Programme d'accueil

Guide des auteurs de demande

TABLE DES MATIÈRES

Aperçu du programme

• Introduction
• Objectif du Programme d'accueil

Critères du programme

• Qui peut demander à devenir fournisseur de services?
• La clientèle
• Les bénévoles
• La durée des activités

Le rôle des fournisseurs de services

• Promotion du programme
• Sélection des bénévoles
• Formation
• Jumelage des bénévoles et des nouveaux arrivants
• Appui aux bénévoles et aux nouveaux arrivants
• Suivi
• Tenue de registres

Le rôle des bénévoles du Programme d'accueil

Dépenses admissibles

• Traitements et salaires des employés
• Avantages
• Frais généraux
• Coûts en capital
• Taxe sur les produits et services (TPS)

Comment préparer votre proposition

• Résumé de la proposition
• Renseignements sur votre organisme
• Détermination des besoins
• Objectifs
• Activités
• Évaluation
• Budget

Comment remplir le formulaire de demande de financement

Le processus d'approbation

Publications utiles

APERÇU DU PROGRAMME

 
Introduction

Ce guide vous aidera à préparer une proposition pour obtenir des fonds dans le cadre du Programme d'accueil.

Vous devrez également remplir un formulaire de demande de financement. N'oubliez pas que les agents d' établissement de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) sont à votre disposition pour vous aider à élaborer votre proposition.

Objectif du Programme d'accueil

Le Programme d'accueil a pour but d'aider les immigrants à surmonter le stress lié à l'adaptation à un nouveau pays. Des bénévoles connaissant bien le mode de vie canadien aident les nouveaux arrivants à se familiariser avec les services offerts et à y avoir recours, à pratiquer le français ou l'anglais, à se faire des connaissances dans leur domaine de travail et à participer aux activités de leur collectivité. De leur côté, les bénévoles canadiens se familiarisent avec d'autres pays, d'autres cultures et d'autres langues; ils se font de nouveaux amis et contribuent à l'essor de leur collectivité.

Les organismes peuvent recevoir des fonds pour recruter et former des bénévoles canadiens ainsi que pour les jumeler aux clients et assurer le suivi de leur activité.

CRITÈRES DU PROGRAMME

 
Qui peut demander à devenir fournisseur de services?

• Les entreprises
• Les organismes sans but lucratif
• Les organismes non gouvernementaux
• Les organismes comunautaires
• Les établissements d'enseignement
• Les particuliers
• Les administrations provinciales, territoriales ou municipales.

Les organismes sans but lucratif

Les organismes sans but lucratif doivent :

• être enregistrés à titre d'organismes de bienfaisance auprès du gouvernement fédéral ou d'un gouvernement provincial;
• être dirigés par un conseil d'administration ou de direction élu démocratiquement et dont les membres sont des citoyens canadiens ou des résidents permanents;
• exister depuis au moins deux ans.

Établissements d'enseignement

Les établissements d'enseignement doivent être reconnus et posséder un permis conformément aux exigences provinciales ou territoriales applicables. Sont admissibles :

• les établissements postsecondaires d'enseignement public;
• les écoles de métiers;
• les universités et les collèges publics qui décernent des grades et des diplômes;
• les conseils et commissions scolaires et leurs établissements d'enseignement primaire et secondaire.

La clientèle

Un nouvel arrivant peut être jumelé à un bénévole s'il est:

• un résident permanent du Canada, OU
• une personne autorisée à demeurer au Canada à qui CIC a l'intention d'octroyer le statut de résident permanent (y compris celles qui possèdent un permis ministériel ou qui bénéficient d'une autorisation spéciale de demeurer au Canada dans le but de devenir des résidents permanents).

Bien que le programme soit principalement destiné aux nouveaux arrivants, d'autres immigrants peuvent être admissibles même s'ils sont au Canada depuis un certain temps. Ils peuvent avoir encore besoin d'une aide pour s'adapter à la société canadienne et prendre leur place dans la collectivité.

Les bénévoles

Les bénévoles doivent être des citoyens canadiens ou des résidents permanents établis dans la collectivité et ayant un réel désir d'aider les nouveaux arrivants pendant les premières étapes de leur établissement.

La durée des activités

Les activités réalisées dans le cadre du Programme d'accueil peuvent être financées pendant une période maximale de 12 mois consécutifs. Si vous désirez poursuivre vos activités, vous devez soumettre une nouvelle proposition.

LE RÔLE DES FOURNISSEURS DE SERVICES

 
Les organismes fournisseurs de services assurent la promotion du programme, sélectionnent et forment les bénévoles, jumellent les bénévoles et les immigrants et assurent tout appui nécessaire. Les fournisseurs de services doivent également suivre leurs bénévoles, tenir tous les registres comptables nécessaires et rédiger des comptes rendus de toutes les activités.

Promotion du programme

La promotion est utile pour attirer de nouveaux bénévoles. Les activités de promotion peuvent comprendre l'entrée en communication avec divers organismes communautaires, la présentation d'exposés au public, des expositions dans les centres commerciaux, l'obtention d'une aide de la part de bureaux de bénévoles, la publication d'annonces dans les journaux locaux ou la présentation à ceux-ci de sujets pour des reportages, la diffusion d'annonces à la radio ou à la télévision et l'organisation d'interviews. On peut obtenir du matériel, tel que des dépliants et des affiches, pour la publicité et la promotion en s'adressant à CIC.

Sélection des bénévoles

Les fournisseurs de services embauchent habituellement un coordonnateur pour la présélection et la sélection des bénévoles. Il faut interroger les candidats notamment sur les points suivants : motifs, domaines d'expertise, disponibilité, connaissance d'autres langues, références, moyens de transport utilisés (pour se rendre au travail et pour le magasinage, par exemple). Le coordonnateur doit discuter des attentes à l'égard du bénévole.

Formation

Les bénévoles doivent être formés avant d'entreprendre leur travail. À cette fin, il pourrait être nécessaire de préparer un guide à leur intention et d'adapter les documents obtenus d'autres organismes. La formation peut porter sur les points suivants :

• les objectifs du Programme d'accueil;
• les droits et les responsabilités des nouveaux arrivants;
• la relation qui existe entre les bénévoles et votre coordonnateur;
• l'appui que peut offrir votre personnel;
• la manière dont les groupes de bénévoles doivent se partager le travail, de même que la nécessité de maintenir la communication entre eux, d'éviter les lacunes et les doubles emplois et de ne pas donner des informations contradictoires aux nouveaux arrivants;
• la sensibilisation transculturelle (choses à faire et à ne pas faire);
• les services aux immigrants du gouvernement fédéral, les programmes communautaires et les services complémentaires que peuvent offrir les bénévoles;
• les besoins immédiats des immigrants et des réfugiés à leur arrivée, leurs expériences durant leur première année au Canada : accueil, hébergement temporaire, demande d'un numéro d'assurance sociale et d'assurance-maladie, logement, formation linguistique et recherche d'emploi;
• les mouvements d'immigrants et la sélection des immigrants à l'étranger;
• les profils culturels des immigrants à jumeler.

Jumelage des bénévoles et des nouveaux arrivants

CIC ou d'autres organismes peuvent soumettre des noms de clients éventuels à votre coordonnateur. Vous devriez communiquer par ailleurs avec d'autres organismes locaux d'aide aux immigrants pour vous assurer qu'ils connaissent le programme et qu'ils sont suffisamment bien renseignés pour être en mesure de soumettre des noms de clients.

Le coordonnateur a la responsabilité de choisir les nouveaux arrivants intéressés et de les jumeler avec des bénévoles compatibles. Un immigrant peut être jumelé à plus d'un bénévole pour s'initier à plusieurs variantes du mode de vie au Canada. Ainsi, la charge de travail des bénévoles s'en trouve allégée et les immigrants bénéficient d'un plus grand éventail de compétences.

Pour assortir efficacement les bénévoles et les immigrants, le coordonnateur doit prendre en compte :

• l'aide dont les immigrants ont besoin et celle que peuvent offrir les bénévoles;
• le groupe culturel que les bénévoles souhaitent aider en particulier;
• les intérêts et les antécédents communs (famille, état civil, âge, occupation, éducation et religion);
• les compétences linguistiques des bénévoles.

Appui aux bénévoles et aux nouveaux arrivants

Le coordonnateur doit s'assurer que les nouveaux arrivants comprennent leurs droits et responsabilités dans le cadre du Programme d'accueil et que les bénévoles comprennent très bien leur rôle. Les immigrants et les bénévoles doivent pouvoir discuter avec le coordonnateur de tout problème qui pourrait survenir. Si la relation immigrant-bénévole n'est pas efficace, le coordonnateur doit s'efforcer de trouver des personnes plus compatibles de part et d'autre.

En plus d'offrir une formation, votre organisme doit prévoir des services d'appui continu, la tenue de réunions et l'organisation d'activités sociales afin de permettre un échange d'information et la discussion des problèmes.

Suivi

Le coordonnateur doit suivre les bénévoles pour s'assurer que les immigrants s'adaptent à leur nouveau milieu, qu'ils reçoivent une aide appropriée et que les bénévoles demeurent en étroite communication avec les clients.

Tenue de registres

En qualité de fournisseur de services, votre organisme doit tenir des registres de toutes les dépenses que CIC a accepté de vous rembourser et rédiger des comptes rendus de toutes les activités. Il sera ainsi possible d'assurer le suivi auprès des bénévoles et de préparer les rapports que requiert CIC.

Vous devez inscrire tous les renseignements pertinents concernant les activités promotionnelles, la présentation d'exposés, la formation, les activités sociales, les problèmes rencontrés, les progrès des immigrants ainsi que la fréquence et la qualité des rencontres entre les bénévoles et les immigrants.

LE RÔLE DES BÉNÉVOLES
DU PROGRAMME D'ACCUEIL

 
Les bénévoles doivent reconnaître les besoins affectifs qu'éprouvent les immigrants dans un nouveau pays. Les nouveaux arrivants peuvent souffrir du stress que leur causent leur établissement et leurs expériences passées. L'adaptation à une nouvelle culture et à un nouveau milieu est difficile et la plupart des gens ressentiront une certaine anxiété, du découragement, de la confusion et de la solitude. Les bénévoles peuvent prodiguer de l'encouragement aux immigrants et les appuyer sur le plan affectif en les écoutant attentivement, en discutant avec eux de leurs préoccupations et en les laissant prendre leurs propres décisions.

En général, les bénévoles peuvent aider les nouveaux arrivants à s'habituer à la vie au Canada par les moyens suivants :

• montrer aux immigrants comment effectuer une tâche ou les aider à l'accomplir;
• leur montrer où obtenir des services particuliers ou les aider à trouver les services dont ils ont besoin;
• leur faire visiter les principaux centres d'intérêt;
• les accompagner lorsqu'ils ont recours aux services communautaires pour la première fois;
• leur fournir des services de traduction et d'interprétation;
• les familiariser avec les activités communautaires et leur présenter d'autres membres de la collectivité;
• les assister dans leur apprentissage d'une langue officielle en leur offrant des services de tutorat, des occasions de pratiquer et de l'aide dans leurs travaux de cours et leurs activités quotidiennes;
• les encourager dans leur recherche d'emploi en leur fournissant des renseignements sur les emplois, les stratégies de recherche d'emploi et les attentes des employeurs, et en les aidant à se fixer des buts réalistes;
• organiser des activités sociales ou entretenir des relations amicales avec les nouveaux arrivants.

En particulier, les bénévoles peuvent aider les immigrants à :

• effectuer leurs opérations bancaires;
• magasiner (établissement d'un budget, achat d'aliments et de vêtements);
• repérer et utiliser les services communautaires, bibliothèques, musées, terrains de jeux et autres services importants;
• utiliser les transports publics;
• s'habituer à leur nouveau domicile;
• s'inscrire à l'école de leur localité;
• trouver les centres de jour et les services de garde d'enfants;
• savoir où ont lieu les offices religieux;
• repérer les services de santé;
• se familiariser avec l'impôt sur le revenu;
• obtenir un permis de conduire;
• se familiariser avec les lois et les règlements du Canada et le rôle de la police;
• remplir des demandes d'emploi et rédiger des curriculum vitae.

Les bénévoles doivent faire des choses avec les nouveaux arrivants plutôt que pour eux et être présents pour leur donner le soutien nécessaire. La fréquence des rencontres dépendra des besoins des immigrants et de la disponibilité des bénévoles.

Les bénévoles ne doivent pas fournir une aide matérielle aux immigrants, leur donner ou prêter de l'argent ou leur servir de caution ou de cosignataires pour des prêts.

DÉPENSES ADMISSIBLES

 
Le montant des fonds versés par CIC dépend de la nature des activités. Les dépenses proposées doivent être nécessaires et raisonnables. CIC ne payera pas les dépenses qui peuvent être assumées par une autre source. Si votre proposition est acceptée, vous devez tenir des registres de toutes les dépenses engagées et rédiger des comptes rendus de vos activités. En outre, vous devez pouvoir justifier vos dépenses et activités avant de recevoir un remboursement.

Traitements et salaires des employés

CIC peut payer les traitements et salaires du coordonnateur et des autres employés qui travailleront pour votre organisme dans le cadre du Programme d'accueil, jusqu'à concurrence du taux des traitements et salaires versés pour un travail semblable sur le marché du travail local.

Avantages

CIC peut payer la part des coûts obligatoires liés à l'emploi dont l'employeur est responsable conformément aux lois fédérales, provinciales et territoriales. Ces coûts sont :

• Régime de pensions du Canada;
• assurance-emploi;
• paye de vacances;
• cotisations au régime d'indemnisation des accidentés du travail, s'il y a lieu;
• taxe de l'employeur sur les soins de santé, s'il y a lieu;
• impôt au titre de l'éducation, s'il y a lieu.

Ces coûts sont calculés en fonction d'un pourcentage des salaires et varient d'une province à l'autre. Demandez à un agent d'établissement quels sont les taux dans votre région.

CIC peut également prendre à son compte les coûts non obligatoires liés à l'emploi, notamment l'assurance-vie, les régimes de retraite et l'assurance-invalidité à long terme.

Frais généraux

CIC peut payer une part de vos frais généraux, y compris les dépenses suivantes :

• location de locaux;
• fournitures;
• téléphone; services publics;
• licences et permis;
• frais bancaires;
• imprimerie;
• photocopies;
• timbres;
• location ou achat d'équipement de moins de 500 $;
• assurances;
• conseils techniques, services de comptabilité et de vérification;
• formation des employés;
• transport, repas et hébergement pour assister à des conférences, des ateliers et des colloques au Canada.

Les coûts du transport, des repas et de l'hébergement ne doivent pas dépasser les taux du gouvernement. Dans la mesure du possible, vous devez réserver des places à l'avance et utiliser les transports publics afin de réduire les dépenses.

Coûts en capital

CIC peut payer une partie des coûts de location ou d'achat des biens immobilisés d'une valeur d'au moins 500 $. Ces coûts doivent être considérés comme des coûts spéciaux et chaque dépense doit être approuvée par CIC. Des fonds sont versés si les biens immobilisés sont jugés indispensables au succès des activités. CIC se réserve le droit de disposer des biens immobilisés comme il l'entend à la fin du programme.

Taxe sur les produits et services (TPS)

CIC pourra vous rembourser une partie de la TPS payée. En effet, si vous avez droit à un remboursement de la TPS (ou à un crédit de taxe sur les intrants), CIC vous remettra 100 % de la TPS payée, moins le remboursement qui vous revient. Par exemple, si vous êtes un organisme sans but lucratif constitué en société, vous pouvez avoir droit à un remboursement de 50 % de la part du ministère du Revenu national et à un remboursement de 50 % de la part de CIC.

COMMENT PRÉPARER VOTRE PROPOSITION

 
Toutes les demandes de financement doivent être accompagnées d'une proposition détaillée, montrant bien que :

• les activités sont conformes aux objectifs et aux critères d'admissibilité du Programme d'accueil;
• les services peuvent réellement être offerts et ne sont pas coûteux;
• votre organisme cherche ailleurs des fonds et ne comptera pas seulement sur le financement obtenu dans le cadre du Programme d'accueil.

Résumé de la proposition

Commencez par un résumé d'au plus deux pages décrivant brièvement :

• votre organisme et les services qu'il offre;
• les objectifs de votre projet;
• les activités projetées;
• la clientèle cible;
• tout aspect distinctif de votre proposition;
• le montant total des fonds que vous demandez dans le cadre du Programme d'accueil.

Votre proposition doit ensuite décrire plus en détail les points suivants :

Renseignements sur votre organisme

• Décrivez les services ou activités que votre organisme offre aux immigrants et votre clientèle cible; montrez que vos services sont offerts sans discrimination.
• Indiquez l'étendue de vos services (services en milieu urbain, rural; globaux, restreints; offerts en un seul ou en plusieurs endroits; etc.).
• Indiquez si votre organisme est constitué en société, sans but lucratif, enregistré, etc.
• Indiquez depuis combien de temps votre organisme existe.
• Annexez copie des documents de régie, y compris les statuts constitutifs et les règlements administratifs internes ou une déclaration des buts et objectifs de votre organisme.
• Fournissez des renseignements sur la structure organisationnelle, y compris une liste des membres du personnel de direction (ou du conseil d'administration), leurs titres, adresses et numéros de téléphone ainsi que des renseignements généraux sur les membres (leur collectivité d'origine et la proportion de citoyens canadiens et de résidents permanents).
• Fournissez une preuve du pouvoir de signature du demandeur.
• Indiquez que les administrateurs, les gestionnaires et les employés de votre organisme sont des citoyens canadiens ou des résidents permanents.
• Démontrez que votre organisme est bien géré et qu'il est fidèle à son mandat et à ses objectifs (nombre de clients, nombre de programmes offerts, lettres d'appui, renseignements sur vos réalisations et expérience et sur les compétences du personnel). Montrez que votre organisme est connu de la clientèle cible et jugé acceptable par elle.

Détermination des besoins

• Expliquez qu'il existe un réel besoin pour les activités proposées, en incluant des statistiques et des déclarations des autorités ainsi que de représentants de la collectivité ou des clients.
• Décrivez les clients qui bénéficieront de vos services.
• Indiquez s'il existe un besoin pour des services en français et en anglais ou dans une seule langue officielle.
• Expliquez comment les activités proposées s'intègrent à votre mandat.

Objectifs

• Indiquez les objectifs de la proposition, y compris le calendrier prévu.
• Indiquez le nombre estimatif de bénévoles à recruter et à former.
• Indiquez le nombre estimatif d'immigrants qui pourraient être jumelés aux bénévoles.
• Indiquez le nombre estimatif de séances d'information à tenir pour recruter des bénévoles.

Activités

• Décrivez les activités proposées.
• Indiquez quelle(s) langue(s) officielle(s) sera (seront) utilisée(s).
• Décrivez la capacité de votre organisme de fournir des services d'appui continus aux groupes de bénévoles.
• Précisez le personnel requis pour les activités, y compris les titres, fonctions, salaires et compétences, et indiquez s'il sera embauché à plein temps ou à temps partiel et comment il sera sélectionné.
• Donnez les noms des personnes proposées pour les postes, en indiquant leurs compétences, les langues qu'elles parlent et si elles sont des citoyens canadiens ou des résidents permanents.
• Confirmez que les services proposés seront sans frais pour les clients.

Évaluation

• Décrivez comment vous déterminerez si les objectifs ont été atteints.
• Expliquez comment les activités seront évaluées et modifiées pendant la durée de l'entente.
• Décrivez comment les données seront recueillies.

Budget

• Justifiez toutes les dépenses proposées qui figurent sur le formulaire Demande de financement et fournissez des détails à leur sujet.
• Fournissez des prévisions détaillées concernant vos mouvements de caisse.
• Fournissez des renseignements sur les autres sources de financement sur un feuille séparée, s'il n'y a pas suffisamment d'espace sur le formulaire de demande de financement (voir la case 18).
• Décrivez les méthodes que vous utilisez actuellement pour la comptabilité et les rapports ainsi que les mesures en place pour la supervision et les contrôles administratifs.
• Indiquez si la comptabilité de votre organisme est vérifiée par un comptable agréé et précisez son nom.
• Annexez une copie des derniers états financiers vérifiés.
• Annexez une copie du votre budget annuel le plus récent.

COMMENT REMPLIR LE FORMULAIRE
DE DEMANDE DE FINANCEMENT

 
Remplissez le formulaire de demande de financement (IMM 5277) à la machine à écrire, ou à la main avec un stylo à encre noire en prenant soin d'écrire lisiblement en caractères d'imprimerie. Veuillez lire ce guide attentivement avant de remplir le formulaire. Si vous avez besoin d'aide, communiquez avec l'agent d'établissement dont le nom figure sur la première page. Assurez-vous de bien remplir toutes les parties du formulaire, sauf les sections qui sont réservées pour l'administration.

LE PROCESSUS D'APPROBATION

 
Faites parvenir votre formulaire dûment rempli et signé, accompagné de votre proposition et de notes explicatives, au bureau de l'Établissement de CIC le plus près (à l'adresse indiquée à la première page de ce guide). Le traitement de votre demande prendra un certain temps. CIC accusera réception de votre envoi et vous assignera un numéro de dossier que vous devrez mentionner dans toute communication ultérieure.

Les propositions sont évaluées en fonction de leur conformité avec les objectifs du programme, ainsi que des besoins de la clientèle et de la collectivité. Dès qu'une décision aura été prise, nous communiquerons avec vous par écrit pour vous indiquer si votre demande a été approuvée.

PUBLICATIONS UTILES

 
Voici une publication de CIC que vous pourriez trouver utile :

Manuel de marketing et de communications à l'intention des responsables du Programme d'accueil
(C&I-002-02-95)

Vous pouvez vous la procurer à l'adresse suivante :

Direction générale des communications
Citoyenneté et Immigration Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1
Télécopieur : (613) 954-2221

Publié par les Communications et la Division de l'établissement de la Direction générale de l'intégration
Citoyenneté et Immigration Canada

Pour obtenir des exemplaires supplémentaires, veuillez vous adresser à :

Direction générale des communications
Citoyenneté et Immigration Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1
Télécopieur : (613) 954-2221

© Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 1997
No. au cat. : Ci63-13/1-1997
ISBN 0-662-63260-5
C&I-125-10-97

Novembre 1997