitées aussi rapidement que possible, par les voies tant officielles qu'officieuses.

Appendice I (PDF - 225 ko - 1 page)

Appendice II (PDF - 228 ko - 1 page)

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Date de modification : 2006-10-13 Avis importants