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Signature du ministère des Services gouvernementaux. Bandeau illustrant la mission du ministère des Services gouvernemtaux.

Communautés de pratique

Les constats

Qu'il s'agisse de produits ou de services, la mondialisation des échanges nous démontre chaque jour que la survie des organisations, et non plus simplement leur développement, repose sur leur capacité à gérer le savoir du personnel. La nécessité pour les entreprises et, par extension, pour les citoyens de coexister dans cet environnement interpelle de plus en plus le savoir même des organisations publiques à même les services que l'État leur offre. Ce savoir ne peut être codifié puisqu'il est constamment en évolution. Pourtant les praticiens y ont recours constamment. Il fait appel au flair, aux réflexes adaptés à une situation particulière et à l'expérience éprouvée des personnes. C'est ce qu'on appelle le savoir tacite.

Les enjeux névralgiques

Le départ prévisible d'un grand nombre d'employés au cours des 10 à 15 prochaines années met en évidence le besoin, pour les gestionnaires, d'organiser le transfert des connaissances et de l'expertise. Il en est de même de la responsabilité que les employés de l'État ont de développer leurs propres compétences. Le Plan de gestion des ressources humaines 2004-2007 accorde d'ailleurs une grande importance à ces enjeux.

On sait également que la mise en œuvre du gouvernement en ligne se traduira notamment par le développement des réseaux existants au moyen de l'Internet en vue d'améliorer les services aux citoyens et aux entreprises. Le décloisonnement du partage des connaissances est en soi une condition préalable au véritable réseautage des services et de l'arrière-boutique (back-office)1.

La piste privilégiée : Les communautés de pratique

Formule relativement nouvelle au Québec, les communautés de pratique reposent essentiellement sur le partage des connaissances entre les détenteurs du savoir qu'on dit « tacite », et ce, dans divers domaines. Elles rassemblent virtuellement ou physiquement ces personnes autour de thématiques particulières en vue de cerner les problèmes, les expériences pertinentes, les modèles, les outils et les meilleures pratiques. Contrairement aux divers forums que l'on trouve dans l'Internet, les communautés de pratique ne sont pas uniquement un lieu d'échanges, mais surtout un nouveau mode de travail.

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Le fonctionnement des communautés de pratique

Les communautés de pratique ont ceci de particulier qu'elles ne fonctionnent pas à l'intérieur d'un cadre rigide prédéterminé. Un principe guide cependant la dynamique du groupe soit celui de la contribution active de chacun des membres au savoir de la communauté. La communauté pourra se doter de règles de fonctionnement et définir les thématiques jugées prioritaires. Chacune bénéficie de l'appui d'un animateur qui maintiendra un certain niveau d'activité entre les membres. Il favorisera la création par ceux-ci d'une certaine direction et pourra suggérer des sujets d'échange. Un parrain contribuera à son essor et à l'obtention des ressources dont elle aura besoin.

Même si les membres des communautés de pratique se rencontreront en vue de partager leur savoir, le travail et les échanges dans un environnement virtuel qui leur est exclusif contribuera au partage efficace des connaissances. Cet environnement sera continuellement à leur disposition, brisant ainsi les contraintes de temps et de distance que connaissent bien d'autres groupes d'échange.

Les bénéfices escomptés

Depuis près de deux ans, le CEFRIO collabore à l'instauration de communautés de pratique à l'intérieur du gouvernement. Sur le plan des bénéfices, il met en évidence trois niveaux névralgiques : les bénéfices individuels, les bénéfices pour le groupe de participants et ceux de l'organisation.

Les bénéfices individuels :

  • Augmentation de la satisfaction au travail ;
  • Croissance de la réputation ;
  • Augmentation du sens de l'appartenance ;
  • Amélioration des compétences ;
  • Économie de temps.

Les bénéfices pour le groupe de participants :

  • Augmentation de la confiance ;
  • Meilleur partage des connaissances ;
  • Meilleure capacité de résolution de problèmes ;
  • Consensus plus facilement atteignables ;
  • Consolidation de la légitimité de la communauté et rayonnement réseau.

Les bénéfices pour l'organisation :

  • Meilleure efficacité opérationnelle ;
  • Meilleure rétention du personnel ;
  • Augmentation de la satisfaction des clients ;
  • Meilleure capacité d'innovation ;
  • Meilleur contrôle des coûts.
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Les communautés initialement envisagées

Cinq communautés de pratique sont parvenues à des stades suffisamment avancés pour procéder au recrutement de membres au sein des ministères, des organismes et des réseaux publics. Précisons que, bien que la plupart de celles-ci soient reliées de près ou de loin au gouvernement en ligne, des communautés de pratique peuvent être implantées dans tous les secteurs de l'activité gouvernementale.

Ces communautés sont les suivantes :

Pour plus de renseignements sur les communautés de pratique, nous vous invitons à prendre connaissance de la publication du CEFRIO intitulée Travailler, apprendre et collaborer en réseau, guide de mise en place et d'animation des communautés de pratique intentionnelles .

1. Rapport Gautrin, chapître 5, partie 4, p. 152 et suivantes. Retour au texte