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Programme
d'établissement et Guide à
l'intention des organismes
PROGRAMME
D'ÉTABLISSEMENT ET Ce guide décrit vos obligations comme organisme fournisseur de services dans le cadre du Programme d'établissement et d'adaptation des immigrants (PÉAI). Il contient des renseignements utiles qui vous aideront à respecter les modalités de votre entente de contribution avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Pendant toute la durée de l'entente, votre principale personne-ressource à CIC sera votre agent d'établissement. Ce dernier peut vous fournir de l'aide et de précieux conseils. Le PÉAI a pour but d'aider les immigrants à s'établir au pays et à s'intégrer à la société canadienne. Les fonds qui vous sont octroyés dans le cadre du PÉAI visent la prestation de services directs aux immigrants (accueil, orientation, traduction, interprétation, mise en rapport avec les ressources communautaires, counselling paraprofessionnel, renseignements généraux, services liés à l'emploi). Des fonds pourraient également vous être attribués pour vous permettre d'offrir des services indirects visant à améliorer la prestation des services d'établissement. Il pourrait s'agir d'ateliers, de projets de recherche ou de programmes de formation du personnel. Sont admissibles aux services du PÉAI les personnes suivantes :
Vous devez examiner les documents d'immigration pour vous assurer que les services du PÉAI sont fournis aux seules personnes admissibles. Les demandeurs non encore reconnus du statut de réfugié ne sont pas admissibles. Si le PÉAI est principalement destiné aux nouveaux arrivants, d'autres immigrants peuvent néanmoins y être admissibles, peu importe depuis combien de temps ils résident au pays, à condition qu'ils n'aient pas encore acquis la citoyenneté canadienne. Ils pourraient encore avoir besoin d'aide pour s'adapter à la société et s'intégrer à la collectivité. L'ENTENTE IL EST IMPÉRATIF QUE VOUS LISIEZ ET COMPRENIEZ TOUTES LES PARTIES DE L'ENTENTE. SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS, COMMUNIQUEZ AVEC VOTRE AGENT D'ÉTABLISSEMENT. EN CAS D'ÉCART ENTRE CE GUIDE ET L'ENTENTE, CELLE-CI A PRÉSÉANCE. Veuillez noter que la contribution financière maximale de CIC ne dépassera pas le montant établi dans votre entente. Tous les coûts payés par CIC sont énumérés à l'annexe 2 de votre entente. Les paiements sont effectués à l'égard des coûts réels admissibles pour toutes les catégories de dépenses. Vous devez conserver tous les reçus, car CIC exigera une attestation de ces dépenses. CIC peut rembourser une partie de la TPS versée sur les achats. Si vous êtes admissible à un remboursement de la TPS (ou à un crédit de taxe sur les intrants), nous vous rembourserons la portion de la TPS qui ne vous est pas remise. Par exemple, un organisme sans but lucratif constitué en société peut avoir droit à un remboursement de 50 % de la part de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) et de 50 % de la part de CIC. Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le remboursement de la TPS, veuillez communiquer avec le bureau de l'ADRC de votre localité. Toutes les activités du PÉAI doivent avoir lieu au cours de la période visée par l'entente. AUCUNE DÉPENSE ENGAGÉE AVANT LA DATE AUTORISÉE DU DÉBUT DES ACTIVITÉS NE VOUS SERA REMBOURSÉE. Si vous avez l'impression qu'il serait nécessaire d'apporter des changements à vos services et activités dans le cadre du PÉAI, discutez-en avec votre agent d'établissement à CIC. Si ce dernier approuve les changements proposés, votre entente devra être modifiée en conséquence. Il faut également modifier l'entente pour en changer la durée ou le montant. Sauf en ce qui concerne les coûts des immobilisations, vous pouvez réaffecter des fonds entre deux catégories de coûts sans obtenir au préalable l'autorisation écrite de votre agent d'établissement, mais à la condition de ne pas dépasser la contribution maximale précisée à l'annexe 2 de votre entente. Si vous bénéficiez d'autres sources de financement, vous devez en informer votre agent d'établissement. Il pourrait être nécessaire de réévaluer le financement qui vous est accordé si vous recevez d'autres sommes en vue d'administrer des services déjà financés par le PÉAI. ADMINISTRATION Vous devez assumer les responsabilités d'employeur à l'égard du personnel que vous embauchez pour réaliser les activités du PÉAI. Votre agent d'établissement peut vous aider à déterminer quels sont les ministères et organismes avec lesquels vous devrez communiquer. Veuillez noter que ce ne sont pas les clients du PÉAI qui sont vos employés mais les membres de votre personnel. Une grande part des responsabilités légales que vous assumez à l'égard de ce dernier ne s'appliquent pas aux clients. À moins que CIC ne donne son autorisation préalable par écrit, aucune contribution ne sera fournie au personnel membre de la famille immédiate du fournisseur de services; il s'agit, dans le cas d'une association constituée ou non en société, des membres de la famille immédiate des administrateurs ou des cadres supérieurs; dans le cas de projets municipaux, il s'agit des membres de la famille immédiate de tous les membres élus du conseil municipal. Rappelez-vous qu'au moins 90 % des membres de votre conseil d'administration doivent être citoyens canadiens ou résidents permanents. Vous devez également faire en sorte que 90 % des employés dont le salaire est payé par l'entremise du PÉAI soient citoyens canadiens ou résidents permanents du Canada et aient un numéro d'assurance sociale. Les autres 10 % du personnel salarié peuvent être constitués de n'importe quelle catégorie de personnes ayant le droit de travailler au Canada. Tous les employés du PÉAI doivent avoir une solide connaissance du Canada et de la société canadienne. Vous devez payer les charges sociales de l'employeur conformément aux lois fédérales, provinciales ou territoriales. Il s'agit des cotisations au Régime d'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada, de la paye de vacances et, le cas échéant, des cotisations au Régime d'indemnisation des accidentés du travail, d'une taxe sur les soins de santé et d'un impôt au titre de l'éducation. Ces coûts sont calculés en pourcentage des salaires. Lignes directrices à l'intention du personnel Avant d'embaucher du personnel, assurez-vous qu'ont été établies des descriptions de postes et des lignes directrices à l'égard du personnel en ce qui concerne, notamment, les sujets suivants : horaire de travail, heures supplémentaires, conditions de travail, payes de vacances, congés fériés, absentéisme, congés de maladie et de décès. Vous devez examiner ces lignes directrices avec chaque nouvel employé. Les modalités de règlement des griefs et des plaintes, y compris en matière de harcèlement sexuel, ainsi que les règles et les pénalités (p. ex., motifs de suspension et de congédiement) applicables à votre organisme doivent également figurer dans les lignes directrices. Vous devez avoir une politique sur les conflits d'intérêts pour éviter que des employés ne participent à des activités pouvant créer une situation conflictuelle à cet égard (p. ex., avocats ou consultants de pratique privée). Cette politique doit également s'appliquer aux membres du Conseil d'administration et aux bénévoles. Un conflit d'intérêts potentiel doit être divulgué et les intérêts de la clientèle doivent l'emporter sur ceux d'un membre du personnel ou du Conseil d'administration, ou d'un bénévole. L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) Vous devez déduire du salaire de vos employés l'impôt sur le revenu et les cotisations ouvrières au Régime de pensions du Canada (RPC) et au Régime d'assurance-emploi. Les sommes doivent être envoyées tous les mois avec la cotisation patronale à l'ADRC. Si votre organisme n'est pas inscrit auprès de l'ADRC, vous devez d'abord demander un numéro d'entreprise. Une fois que le numéro d'entreprise est confirmé, vous pouvez poster votre remise mensuelle ou la payer directement à la banque, mais l'ADRC doit la recevoir avant le 15 du mois suivant le mois auquel elle est liée. Par exemple, les cotisations ouvrières et patronales au RPC et à l'assurance-emploi, ainsi que l'impôt sur le revenu de l'employé, déduit en janvier, doivent parvenir à l'ADRC avant le 15 février. Si votre remise mensuelle dépasse 500 $ et que le paiement n'est pas reçu à la date d'échéance, une pénalité sera imposée. La pénalité n'est imposée qu'à l'égard des remises dépassant 500 $. L'ADRC peut imposer une pénalité sur les montants de moins de 500 $ lorsque l'employeur effectue volontairement sa remise en retard ou dans d'autres circonstances assimilables à de la négligence grave. Si le montant totalise 15 000 $ ou plus, il se peut que vous deviez effectuer plus d'un paiement par mois. Pour obtenir des précisions sur la fréquence de vos remises, communiquez avec l'ADRC. L'Agence des douanes et du revenu du Canada peut également vous fournir une trousse de l'employeur qui contient des tables vous permettant de déterminer l'impôt sur le revenu ainsi que les cotisations au RPC et à l'assurance-emploi; et un formulaire de demande de numéro d'entreprise que vous devrez remplir et retourner au bureau des services fiscaux. Celui-ci fournit également des formulaires TD1 (déclaration de crédit d'impôt personnel) que chaque employé salarié doit remplir. Régime provincial d'assurance-maladie Dans certaines provinces, les primes d'assurance-maladie doivent être déduites du salaire de l'employé. Pour plus de détails, communiquez avec les autorités provinciales compétentes. Régime d'indemnisation des accidentés du travail Les cotisations au Régime d'indemnisation des accidentés du travail sont parfois obligatoires en vertu d'une loi provinciale. La liste des employés et organismes admissibles varie d'une province à l'autre. Pour vous renseigner sur ces exigences, communiquez avec l'organisme provincial ou territorial compétent. Autres coûts salariaux Certaines provinces exigent le versement de charges sociales précises. Le Manitoba, par exemple, prélève un impôt pour la santé et l'éducation. Pour de plus amples informations, communiquez avec les autorités provinciales compétentes. Assurance responsabilité civile -- formule générale Vous devez détenir une assurance responsabilité civile -- formule générale, pour couvrir la responsabilité civile vis-à-vis des tiers, le vol, les incendies et les activités pouvant comporter un risque pour votre personnel et votre clientèle. Avis de saisie-arrêt Lorsqu'un avis de saisie-arrêt émanant d'une autorité compétente vous est signifié à l'égard d'un employé dont le salaire est versé par l'entremise du PÉAI, vous devez vous conformer aux conditions imposées. Vous devez également en informer l'agent d'établissement de CIC. Souvenez-vous que c'est vous qui êtes l'employeur et non CIC. Assurance-emploi Vous devez normalement remettre un relevé d'emploi (RE) dûment rempli, dans les cinq jours suivant la dernière journée travaillée, à chaque employé qui termine ou quitte son travail volontairement ou autrement. Le RE sert à déterminer l'admissibilité aux prestations d'assurance-emploi. Le Centre de développement des ressources humaines de votre localité peut vous procurer les formulaires nécessaires ainsi qu'un guide de l'employeur pour vous indiquer comment remplir le RE. Vous devez vous acquitter de certaines obligations à la fin de l'année civile. L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) Tous les employés -- anciens ou actuels -- doivent recevoir un feuillet T4 Supplémentaire -- État de la rémunération payée pour l'année d'imposition précédente. En qualité d'employeur, vous devez remettre les T4 le dernier jour de février au plus tard, que l'employé travaille encore pour vous ou non. Le feuillet T4 indique les salaires payés, les déductions d'impôt sur le revenu, les cotisations au RPC et à l'assurance-emploi, ainsi que la rémunération assurable aux fins de l'assurance-emploi. Après avoir rempli les feuillets T4, vous devez envoyer un formulaire T4 Sommaire avec une copie des T4 à l'ADRC le dernier jour de février au plus tard. Indemnisation des accidentés du travail Les employeurs inscrits à une commission des accidents du travail peuvent recevoir, à la fin de l'année, un formulaire leur permettant de signaler les salaires bruts payés au cours de l'année et les salaires bruts prévus pour l'année suivante. Ces données servent à déterminer le montant de la remise annuelle des employeurs. Des instructions sont fournies avec le formulaire, qui doit être rempli et retourné le plus tôt possible à la commission. Les retards pourraient être pénalisés. Lorsque vous ne recevez plus de fonds du PÉAI et que vos activités prennent fin, vous devez vous conformer aux exigences juridiques suivantes. L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) En qualité d'employeur, vous devez remettre à l'ADRC, dans les sept jours suivant la fin de vos activités, tous les montants impayés déduits du salaire des employés (impôt sur le revenu, cotisations au RPC et à l'assurance-emploi) ainsi que la contribution de votre organisme. Les feuillets T4 Sommaire et T4 Supplémentaire relatifs à la rémunération applicable à la période s'étendant du 1er janvier au dernier jour d'activité doivent être présentés dans les 30 jours suivant la fin des activités. C'est à ce moment-là que vous devez envoyer un feuillet T4 à tous les employés dont le salaire a été payé en vertu d'une entente conclue dans le cadre du PÉAI et dont les services prennent fin; vous devez en outre les informer qu'aucun autre T4 Supplémentaire ne leur sera remis. Assurance-emploi Vous devez normalement remplir et remettre un RE à chaque employé ayant cessé de travailler, dans les cinq jours suivant la fin de son emploi. Paye de vacances Tous les employés ont le droit de recevoir une paye de vacances, mais celle-ci peut être calculée selon diverses règles. Pour connaître celles qui s'appliquent à vous, communiquez avec le ministère chargé de l'application des normes de travail dans votre province ou territoire. La paye de vacances est considérée comme une rémunération et est assujettie aux mêmes genres de déductions que la paye régulière. Celles-ci sont décrites dans la trousse de l'employeur. Conservation des registres L'Agence des douanes et du revenu du Canada exige que vous conserviez pendant six ans les registres comptables sur les activités du PÉAI. D'autres règlements fédéraux et provinciaux pourraient également s'appliquer. Veuillez conserver ces registres aussi longtemps que la loi l'exige. Indemnisation des accidents du travail Les employeurs inscrits à la Commission des accidents du travail devraient immédiatement aviser celle-ci du terme de leurs activités. La Commission leur demandera des détails sur les salaires payés jusqu'à cette date. Cession des biens immobilisés Les articles d'au moins 500 $, ou des articles identiques qui, collectivement, coûtent au moins 500 $, sont considérés comme des biens immobilisés. Les immobilisations achetées avec des fonds de CIC et qui n'ont pas encore été intégrées aux installations (c.-à-d. qui ne sont pas rattachées de façon permanente aux locaux) doivent être cédées à la fin de l'entente conformément aux modalités négociées avec votre agent d'établissement à CIC. EXIGENCES
RELATIVES Le formulaire Prévisions des mouvements de caisse (IMM 5308) doit être rempli et signé avant le début des activités prévues dans l'entente. Consultez les instructions à l'endos du formulaire. Le formulaire indique les sommes mensuelles dont vous prévoyez avoir besoin pour les activités du PÉAI. Elles doivent être redressées au besoin et lorsque le montant de l'entente est modifié. Vous devrez fournir des explications pour justifier les écarts de plus de 15 % entre les coûts prévus et les coûts réels. Pour toutes les catégories de dépenses, les paiements reçus de CIC sont rigoureusement fondés sur les coûts réels engagés dans l'exécution des activités prévues à l'entente. Le système de paiement utilisé à votre égard est défini dans l'entente. Normalement, on retient 10 % de la contribution totale jusqu'à réception et approbation de votre rapport final et de votre demande finale de remboursement. Vous devez garder la totalité des pièces justificatives et des reçus relatifs aux activités. De plus, les paiements sont conditionnels à l'exécution efficace et complète des activités décrites dans l'entente. CIC peut effectuer une vérification pendant la durée ou à la conclusion de l'entente conformément aux modalités de cette dernière. CIC n'effectuera le paiement qu'après avoir reçu la liste complète des dépenses figurant sur le formulaire Rapport du fournisseur de services et demande d'avance ou de remboursement (IMM 5316). À la case 14, précisez les réalisations de votre organisme ou les difficultés que vous avez dû surmonter au cours de la période visée. Le formulaire dûment rempli doit être signé par les signataires de l'entente et envoyé à l'agent d'établissement à CIC. Ce dernier conserve des exemplaires de ce formulaire et est en mesure de répondre à vos questions sur la façon de le remplir. Tous les articles loués à bail pour au moins 500 $ par année sont assimilés à des biens immobilisés et doivent figurer dans la section Coûts en capital. Les montants de 500 $ ou plus seront comptabilisés jusqu'à la limite permise pour les biens immobilisés. Sur le formulaire, il faut exclure la TPS des montants indiqués pour chaque catégorie de coûts et l'inscrire séparément dans la case E, TPS payée sur les achats moins crédit de taxe sur les intrants ou remboursement. Le formulaire Rapport du fournisseur de services et demande d'avance ou de remboursement doit être soumis une fois par mois, au deux mois ou tous les trois mois, selon les indications de votre agent d'établissement. Celui-ci pourrait aussi vous demander d'y annexer les reçus et les autres pièces justificatives. Un retard dans la présentation du formulaire entraînera un retard de paiement. Vous devez fournir, avec vos demandes de paiement, des rapports à CIC sur les clients et les services fournis dans le cadre du PÉAI. Ces renseignements servent à contrôler les ententes, à établir des rapports à leur sujet, ainsi qu'à évaluer le rendement du programme. Tous les renseignements signalés à CIC seront protégés et utilisés en conformité avec les exigences des politiques de CIC et du Conseil du Trésor. Votre agent d'établissement vous fournira plus de détails à ce sujet. La dernière partie du présent guide renferme des définitions qui vous aideront à consigner les renseignements requis par CIC. Si vous n'offrez pas de services directs aux immigrants, on pourrait vous demander de soumettre d'autres types de rapports suivant les modalités de votre entente avec CIC. Votre agent d'établissement vous fournira plus de détails à ce sujet. Votre agent d'établissement établira un plan de contrôle avec votre organisme et pourrait visiter vos locaux pour interroger vos employés et vos clients, et inspecter les registres. Les activités de contrôle peuvent également inclure des appels téléphoniques de l'agent en vue d'obtenir des informations précises. On pourrait en outre vous demander de rendre visite à votre agent au bureau local. Le contrôle a pour objet de :
Aux termes de l'entente conclue dans le cadre du PÉAI, vous devez présenter un rapport d'activité à CIC, dans lequel vous passerez en revue tous les aspects des activités en soulignant les points forts et les points faibles. Rappelez-vous que le paiement final ne sera effectué que si l'agent d'établissement est convaincu du plein respect des modalités de l'entente. L'agent d'établissement évaluera en outre la façon dont les activités du PÉAI ont été gérées et portera un jugement sur la qualité des services offerts. PRESTATION DES SERVICES Selon votre entente de financement, les services offerts peuvent viser un groupe particulier comme les femmes, les enfants ou les jeunes, ou les nouveaux arrivants en général. Les services directs aux immigrants peuvent comporter, en partie ou en totalité, les activités décrites ci-dessous.
Votre organisme devrait disposer de stratégies pour informer les nouveaux arrivants des services offerts et les encourager à les utiliser. Au nombre de ces stratégies, mentionnons les annonces dans les journaux, la distribution de prospectus et de dépliants dans plusieurs langues à des endroits où il est possible de rejoindre d'éventuels clients (p. ex., supermarchés, laveries automatiques et lieux de culte). Vous pourriez désirer établir des procédures à l'intention du personnel pour faciliter le cheminement des clients, surtout quand ils sont nombreux. Vous pourriez également élaborer des formulaires à faire remplir par le personnel pour faciliter sa démarche avec les clients. Le personnel du PÉAI doit veiller à ce que les clients soient munis des documents d'immigration appropriés pour confirmer leur admissibilité aux services offerts. On doit rassurer la clientèle sur les précautions prises pour protéger les renseignements personnels (voir Renseignements personnels ci-dessous). Il importe également d'assurer le suivi auprès des clients pour savoir comment ils se débrouillent et pour vérifier s'ils ont obtenu les services des autres sources vers lesquelles ils avaient été dirigés. Vous pourriez trouver utile et plus efficace de tenir des séances de groupe et d'utiliser à cette fin des vidéos qui vous permettraient de fournir des renseignements sur certains sujets à un grand nombre de personnes à la fois. Votre personnel pourrait trouver cela plus efficace et plus rapide que de répéter incessamment la même chose à de nombreux immigrants rencontrés individuellement. Les séances de groupe permettent également aux nouveaux arrivants de discuter des sujets abordés et de rencontrer d'autres personnes. D'autres genres de séances de groupe pourraient vous intéresser : des rencontres mensuelles avec des nouveaux arrivants et des réunions de groupes de femmes. On vous demande de tenir des registres de toutes les dépenses autorisées par CIC et de conserver des comptes rendus de l'ensemble des activités réalisées. Il faut également consigner tous les détails requis par CIC sur les services et la clientèle du PÉAI (voir Statistiques et données sur la clientèle à la page 8). Vous pourriez également prendre des notes sur les services fournis aux clients dans le cadre du PÉAI. Une documentation détaillée se révélera utile quand le client cherchera à obtenir une aide supplémentaire, surtout si c'est un autre agent d'établissement qui le reçoit. Vous devez dresser la liste de l'ensemble des biens immobilisés achetés avec des fonds du PÉAI. Cette liste doit être conservée d'une année à l'autre si votre entente est reconduite. Vous devez protéger les renseignements personnels recueillis sur la clientèle. Vous êtes priés de conserver ces renseignements dans des classeurs fermés à clé ou dans des locaux réservés lorsque personne ne les consulte. Seuls les employés qui ont besoin de connaître ces renseignements et sont autorisés à les voir peuvent y avoir accès. Il est interdit, sans le consentement du client, de communiquer à d'autres parties des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, il se peut toutefois que vous ayez à communiquer des renseignements personnels à d'autres institutions pour aider vos clients. Ceux-ci doivent alors remplir une formule de consentement à communiquer ces renseignements. Voir un échantillon de ce formulaire en annexe au présent guide. Il pourrait être utile, pour votre organisme, de disposer d'une série de brochures énumérant les ressources disponibles dans la collectivité. Elles sont extrêmement utiles pour les nouveaux arrivants. Vous devez disposer d'une méthode d'évaluation de vos services. Par exemple, vous pourriez demander des commentaires de vos clients, du personnel et d'autres partenaires, au moyen de sondages, de questionnaires et de boîtes à idées. C'est ainsi que vous pourrez apporter les améliorations nécessaires. PUBLICATIONS ET VIDÉOS UTILES
Les films vidéo suivants peuvent se révéler utiles.
GLOSSAIRE DU PROGRAMME Client -- Le client est une personne admissible aux services du PÉAI, qui reçoit ces services par votre entremise. Service -- Voici quelques scénarios se rapportant aux services fournis aux clients du PÉAI. L'accent est mis sur les clients qui profitent le plus des services.
Stratégies de marketing de masse -- Au nombre des stratégies de marketing de masse, mentionnons les discours télédiffusés et radiodiffusés, les articles de journaux, les mini-expos dans les centres commerciaux, les mini-expos en vue du recrutement, les vidéos, les communiqués, les questionnaires et les trousses d'orientation. On doit fournir à CIC les données relatives à ces activités sur le formulaire Rapport du fournisseur de services et demande d'avance ou de remboursement (IMM 5316).
Formulaire
de consentement type Consentement
à communiquer des renseignements personnels Je, (nom complet du client) du (adresse) autorise par la présente (nom de l'organisme fournisseur de services) et (nom du professionnel ou de l'organisme) à communiquer les renseignements ci-après :
aux fins suivantes :
Le consentement vise strictement les fins indiquées à l'exclusion de toute autre sans mon approbation écrite.
Je sais que je peux modifier ou annuler mon consentement n'importe quand, mais qu'une telle décision ne s'applique pas aux renseignements déjà communiqués.
Signé le _____________ jour de ____________________ 20 _____
Signature
Témoin
Publié par
la Direction générale des Communications et la Direction
générale de l'intégration Pour obtenir des exemplaires supplémentaires, veuillez vous adresser à :
© Ministre
des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 1997 Mars 2000 |
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| Date de publication : 2000-03 |  |
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